憑證影像化視角下高校會計(jì)檔案管理模式研究

韓鳳英

【摘要】會計(jì)檔案管理是高校財務(wù)管理重要的基礎(chǔ)性工作，隨著高校教育事業(yè)的跨越式發(fā)展和政府會計(jì)制度的全面實(shí)施，傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計(jì)檔案管理模式已不能滿足現(xiàn)代化財務(wù)管理信息化的需求，基于憑證影像化的電子檔案管理創(chuàng)新勢在必行。本文結(jié)合高校實(shí)際情況，通過對比分析紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)劣勢，分析研究了憑證影像化會計(jì)檔案管理工作模式，探討了憑證影像化管理相關(guān)流程，以期對高校會計(jì)電子檔案體系的構(gòu)建與應(yīng)用提供些許參考。

【關(guān)鍵詞】會計(jì)檔案管理;憑證影像化;高校

隨著我國經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深化，高校運(yùn)行環(huán)境也發(fā)生了很大的變化，2019年政府會計(jì)改革全面實(shí)施后，強(qiáng)化財政資金目標(biāo)績效管理，高校業(yè)績考核逐步由抽象績效目標(biāo)向具體財務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變，意味著高校將會更加頻繁地應(yīng)對來自各級主管部門和監(jiān)管機(jī)構(gòu)的檢查。會計(jì)檔案在學(xué)校預(yù)決算財務(wù)分析、績效考核評估以及外部的檢查審計(jì)中都發(fā)揮著重要作用，高校必須加快適應(yīng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)展和政府會計(jì)改革的需要，通過先進(jìn)信息技術(shù)手段有效實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。

一、高校會計(jì)檔案管理影像化需求的背景及必要性

目前，大多數(shù)高校會計(jì)檔案管理仍處于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理階段，每個環(huán)節(jié)均是手工管理。國家對高校教育經(jīng)費(fèi)投入的不斷加大，其發(fā)展日益呈現(xiàn)出經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)復(fù)雜化、資金來源多元化，內(nèi)外部交易多樣化的態(tài)勢，財務(wù)審核的精細(xì)度、復(fù)雜度有了大幅度的提升，紙質(zhì)財務(wù)原始憑證及附件的總量和種類不斷增加。在此背景下，傳統(tǒng)會計(jì)檔案手工管理方式的弊端愈發(fā)明顯：一是紙質(zhì)檔案保管難度加大，大量規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)不一的附件整理裝訂需耗費(fèi)眾多人力物力和時間，在查閱和傳遞過程中也極易掉落、損壞甚至被更改。二是紙質(zhì)檔案信息留存質(zhì)量不高，原始憑證一般以打孔的方式進(jìn)行線裝或膠裝，這必然會改變附件的原始狀態(tài)，同時也不利于翻閱或影印，尤其是為了憑證裝訂的整齊美觀還會修剪破壞部分附件，不可避免會遺失某些重要財務(wù)信息。三是紙質(zhì)檔案查詢效率低下，財務(wù)系統(tǒng)中的記賬憑證信息量有限，而頻繁借閱的紙質(zhì)檔案只能靠人工方式查找，實(shí)際工作中經(jīng)常會出現(xiàn)排隊(duì)等待查憑證的各項(xiàng)目審計(jì)人員。四是紙質(zhì)檔案信息無法實(shí)現(xiàn)信息共享，紙質(zhì)原始憑證沒有電子化或影印化的副本，這種唯一性不能與其他相關(guān)業(yè)務(wù)部門在統(tǒng)一平臺共享信息。隨著財務(wù)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，會計(jì)檔案的存在形式開始發(fā)生根本性的變化，由紙質(zhì)載體的處理方式逐步向紙質(zhì)與電子處理并存的方式轉(zhuǎn)變。2016年實(shí)施的新《會計(jì)檔案管理辦法》提出單位可以利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會計(jì)檔案，肯定了電子會計(jì)檔案的合法效力。電子檔案的處理主要是對財務(wù)各類憑證資料以數(shù)字或圖像文件的方式進(jìn)行數(shù)據(jù)掃描，形成可視化的電子數(shù)據(jù)收集、存儲以及查詢共享，也就是影像化管理會計(jì)憑證檔案。商業(yè)銀行在憑證檔案影像化管理方面有著較成功的經(jīng)驗(yàn)，影像管理系統(tǒng)極大方便了銀行人員對客戶信息的核實(shí)和相關(guān)部門的監(jiān)管，國內(nèi)部分高校也已經(jīng)開始實(shí)施或著手進(jìn)行會計(jì)憑證影像化，傳統(tǒng)的會計(jì)檔案管理模式已不再適應(yīng)高校教育發(fā)展的需要，憑證影像化檔案管理成為高校財務(wù)管理改革的必經(jīng)之路。

二、高校會計(jì)檔案影像化的核心優(yōu)勢

會計(jì)原始憑證本身的屬性決定了其內(nèi)容不能直接以信息化的方式錄入財務(wù)系統(tǒng)，因此要實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案電子化，憑證影像化成為最高效可行的方式。相較于傳統(tǒng)會計(jì)檔案管理模式，會計(jì)檔案影像化管理的核心優(yōu)勢主要有以下幾個方面：

（一）極大方便了檔案保管與查閱，提高工作效率的同時降低了財務(wù)管理成本。以筆者所在的S高校為例，學(xué)校會計(jì)憑證數(shù)量逐年增長，管理人員每年要對數(shù)以百萬計(jì)附件的憑證進(jìn)行裝訂和保管，查閱時需耗費(fèi)大量的時間和精力翻閱數(shù)萬冊會計(jì)憑證。會計(jì)檔案影像化最顯著的優(yōu)勢就是大大提高了憑證查詢的效率，減少了檔案管理工作的時間和人力成本，獲得授權(quán)的查閱人員直接線上查詢電子檔案，查賬將會非常的便捷高效，特別是在經(jīng)費(fèi)審計(jì)高峰期將不會再出現(xiàn)排隊(duì)等待和憑證滿地堆放的窘狀。此外在查閱憑證時翻查的是影像化電子資料，降低了紙質(zhì)檔案在重復(fù)查閱和傳遞過程中發(fā)生損壞、丟失和被篡改的風(fēng)險。

（二）電子檔案使會計(jì)檔案管理真正實(shí)現(xiàn)了自動化和集約化，可實(shí)現(xiàn)線上信息共享。影像化的會計(jì)檔案與財務(wù)系統(tǒng)中的記賬憑證自動建立了對應(yīng)索引關(guān)聯(lián)，財務(wù)系統(tǒng)可以完整、準(zhǔn)確地接收、讀取和管理影像會計(jì)信息。電子數(shù)據(jù)的深度開發(fā)利用和共享，除方便財務(wù)內(nèi)部檢索調(diào)閱及數(shù)據(jù)分析，還能夠?yàn)閷W(xué)校內(nèi)部各部門院系提供更多維度、更加全面的財務(wù)信息，實(shí)現(xiàn)管理平臺的自動集約化。同時，影像化會計(jì)憑證線上共享也能夠滿足S高校一校兩地多校區(qū)辦學(xué)模式的需要，完美解決了財務(wù)憑證的異地調(diào)取檔案的困難。

（三）有效提高了會計(jì)檔案的信息質(zhì)量，使得會計(jì)信息的查閱更加真實(shí)完整。傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的憑證檔案裝訂無法長期保存附件的原始狀態(tài)，而憑證影像化是在裝訂前利用高速掃描儀對原始憑證進(jìn)行掃描成像，圖像質(zhì)量清晰且保留了會計(jì)憑證的原始全貌。

三、會計(jì)檔案影像化管理工作模式應(yīng)用研究

會計(jì)檔案影像化并非簡單的掃描、上傳，而是涉及財務(wù)管理各環(huán)節(jié)和學(xué)校各部門協(xié)同作業(yè)的信息化管理模式。本文在借鑒企業(yè)和部分高校憑證影像化管理成功經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，結(jié)合筆者所在S高校檔案管理的特點(diǎn)，分析研究憑證影像化會計(jì)檔案管理工作模式，以滿足日益增長的各類信息查閱和審計(jì)檢查的需求。

（一）引入會計(jì)檔案影像化管理模式的總體規(guī)劃與實(shí)施路徑。高校會計(jì)檔案影像化順利實(shí)施的重要前提是建立高水平會計(jì)檔案信息化管理體系，并配套相應(yīng)的硬件設(shè)施及軟件系統(tǒng)。紙質(zhì)會計(jì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，需要進(jìn)行全過程的電子化識別、跟蹤和關(guān)聯(lián)，管理人員只有借助于適合高校會計(jì)憑證特點(diǎn)的可批量掃描成像的高速掃描影印系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)。在憑證影像化管理模式大規(guī)模應(yīng)用之前，財務(wù)部門需設(shè)置專職負(fù)責(zé)電子會計(jì)檔案的管理崗位，為使憑證信息采集準(zhǔn)確無誤，須經(jīng)過初始采集崗和復(fù)核采集崗的雙重檢驗(yàn)，才能完成最終的影像化檔案上傳工作。財務(wù)部門還應(yīng)提前做好管理人員上崗前的培訓(xùn)，提升信息化工作技能，以保證高質(zhì)量完成首次憑證影像化采集工作。影像化將很大程度上改變傳統(tǒng)的票據(jù)整理粘貼方式，S高校為推廣會計(jì)檔案影像化，在2018年下半年就已發(fā)出A4版式財務(wù)票據(jù)粘貼的通知，廣大師生在理解的基礎(chǔ)上慢慢接受新的財務(wù)報銷模式后，采用先行試點(diǎn)積累經(jīng)驗(yàn)形成較為成熟的影像化管理模式，再逐步全校范圍內(nèi)全面推廣實(shí)施。

（二）會計(jì)檔案影像化管理工作流程。1.憑證影像化信息采集。信息采集可通過記賬前、記賬中和記賬后三種方式進(jìn)行。記賬前采集是師生通過預(yù)約系統(tǒng)填寫報賬信息時，使用自有的手機(jī)、計(jì)算機(jī)等設(shè)備將原始憑證拍照上傳到網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)中，會計(jì)人員制單審核完成后，影像信息可自動與記賬憑證產(chǎn)生索引關(guān)系，從而形成電子檔案;記賬中采集是在會計(jì)人員制單時，利用專用設(shè)備將紙質(zhì)原始憑證的信息進(jìn)行影像化處理。這兩種信息采集方式都有著明顯的缺陷：首先，受制于設(shè)備、人員等各種因素，記賬前采集獲取的影像化信息質(zhì)量很難保證，還增加了師生的報銷負(fù)擔(dān)，同時加大了會計(jì)人員的圖像信息比對審核工作量。其次，記賬中采集會極大降低憑證審核效率，影響財務(wù)服務(wù)水平。記賬后信息采集是批量集中采集的方式，可有效規(guī)避以上兩種分散采集的缺陷。師生和憑證審核人員原有的報銷模式不變，財務(wù)配備專門的影像化采集設(shè)備和憑證影像信息采集人員，全部報銷流程結(jié)束后，集中批量進(jìn)行原始憑證的影像化。制單時財務(wù)系統(tǒng)將唯一的記賬憑證編碼形成二維碼或條形碼，通過掃描設(shè)備及系統(tǒng)軟件轉(zhuǎn)化為電子化影像，并自動關(guān)聯(lián)憑證信息和圖像信息。2.憑證影像化數(shù)據(jù)的質(zhì)量檢驗(yàn)和索引。會計(jì)檔案管理人員須對影像化采集結(jié)果進(jìn)行數(shù)量、金額等信息的完整性檢測，從而保證數(shù)據(jù)傳輸?shù)囊恢滦院陀行?。在批量高速掃描紙質(zhì)憑證的過程中，不可避免會造成圖像無法識別的情況，因此憑證影像信息采集人員需要通過專門的技術(shù)手段對影像化的資料進(jìn)行復(fù)核檢驗(yàn)，出現(xiàn)圖像不清晰、未識別等情況必須要及時重新掃描。對于檢驗(yàn)成功后的影像化數(shù)據(jù)，還要審核文字識別軟件識別出的記賬憑證各要素，自動建立精確的索引。如出現(xiàn)異常情況，無法自動索引時可通過手工核對建立索引。3.憑證影像化數(shù)據(jù)信息的傳遞和存儲。對于體量巨大的高校財務(wù)會計(jì)檔案而言，將海量的影像化資料以圖像文件的形式存儲，不僅效率低下，而且還不易操作。要實(shí)現(xiàn)高校會計(jì)檔案查詢功能，可利用先進(jìn)的非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫技術(shù)，將已采集的影像化文件以安全連接和加密簽名編碼的方式，實(shí)現(xiàn)影像化文件的安全傳遞及存儲。影像化信息采集時收集的圖像文件，可作為傳遞之前的緩沖文件，臨時儲藏在客戶端的硬盤上。在憑證影像化數(shù)據(jù)信息傳遞完成后，緩沖文件可依據(jù)實(shí)際工作需要進(jìn)行刪除或移動，以保證采集端的數(shù)據(jù)存儲空間和處理效率。4.憑證影像化數(shù)據(jù)信息的查詢。電子檔案自身的特殊性要求所有憑證查詢?nèi)藛T都必須要進(jìn)行規(guī)范化的授權(quán)，檔案管理人員嚴(yán)格監(jiān)督操作人員可訪問數(shù)據(jù)的范圍，對數(shù)據(jù)信息的查詢進(jìn)行全過程記錄，以防止信息泄露的風(fēng)險。電子檔案查閱人員獲得授權(quán)后，可通過多維度檢索方式對電子會計(jì)檔案進(jìn)行在線查詢，同時完成所有憑證資料的數(shù)據(jù)分析、復(fù)制、調(diào)取等整個流程的工作。5.會計(jì)檔案影像化財務(wù)信息共享。大數(shù)據(jù)、云平臺等網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)了業(yè)財融合，實(shí)現(xiàn)了從業(yè)務(wù)到財務(wù)的信息共享一體化處理，憑證影像化管理是建立財務(wù)共享服務(wù)平臺的基礎(chǔ)。電子檔案管理系統(tǒng)對接入財務(wù)共享服務(wù)平臺，同時與學(xué)校其他部門管理系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，根據(jù)不同師生的需求設(shè)置不同的權(quán)限，使得會計(jì)信息能夠在不同地域之間共享，實(shí)現(xiàn)實(shí)時查詢、學(xué)院各部門異地協(xié)同辦公等功能。

四、結(jié)語

綜上所述，會計(jì)檔案影像化管理順應(yīng)了現(xiàn)代信息化的發(fā)展要求，極大提高了會計(jì)檔案管理的工作效率?，F(xiàn)階段已實(shí)施會計(jì)憑證影像化管理的高校數(shù)量較少，關(guān)于電子檔案的研究與應(yīng)用尚處在初期探索階段。作為高校財務(wù)管理信息化發(fā)展的新方向，學(xué)校相關(guān)責(zé)任人應(yīng)高度重視會計(jì)檔案影像化管理制度體系的建設(shè)，加大資金投入力度，提供先進(jìn)的信息技術(shù)支撐，構(gòu)建有效的信息安全風(fēng)險防范體系。同時嚴(yán)格會計(jì)檔案管理人員的入職資質(zhì)并加強(qiáng)人員培訓(xùn)，培養(yǎng)一支既精通財務(wù)知識又熟悉檔案管理，還掌握信息處理技術(shù)的綜合性人才隊(duì)伍。

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