如何提高辦公室檔案管理效率探討

杜建平

摘要：檔案隨著時(shí)間的積累，會給我們的工作帶來非常具有參考價(jià)值的重要意義。隨著社會的進(jìn)步與發(fā)展，辦公室檔案數(shù)量內(nèi)容也不斷增加，它在各企事業(yè)單位中的地位也逐漸提升。在21世紀(jì)我國已經(jīng)步入信息化時(shí)代，各種信息技術(shù)得到突飛猛進(jìn)的發(fā)展，并且被廣泛地應(yīng)用到新時(shí)期的辦公室檔案管理工作中來。因此，本文將針對以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，如何提高新時(shí)代辦公室檔案管理效率進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：辦公室檔案管理;信息技術(shù);效率;探討

在新時(shí)期，各事業(yè)單位與企業(yè)單位不僅僅要注重自身的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，還要重視單位辦公室檔案管理工作，為單位的發(fā)展提供保障，為我國經(jīng)濟(jì)可持續(xù)性發(fā)展奠定基礎(chǔ)。而信息化時(shí)代的到來，極大地提高辦公室檔案工作效率，使辦公室檔案管理工作變得更加高效、有序，并且使辦公室檔案得到了合理的保存與利用，為各企事業(yè)單位的發(fā)展起到了積極地影響。

一、建立完善的辦公室檔案管理制度

建立完善的辦公室檔案管理制度，讓辦公室檔案管理工作變得有據(jù)可依，使其更具規(guī)范化、有序化、統(tǒng)一化。在完善辦公室檔案管理制度的過程中，要以《檔案法》、《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》為基礎(chǔ)，切實(shí)將檔案管理工作的“三納入”、“四參加”、“四同步”納入各項(xiàng)工作流程中，規(guī)范各項(xiàng)工作流程，并將檔案管理理念進(jìn)行落實(shí)與貫穿[1]。

二、加強(qiáng)辦公室檔案工作的重視程度

受到傳統(tǒng)辦公室檔案管理工作的影響，大部分企事業(yè)單位一直將奉行“經(jīng)濟(jì)至上、利益至上”的原則，沒有過多地重視辦公室檔案管理工作，不了解檔案管理對企業(yè)發(fā)展的重要性。而加強(qiáng)辦公室檔案管理工作的重視程度，是保證辦公室檔案管理工作在新時(shí)期的背景下進(jìn)行轉(zhuǎn)變的根本。這就需要加強(qiáng)各企事業(yè)單位管理者對辦公室檔案管理工作的認(rèn)知，使其充分地了解到辦公室檔案管理工作，對企業(yè)發(fā)展的重要性。讓其認(rèn)識到辦公室檔案管理工作，不僅在可以作為企業(yè)的知識儲備庫，同時(shí)還可以為企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者指明工作與發(fā)展的方向，為企業(yè)事業(yè)單位的可持續(xù)性發(fā)展提供依據(jù)。并從根本上認(rèn)識到“企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分”[2]。因此，各企事業(yè)單位管理者要加強(qiáng)對辦公室檔案工作的重視程度，積極地推動(dòng)與加強(qiáng)各企事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作的變革，為己方企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

三、構(gòu)建高效的辦公室檔案管理系統(tǒng)

（一）構(gòu)建辦公室檔案管理信息系統(tǒng)

隨著信息化時(shí)代帶來的，將信息技術(shù)應(yīng)用到辦公室檔案管理工作中，能有提升工作質(zhì)量與工作效率。各企事業(yè)單位要增加基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、購置配套科學(xué)設(shè)備，推動(dòng)己方辦公室檔案管理工作地開展，保證辦公室檔案信息的安全性。同時(shí)辦公室檔案管理員要不斷地完善己方企業(yè)的檔案管理信息數(shù)據(jù)庫，并根據(jù)己方企業(yè)的實(shí)際需求與發(fā)展現(xiàn)狀，及時(shí)地對辦公室檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)整，使辦公室檔案管理工作能得到正確的數(shù)據(jù)支持，保證辦公室檔案文件的正確性與合理性。應(yīng)用信息技術(shù)構(gòu)建高效的辦公室檔案管理系統(tǒng)，可以將辦公室檔案管理的信息檢索工作進(jìn)行優(yōu)化，減少傳統(tǒng)模式中檔案信息的查找難度，從而提升辦公室檔案信息查找的工作效率，發(fā)揮出新時(shí)期背景下的辦公室信息檔案管理優(yōu)勢。同時(shí)應(yīng)用信息技術(shù)，還可以為己方企業(yè)的辦公室檔案管理系統(tǒng)設(shè)置防火墻，增加企事業(yè)單位的檔案安全性。在信息技術(shù)的應(yīng)用下，實(shí)現(xiàn)了辦公室檔案文件的信息共享，為工作人員在應(yīng)用辦公室檔案信息時(shí)，帶來了便捷，有效地促進(jìn)了己方企事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展[3]。

（二）辦公室檔案管理系統(tǒng)的注意事項(xiàng)

在進(jìn)行辦公室檔案管理的過程中，要按照各級機(jī)關(guān)單位內(nèi)部下發(fā)的文件進(jìn)行項(xiàng)目、層次的分類。并在檔案盒上進(jìn)行標(biāo)明，在檔案盒中要有該卷的大綱目錄。并將其按照時(shí)間或項(xiàng)目的類型進(jìn)行整理，將其有順序的擺放在檔案柜中，方便在工作中的查閱。電子檔案材料的整理，要特別注意將影音資料、電子文檔、佐證等材料進(jìn)行整理。并在電子檔案材料整理過程中，也要將其按照層次進(jìn)行分類排序，方便日后的查閱，并且要定期升級與優(yōu)化辦公室檔案信息管理系統(tǒng)。同時(shí)在進(jìn)行辦公室檔案整理的過程中，要注意檔案字體的工整，墨水顏色的正確使用，提高檔案的利用率。并且在今進(jìn)行辦公室檔案管理的過程中，至少要有兩名工作人員共同進(jìn)行工作，使其在工作中互相監(jiān)督與約束。對重要檔案進(jìn)行加密處理，一旦發(fā)生檔案泄露要將責(zé)任落實(shí)到相關(guān)的管理人員，促進(jìn)辦公室檔案管理工作的有序進(jìn)行。

四、提高辦公室檔案管理人員的素質(zhì)

企業(yè)內(nèi)部要定期的組織檔案管理員進(jìn)行學(xué)習(xí)，不斷地提高辦公室檔案管理人員的素質(zhì)。并鼓勵(lì)他們進(jìn)行自主學(xué)習(xí)，構(gòu)建一個(gè)檔案員績效考評制度，為其建立終生學(xué)習(xí)的觀念，使其努力學(xué)習(xí)、精通技能、積累工作經(jīng)驗(yàn)，為提高辦公室檔案管理專業(yè)能力奠定基礎(chǔ)[4]。各企事業(yè)單位也要組織檔案管理員進(jìn)行計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等技能培訓(xùn)，拓寬辦公室檔案管理員的視野，構(gòu)建完整的知識體系。近而創(chuàng)建科學(xué)的、合理的、便捷的企業(yè)辦公室檔案管理信息系統(tǒng)，使辦公室檔案分類更明確，檢索工作更便捷，降低檔案管理的錯(cuò)誤率。再不斷地提高辦公室檔案管理人員的素質(zhì)過程中，使檔案管理員的各方面能力得到不斷地提升，使其在工作中能根據(jù)己方企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，進(jìn)行合理的工作調(diào)整，并通過信息技術(shù)制定辦公室檔案管理文件電子模板。將檔案管理的信息檢索工作進(jìn)行優(yōu)化，減少傳統(tǒng)模式中檔案信息的查找難度，發(fā)揮出新時(shí)期背景下辦公室檔案信息管理的優(yōu)勢，提高辦公室檔案管理效率。

五、結(jié)束語

以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，提高新時(shí)期辦公室檔案管理工作的效率，不僅減輕了辦公室檔案管理工作人員的工作任務(wù)，同時(shí)還增加了辦公室檔案使用的便捷性。實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理與傳統(tǒng)辦公室檔案管理的融合，有效地推動(dòng)了各企事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]林薇.提升醫(yī)院辦公室檔案管理工作效率的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（03）：128.

[2]伍國旗.探討如何提高辦公室檔案管理工作的效率[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（10）：114.

[3]黃雁.淺析辦公室檔案管理工作效率提升途徑[J].現(xiàn)代國企研究，2018（06）：134.

[4]郜惠子.探討新形勢下如何提高醫(yī)院行政檔案管理的工作效率[J].臨床醫(yī)藥實(shí)踐，2018，27（08）：639-640.