推進(jìn)干部人事檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐探析

黃敏茹

摘 要：干部人事檔案信息化管理目的是提升檔案管理工作效率，保證檔案的完整與正式，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理進(jìn)程。在干部人事檔案信息資料查閱、調(diào)用中，利用計(jì)算機(jī)設(shè)備強(qiáng)大、穩(wěn)定的信息檢索功能，實(shí)現(xiàn)檔案資料的快速利用。而在企業(yè)干部人事檔案信息化建設(shè)過程中，需要注意的問題還比較多，需要事業(yè)單位從檔案管理人員、管理制度、管理方法等多個(gè)方面入手，采取有效措施，促使干部人事檔案信息化建設(shè)速度進(jìn)一步加快。本文主要針對干部人事檔案信息管理的作用進(jìn)行分析，并對干部人事檔案信息化建設(shè)的措施進(jìn)行研究。

關(guān)鍵詞：干部;人事檔案;信息化建設(shè);作用;措施

隨著當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，我國逐步進(jìn)入信息化社會，在事業(yè)單位人事管理制度方面，由于人才流動(dòng)的增強(qiáng)，以往檔案信息管理工作中，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理暴露出諸多問題，與當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理工作要求不符，這也為干預(yù)人事檔案信息化管理的實(shí)施提供了契機(jī)。對干部人事檔案實(shí)施信息化建設(shè)的作用比較多，如單位部門對干部進(jìn)行考量時(shí)，通過人事檔案可對干部的工作績效進(jìn)行系統(tǒng)、全面的評估，保證干部評估的準(zhǔn)確性。對于事業(yè)單位而言，對干部人事檔案管理工作模式進(jìn)行探索與建立，使干部人事檔案信息資料的作用與價(jià)值充分發(fā)揮出來，才能提升企業(yè)管理效率，促使企業(yè)更好的發(fā)展。

1 干部人事檔案信息化管理的作用

1.1 保證檔案資料內(nèi)容的完整與真實(shí)

在事業(yè)單位干部人事檔案信息化建設(shè)中，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案錄入計(jì)算機(jī)，以電子版形式進(jìn)行保存，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的電子化管理模式。在對干部人事檔案資料保存與管理中，通過統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比，信息化管理能夠使檔案資料在內(nèi)容構(gòu)成方面更加的完整，檔案資料的真實(shí)性也能得到保證。

1.2 提高檔案管理工作效率

事業(yè)單位干部人事檔案管理中，以往以紙質(zhì)檔案作為媒介與載體，檔案管理人員在檔案資料管理與應(yīng)用中，單純依靠手工操作方法，對資料進(jìn)行采集、鑒別、整理、歸檔及保管等，存在工作效率低、人力成本高等不足。在對某一干部人事檔案資料進(jìn)行運(yùn)用時(shí)，需在大量紙質(zhì)檔案中尋找，消耗的時(shí)間多，且準(zhǔn)確率低。而以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的信息化檔案管理實(shí)施中，利用計(jì)算機(jī)快速檢索功能，能夠?qū)μ囟ǜ刹繖n案資料準(zhǔn)確進(jìn)行搜索、調(diào)用，使人事檔案管理工作中人力資源耗費(fèi)縮減，工作效率大幅提升，同時(shí)也使部門整體管理工作效率逐漸提升。

1.3 加速現(xiàn)代化檔案管理工作進(jìn)程

事業(yè)單位在進(jìn)行干部管理中，人事檔案資料是重要的參考信息，部門對干部進(jìn)行職稱評定、狀態(tài)考核、職位任免、崗位調(diào)動(dòng)及薪資待遇調(diào)整時(shí)，均需以干部人事檔案信息資料作為參考。而干部人事檔案信息化管理的實(shí)施，能夠在更多主體間運(yùn)動(dòng)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理工作的改革，使單位干部人事檔案管理的作用充分發(fā)揮出來，

2 干部人事檔案信息化建設(shè)實(shí)施策略

2.1 提升工作人員思想覺悟

在干部人事檔案管理工作中，需堅(jiān)持人本主義思想，確保在各部門干部人事檔案管理工作實(shí)施中，落實(shí)規(guī)范化與人性化原則。人事檔案管理人員是部門干部人事檔案信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵，要求每一位檔案管理人員均需對信息化檔案管理工作的重要性充分認(rèn)識，同時(shí)從自身思想層面對檔案管理的陳舊認(rèn)知觀念進(jìn)行轉(zhuǎn)變，通過對先進(jìn)的檔案管理技術(shù)、方法進(jìn)行借鑒與學(xué)習(xí)，使事業(yè)單位干部人事檔案管理工作信息化建設(shè)進(jìn)程加快。隨著當(dāng)前社會發(fā)展速度的加快，諸多先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)不斷應(yīng)用，所以對于人事檔案管理人員而言，需保持勤奮好學(xué)的狀態(tài)，通過學(xué)習(xí)不斷地完善自身的職業(yè)技能與水平，保證自身擁有良好的專業(yè)素養(yǎng)，才能使單位干部人事檔案管理信息化建設(shè)有效推進(jìn)，使單位行政人力資源管理水平進(jìn)一步提升。

2.2 提升檔案管理工作的真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性與時(shí)效性

行政單位要想實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息化管理目標(biāo)，則在檔案管理工作中需對先進(jìn)的計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)、信息化技術(shù)充分進(jìn)行利用，提升檔案管理工作人員的信息化水平。借助現(xiàn)代化信息設(shè)備，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)部準(zhǔn)確錄入干部人事檔案數(shù)據(jù)信息，同時(shí)通過對數(shù)據(jù)信息利用計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行自動(dòng)分類功能，使干部人事檔案信息資源實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的目標(biāo)。在單位干部人事檔案管理工作中，利用計(jì)算機(jī)設(shè)備，能使干部人事檔案管理工作向真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性與時(shí)效性方向發(fā)展。

2.3 加強(qiáng)安全防護(hù)意識，保證檔案信息安全

信息化建設(shè)在干部人事檔案管理中，一方面在提升檔案管理工作效率的同時(shí)，另一方面也需重視檔案信息的安全性。檔案管理工作在信息化建設(shè)中，人力成本大幅降低，工作效率大幅提升，更有利于檔案資料的存儲、收集、調(diào)用等工作的開展。但在檔案信息的安全性方面，也需加以重視，保證檔案信息在使用、存儲中不會外泄。當(dāng)前干部人事檔案信息化管理中，以電子版形式對檔案進(jìn)行存儲，但如果檔案存儲環(huán)境溫度、濕度等不適合，電子檔案也容易受損，導(dǎo)致檔案資料缺失。因此，在電子檔案管理中，需重視電子設(shè)備的保護(hù)，根據(jù)電子檔案防護(hù)等級進(jìn)行分類，對不同電子檔案的防護(hù)等級進(jìn)行劃分，借助計(jì)算機(jī)信息保護(hù)功能，對檔案管理數(shù)據(jù)庫進(jìn)行加密，避免計(jì)算機(jī)受到黑客攻擊導(dǎo)致檔案信息泄露。

2.4 規(guī)范信息化檔案管理工作制度

在行政單位發(fā)展過程中，檔案管理工作體系發(fā)揮著重要作用，對各部門的影響力、競爭力均會產(chǎn)生影響。因此，在檔案管理工作制度方面，需要結(jié)合當(dāng)前部門發(fā)展的實(shí)際情況，在制度方面進(jìn)行改革與創(chuàng)新，以傳統(tǒng)檔案管理制度為基礎(chǔ)，對不合理的部分進(jìn)行改進(jìn)，補(bǔ)充不完善的地方，同時(shí)對檔案管理監(jiān)督制度進(jìn)行加強(qiáng)。對于單位干部人事檔案管理工作而言，作為檔案管理工作的一部分，同樣也需要從制度方面對信息化檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范。同時(shí)，在管理過程中，需檔案管理工作人員能夠?qū)芾碇贫葒?yán)格落實(shí)，保證檔案信息的正確性與完整性。要求，單位內(nèi)各部門在完成自身工作的同時(shí)，注重部門間的溝通，使干部檔案管理工作效率提升，為單位選人用人、提拔任用奠定有力的基礎(chǔ)。

2.5 加強(qiáng)信息化建設(shè)力度，提高檔案信息化進(jìn)程

在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，人們的日常生活受信息化時(shí)代發(fā)展的影響越來越大。對于行政部門而言，在自身發(fā)展中也更加重視信息化建設(shè)的推進(jìn)，從單位員工方面對信息化建設(shè)的重要性也加強(qiáng)了認(rèn)知，從制度方面也在不斷優(yōu)化、改進(jìn)，使事業(yè)單位發(fā)展更加適應(yīng)信息化時(shí)代的需求。在當(dāng)前事業(yè)單位干部人事檔案管理工作信息化建設(shè)中，需與時(shí)代發(fā)展不斷結(jié)合，確保信息化建設(shè)內(nèi)容為單位部門人力資源部門提供更好的服務(wù)。且在單位部門干部人事檔案管理中，需建立專門的管理系統(tǒng)，將干部人員信息利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行錄入，并保存到數(shù)據(jù)庫內(nèi)，對干部檔案信息及時(shí)更新，便于單位領(lǐng)導(dǎo)層對干部資料更便捷的查詢。在干部人事檔案管理工作開展中，對非保密性的信息，還可發(fā)布在愜意信息化平臺上，便于所有人員進(jìn)行查詢，實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效性，確保檔案信息的價(jià)值得以發(fā)揮。

3 結(jié)語

當(dāng)前，在我國人事檔案管理工作發(fā)展中，受信息化技術(shù)發(fā)展的影響，干部人事檔案管理工作效率已經(jīng)有了大幅的提升。但當(dāng)前我國信息化建設(shè)速度飛快，人事檔案管理工作必須順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，從管理制度、方法等方面不斷進(jìn)行改進(jìn)與創(chuàng)新，將信息化技術(shù)融入到人事檔案管理工作中，與時(shí)代發(fā)展的潮流向順應(yīng)，要求檔案管理工作人員通過不但的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，提升自身的專業(yè)技能與素養(yǎng)，不斷更新檔案管理技術(shù)與設(shè)備，對檔案管理制度進(jìn)行完善，才能使干部人事檔案信息化管理水平不斷提升。

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