基于證據(jù)鏈的高等院校公務(wù)卡核算管理設(shè)計

謝和女 秦格

【摘要】? ?高等院校在推行公務(wù)卡結(jié)算的過程中，出現(xiàn)了各種不規(guī)范的支出行為。為了規(guī)范公務(wù)支出，體現(xiàn)“放管服”的有關(guān)政策精神，文章以實際支出作為核算管理的重點，提出了明確公務(wù)卡開支范圍和未刷公務(wù)卡的證據(jù)鏈設(shè)計，按此設(shè)計未刷公務(wù)卡的間接證據(jù)，可以完整解釋公務(wù)消費的時間、地點、執(zhí)行人、執(zhí)行方式、執(zhí)行結(jié)果等要素構(gòu)成的鏈條，該設(shè)計為完善公務(wù)卡核算管理提供了規(guī)范的模式，提高了公務(wù)核算的準確性。

【關(guān)鍵詞】? ?公務(wù)卡核算;證據(jù)鏈設(shè)計;支出管理

一、研究的背景

高等院校教工通過公務(wù)卡進行公務(wù)消費的依據(jù)是《〈中央預(yù)算單位公務(wù)卡管理暫行辦法〉的通知》（財庫[2007]63號）（以下簡稱公務(wù)卡管理辦法）的有關(guān)規(guī)定，其用途是用于日常一般性公務(wù)支出和財務(wù)報銷業(yè)務(wù)，而且私人消費也可以使用。與一般信用卡不同的是公務(wù)卡不可以辦理附屬卡。財政部于2012年9月27日下發(fā)通知要求全面推行公務(wù)卡。

推行公務(wù)卡進行公務(wù)消費以后，給公務(wù)人員辦理相關(guān)業(yè)務(wù)提供了以下便利：第一，單位財務(wù)人員從銀行提取現(xiàn)金和保管現(xiàn)金的業(yè)務(wù)量大幅度下降，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員持公務(wù)卡支出公務(wù)消費也不需要提前借款，發(fā)生公務(wù)支出報銷后通過零余額賬戶匯劃支票方式直接還款，有效地克服了傳統(tǒng)支付方式的不足。第二，公務(wù)卡消費與實際支付存在一個賬期，是對現(xiàn)金結(jié)算方式的完善和補充。第三，加強財政財務(wù)管理，提高公務(wù)支出透明度，財務(wù)部門能夠通過公務(wù)卡交易的電子信息，加強對日常公務(wù)支出的管理和監(jiān)督，財政部門也可以對公務(wù)支出信息實行動態(tài)監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)并堵塞各種管理漏洞，從源頭上預(yù)防治理貪污腐敗。

當然，在推行公務(wù)卡消費的實踐中，由于主觀和客觀的原因，也出現(xiàn)了一些問題，比如由于商家沒有POS機、網(wǎng)上交易無法綁定某家銀行的公務(wù)卡、商家POS機線路故障等原因無法使用公務(wù)卡等情況。這就需要高校在確保支出真實性的情況下，進一步完善公務(wù)卡管理辦法，體現(xiàn)“放管服”精神。基于此，本文提出了完善公務(wù)卡證據(jù)鏈的設(shè)計建議，以完整解釋公務(wù)消費的時間、地點、執(zhí)行人、執(zhí)行方式、執(zhí)行結(jié)果等要素鏈條。

二、文獻回顧

（一）國外的相關(guān)研究

公務(wù)卡制度于上個世紀80年代起源于美國，美國公務(wù)卡有兩種主要形式，一種叫采購卡（一般消費額度在2 500美元以內(nèi)），主要用于公務(wù)支出;一種叫旅行卡，主要用于差旅費支出。國外公共支出的研究主要集中在財政信息的透明度方面，Alt.James·E等（2006）研究了財政透明度對政治家的責任感的相關(guān)影響，研究表明對工作績效和努力程度有明顯的正向作用。Kulziek（2004）認為財政透明度應(yīng)包括清晰、及時、準確、便捷和治理執(zhí)行等八個方面的內(nèi)容。

（二）國內(nèi)的相關(guān)研究

國內(nèi)對公務(wù)卡研究主要集中在公務(wù)卡推行及管理制度方面。龔娜（2013）運用描述性統(tǒng)計方法分析各地區(qū)公務(wù)卡執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)預(yù)算單位、金融機構(gòu)和財政部門三部門推行公務(wù)卡過程中存在的問題，提出了健全相關(guān)法規(guī)制度、提高預(yù)算編制科學性和提升預(yù)算剛性等相關(guān)建議。林波（2016）分析了泉州臺商投資區(qū)推行公務(wù)卡制度改革現(xiàn)狀，指出在預(yù)算單位、財政部門、銀聯(lián)公司及代理銀行等方面存在的問題，并提出存在問題部門的改進措施。

三、公務(wù)卡核算證據(jù)鏈管理的提出

證據(jù)鏈系法律術(shù)語，指一系列客觀事實與物件所形成的證明鏈條，也就是各類證據(jù)綜合起來后形成的證據(jù)體系，即在有直接證據(jù)的情況下，可以通過事件的時間、地點、執(zhí)行人、執(zhí)行方式、執(zhí)行結(jié)果等要素構(gòu)成的鏈條，判斷事件的真實性，而且要排除其他的一切合理性懷疑，才能視作一條完整的證據(jù)鏈;在沒有直接證據(jù)的情況下，間接證據(jù)要能夠互相印證，排除其他的合理性懷疑，鎖定事件執(zhí)行人的各個事件要素，才能認定該事件發(fā)生。

在公務(wù)卡核算中高校財務(wù)部門經(jīng)常會遇到由于特殊原因沒有刷公務(wù)卡的問題，如何利用證據(jù)鏈的相關(guān)知識，在沒有消費直接證據(jù)的情況下，通過間接證據(jù)形成完整的證據(jù)鏈，證明消費的真實存在，并為此制訂相應(yīng)的規(guī)范，從而真正體現(xiàn)“放管服”的思想，同時堵塞沒有真實消費企圖蒙混報銷套取經(jīng)費的做法，達到既規(guī)范了財務(wù)管理，又減少溝通障礙，為報銷人員服務(wù)。

四、具體的核算管理設(shè)計

（一）明確公務(wù)卡開支范圍

高校各單位要根據(jù)本單位的實際情況，依據(jù)公務(wù)消費的各種可能情形，發(fā)布學校公務(wù)卡管理暫行辦法，對公務(wù)卡的辦理、銷卡、日常管理、使用、報賬、管理職責做出規(guī)定，明確本單位公務(wù)卡消費的范圍。現(xiàn)行公務(wù)卡消費一般包括辦公費（單位集中采購辦公用品除外）、印刷費（含復印、裝訂費）、咨詢費（包含技術(shù)和業(yè)務(wù)咨詢支出）、手續(xù)費（含銀行手續(xù)費）、水電費（水電燃氣及污水處理費）、郵電費（通訊及網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)支出）、物業(yè)管理費（含辦公用房、在職職工和離退休職工宿舍物業(yè)支出）、差旅費（旅客服務(wù)和住宿費用）、維修（護）費（含網(wǎng)絡(luò)運行維護費）、租賃費（含房產(chǎn)、網(wǎng)絡(luò)及設(shè)備租賃）、會議費（含舉辦會議的租賃、伙食、印刷等各類支出）、培訓費（含異地培訓的交通、住宿等各類費用）、業(yè)務(wù)接待費（含外賓接待費）、專用材料費（含科研和醫(yī)療耗料）、公務(wù)用車運行維護費（含燃料、維修和保險等費用）、其他交通費用（除公務(wù)用車運行維護的其他費用）共十六項?；竞w了公務(wù)支出的范圍，同時會計人員也可以根據(jù)現(xiàn)實情況的變化，運用會計職業(yè)判斷能力要求公務(wù)人員盡可能使用公務(wù)卡消費。

在實際操作時要進行消費環(huán)境調(diào)查，比如某校對所在城市的某火車站進行調(diào)研時發(fā)現(xiàn)火車站售票窗口大多數(shù)是互聯(lián)網(wǎng)售票窗口，人工窗口不多;某汽車站進行調(diào)研時也發(fā)現(xiàn)同樣的情形，火車站和汽車站能夠刷卡消費的窗口很少，只有1—2個窗口，如果硬性規(guī)定必須刷卡，則有可能會在買票時要重新排隊，增加出行時間，又由于火車票與汽車票現(xiàn)在均實行實名制購票，基本不可能出現(xiàn)大規(guī)模造假的可能性。因此，對火車票和汽車票不再強制要求刷公務(wù)卡消費。同時按照實質(zhì)重于形式的原則，對于公務(wù)卡的使用形式不做限定，對提供銀行對賬單、綁定微信、支付寶等移動支付工具的消費詳情截圖，也可以確認為使用了公務(wù)卡消費。

（二）未刷公務(wù)卡的證據(jù)鏈設(shè)計

對于未刷公務(wù)卡的各種公務(wù)消費，除需要提供發(fā)票（需要自行查詢發(fā)票真?zhèn)危┖弯N貨清單等直接證據(jù)，還要根據(jù)公務(wù)消費的具體情形和環(huán)境，提供不同的間接證據(jù)。

1.由于主觀原因沒有使用公務(wù)卡的情形。對于公務(wù)卡丟失或損壞導致無法公務(wù)卡消費的情形，報銷時需要提供公務(wù)卡補辦手續(xù)以及其他銀行卡的消費信息;對于忘記帶公務(wù)卡、無法用公務(wù)卡消費的情形，報銷時需要提交其他銀行卡的消費信息或由交易方提供的現(xiàn)金交易證明;對于網(wǎng)上交易誤操作導致無法公務(wù)卡消費的情形，需要提供微信或支付寶等網(wǎng)上消費截圖。

2.由于客觀環(huán)境沒有使用公務(wù)卡的情形。對于商家沒有POS機或線路故障導致無法公務(wù)卡消費的情形，報銷時需要提交商家提供的相關(guān)證明、移動支付工具的消費截圖或由交易方提供的現(xiàn)金交易證明（并對該家商鋪列入重點關(guān)注名單）;對于網(wǎng)上交易無法綁定某家銀行的公務(wù)卡導致無法公務(wù)卡消費的情形，報銷時需要提交商家提供的移動支付工具的消費截圖和網(wǎng)上交易清單。

對于間接證據(jù)的總體要求是：可以完整解釋公務(wù)消費的時間、地點、執(zhí)行人、執(zhí)行方式、執(zhí)行結(jié)果等要素;可以排除其他的一切合理性懷疑，并構(gòu)成一條完整的證據(jù)鏈條。同時填寫未使用公務(wù)卡支付的情況說明，其樣式見下圖。

目前，由于金稅工程的推行，在公務(wù)卡報銷的活動中，假發(fā)票比較少，而假事項比較多，《未使用公務(wù)卡支付的情況說明》的設(shè)計充分考慮到這一點，其原理是：對未使用公務(wù)卡的發(fā)票內(nèi)容、代碼、號碼、日期、金額等信息，進行進一步的說明，明確經(jīng)濟責任;由于二級單位對事項的真實性更了解，通過二級單位審核，增加支付情況的可信度;通過財務(wù)處負責人員把關(guān)，增強支出審核的專業(yè)性和嚴肅性，明確相關(guān)責任。

（三）未刷公務(wù)卡的驗證設(shè)計

對于有些人經(jīng)常借故不刷公務(wù)卡的行為要進行必要的驗證，避免其與商家進行習慣性勾結(jié)套取財政資金，需要對以下報銷情形進行驗證。

第1種情形是多次在1至2家商戶進行無刷卡消費的，且消費金額不合理。對于這種情況我們要進行商戶走訪、電話調(diào)查等。一般情形下，商戶也不愿意承擔風險，一般會解釋消費金額，能夠驗證消費信息的真實性。

第2種情形是發(fā)現(xiàn)較多隨意開具的發(fā)票，也要對該商戶發(fā)票進行驗證，其方法是通過對商戶開票行為的觀察，如果發(fā)現(xiàn)該商戶進行過推薦式或誘導式開票，比如提示可以開打印紙、硒鼓等，也可以判斷消費信息的真實性。

第3種情形是不刷卡消費原因單一，且經(jīng)常發(fā)生。對于這種情形進行抽樣驗證或通過電話驗證。

（四）建立基于PDCA循環(huán)的公務(wù)卡核算管理反饋程序

建議通過PDCA循環(huán)來規(guī)范核算工作，保證公務(wù)支出的規(guī)范與可操作性。P、D、C、A分別代表計劃（Plan）、實施（Do）、檢查（Check）、處理（Action），是質(zhì)量管理的專業(yè)術(shù)語，它要求做一切工作，都必須規(guī)定應(yīng)該遵循的程序、步驟和方法并按程序進行。具體來說包括四個步驟：首先，制定基本的報銷規(guī)范以及各類情況的處理預(yù)案（P階段）（比如要報銷飛機票不僅要求提供公務(wù)卡交易證明或未使用公務(wù)卡支付的情況說明外，還需要提供登機牌及乘機記錄）。其次，進行具體的核算活動（D階段）。再次，在具體核算活動中發(fā)現(xiàn)基本規(guī)范和處理預(yù)案實施過程中存在的問題（C階段）（比如發(fā)現(xiàn)在飛機票報銷業(yè)務(wù)處理過程中，拿到登機牌而沒有乘機的情況極少）。最后，改進相關(guān)的基本規(guī)范和處理預(yù)案，并在下一個核算周期中落實改進措施（A階段）（對飛機票報銷業(yè)務(wù)需要提供的票據(jù)，由刷卡記錄、行程單、登機牌及乘機記錄改為刷卡記錄、行程單、登機牌或乘機記錄），只要達到證據(jù)鏈的基本要求就可以滿足核算驗證的需要。經(jīng)過幾次循環(huán)后，形成各類業(yè)務(wù)完備的處理方案和方式方法。

在PDCA循環(huán)指導下，通過各類業(yè)務(wù)的計劃、實施、檢查和處理，就可以逐項理清各類業(yè)務(wù)，準確及時合理地進行會計核算工作。當然這些新要求，財務(wù)部門要不斷通過校內(nèi)郵箱、微信群、QQ群和各類公眾號進行廣泛的宣講，讓全體教職工熟悉規(guī)范、了解規(guī)定、按章辦事。讓報銷者主動完善證據(jù)鏈，警鐘長鳴，不做不利于自身成長的違紀事項。

五、研究展望

基于證據(jù)鏈的公務(wù)卡核算管理設(shè)計，一方面要體現(xiàn)“放管服”政策精神，管理的重點在于支出真實，隨著消費環(huán)境的變化，管理設(shè)計的具體內(nèi)容也會發(fā)生相應(yīng)的變化。另一方面，也需要堅決貫徹公務(wù)卡強制結(jié)算的有關(guān)規(guī)定，對于明顯不合理的非公務(wù)卡結(jié)算，通過職業(yè)判斷的方式直接拒絕。另外，隨著區(qū)塊鏈等技術(shù)的運用，會計人員要學會運用新技術(shù)，完善證據(jù)鏈管理，來保證財務(wù)信息的真實，維護財政資金支出的真實有效。

【主要參考文獻】

[ 1 ] 丁振華.國庫集中收付體系下公務(wù)卡制度研究[D].吉林大學，2009.

[ 2 ] 林波.天津市消防部隊公務(wù)卡制度改革研究[D].天津大學，2016.

【作者簡介】

秦格，男，博士，廣東金融學院財務(wù)處副處長，會計學教授;研究方向：環(huán)境會計、財務(wù)管理。