文書檔案信息電子化管理探討

劉丹鳳

摘 要：在檔案工作中，文書檔案信息是一項(xiàng)重要的管理內(nèi)容，能夠?qū)⑾嚓P(guān)決策、問題處理、基本建議等方面過程及成果加以客觀反映，電子化管理的高效落實(shí)，能夠滿足各方需求。就文書檔案信息電子化管理的價(jià)值進(jìn)行闡述，進(jìn)一步探究文書檔案信息電子化管理方法，旨在促進(jìn)文書檔案信息電子化管理目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：文書檔案;信息電子化管理;存儲(chǔ)備份

通過電子化的方式來對(duì)文書檔案信息資源進(jìn)行管理，能夠保證管理水準(zhǔn)，便于發(fā)揮文書檔案信息的應(yīng)用價(jià)值，保證檔案資源的準(zhǔn)確性、完整性與可靠性，信息資源的需求得以滿足，為各項(xiàng)工作的開展提供支持。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代下，信息內(nèi)容更加豐富，應(yīng)用電子化的方式來管理文書檔案，具有一定可行性。

1 文書檔案信息電子化管理的價(jià)值

1.1 文件傳遞更為安全快速

傳統(tǒng)文書檔案信息管理方式下，一旦操作的規(guī)范性不足，極易出現(xiàn)文件丟失或者泄露等情況，傳統(tǒng)依靠郵政系統(tǒng)傳送文件，這一方式下往往會(huì)受到距離的制約，導(dǎo)致文件傳遞的速度及安全無法得到保證。而通過電子化管理方式的應(yīng)用，能夠充分網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值，快速且安全的傳遞文件，為文書檔案歸檔、檢索及利用都帶來極大的便利。

1.2 促進(jìn)文書檔案信息交流共享

以手工方式來管理文書檔案的過程中，往往是通過文件柜來對(duì)文書檔案進(jìn)行保存，資源限制的情況較為普遍，這就會(huì)造成不必要的資源浪費(fèi)，并且后期需要查閱及利用文書檔案的過程中也存在一定難度。而通過現(xiàn)代化的方式來對(duì)文書檔案信息進(jìn)行管理，自案卷級(jí)和單途徑管理逐步轉(zhuǎn)變?yōu)槲募?jí)和體系管理轉(zhuǎn)變，不再局限于檔案外部特征管理，而是重視內(nèi)外部特征的協(xié)調(diào)化管理，從而達(dá)到良好的文書檔案信息管理成效。以計(jì)算機(jī)信息技術(shù)為支持，協(xié)調(diào)應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將檔案信息與載體分離，提高文書檔案信息的利用價(jià)值，與其他信息系統(tǒng)之間相互協(xié)調(diào)工件，促進(jìn)彼此之間共聯(lián)，將文書檔案信息的各項(xiàng)記錄提供出來，確保文書檔案得以高效利用，文書檔案信息電子化管理工作質(zhì)量也得到保證。以電子化管理方式為支持，能夠保證信息資源調(diào)閱的時(shí)效性，及時(shí)進(jìn)行響應(yīng)和脫機(jī)處理，免受時(shí)空限制，確保查全率和查準(zhǔn)率得到有效保證。

1.3 穩(wěn)定保存電子文件

通過對(duì)比紙質(zhì)至檔案載體與電子文件載體來看，后者的使用壽命要優(yōu)于前者。在紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)過程中，纖維素的性質(zhì)往往會(huì)對(duì)紙張的耐久性產(chǎn)生一定影響，受到外在因素比如高溫、酸、氧化劑等條件的影響，纖維素極易遭到破壞，出現(xiàn)水解反應(yīng)或者氧化反應(yīng)，這就極易影響文書檔案管理工作質(zhì)量，甚至造成信息丟失、泄露等問題，嚴(yán)重影響文書檔案信息資源價(jià)值的發(fā)揮。而在電子化管理方式下，可通過先進(jìn)化、成熟化的設(shè)備來讀取電子文件，進(jìn)行妥善保存，對(duì)于電子載體的選擇必須要與實(shí)際文書檔案信息管理需求相符合，以確保VCD、DVD、U盤、移動(dòng)硬盤等使用功能得到有效發(fā)揮。

1.4 提升工作效率

采用信息電子化的方式來對(duì)文書檔案實(shí)施管理，能夠高效的處理信息，一定程度上彌補(bǔ)傳統(tǒng)手工操作的不足，保證收集完整，降低疏漏概率。傳統(tǒng)手工整理方式下，極易出現(xiàn)字跡模糊、書寫不規(guī)范、漏抄漏寫等情況，而在信息電子化管理方式下，文書檔案得以規(guī)范整理，分類合理，統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確，疏漏和失誤得到有效防范，有效的節(jié)省了時(shí)間和精力，促進(jìn)了文書檔案管理工作效率的顯著提升。以計(jì)算機(jī)軟件為支持，能夠高效開展收集、儲(chǔ)存、分類、查閱等工作，為文書檔案各項(xiàng)工作的有序開展提供了良好的支持。

2 文書檔案信息電子化管理方法

2.1 收集歸檔

在電子化管理模式下，文書檔案信息管理更具便捷性和高效性，在文書檔案信息的收集與歸檔方面有著充分的體現(xiàn)。一般情況下，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為支持來收集并整理文書檔案信息，實(shí)際操作較為復(fù)雜，電子文件形成到歸檔的整個(gè)期間內(nèi)，存在被修改、刪除的風(fēng)險(xiǎn)，這些操作都不會(huì)留下痕跡。針對(duì)此種情況，在應(yīng)用電子化管理方法來對(duì)文書檔案信息進(jìn)行管理的過程中，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集電子文件并立即歸檔，向綜合檔案室移交，以保證管理的集中化。與此同時(shí)，在對(duì)文書檔案信息進(jìn)行歸檔的過程中，需附屬動(dòng)靜態(tài)數(shù)據(jù)信息，以原件屬性信息、生成環(huán)境記錄等為靜態(tài)數(shù)據(jù)信息，以創(chuàng)建、審定、歸檔、接收等處理過程記錄為動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)信息，這就能夠提升文書檔案信息收集歸檔的規(guī)范化和有效性，促進(jìn)文書檔案實(shí)際價(jià)值的最大化發(fā)揮。

2.2 存儲(chǔ)備份

以計(jì)算機(jī)軟硬件為支持，電子檔案得以實(shí)現(xiàn)，一般通過主流存儲(chǔ)格式來對(duì)不同類型文件進(jìn)行歸檔，通過格式轉(zhuǎn)換的方式來處理非通用格式的電子文件。為確保文書檔案信息管理的規(guī)范性和可靠性，自應(yīng)用電子化管理方式的過程中，必須要選擇成熟化且具有可發(fā)展性的存儲(chǔ)設(shè)備，在脫機(jī)保管的方式來保管機(jī)密電子檔案。檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行過程中，必須要建立備份及恢復(fù)系統(tǒng)，保證其運(yùn)行的有效性，做好系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)及電子原件的備份工作。于磁光介質(zhì)上通過脫機(jī)方式來對(duì)電子檔案進(jìn)行保存的過程中，一般為一式兩套，必要情況下對(duì)第三套進(jìn)行復(fù)制，以滿足封存、查閱利用及異地保存的現(xiàn)實(shí)需求。

2.3 雙套制保管

檔案具有原始記錄的特性，電子化管理方式下檔案便于修改，難以防偽，尤其是在復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案存在丟失、泄密等隱患，導(dǎo)致人們認(rèn)為紙質(zhì)檔案更具原始性和說服力。因此在文書檔案信息電子化管理的過程中，可采取雙套制保管的方式，以紙介質(zhì)和磁光介質(zhì)為載體加以協(xié)調(diào)應(yīng)用，一起歸檔，此種方式下兩套檔案的內(nèi)容相同，這就能夠保證紙質(zhì)檔案內(nèi)容的原始性，電子文件也具有良好的利用價(jià)值。

3 結(jié)語

在信息時(shí)代下，為確保文書檔案信息安全，必須要正確應(yīng)用電子化管理方式，提高單位文書檔案管理成效，確保文書檔案信息的應(yīng)用價(jià)值得到充分發(fā)揮。文書檔案信息電子化管理具有一定系統(tǒng)性和長期性，未來工作中要逐步提升檔案管理人員的素質(zhì)技能，保證檔案信息安全可靠，從而確保信息服務(wù)的高層次化和價(jià)值性。

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