邱立

【摘要】信息化背景下，高校檔案在服務(wù)模式、服務(wù)方式、管理制度以及信息化水平等方面存在諸多問題。為此，需要轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)觀念，提升服務(wù)意識;豐富服務(wù)類型，拓寬服務(wù)方式;提升檔案人員工作意識，促進服務(wù)發(fā)展;嚴抓技術(shù)培訓(xùn)，加快檔案服務(wù)建設(shè);完善檔案管理制度，提升管理效率。

【關(guān)鍵詞】信息化;高校;檔案管理;服務(wù)策略

隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，信息技術(shù)也逐漸走向成熟，并且在高校檔案服務(wù)中得到了廣泛的應(yīng)用。由于新式的服務(wù)方式，缺少實際經(jīng)驗，致使高校很難在短時間內(nèi)實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)的服務(wù)效能。本文就信息化背景下高校檔案的服務(wù)進行分析與探討，希望給有關(guān)人員提供一些服務(wù)策略。

一、信息化背景下高校檔案服務(wù)現(xiàn)狀

（一）高校檔案服務(wù)模式落后。高校檔案服務(wù)模式落后，主要體現(xiàn)在服務(wù)過程中缺少上行下效的規(guī)章制度，檔案服務(wù)能力缺少信息化的支持，檔案服務(wù)方式方法過于固定化，缺少活性。傳統(tǒng)的人工查找資料，限制了檔案服務(wù)提供的質(zhì)量和效率，已不能滿足檔案服務(wù)的發(fā)展需求。隨著教育事業(yè)的發(fā)展，檔案服務(wù)工作的價值和意義已變得日益突出。高校的檔案服務(wù)由于沒有進行及時有效的改革，致使服務(wù)模式日益落后，大大限制了高校檔案服務(wù)事業(yè)的發(fā)展，對高校教育事業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生了很多負面影響。例如，在實際檔案服務(wù)過程中，由于一些檔案沒有被準確命名和標號，使得工作人員很難在第一時間內(nèi)找到相關(guān)檔案資料，從而使高校不能根據(jù)自身實際情況，發(fā)展和建設(shè)教育事業(yè)。

（二）高校檔案服務(wù)方式單一。高校檔案服務(wù)方式單一，是高校檔案事業(yè)發(fā)展中存在的重要問題。檔案服務(wù)方式單一，其主要原因就是檔案管理模式單一，檔案數(shù)據(jù)種類單一。由于高校在實際工作中，沒有重視檔案記錄工作，對一些重要事件沒有給予全面和完整的記錄，使得和該事件相關(guān)的工作難以得到準確的檔案數(shù)據(jù)支持。另外，由于高校檔案工作沒有充分利用信息化技術(shù)，沒有結(jié)合檔案工作發(fā)展的趨勢和特點，致使檔案服務(wù)方式變得越來越狹隘，從而導(dǎo)致服務(wù)效果低劣，給高校的檔案服務(wù)發(fā)展帶來嚴重的影響。

（三）高校檔案人員工作意識差。高校檔案人員工作意識薄弱，也是制約高校發(fā)展的重要因素。由于高校日常工作相對比較繁雜，一些檔案工作人員養(yǎng)成了不健康的工作心理。再加上檔案人員對檔案工作沒有給予足夠的重視，很容易因為粗心大意和業(yè)務(wù)能力差，導(dǎo)致檔案服務(wù)工作出現(xiàn)偏差，影響檔案服務(wù)整體效果和質(zhì)量。例如，在實際檔案工作中，一些檔案人員將檔案信息編錯號，在實際工作中用錯了檔案，從而給高校帶來一些損失。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，高校雖然積極創(chuàng)建了檔案信息資源平臺，然而在實際平臺構(gòu)建過程中，由于一些安全技術(shù)還不夠成熟，致使一些檔案缺少安全保護，會給高校的發(fā)展帶來一定的影響和損失。

（四）高校檔案人員信息化水平差。高校檔案人員信息化水平差，是影響高校教育事業(yè)發(fā)展的重要因素。一直以來，高校檔案人員習(xí)慣于傳統(tǒng)的工作方式，沒有給予信息技術(shù)足夠的重視，致使自身的信息水平始終不能滿足實際發(fā)展需求，從而給高校的發(fā)展帶來諸多的影響。由于檔案服務(wù)信息化水平差，使得檔案資源不能得到有效的整合。在實際應(yīng)用過程中，很容易出現(xiàn)浪費資源的情況。為了提升檔案服務(wù)能力，有關(guān)人員必須要重視提升檔案管理人員的信息能力，從根源上提升檔案服務(wù)水平。

（五）高校檔案服務(wù)管理制度不健全。高校檔案服務(wù)管理制度不健全，給高校檔案事業(yè)發(fā)展帶來了極大的影響。由于沒有相應(yīng)的制度約束，一些檔案人員極易養(yǎng)成不作為、無作為、亂作為的工作狀態(tài)，從而使檔案服務(wù)工作變得異常凌亂，難以發(fā)揮實際效用。例如，高校在審核一些教師檔案時，一些檔案人員拿錯了檔案，給高校的審評工作，帶來一定的影響，甚至使高校對工作人員出現(xiàn)了錯誤的審評，嚴重損害了工作人員的利益。這種缺少管理制度約束的服務(wù)態(tài)度，不僅破壞了高校內(nèi)部的和諧，也嚴重挫傷了高校內(nèi)部建設(shè)的公平性和公正性，阻礙了高校各項事業(yè)的有序運行。

二、信息化背景下高校檔案服務(wù)的策略方法

（一）轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)觀念，提升服務(wù)意識。一方面，檔案人員必須要轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，不斷提升自身的服務(wù)意識和業(yè)務(wù)能力。通過努力學(xué)習(xí)信息技術(shù)，保證檔案工作的質(zhì)量性和效率性，從而為高校的內(nèi)部建設(shè)提供客觀保障。一直以來，由于檔案人員服務(wù)觀念陳舊，一些檔案工作人員很難將自身的作用有效地發(fā)揮出來。甚至在實際工作中，檔案人員的整體地位開始下降，不能成為高校重視的對象。為了改變這一局面，高校必須要重視檔案管理工作，通過對檔案人員進行積極的培訓(xùn)，不斷提升檔案人員的職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，從而使檔案人員更好地為高校發(fā)展服務(wù);另一方面，檔案人員應(yīng)自覺遵守規(guī)章制度。通過不斷提升創(chuàng)新能力，不斷提高服務(wù)品質(zhì)，從根本上為高校內(nèi)部建設(shè)融入助力，從而實現(xiàn)自身價值，推進高校發(fā)展。

（二）豐富服務(wù)類型，拓寬服務(wù)方式。豐富服務(wù)類型，拓寬服務(wù)方式，是高校檔案發(fā)展的必然趨勢。在信息化時代背景下，服務(wù)方式和服務(wù)質(zhì)量決定工作成敗。因此，檔案人員必須要抓住時代契機，通過不斷提升信息技術(shù)水平，不斷實現(xiàn)檔案管理信息化，從而為高校創(chuàng)建一個良好的檔案信息資源平臺，進而使高校依據(jù)自身實際需求，進行有目標性的發(fā)展。另外，有關(guān)人員還應(yīng)通過拓寬檔案服務(wù)方式，豐富檔案服務(wù)類型，將服務(wù)面向高校的教學(xué)、科研等方面，從而給高校提供一個優(yōu)質(zhì)的后盾保障。在此基礎(chǔ)上，有關(guān)檔案工作人員，還應(yīng)考慮現(xiàn)代化服務(wù)模式。通過對現(xiàn)代化服務(wù)模式進行深入的研究，不斷創(chuàng)新服務(wù)技術(shù)，不斷提升服務(wù)價值，從而使高校各項服務(wù)活動，都能在檔案信息的規(guī)劃下，得到合理和準確的開展。

（三）提升檔案人員工作意識，促進服務(wù)發(fā)展。提高檔案人員的工作意識，是提升服務(wù)發(fā)展能力的重要途徑。因此，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須要重視提升檔案人員的工作意識。首先，檔案人員擴大開放度。通過開發(fā)和利用檔案信息資源，不斷拓寬檔案工作內(nèi)容，從而保證檔案人員的工作量。其次，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加大檔案工作宣傳力度，通過不斷提升所有人員的檔案使用意識，刺激和提升檔案工作人員的服務(wù)意識。再次，拓寬檔案人才的吸引渠道。不斷雇傭?qū)I(yè)人才，減少兼職人員，從根本上提升檔案人員的整體素質(zhì)層次，從而使檔案服務(wù)能夠標準化、常態(tài)化。最后，檔案人員應(yīng)主動學(xué)習(xí)專業(yè)技能，通過提升工作意識，不斷總結(jié)收集、整理、管理、服務(wù)等工作經(jīng)驗，從而提升自身的創(chuàng)新服務(wù)能力，進而保證檔案服務(wù)的高效發(fā)展。

（四）嚴抓技術(shù)培訓(xùn)，加快檔案服務(wù)建設(shè)。為了提高檔案人員的工作能力，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須要做好相應(yīng)的技術(shù)培訓(xùn)工作。通過嚴明技術(shù)培訓(xùn)內(nèi)容，使檔案人員能夠從根本上提升工作意識和能力，從而加快檔案服務(wù)建設(shè)進程。通過制定嚴厲的培訓(xùn)制度，篩選和提拔檔案專業(yè)人才。對培訓(xùn)成績好的檔案人員，給予重點培養(yǎng)，在最短的時間內(nèi)，將他們打造成檔案管理負責人。對培訓(xùn)成績較差的檔案人員，給予嚴厲的處罰。如果他們?nèi)圆荒芴嵘陨淼膶I(yè)能力，就給予停職或開除處理。

（五）完善檔案管理制度，提升管理效率。完善檔案管理制度，提高管理效率，是保證檔案服務(wù)的根本方法。一直以來，高校忽視了檔案管理工作，沒有將檔案服務(wù)提到日程上，致使一些檔案人員出現(xiàn)了懶惰的工作態(tài)度，從而影響了高校的正常發(fā)展。為了提高檔案服務(wù)能力，高校必須要建立嚴明的管理制度。通過依托完善的管理制度，將那些懶散的工作人員排斥出去，使那些有工作積極性的工作人員，能夠努力學(xué)習(xí)專業(yè)技能，提高服務(wù)能力。通過創(chuàng)建良好的工作環(huán)境，保證每一個員工都能用積極的態(tài)度面對工作，從而使每一個員工都能實現(xiàn)和創(chuàng)造自身的價值。

總之，隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，高校檔案服務(wù)必將迎來春天。為了迎合高校發(fā)展，有關(guān)檔案人員必須要轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，轉(zhuǎn)變服務(wù)方法，提升服務(wù)能力和效率，從根本上提升檔案信息化的工作質(zhì)量。

【參考文獻】

[1]王燕鳳，馬寧.信息化背景下高校檔案服務(wù)拓展研究[J].黑龍江檔案，2019（03）：42-43.

[2]趙巖.基于大數(shù)據(jù)的高校檔案管理服務(wù)體系建設(shè)[J].蘭臺世界，2017（24）：31-32.

[3]趙俊.信息化背景下高校檔案服務(wù)策略研究[J].中國集體經(jīng)濟，2016（25）：117-118.