淺談新時期辦公室行政事務(wù)管理

桑海寧

摘 要 新時期，辦公室行政事務(wù)管理工作顯得越來越重要。特別在當(dāng)下辦公信息化、智能化、高效化的大背景下，辦公室人員如何更加高效地開展工作，是一個值得研究的大課題。本文筆者從新時期辦公室工作背景的變化談起，探討如何更加高效地完成辦公室職能使命，推動單位工作進(jìn)一步做好做實。

關(guān)鍵詞 辦公室工作 行政事務(wù) 工作機(jī)制 載體

中圖分類號：F426文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

對于一個單位來講，辦公室的職能非常關(guān)鍵。它既有承上啟下的一面，也有協(xié)調(diào)各方的一面。特別是當(dāng)下快速信息化、智能化、高效化的今天，做好辦公室行政事務(wù)管理，對于單位正常業(yè)務(wù)開展顯得尤為重要。筆者認(rèn)為，新時期做好辦公室行政事務(wù)管理，可以從進(jìn)一步明確工作職責(zé)、創(chuàng)新工作思路、運用新的載體、建立新的工作制度等方面著手。

1進(jìn)一步明確工作職責(zé)

辦公室行政事務(wù)管理所涉及的層面非常廣泛，它不僅局限于擬辦文件、召開會議、分配工作、推進(jìn)工作等，還承擔(dān)著其他多層次、多方位的工作任務(wù)，但總體來說所追求的目標(biāo)為科學(xué)、高效、暢通。它既需要圍繞中心、服務(wù)大局，還需要不斷提升工作新水平，促進(jìn)各項工作的順利開展。因此，辦公室人員應(yīng)進(jìn)一步明確工作職責(zé)，對照工作職責(zé)開展行政事務(wù)管理。

當(dāng)前，國家機(jī)關(guān)事業(yè)單位正大力推進(jìn)責(zé)任清單制度，對于辦公室理順自己的職責(zé)責(zé)任、管理范疇等都是一個很好的契機(jī)。辦公室工作人員應(yīng)把握住這一好的機(jī)會，立足單位實際，進(jìn)一步理順工作職責(zé)，按照規(guī)定排定工作要點，這樣才能有章可依、有章可循，更好地開展工作。通常情況下，當(dāng)前辦公室主要負(fù)責(zé)處理機(jī)關(guān)日常政務(wù)及綜合協(xié)調(diào)有關(guān)事項;負(fù)責(zé)對外協(xié)調(diào)和接待工作;負(fù)責(zé)文秘、督辦、會務(wù)、檔案、機(jī)要、保密、政務(wù)信息、目標(biāo)管理及綜合服務(wù)工作;負(fù)責(zé)黨風(fēng)廉政建設(shè)和工作作風(fēng)建設(shè)等管理工作。

2進(jìn)一步創(chuàng)新工作思路

辦公室的職責(zé)范圍中包含大量基礎(chǔ)性的工作，其外在的表現(xiàn)往往為繁瑣、雜亂，但實際上如果能夠創(chuàng)新工作思路，推進(jìn)精細(xì)化行政管理，那么辦公室各項工作就能按部就班、科學(xué)高效。

在管理過程中，筆者結(jié)合自身實際工作經(jīng)驗，在工作范圍內(nèi)進(jìn)行過工作方式的創(chuàng)新，即在“職責(zé)清單”中實行定人、定事兩種工作法。所謂定人，指的工作落實到人、責(zé)任落實到人，建立各自崗位服務(wù)目標(biāo)。通過定人，單位內(nèi)部能夠明確找到行政管理者，可以極大地提高辦事效率和溝通效率。所謂定事，指的單位內(nèi)部相關(guān)工作的辦理流程需明確，既包括辦事流程、推進(jìn)順序、責(zé)任落實等。如有關(guān)文件、政策的調(diào)研、起草、審核工作，需明確工作流程與責(zé)任落實，這樣才能更好把好文字關(guān)和政策關(guān)，從而更好完成工作任務(wù)。在定人、定事的過程中，其實也正是在走精細(xì)化管理之路，它強(qiáng)調(diào)以科學(xué)管理為基礎(chǔ)，實現(xiàn)行政管理管理的高效化和精細(xì)化，這樣可以有效降低行政管理成本，同時又能很大程度上優(yōu)化行政管理質(zhì)量。

3運用新的載體

當(dāng)前，信息化、智能化突飛猛進(jìn)，已經(jīng)影響到我們生活、工作的方方面面。唯有與時俱進(jìn)才能保證辦公室行政管理工作不落伍、不滯后。

智能時代，辦公室運用先進(jìn)的信息技術(shù)，可以實現(xiàn)工作方法的多樣化，從而更好地提高工作效率。辦公室工作人員要不斷的學(xué)習(xí)新的知識，掌握新方法，應(yīng)用新設(shè)備、新載體，創(chuàng)造出工作新效果、新途徑、新局面。另外，完成從管理模式向服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變，單位要從細(xì)微處做起，將人文關(guān)懷落實到文職隊伍中，刺激他們的工作積極性。如，當(dāng)前微信的普及，讓會議通知、工作安排、任務(wù)部署變得更加便捷和高效。在單位內(nèi)部建立工作群，有工作任務(wù)時，可以先進(jìn)行工作任務(wù)的微信部署，安排后讓成員進(jìn)行回復(fù)。沒有回復(fù)的再進(jìn)行單獨通知，這樣的辦公效率顯得更加高效。又如，當(dāng)前學(xué)習(xí)強(qiáng)國平臺的使用，可以建立單位內(nèi)部黨員學(xué)習(xí)群，在群里進(jìn)行視頻、圖片、文字的共享，從而更好地進(jìn)行學(xué)習(xí)，而且還能實現(xiàn)無紙化辦公、學(xué)習(xí)，符合當(dāng)前環(huán)保、低碳的要求。

4建立新的工作制度

如今人們對辦公室的要求越來越高。辦公室工作人員可以借鑒企業(yè)汽車銷售4S店的模式，建構(gòu)屬于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的5S管理服務(wù)制度，從而更好地開展工作。以平常較為多見的5S工作制度為例，它是來自日文SEIRI（整理）、SEITON（整頓）、SEISO（清掃）、SEIKETSU（清潔）、SHITSUKE（修養(yǎng)）發(fā)音的第一個字母S，所以統(tǒng)稱為5S。通常情況下，5S活動主要適用于企業(yè)中，不僅能夠改善生產(chǎn)環(huán)境，還能提高生產(chǎn)效率、產(chǎn)品品質(zhì)、員工士氣，是其他管理活動有效展開的基石之一。但，將5S引入機(jī)關(guān)事業(yè)單位同樣可以提高工作效率和管理服務(wù)質(zhì)量。實行整理，是要排查工作的相關(guān)性，無用的東西搬走，將空間騰出來活用。實行整頓，是要有序放置物品，不浪費時間找東西。實行清掃、清潔，是要有效保持辦公環(huán)境，并形成制度化、規(guī)范化，維持其成果。實行素養(yǎng)，則是要培養(yǎng)良好的工作和生活習(xí)慣，嚴(yán)格遵守執(zhí)行公司各項規(guī)章制度，按規(guī)定行事。這樣，引入5S的機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公室，實行5s管理就成了理順工作現(xiàn)場秩序和提高工作效率的重要管理手段。

總之，行政管理是黨和政府的一項重要工作，對于一個單位的辦公室而言，更是如此。特別是當(dāng)下快速信息化、智能化、高效化的今天，從進(jìn)一步明確工作職責(zé)、創(chuàng)新工作思路、運用新的載體、建立新的工作制度等方面著手，可以很好地提高辦公室工作效率、服務(wù)水平和管理效能。

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