何小燕

【摘要】隨著企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)檔案管理越發(fā)重要。但現(xiàn)存的很多檔案管理問(wèn)題嚴(yán)重制約了企業(yè)對(duì)檔案的需求，通過(guò)創(chuàng)新思路來(lái)解決這種檔案管理的現(xiàn)狀，變得越來(lái)越重要。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案;管理;現(xiàn)存問(wèn)題;創(chuàng)新思路

在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，企業(yè)檔案有著記錄企業(yè)發(fā)展進(jìn)程的作用，是對(duì)企業(yè)過(guò)去、現(xiàn)在以及將來(lái)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的管理，也是對(duì)企業(yè)真實(shí)存在的見(jiàn)證。但在很多時(shí)候，企業(yè)檔案管理工作的重要性并沒(méi)有被很多企業(yè)所重視：一方面，企業(yè)檔案并不直接產(chǎn)生企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，并未引起管理者的重視;另一方面，企業(yè)檔案管理過(guò)程較為繁瑣，現(xiàn)存的管理方法并不高效。

然而隨著社會(huì)的發(fā)展，商業(yè)環(huán)境成熟，企業(yè)檔案的管理問(wèn)題已經(jīng)變得越來(lái)越明顯，并有阻礙企業(yè)健康發(fā)展的跡象。因此企業(yè)檔案管理工作人員需要有更好創(chuàng)新方式來(lái)管理企業(yè)檔案，而如何就企業(yè)檔案管理問(wèn)題進(jìn)行創(chuàng)造性的管理，是一個(gè)值得檔案管理者思考的問(wèn)題。

一、當(dāng)下企業(yè)檔案管理客觀存在的問(wèn)題

（一）缺乏能動(dòng)性。在以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心的社會(huì)背景下，許多人認(rèn)為檔案的改革和發(fā)展似乎不太重要，而企業(yè)也把主要精力和財(cái)力用于發(fā)展生產(chǎn)上。因此，管理人員能動(dòng)性的缺乏是普遍的問(wèn)題，由于檔案管理工作缺少有效的考核機(jī)制，難以和管理人員的薪資掛鉤，管理人員在思想上容易出現(xiàn)懈怠的情緒，不能將檔案管理工作落到實(shí)處。

（二）管理制度陳舊。很多企業(yè)，特別是一些國(guó)有企業(yè)的管理者，在觀念上認(rèn)為企業(yè)檔案管理并不是核心業(yè)務(wù)，對(duì)檔案的管理只需要維持現(xiàn)狀即可，無(wú)需進(jìn)行創(chuàng)新，只要不出問(wèn)題就行。管理者這種思想觀念讓企業(yè)檔案管理工作變得很單一，也很封閉，隨著外界商業(yè)環(huán)境對(duì)企業(yè)檔案管理的要求變高，這種管理方式已經(jīng)很難適應(yīng)。

（三）認(rèn)知局限。很多管理者并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，認(rèn)為對(duì)檔案管理工作的投入并無(wú)太大價(jià)值，他們更多的是將精力放在企業(yè)生產(chǎn)工作和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，而在檔案管理工作中缺乏足夠的動(dòng)力，更無(wú)法將企業(yè)檔案管理工作與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，產(chǎn)生更大的價(jià)值。

（四）革新意識(shí)不強(qiáng)。一方面，現(xiàn)行的大型企業(yè)的經(jīng)營(yíng)者認(rèn)為檔案管理屬于附屬工作，按照老規(guī)矩做好服務(wù)工作就行，因此導(dǎo)致認(rèn)知的片面性、管理的單一性以及工作方式的單調(diào)和原始性，致使其改革缺失動(dòng)力，無(wú)法跟上時(shí)代的發(fā)展;另一方面，檔案部門長(zhǎng)期以來(lái)形成的思維定式，使他們害怕承擔(dān)改革帶來(lái)的不良后果，因此安于現(xiàn)狀的思維比較普遍，所以創(chuàng)新意義也是十分薄弱的，綜合而言是革新意識(shí)不強(qiáng)。

二、企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新思路

（一）提升服務(wù)意識(shí)。企業(yè)檔案管理工作者需要提升、強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)。明白自身工作的價(jià)值，理解檔案管理的意義，規(guī)范檔案工作的程序，并不斷提高管理水平，充分有效去挖掘和管理企業(yè)檔案的價(jià)值，在工作過(guò)程中，將工作落實(shí)到細(xì)節(jié)實(shí)處，不但在深度上有所提升，也要在管理的廣度上有所拓展。讓原本“檔案無(wú)用”的思維徹底摒棄，更多的是擁有服務(wù)的意識(shí)，使企業(yè)檔案的價(jià)值得到利用，甚至讓企業(yè)得以更好發(fā)展。要提升服務(wù)意識(shí)，重點(diǎn)在于始終抓住核心，也就是有工作重心。知道企業(yè)的發(fā)展需要什么、企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)是什么、知道企業(yè)正處于什么發(fā)展階段。只有知道了企業(yè)發(fā)展需要什么，檔案管理工作才能夠更好地與企業(yè)的發(fā)展協(xié)同，也就能發(fā)揮企業(yè)檔案管理的作用，做到有的放矢，有目標(biāo)、有條理也有結(jié)果。否則缺乏這種服務(wù)意識(shí)，僅僅是“做一天和尚撞一天鐘”，不可能將企業(yè)管理工作落到實(shí)處，更不會(huì)為企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)幫助。

（二）管理機(jī)制要?jiǎng)?chuàng)新。對(duì)于檔案管理，除了需要管理人員提升服務(wù)意識(shí)外，還需要在管理機(jī)制上有所創(chuàng)新。因?yàn)楹芏嗥髽I(yè)在快速發(fā)展的過(guò)程中，將企業(yè)檔案管理工作拋之腦后，企業(yè)在檔案管理方面的管理機(jī)制已經(jīng)變得非常陳舊，效率低，出錯(cuò)率高。因此企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者首先要重視企業(yè)檔案的管理，并能夠在企業(yè)檔案管理機(jī)制上做出必要的創(chuàng)新，讓整個(gè)企業(yè)的檔案管理工作能夠適應(yīng)公司快速發(fā)展的需求。

（三）管理對(duì)象和手段需要?jiǎng)?chuàng)新。隨著社會(huì)的進(jìn)步，互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)的發(fā)展，對(duì)于信息的管理越來(lái)越便捷。與此同時(shí)，很多電子文件取代了原先的紙質(zhì)文件，企業(yè)檔案的形式也由原先以紙質(zhì)為主，變成以電子文件的形式為主，這個(gè)時(shí)候需要在企業(yè)檔案管理中，考慮電子文件的管理，也就是管理對(duì)象需要?jiǎng)?chuàng)新。檔案工作的管理創(chuàng)新必須有一定的手段進(jìn)行輔助，畢竟檔案是很重要的東西，出了任何差錯(cuò)都無(wú)法彌補(bǔ)損失，因此健全完善的工作機(jī)制和律法手段是必不可少的，用以防治檔案工作的隨意和盲目，達(dá)到有法可依、違法必究的管理層次，形成規(guī)范化工作體系與機(jī)制。

（四）工作方式需要?jiǎng)?chuàng)新。傳統(tǒng)的檔案管理定位為提供文件和檔案的查閱，也就是領(lǐng)導(dǎo)需要什么資料，就找到資料給領(lǐng)導(dǎo)。隨著社會(huì)的發(fā)展、科學(xué)的進(jìn)步以及互聯(lián)網(wǎng)信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，整個(gè)社會(huì)對(duì)檔案的需求產(chǎn)生了多樣性的需求，這些需求體現(xiàn)在數(shù)字化、精準(zhǔn)快速的響應(yīng)上，客戶對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔需求不高，而是對(duì)電子形式的文檔需求旺盛，因此在企業(yè)檔案管理中，需要更多地采用數(shù)字化的管理方式，以應(yīng)對(duì)客戶對(duì)檔案的新的需求。針對(duì)新的需求，我們建立企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，即從企業(yè)的產(chǎn)品效益、市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)、品牌形象等領(lǐng)域出發(fā)，去建立和完善企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)。在該管理網(wǎng)絡(luò)中能夠清晰體現(xiàn)員工在企業(yè)中的需求，以便管理人員及時(shí)調(diào)配資源進(jìn)行處理，當(dāng)然也要經(jīng)常在企業(yè)中宣傳檔案知識(shí)和相關(guān)法規(guī)，可以有的放矢地加強(qiáng)檔案意識(shí)。檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)性工程，必然要得到企業(yè)以及相關(guān)部門的同意，才能有效展開(kāi)建設(shè)工作，管理人員得到保障之后，才能適應(yīng)現(xiàn)代管理工作。

（五）服務(wù)觀念的改變。改變需要打破常規(guī)，不應(yīng)該被各種條條框框束縛。新時(shí)代，企業(yè)檔案的發(fā)展出現(xiàn)了很多問(wèn)題，這些問(wèn)題目前沒(méi)有什么經(jīng)驗(yàn)可以借鑒，只有開(kāi)闊思維、改變觀念、大膽嘗試、敢于改變才有可能突破現(xiàn)在的狀態(tài)，才能在探索中找到合適的企業(yè)檔案管理的方法。隨著社會(huì)的快速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)極速變化，企業(yè)檔案管理工作變得越來(lái)越重要，如何搭建檔案信息化管理團(tuán)隊(duì)，成為企業(yè)檔案管理工作亟須解決的問(wèn)題。在這個(gè)過(guò)程中，團(tuán)隊(duì)的經(jīng)驗(yàn)很重要，但團(tuán)隊(duì)服務(wù)觀念的建設(shè)不容忽視。不但要提升他們的互聯(lián)網(wǎng)操作能力，也要強(qiáng)化他們的服務(wù)意識(shí)，這樣才能在企業(yè)檔案管理工作中配合企業(yè)發(fā)展，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)與個(gè)人共同成長(zhǎng)。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，對(duì)于企業(yè)檔案管理者，最重要的職責(zé)就是管理好企業(yè)的檔案資源，并充分利用好這些資源，在具體的工作中，不斷提升自身的服務(wù)觀念，改進(jìn)檔案管理的方法，建立一套完整有效的檔案管理體系，并主動(dòng)為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供力所能及的支持，真正將企業(yè)檔案的價(jià)值發(fā)揮出來(lái)。對(duì)于檔案管理者而言，明白了檔案工作的價(jià)值所在，也就有了積極工作的熱情，能夠勤于思考、勇于改進(jìn)，并能夠在工作的過(guò)程中，始終站在企業(yè)角度對(duì)待自身的工作。

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