企業(yè)文書(shū)檔案管理工作現(xiàn)狀及創(chuàng)新路徑分析

摘 要：企業(yè)的發(fā)展離不開(kāi)各部門(mén)資源以及數(shù)據(jù)的整合安排，系統(tǒng)科學(xué)的文書(shū)檔案管理工作能夠加強(qiáng)企業(yè)自身管理能力，同時(shí)有益于企業(yè)綜合實(shí)力的提升與發(fā)展。文書(shū)檔案能夠?qū)τ谄髽I(yè)過(guò)往部門(mén)信息以及數(shù)據(jù)進(jìn)行集中保存，比如企業(yè)各部門(mén)往屆管理人員的個(gè)人信息以及企業(yè)過(guò)往的財(cái)政數(shù)據(jù)，能夠降低企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)，加強(qiáng)企業(yè)各部門(mén)之間交流，提高企業(yè)各部門(mén)凝聚力。本篇文章將針對(duì)企業(yè)文書(shū)檔案管理工作現(xiàn)狀，指出其工作中出現(xiàn)的問(wèn)題以及缺陷，并提出相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施加快文書(shū)檔案工作的創(chuàng)新改進(jìn)進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：企業(yè)發(fā)展;文書(shū)檔案;工作現(xiàn)狀;創(chuàng)新;改進(jìn)

文書(shū)檔案管理主要是對(duì)企業(yè)中更新速度快以及有參考價(jià)值的管理數(shù)據(jù)信息進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，為企業(yè)綜合管理做出了不小的貢獻(xiàn)。文書(shū)檔案中保存著各部門(mén)階段性的工作目標(biāo)以及工作進(jìn)程，有利于部門(mén)安排近一步工作任務(wù)分配，同時(shí)它還能及時(shí)映射出企業(yè)過(guò)去一段時(shí)間的健康狀況。企業(yè)各部門(mén)數(shù)據(jù)管理更新速度飛快，部分企業(yè)信息數(shù)據(jù)容易丟失和遺漏。隨著經(jīng)濟(jì)全球化形勢(shì)持續(xù)發(fā)展以及市場(chǎng)變化，傳統(tǒng)企業(yè)文書(shū)檔案管理工作模式難以滿足當(dāng)下龐大的企業(yè)信息儲(chǔ)存需求，在日常工作中逐漸暴露出制度上的不足以及工作效率的低下。就目前我國(guó)企業(yè)管理來(lái)看，各領(lǐng)導(dǎo)層逐漸重視文書(shū)檔案管理工作人員的培養(yǎng)以及加快完善企業(yè)內(nèi)部信息管理制度。時(shí)刻關(guān)注市場(chǎng)各企業(yè)文書(shū)檔案管理發(fā)展?fàn)顩r，加快企業(yè)內(nèi)部管理人員知識(shí)技能更新，加強(qiáng)企業(yè)綜合素質(zhì)的提升以及文書(shū)檔案管理工作的科學(xué)轉(zhuǎn)型。

1 企業(yè)文書(shū)檔案管理工作概述及其現(xiàn)實(shí)意義

目前大部分企業(yè)信息管理由部門(mén)文書(shū)管理數(shù)據(jù)以及企業(yè)發(fā)展檔案管理數(shù)據(jù)組成。檔案管理工作于企業(yè)文書(shū)處理工作相輔相成，科學(xué)系統(tǒng)的文書(shū)處理能夠加快企業(yè)文書(shū)處理效率同時(shí)提高企業(yè)工作效率。同時(shí)檔案數(shù)據(jù)能夠及時(shí)反應(yīng)各部門(mén)往期工作效果，便于領(lǐng)導(dǎo)層及時(shí)調(diào)動(dòng)各部門(mén)管理人員，對(duì)于以往工作中存在問(wèn)題及時(shí)處理，保障企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展。

隨著國(guó)內(nèi)市場(chǎng)格局的變化以及行業(yè)主流的更新發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作對(duì)于企業(yè)綜合實(shí)力的提升具有關(guān)鍵作用。同時(shí)市場(chǎng)趨勢(shì)的變化給各企業(yè)內(nèi)部管理帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)，各部門(mén)文書(shū)檔案管理工作量急速增加。在互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展的時(shí)代，各行業(yè)都進(jìn)入了信息為主的發(fā)展道路，同時(shí)各企業(yè)都加強(qiáng)了信息數(shù)據(jù)的保護(hù)以及存儲(chǔ)。除此之外，企業(yè)信息數(shù)據(jù)復(fù)雜多樣，包括財(cái)政數(shù)據(jù)、發(fā)展目標(biāo)、人員檔案、策劃活動(dòng)等等信息，只有結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)分類(lèi)科學(xué)化管理才能夠保證企業(yè)信息數(shù)據(jù)的安全，保障企業(yè)文書(shū)檔案管理工作的轉(zhuǎn)型。

2 文書(shū)檔案管理工作現(xiàn)狀及其分析

2.1 文書(shū)檔案管理制度落后

企業(yè)發(fā)展離不開(kāi)科學(xué)系統(tǒng)的管理，目前市場(chǎng)上大部分企業(yè)都緊隨市場(chǎng)發(fā)展趨勢(shì)更新企業(yè)發(fā)展計(jì)劃以及管理制度，而企業(yè)文書(shū)檔案管理制度往往不受到企業(yè)管理層人員的重視。隨著企業(yè)各部門(mén)檔案管理任務(wù)量增加，傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理制度難以滿足企業(yè)檔案管理發(fā)展需求。同時(shí)根據(jù)市場(chǎng)綜合調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大部分企業(yè)文書(shū)管理長(zhǎng)期以來(lái)處于徘徊不前的發(fā)展局面，主要表現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)層缺乏對(duì)于檔案管理足夠的重視。除此之外企業(yè)文書(shū)檔案管理工作在具體運(yùn)轉(zhuǎn)中存在各時(shí)期工作準(zhǔn)則不統(tǒng)一、文書(shū)處理人員綜合素質(zhì)不一等問(wèn)題大大限制了企業(yè)文書(shū)管理工作的正常開(kāi)展。

2.2 文書(shū)檔案管理檢索效率低

就傳統(tǒng)文書(shū)檔案處理工作模式來(lái)看，首先手機(jī)企業(yè)各部門(mén)有價(jià)值信息數(shù)據(jù)進(jìn)行封裝保存，其次是對(duì)于各部門(mén)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)放置在各自區(qū)域，最好是將各項(xiàng)信息數(shù)據(jù)輸入企業(yè)信息管理系統(tǒng)。因此企業(yè)在需要查閱相關(guān)信息是有兩種途徑，一種是通過(guò)企業(yè)信息平臺(tái)進(jìn)行在線查閱，另一種是得到相關(guān)允許后直接到檔案室進(jìn)行查閱。根據(jù)對(duì)企業(yè)歷史查閱狀態(tài)來(lái)看，到檔案室查閱占到了絕大部分。而大部分查閱者都反饋出檔案室管理的一個(gè)重大問(wèn)題，查閱者檢索檔案效率過(guò)低且檢索過(guò)程繁瑣。同時(shí)由于檔案管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)的管理理念培訓(xùn)，缺乏相關(guān)監(jiān)督部門(mén)的督促和檢查，頻繁出現(xiàn)了檔案來(lái)源不明、檔案整合不迅速、檔案包裝不統(tǒng)一、檔案編號(hào)復(fù)雜、缺少檢索使用說(shuō)明等問(wèn)題。同時(shí)文書(shū)檔案在經(jīng)查閱后缺乏其確認(rèn)是否回歸原位的相關(guān)管理人員，導(dǎo)致檔案編號(hào)與實(shí)際信息內(nèi)容不匹配現(xiàn)象發(fā)生。在計(jì)算機(jī)檢索中，缺乏專(zhuān)業(yè)的信息系統(tǒng)維護(hù)人員定期整理檔案資源，部分檔案資源編碼復(fù)雜不便于工作人員后期的檢索和查閱。

2.3 檔案管理人員知識(shí)技能差

針對(duì)大部分企業(yè)文書(shū)檔案管理工作徘徊不前的局面，根據(jù)實(shí)際調(diào)查來(lái)看主要是由于企業(yè)缺乏相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)管理人員。企業(yè)對(duì)于文書(shū)檔案處理人員知識(shí)技能要求過(guò)低，同時(shí)缺乏定期的知識(shí)技能培訓(xùn)導(dǎo)致部分工作人員難以適應(yīng)復(fù)雜的信息處理工作。具體表現(xiàn)在檔案處理工作中專(zhuān)業(yè)知識(shí)技能不足，缺乏對(duì)于工作進(jìn)程的督促。同時(shí)檔案管理人員對(duì)文書(shū)檔案的類(lèi)別放置、檔案編號(hào)規(guī)則不夠熟悉，導(dǎo)致檔案工作效率和工作質(zhì)量達(dá)不到預(yù)期目標(biāo)。尤其是在信息為主的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，對(duì)于檔案管理人員的要求越來(lái)越嚴(yán)格。

3 文書(shū)檔案管理工作中的創(chuàng)新措施

3.1 管理理念的創(chuàng)新

要想做好文書(shū)檔案管理模式的轉(zhuǎn)型促進(jìn)企業(yè)實(shí)力的提升，首先要做好管理人員意識(shí)的養(yǎng)成。檔案管理人員創(chuàng)新知識(shí)的培養(yǎng)是企業(yè)文書(shū)管理轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵，因此要時(shí)刻關(guān)注國(guó)內(nèi)外先進(jìn)企業(yè)檔案管理發(fā)展趨勢(shì)，安排檔案管理人員及時(shí)學(xué)習(xí)最新應(yīng)用知識(shí)技能。同時(shí)要加強(qiáng)檔案人員管理意識(shí)的培養(yǎng)，結(jié)合市場(chǎng)發(fā)展趨勢(shì)提高檔案管理質(zhì)量，工作中保持積極向上、一絲不茍的工作態(tài)度。除此之外企業(yè)要鼓勵(lì)工作人員積極對(duì)于當(dāng)前文書(shū)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新發(fā)展，創(chuàng)造出符合本企業(yè)工作特性的工作制度，最大化提高檔案管理工作效率。企業(yè)在加大管理意識(shí)的普及和宣傳，加強(qiáng)檔案管理人員意識(shí)培養(yǎng)力度，保障企業(yè)檔案管理工作正常開(kāi)展。而且文書(shū)檔案管理的工作創(chuàng)新，還必須有宣傳意識(shí)，檔案管理的工作并不是一個(gè)部門(mén)的工作，合理的對(duì)檔案管理進(jìn)行適當(dāng)?shù)男麄鳎尭嗟娜肆私夂蛥⑴c檔案管理的工作。

3.2 管理形式的創(chuàng)新

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)在企業(yè)企業(yè)信息系統(tǒng)中應(yīng)用越來(lái)越廣泛，計(jì)算機(jī)檢索查閱工作效率越來(lái)越高。因此企業(yè)要加大檔案信息系統(tǒng)查閱說(shuō)明宣傳力度，增加檢索查閱專(zhuān)用計(jì)算機(jī)設(shè)備，安排專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行指導(dǎo)。主要體現(xiàn)在對(duì)于信息化管理檔案數(shù)據(jù)，結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)綜合儲(chǔ)存分析。在查閱時(shí)利用關(guān)鍵詞算法提高檢索速率，保障檔案管理質(zhì)量。同時(shí)采取數(shù)字化的檔案管理，收集各部門(mén)檔案信息數(shù)據(jù)導(dǎo)入到企業(yè)信息系統(tǒng)中。除此之外嚴(yán)格保護(hù)紙質(zhì)檔案，定期安排后勤維護(hù)檔案。作為企業(yè)檔案信息系統(tǒng)備份保障系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)，也便于工作人員進(jìn)行核對(duì)匹配。這樣更方便進(jìn)行查詢(xún)工作。因此，在輸入過(guò)程中應(yīng)采用更加先進(jìn)的技術(shù)將紙質(zhì)稿轉(zhuǎn)化為電子稿，能夠大大提升檔案檢索效率。

3.3 管理方法的創(chuàng)新

企業(yè)要加強(qiáng)各部門(mén)之間聯(lián)系，降低信息數(shù)據(jù)手機(jī)難度，提高檔案工作效率。同時(shí)企業(yè)也要加強(qiáng)各部門(mén)的溝通合作，保證文書(shū)檔案管理的收集的順利進(jìn)行。要注重協(xié)調(diào)各部門(mén)任務(wù)分配及完善文書(shū)與檔案工作的銜接，文書(shū)檔案主要是便于各部門(mén)的查詢(xún)以及比較。所以要積極調(diào)動(dòng)各部門(mén)工作聯(lián)系，增加各部門(mén)溝通和交流會(huì)議，協(xié)調(diào)安排各部門(mén)工作內(nèi)容及其目標(biāo)。需要在日常整理檔案的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)不足之處，及時(shí)采取相應(yīng)解決措施，保障檔案工作的正常開(kāi)展。

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作者簡(jiǎn)介

張洪（1973-），女，漢族，廣東廣州人，大學(xué)本科，檔案助理館員，研究方向：與檔案相關(guān)。