科技檔案和文書檔案檢索方式對(duì)比分析

蔡宏炳 張雪芳

【摘要】現(xiàn)如今，檔案管理工作逐漸朝著信息化和智能化方向發(fā)展，在實(shí)際的檔案管理工作中，檔案信息的載體出現(xiàn)了明顯的變化，從以紙質(zhì)檔案為主轉(zhuǎn)變成以電子檔案為主，還包括一些膠片檔案等等。其中科技檔案和文書檔案是相對(duì)比較重要的檔案形式，二者的檢索方式應(yīng)該受到工作人員的高度重視。

【關(guān)鍵詞】科技檔案;文書檔案;檢索方式;對(duì)比分析

我國(guó)檔案事業(yè)取得了跨越式的發(fā)展，人們逐漸開始認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，甚至部分企業(yè)還加強(qiáng)了對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)，進(jìn)一步對(duì)檔案檢索體系進(jìn)行完善，以此來滿足使用者對(duì)檔案多方面的需求，不僅大大提高了檔案管理工作水平，還有效推動(dòng)了我國(guó)檔案事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。因此，本文重點(diǎn)對(duì)科技檔案和文書檔案的檢索方式進(jìn)行對(duì)比分析，得出兩者在檔案管理中的不同作用。

一、檔案檢索對(duì)比分析

（一）科技檔案檢索系統(tǒng)。檔案檢索系統(tǒng)運(yùn)行的高效性主要取決于檔案館組織的形式。在科技檔案檢索系統(tǒng)中，檢索結(jié)構(gòu)主要為樹形，其屬于非線性結(jié)構(gòu)的一種，在計(jì)算機(jī)領(lǐng)域中得到了廣泛的應(yīng)用。多數(shù)檔案類型應(yīng)用這種形式來進(jìn)行描述，這種樹形結(jié)構(gòu)體現(xiàn)出一定的科學(xué)性和標(biāo)準(zhǔn)性。檔案檢索體系主要是根據(jù)不同角度來對(duì)館藏室的內(nèi)容、特點(diǎn)進(jìn)行揭示，根本目的就是為了滿足使用者對(duì)檔案的檢索需求，其自身具備了獨(dú)特的使用功能，又可以和其他檢索工具共同協(xié)議使用，而通過加強(qiáng)建立合理完善的檔案檢索體系有利于提高檔案服務(wù)質(zhì)量以及檔案資源利用率。1.科技檔案檢索結(jié)構(gòu)。在科技檔案檢索工作中，需要根據(jù)檔案的編號(hào)和代碼來進(jìn)行檢索，這一基本目錄通常都在檔案館中形成。做好編號(hào)工作需要對(duì)檔案文件進(jìn)行分類，其中包括產(chǎn)品、項(xiàng)目以及儀器和設(shè)備，等等。檔案檢索目錄的編制需要進(jìn)行分類編號(hào)，方便館藏工作人員對(duì)不同類別的科技檔案進(jìn)行分門別類地存放。對(duì)每一項(xiàng)檔案資料的內(nèi)容和數(shù)量都進(jìn)行記錄，有利于檔案管理工作的進(jìn)行，同時(shí)能夠使檔案更加容易被檢索到，便于查找和查看。2.科技檔案檢索信息?？萍紮n案一般都要建立檔案編碼，一旦建立了檔案編號(hào)，就是一種能夠識(shí)別的代碼。由于科技檔案的數(shù)量巨大，而且學(xué)科門類很多，為了便于檔案資料的存放和檢索，都需進(jìn)行分類編號(hào)。檔案編號(hào)主要由全宗號(hào)、分類號(hào)以及案卷號(hào)等形式組成。

（二）文書檔案檢索系統(tǒng)。1.文書檔案檢索結(jié)構(gòu)。同樣，在文書檔案檢索工作中，根目錄也是檔案館給定的全宗號(hào)目錄。檔案在存儲(chǔ)的過程中最小的單位為文件，在實(shí)際的整理工作中主要按照已有的檔案整理方式來進(jìn)行。其中歸檔的檔案文件需要根據(jù)分類的方案以及編制的順序來對(duì)文件的目錄進(jìn)行排列。2.文書檔案檢索信息。在文書檔案檢索的過程中，可以按照相應(yīng)的分類標(biāo)準(zhǔn)、排列標(biāo)準(zhǔn)以及編碼結(jié)構(gòu)的相關(guān)規(guī)定來進(jìn)行檢索。在此過程中，可以按照年限、保管期限以及機(jī)構(gòu)和方法等進(jìn)行檔案編碼。歸檔文件要控制在最低一級(jí)類目中，按照事件發(fā)生的時(shí)間、重要性等來進(jìn)行排列。能夠采取集中排列的文件主要為會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。歸檔文件通常情況下是按照排列順序依次編號(hào)，并且在文件的上端位置蓋章，填寫相關(guān)的內(nèi)容。

（三）檔案檢索對(duì)比?？萍紮n案和文書檔案的檢索方式，都是從兩者檔案資料的性質(zhì)和用途出發(fā)來設(shè)計(jì)的，館藏工作人員便于存儲(chǔ)的同時(shí)，有利于查閱者的檢索和查找，在實(shí)際檔案管理工作中，檔案資料的類別繁多，檢索方式也各不相同，因此需要結(jié)合檔案資料的內(nèi)容和特點(diǎn)來選擇合適的檔案檢索方式。以下對(duì)科技檔案和文書檔案的檢索特點(diǎn)進(jìn)行對(duì)比研究，以便給檔案管理者在檢索方式選擇上提供依據(jù)。1.檢索檔號(hào)章項(xiàng)對(duì)比。（1）全宗號(hào)需要由檔案館給定，其中檔號(hào)章項(xiàng)、歸檔章項(xiàng)的全宗信息相同。一般項(xiàng)目科目的檔案資料的館藏全宗號(hào)都是相同的，以便存儲(chǔ)和查閱。（2）檔案的分類中主要包括分類號(hào)和類別，如果單位的分類方案以類目機(jī)構(gòu)名稱和類別號(hào)為基礎(chǔ)，那么二者在某種程度上是一致的。具體來說，分類號(hào)使用的是代碼的形式，而類別則是用文字的形式來進(jìn)行描述。（3）文件排列編號(hào)主要包括兩點(diǎn)：一是文件序號(hào)，一是件號(hào)。其中文件序號(hào)主要是指目錄文件的相關(guān)編號(hào)。2.檢索方式對(duì)比。從科技檔案和文書檔案檢索方式的對(duì)比可以看出，檔案文件完全可以按照全宗號(hào)、分類以及案卷的形式來進(jìn)行檢索。具體來說，在科技檔案中，可以直接用檔號(hào)進(jìn)行檢索，但是其前后的分類必須具有一定的固定性。年度、保管期限等信息一般在案卷號(hào)中得到體現(xiàn)。同時(shí)由于檔號(hào)是以代碼形式出現(xiàn)，對(duì)分類、排序、檢索都很方便;文書檔案通過多級(jí)分類檢索文件，前后分類級(jí)別隨意性較大，按照機(jī)構(gòu)（問題）、年度和保管期限的分類是對(duì)等的，沒有級(jí)別差異，文件按照分類的前后次序不同，其檢索次序也有一定的差別，歸檔章項(xiàng)信息一般也不使用代碼形式，而用文字表示。

二、檔案檢索分析應(yīng)用

（一）文件檢索的統(tǒng)一性。文件的歸檔主要是易于將來利用，所以應(yīng)該在文件的分類、檢索等方面具有科學(xué)性?，F(xiàn)代科學(xué)證明電子文件的樹結(jié)構(gòu)存儲(chǔ)是很科學(xué)的，檔案也是樹結(jié)構(gòu)存儲(chǔ)，一個(gè)檔案館類似于電子文件的一個(gè)存儲(chǔ)磁盤使得檔案管理在分類、檢索、排序和統(tǒng)計(jì)等方面更具科學(xué)性。無論是文書檔案，還是科技檔案，都可以充分利用樹結(jié)構(gòu)對(duì)檔案資料進(jìn)行存儲(chǔ)和檢索，有利于檔案檢索的便利化，同時(shí)也為更多的檔案檢索方式提供了依據(jù)，因此無論何種形式的檔案檢索方式，其檢索的原理都是一樣的。

（二）文件整理方式的選擇。在檔案整理中，不可能只有文書檔案和科技檔案，實(shí)際的檔案材料是多樣的，在實(shí)際檔案管理和檔案檢索中，需要根據(jù)檔案資料的性質(zhì)和特點(diǎn)，選擇合適的檢索方式，甚至可以進(jìn)行幾種檢索方式的綜合使用，只要有利于檔案資料的存儲(chǔ)和檢索，文件整理方式都可以大膽創(chuàng)新。如行政機(jī)關(guān)的行政許可和行政處罰等業(yè)務(wù)案卷，案卷材料有些可能是由單頁紙張、多頁文件、可行性報(bào)告書、工程圖紙等組合而成，有些可能只是簡(jiǎn)單的文件組成，整理方式難以統(tǒng)一，所以要根據(jù)實(shí)際情況和便于檢索的原理進(jìn)行選擇。

三、結(jié)論

檔案通過多級(jí)分類來固定文件的位置方便檔案檢索。檢索的根為檔案館，檔案館對(duì)不同的單位賦予全宗號(hào)，形成全宗號(hào)目錄;每個(gè)單位對(duì)不同的內(nèi)容或類別，包括機(jī)構(gòu)、問題等進(jìn)行分類，形成類別目錄;進(jìn)一步細(xì)分，形成文件目錄，依次可以檢索到需要的文件材料。本文對(duì)科技檔案和文書檔案的檢索方式進(jìn)行對(duì)比分析，希望可以促進(jìn)兩種檔案方式在實(shí)際中的運(yùn)用，加強(qiáng)建立完善的檔案檢索體系是至關(guān)重要的，不僅能夠充分滿足使用者對(duì)檔案多方面的需求，同時(shí)還可以從多個(gè)角度清晰反映出館、藏室的內(nèi)容、特征，有利于推動(dòng)我國(guó)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]孫學(xué)政.高校學(xué)籍檔案單機(jī)可視化檢索實(shí)證研究[J].檔案管理，2019（03）：46-48.

[2]袁順佳.我國(guó)數(shù)字檔案館檢索服務(wù)調(diào)研——以10家數(shù)字檔案館為重點(diǎn)調(diào)研對(duì)象[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（06）：21-22.

[3]鞠小薇.檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理探索[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2019， 18（04）：234-235.

[4]彭璐.企業(yè)科技檔案高效檢索的方法研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（23）：81-82+84.

[5]趙啟新，張東，魏慶鎮(zhèn).數(shù)字化檔案在水庫管理單位中的應(yīng)用[J].山東水利，2018（08）：54-55.

[6]徐彤陽，張國(guó)標(biāo)，任浩然.數(shù)字檔案館中視頻檔案檢索框架構(gòu)建及實(shí)現(xiàn)[J].檔案學(xué)研究，2017（06）：93-98.

[7]陳晨.檔案信息檢索系統(tǒng)的常見問題與開發(fā)利用[J].科技文獻(xiàn)信息管理，2017，31（04）：46-48.

[8]彭丹薇.現(xiàn)代檔案管理中神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的作用[J].現(xiàn)代營(yíng)銷（下旬刊），2017（07）：43-44.