李麗娜

【摘要】企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)日常管理體系的重要組成部分，通過對(duì)企業(yè)生產(chǎn)和運(yùn)營(yíng)過程中形成的相關(guān)價(jià)值文件以及資料，進(jìn)行科學(xué)的保存與管理，有助于企業(yè)獲得持續(xù)發(fā)展的能力。本文探討現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)，具有重要的現(xiàn)實(shí)借鑒意義。

【關(guān)鍵詞】現(xiàn)代企業(yè);檔案管理;信息化建設(shè);措施

一、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的意義

信息化的手段作為當(dāng)前時(shí)期企業(yè)檔案管理工作的主要實(shí)現(xiàn)途徑，有著極其重要的作用。首先，有助于提高檔案的安全穩(wěn)定性，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案經(jīng)過處理轉(zhuǎn)化成電子檔案的形式，加密儲(chǔ)存于硬盤中，并做好備份處理，不僅減少空間的占用，通過安全網(wǎng)絡(luò)傳輸數(shù)據(jù)，避免了文件丟失毀損的問題。其次，有利于減輕管理人員的工作強(qiáng)度，改變傳統(tǒng)人工收集、整理、編輯的模式，只需一次數(shù)據(jù)檔案錄入，就可以重復(fù)查詢使用。再者，有利于提高檔案管理的工作效率，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理程序冗繁，效率低且容易出錯(cuò)，而信息化運(yùn)用科學(xué)的處理方式，大大提高了工作的效率。

二、當(dāng)前信息化建設(shè)中存在的問題分析

（一）信息化意識(shí)薄弱，不重視推廣實(shí)踐。現(xiàn)代化的企業(yè)發(fā)展迅速，檔案信息內(nèi)容龐大，但是檔案管理人員信息化觀念較差，不能意識(shí)到信息化操作的高效快捷性。很多管理人員停留在簡(jiǎn)單的電腦錄入、傳輸，不具備系統(tǒng)的信息化檔案管理理念。因?yàn)槿狈χ匾暎瑢?dǎo)致企業(yè)用于檔案信息化建設(shè)的資金分配較少，進(jìn)而影響檔案信息化在企業(yè)管理中的應(yīng)用推廣，檔案信息化建設(shè)不能發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值，影響了為企業(yè)發(fā)展提供完善的服務(wù)功能。

（二）制度建設(shè)欠完善，管理行為不規(guī)范。一直以來，企業(yè)并沒有形成長(zhǎng)效的運(yùn)行機(jī)制，成為檔案管理信息化的嚴(yán)重阻力。由于我國(guó)信息化建設(shè)起步較晚，應(yīng)用于企業(yè)檔案管理中的信息化建設(shè)模式不夠成熟。在實(shí)際工作中，缺乏行之有效的信息化落實(shí)保障制度，對(duì)企業(yè)檔案的管理沒有統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，難以滿足日益增加的檔案管理需求。長(zhǎng)久以來，企業(yè)沒有專門檔案信息化管理的運(yùn)營(yíng)維護(hù)機(jī)構(gòu)，資金、規(guī)劃、監(jiān)管都不能有力保障進(jìn)行，導(dǎo)致信息化發(fā)展緩慢，且秩序混亂。

（三）軟硬件設(shè)施落后，檔案存儲(chǔ)效果差。由于缺乏足夠的重視和資金，用于檔案管理信息化的軟硬件設(shè)施落實(shí)不到位，數(shù)量不足且配置較低，亟待替換和升級(jí)。硬件設(shè)施一般功能不足，識(shí)別度較低，應(yīng)用到檔案管理中的存儲(chǔ)等軟件和技術(shù)，水平落后技術(shù)含量低，不僅存儲(chǔ)安全性能差，存儲(chǔ)量與占用量大，跟不上現(xiàn)代企業(yè)檔案信息化高密度處理的步伐。

（四）專業(yè)人才缺乏，管理水平較差?，F(xiàn)代企業(yè)檔案管理人員信息化水平不足，管理團(tuán)隊(duì)中大量缺乏專業(yè)技術(shù)人員，不能以科學(xué)、先進(jìn)的思想指導(dǎo)工作開展。管理團(tuán)隊(duì)中，不具備信息化管理素質(zhì)的人員占絕大多數(shù)。對(duì)于檔案管理軟件不懂、不問、不學(xué)習(xí)，只能完成簡(jiǎn)單的操作，無法將先進(jìn)設(shè)備和軟件的作用發(fā)揮出來，也不能上升到科學(xué)管理的高度，嚴(yán)重影響著信息化檔案管理在現(xiàn)代企業(yè)的應(yīng)用程度。

三、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

上面主要對(duì)當(dāng)前企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題進(jìn)行了分析，在借鑒相關(guān)理論及實(shí)踐成果的基礎(chǔ)上，本文嘗試以問題為導(dǎo)向，從以下幾個(gè)方面來探討今后現(xiàn)代企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)化策略。

（一）樹立企業(yè)檔案信息化觀念。企業(yè)檔案管理工作不僅有助于保存企業(yè)重要的文件資料，對(duì)于提升企業(yè)知識(shí)資源的統(tǒng)籌與規(guī)劃，提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力也有著極為重要的現(xiàn)實(shí)意義。因此，在今后企業(yè)日常的運(yùn)營(yíng)和管理過程當(dāng)中，企業(yè)負(fù)責(zé)人應(yīng)該在思想層面高度重視企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，樹立企業(yè)檔案信息化觀念，不斷加大對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)所需要的投入力度，為企業(yè)檔案信息化建設(shè)營(yíng)造良好的氛圍。例如，煙臺(tái)南山集團(tuán)將企業(yè)的檔案信息化管理納入企業(yè)重要的發(fā)展戰(zhàn)略。通過不斷完善檔案信息化管理的組織建設(shè)、支持體系，該企業(yè)檔案管理工作取得了豐碩的成果，在企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的制定以及綜合運(yùn)營(yíng)水平的提升等方面做出了不少的貢獻(xiàn)。

（二）加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案信息化的規(guī)劃和指導(dǎo)。為了更好地促進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的水平，在今后的企業(yè)檔案管理優(yōu)化和升級(jí)過程當(dāng)中，應(yīng)該在國(guó)家相關(guān)部門頒布的企業(yè)檔案管理?xiàng)l例的指導(dǎo)下，不斷在企業(yè)檔案信息化的規(guī)劃和指導(dǎo)方面進(jìn)行系統(tǒng)的優(yōu)化。一方面，結(jié)合企業(yè)自身的檔案管理實(shí)際制定相應(yīng)的檔案管理政策和體系，為企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)指明方向。在具體的規(guī)劃與指導(dǎo)過程當(dāng)中，應(yīng)該充分發(fā)揮信息化的技術(shù)手段，促進(jìn)企業(yè)檔案信息管理的科學(xué)化水平。另外，還應(yīng)該從宏觀的頂層設(shè)計(jì)以及微觀的應(yīng)用細(xì)節(jié)等方面來進(jìn)行實(shí)施，從而為今后企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展提供方向?qū)用娴闹笇?dǎo)。

（三）建立健全企業(yè)檔案信息化法律規(guī)章與標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)檔案信息化管理是一個(gè)科學(xué)系統(tǒng)的過程，需要建立在相關(guān)的規(guī)章與標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上。一方面，企業(yè)應(yīng)該從信息化時(shí)代的要求出發(fā)，不斷按照現(xiàn)代檔案管理信息化的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，提高企業(yè)檔案管理的安全性、完整性、效果性;另一方面，企業(yè)應(yīng)該完善相關(guān)的檔案管理監(jiān)管制度，明確崗位負(fù)責(zé)制度，對(duì)于檔案管理中存在的問題第一時(shí)間進(jìn)行解決，降低其在問題中造成的不良影響。例如，中石油集團(tuán)在企業(yè)檔案信息化規(guī)章與標(biāo)準(zhǔn)的制定方面取得了不錯(cuò)的成績(jī)。該公司嚴(yán)格落實(shí)國(guó)家制定的相關(guān)檔案保密制度，在此基礎(chǔ)上，結(jié)合公司自身的檔案管理需要，對(duì)檔案的登記制度、查閱制度等方面都進(jìn)行了更加明確的制定，除此之外，還對(duì)電子檔案的相關(guān)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)與完善，最大限度地提升檔案管理的安全性，該公司在檔案信息化規(guī)章與標(biāo)準(zhǔn)層面的有益經(jīng)驗(yàn)值得推廣與借鑒。

（四）重視企業(yè)檔案信息化人才建設(shè)。目前，在我國(guó)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)過程當(dāng)中，影響其建設(shè)效果與水平的主要因子是人才的缺乏，因此，企業(yè)應(yīng)該從檔案信息化建設(shè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展角度出發(fā)，不斷加大對(duì)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)人才的引進(jìn)力度：一方面，通過提供優(yōu)良的條件來吸引檔案管理信息化專業(yè)人才的加入。企業(yè)可以積極與高校進(jìn)行戰(zhàn)略合作，根據(jù)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的需要實(shí)施“訂單式”人才培養(yǎng)策略，為企業(yè)今后檔案管理信息化水平的提升提供必要的人力資源支持;另一方面，通過搭建良好的信息化人才管理平臺(tái)，引導(dǎo)廣大企業(yè)檔案信息化人才，發(fā)揮自己的聰明才智，為企業(yè)檔案管理信息化水平的提高作出貢獻(xiàn)。總之，在今后的現(xiàn)代企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)過程當(dāng)中，應(yīng)該不斷從觀念層面、科學(xué)規(guī)劃方面、法律規(guī)章與標(biāo)準(zhǔn)制定方面以及人才建設(shè)方面進(jìn)行系統(tǒng)的改進(jìn)與提升，只有這樣，今后的現(xiàn)代企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)才會(huì)不斷朝著科學(xué)化方向發(fā)展。

四、結(jié)語

現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展給企業(yè)檔案管理工作帶來了巨大的發(fā)展契機(jī)，如何利用信息化的手段來提高企業(yè)對(duì)檔案資料的收集、整理和開發(fā)是當(dāng)前我國(guó)諸多企業(yè)檔案管理工作改進(jìn)的主要方向。在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的過程當(dāng)中，需要企業(yè)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的意義，不斷在制度層面、人員崗位設(shè)置等方面進(jìn)行必要的優(yōu)化與完善，從而促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作信息化建設(shè)水平的提高。

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