寧宇

【摘要】在人性化管理的實(shí)踐層面需要發(fā)揮我國(guó)社會(huì)制度的優(yōu)越性，并以提升檔案部門職工的勞動(dòng)主體地位為主線，激發(fā)起他們的工作首創(chuàng)精神。具體的實(shí)施策略包括：針對(duì)檔案工作的重要性加強(qiáng)輿論宣傳;設(shè)置檔案信息員崗位，增進(jìn)部門間溝通;優(yōu)化檔案部門科室結(jié)構(gòu)，培育團(tuán)隊(duì)精神;開展崗位調(diào)研，調(diào)適崗位績(jī)效考核目標(biāo);多部門聯(lián)動(dòng)，助力檔案迎檢工作的開展。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔案工作;人性化管理

在事業(yè)單位分類改革的大背景下，需要不斷重視檔案工作的價(jià)值。作為檔案工作價(jià)值創(chuàng)造者的檔案部門職工，管理者需要對(duì)他們實(shí)施人性化管理去激發(fā)職工的工作創(chuàng)新意識(shí)，并在創(chuàng)新意識(shí)的驅(qū)動(dòng)下使檔案工作適應(yīng)事業(yè)單位分類改革的需要。就人性化管理的理論體系而言，梅奧所做的霍桑試驗(yàn)拉開了研究人性化管理的序幕，以馬斯洛為代表的管理心理學(xué)家構(gòu)建起了“需求層次理論”“雙因素理論”等，都為人性化管理提供了分析框架。

一、制約人性化管理的因素分析

（一）主觀因素分析。1.管理層的重視程度不夠。作為向社會(huì)提供公益性專業(yè)技術(shù)服務(wù)的組織，管理層歷來重視專業(yè)技術(shù)部門的發(fā)展，進(jìn)而在資源投入上傾向于專業(yè)技術(shù)人員，這就使得檔案部門職工缺少足夠的激勵(lì)資源投入。另外，事業(yè)單位所固有的科層結(jié)構(gòu)也使得管理層與檔案部門職工之間缺乏有效的直接溝通機(jī)制，極易導(dǎo)致檔案部門職工在工作中的負(fù)面情緒不斷積累。2.部門間的理解程度不夠。事業(yè)單位的檔案可分為：文書檔案、人事檔案、圖情檔案、科研技術(shù)檔案、財(cái)務(wù)信息檔案等，其中人事檔案、圖情檔案、科研技術(shù)檔案一般歸口到職能部門專門管理，而文書檔案則由檔案部門統(tǒng)一管理。由于文書檔案類別繁雜，且檔案歸集需要得到各職能部門的配合，但因受到部門職能化壁壘的影響而容易產(chǎn)生部門間的理解程度不夠，最終導(dǎo)致檔案部門職工在工作時(shí)常出現(xiàn)焦燥的心理。3.部門內(nèi)的協(xié)作意識(shí)不夠。事業(yè)單位的科層結(jié)構(gòu)一直延伸到部門內(nèi)部，這就使得檔案部門內(nèi)部也存在著一定程度的職能壁壘，在職能壁壘的影響下使得各科室職工間的協(xié)作意識(shí)不夠。協(xié)作意識(shí)決定著職工間的人際交往行為，由于缺乏充分的協(xié)作意識(shí)而極易使部門工作氛圍陷入緊張和冷漠的境地，最終產(chǎn)生非人性化的工作環(huán)境。

（二）客觀因素分析。1.崗位績(jī)效考核壓力較大。就專業(yè)技術(shù)大類而言，檔案部門職工仍屬于專業(yè)技術(shù)人員范疇，所以他們同樣面臨著年度科研任務(wù)考核目標(biāo)、年度培訓(xùn)任務(wù)考核目標(biāo)等。這些考核目標(biāo)具有存在的合理性，因?yàn)檫@些考核目標(biāo)與專業(yè)技術(shù)崗位相匹配。但針對(duì)檔案部門職工目前的工作現(xiàn)狀而言，這些考核目標(biāo)又顯得“不合時(shí)宜”。在繁雜的檔案管理工作中難以有時(shí)間去思考科研問題，在培訓(xùn)項(xiàng)目向主營(yíng)業(yè)務(wù)部門傾斜的情況下，檔案部門職工能夠獲得培訓(xùn)的機(jī)會(huì)相對(duì)較少。2.檔案資源開發(fā)任務(wù)繁重。隨著檔案信息化管理成為常態(tài)，借助信息化技術(shù)對(duì)檔案資源進(jìn)行開發(fā)日益成為檔案部門職工的工作任務(wù)。檔案資源開發(fā)屬于系統(tǒng)工程，需要以檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理為前提，而實(shí)現(xiàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理目標(biāo)需各業(yè)務(wù)部門自覺去遵守檔案匯總、歸集的標(biāo)準(zhǔn)化要求。然而，在部門間缺乏理解的情況下，以及在業(yè)務(wù)部門缺乏對(duì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化認(rèn)知的情形下，必然會(huì)增大檔案部門職工的后期工作強(qiáng)度。3.迎檢任務(wù)工作壓力較大。事業(yè)單位作為體制內(nèi)單位，時(shí)常面對(duì)主管部門的工作視察。工作視察的一項(xiàng)規(guī)定動(dòng)作便是檢查檔案資料管理情況，并對(duì)檔案資料的內(nèi)容進(jìn)行抽查。此時(shí)，檔案部門職工則面臨著較大的工作壓力。在事業(yè)單位部門職能化管理模式下，完成迎檢任務(wù)似乎成為了檔案部門職工自己的事情，在缺乏部門間協(xié)作和幫扶的情況下，使檔案部門職工陷入非人性化的工作環(huán)境之中。

二、人性化管理的模式

（一）針對(duì)檔案工作的重要性加強(qiáng)輿論宣傳。對(duì)檔案部門職工實(shí)施人性化管理，首先需要提高他們的勞動(dòng)主體地位。事業(yè)單位因自身主營(yíng)業(yè)務(wù)特征使然，往往將專業(yè)技術(shù)輔助部門置于較為邊緣的地位。因此，當(dāng)前管理層需針對(duì)檔案工作的重要性加強(qiáng)輿論宣傳。輿論宣傳工作應(yīng)從上至下展開：第一步，管理層應(yīng)對(duì)檔案工作的重要性達(dá)成共識(shí)，并對(duì)檔案工作的開展制訂包括職工隊(duì)伍建設(shè)在內(nèi)的5年實(shí)施計(jì)劃，這樣就在制度層面確保職工勞動(dòng)主體地位提升。第二步，在黨委牽頭下需對(duì)各職能部門的負(fù)責(zé)人開展重視檔案工作的思想教育，并要求各部門設(shè)立兼職檔案信息員崗位。第三步，加強(qiáng)檔案部門職工與各部門之間的聯(lián)系，以業(yè)務(wù)往來、職工聯(lián)誼等形式加深彼此的了解。

（二）設(shè)置檔案信息員崗位，增進(jìn)部門間溝通。在黨委人事制度保障下，各業(yè)務(wù)部門需設(shè)置檔案信息員崗位，并選派黨員職工作為兼職檔案信息員。為了增進(jìn)各業(yè)務(wù)部門對(duì)檔案部門工作的理解，需定期開展人員之間的業(yè)務(wù)交流活動(dòng)。檔案信息員與檔案部門之間建立多形式的點(diǎn)對(duì)點(diǎn)聯(lián)系，線下按月末定期召開檔案信息員聯(lián)席會(huì)議，在會(huì)議中檔案部門對(duì)各部門本月的檔案歸集工作進(jìn)行總結(jié)，并針對(duì)普遍存在的問題給予點(diǎn)評(píng)和對(duì)策講解。在線上應(yīng)保持檔案信息員與檔案部門職工之間的時(shí)時(shí)互動(dòng)，在工作群中，檔案部門職工可以發(fā)布近期需要開展的檔案歸集事項(xiàng)，并詢問檔案信息員在完成任務(wù)時(shí)所面臨的挑戰(zhàn)。若是在線技術(shù)輔助不足以解決檔案信息員的工作挑戰(zhàn)，則可以線下到相應(yīng)業(yè)務(wù)部門實(shí)地指導(dǎo)檔案歸集工作。

（三）優(yōu)化檔案部門科室結(jié)構(gòu)，培育團(tuán)隊(duì)精神。部分事業(yè)單位檔案部門存在這樣的現(xiàn)象，即職工根據(jù)自己所從事的檔案管理任務(wù)分設(shè)科室，進(jìn)而形成“一人一科室”的狀態(tài)。為了打破檔案部門內(nèi)部的職能壁壘，則需要優(yōu)化檔案部門的科室結(jié)構(gòu)培育職工的團(tuán)隊(duì)精神。本文建議，可以按檔案工作流程分設(shè)三大崗位模塊：檔案收集和信息化崗位、檔案歸類整理崗位、檔案資源利用崗位。這樣一來，就形成了以工作流程為導(dǎo)向的各崗位之間的協(xié)作機(jī)制。在日常工作中，檔案部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)各崗位的工作任務(wù)數(shù)量和工作強(qiáng)度，靈活調(diào)配各崗位職工參與下游或上游的工作任務(wù)。

（四）開展崗位調(diào)研，調(diào)適崗位績(jī)效考核目標(biāo)。對(duì)檔案部門職工的崗位績(jī)效考核問題，需要通過開展崗位調(diào)研和廣泛聽取檔案部門職工的意見去調(diào)適考核目標(biāo)。可以保留科研成果考核和學(xué)習(xí)培訓(xùn)考核這兩大模塊，但在具體的指標(biāo)設(shè)計(jì)上應(yīng)區(qū)別于主營(yíng)業(yè)務(wù)中的專業(yè)技術(shù)崗位。同時(shí)，科研成果的形式也可以采取多樣化的形式，如將檔案工作模式創(chuàng)新成果納入科研成果體系之中，也可以將優(yōu)化檔案工作流程的調(diào)研報(bào)告納入科研成果體系之中。不難發(fā)現(xiàn)，通過豐富科研成果的表現(xiàn)形式，能激勵(lì)檔案部門職工思考工作中的創(chuàng)新點(diǎn)和流程優(yōu)化的切入點(diǎn)。由于上述工作需要在團(tuán)隊(duì)成員的配合下展開，所以可以團(tuán)隊(duì)為單位給予科研績(jī)效總分，然后由團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人根據(jù)成員的貢獻(xiàn)大小對(duì)績(jī)效總分進(jìn)行分解。

（五）多部門聯(lián)動(dòng)，助力檔案迎檢工作的開展。需要分解檔案部門職工在迎檢工作中的壓力，所以需建立多部門聯(lián)動(dòng)機(jī)制。人事檔案、圖情檔案、財(cái)務(wù)信息檔案一般采取歸口管理，但在迎檢工作中往往也被抽檢。因此，首先上述歸口部門與檔案部門之間應(yīng)形成聯(lián)動(dòng)機(jī)制。這需在黨委的牽頭下實(shí)現(xiàn)。與此同時(shí)，黨委辦公室、行政辦公室等部門也應(yīng)與檔案部門建立聯(lián)動(dòng)機(jī)制，具體的實(shí)施辦法為：通過檔案信息化管理平臺(tái)向辦公室部門尋求電子檔案信息，以解決檔案部門現(xiàn)有的檔案資料缺損問題。

三、小結(jié)

作為檔案工作價(jià)值創(chuàng)造者的檔案部門職工，管理者需要對(duì)他們實(shí)施人性化管理，激發(fā)起這些職工的工作創(chuàng)新意識(shí)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]王玉.淺析事業(yè)單位檔案工作中的人性化管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（18）.

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