探討高職院校檔案管理的信息化建設(shè)

汪海燕

摘要：隨著社會的發(fā)展，科技的進步，我國檔案管理工作也在不斷地突破中。其中高職院校檔案信息化建設(shè)作為信息化社會發(fā)展的必然趨勢，成了我國檔案事業(yè)發(fā)展的客觀要求，也是目前高職院校不斷前進的根本需要。本文針對我國高職院校檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵和重要性進行了分析，同時闡述了目前高職院校檔案信息化存在的問題，探究了高職院校檔案信息化建設(shè)的解決措施。希望能夠為高職院校檔案管理開辟新的思路。

關(guān)鍵詞：高職院校;檔案管理;信息化;建設(shè)

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2020）13-0303-02

隨著社會的發(fā)展，科技的進步，我國高職院校對學(xué)生擴大招收，因此每年都有大量的檔案信息需要錄入保存，傳統(tǒng)的紙制檔案保存方式不僅造成人力資源的浪費，同時更容易對其檔案出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象。檔案管理朝著信息化的方向發(fā)展是高職院校檔案管理的必然趨勢。在我國院校檔案管理信息化建設(shè)的過程中遇到了一系列的問題，我們需要引起高度重視，針對相應(yīng)的問題進行解決。將高職院校檔案管理的信息化建設(shè)做得更為全面，滿足高職院校的發(fā)展，促進檔案管理走向規(guī)范化、信息化的道路。

1高職院校檔案管理信息化建設(shè)的概述

1.1高職院校檔案管理的信息化建設(shè)的內(nèi)涵

高職院校檔案管理信息化建設(shè)主要是針對檔案信息數(shù)據(jù)為根本，將檔案管理結(jié)合紙質(zhì)和電子的方式進行保管，同時借助網(wǎng)絡(luò)信息平臺科學(xué)有效的管理，達到高效的查詢檔案資料。檔案管理信息化建設(shè)可以依靠網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對收集的檔案資源進行分類、處理、傳輸、應(yīng)用，進而實現(xiàn)高職院校檔案共享。最終呈現(xiàn)高職院校檔案管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化、數(shù)據(jù)化、科學(xué)化。信息化建設(shè)后檔案可以隨時檢索做到實時查閱和利用。

1.2高職院校檔案管理信息化建設(shè)的必要性

隨著網(wǎng)絡(luò)科技的發(fā)展，計算機技術(shù)的進步，計算機網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)應(yīng)用到我國各行各業(yè)當中。高職院校檔案管理工作務(wù)必遵循信息化的腳步，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理基礎(chǔ)上結(jié)合先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立網(wǎng)絡(luò)電電子版檔案管理的形式，方便利用我查找。傳統(tǒng)的檔案管理不夠規(guī)范，不能滿足各種用戶的需要，而人們需要及時地找到檔案中相應(yīng)的內(nèi)容，結(jié)合信息化技術(shù)規(guī)范能夠達到高效準確的查找效率。

2目前高職院校檔案管理信息化存在的問題

2.1檔案管理信息化建設(shè)意識不足，管理人員素質(zhì)低下

現(xiàn)如今，一部分高職院校對其檔案管理信息化建設(shè)的意識不足，覺得檔案管理主要是用來保存的，而忽視了對檔案的利用，形成了對檔案管理工作較為被動，樂于現(xiàn)狀，使其檔案信息化建設(shè)無法得到落實。同時，檔案管理的工作人員并沒有相應(yīng)的培訓(xùn)，沒有檔案管理和檔案信息化建設(shè)的專業(yè)知識，整體的檔案管理人員素質(zhì)較低、能力較弱，制約了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

2.2沒有健全的檔案管理體系，缺乏設(shè)施設(shè)備

現(xiàn)如今，高職院校對其檔案管理信息化建設(shè)不夠重視，同時沒有建立完善的答案管理體系。沒有針對檔案進行分工管理，導(dǎo)致檔案管理缺乏統(tǒng)一進行規(guī)范性、科學(xué)性，造成檔案資源的多方參與，出現(xiàn)混亂的模式。同時，政府沒有將高職院校檔案管理工作信息化建設(shè)提上日程，因此對學(xué)校檔案工作沒有進行相應(yīng)的指導(dǎo)，影響了高職院校檔案管理工作信息化建設(shè)的全面開發(fā)。

2.3管理人員的操作技能低下

對高職院校檔案管理進行信息化建設(shè)需要檔案管理人員的操作技能有更高的要求，不僅要求檔案管理人員懂得檔案管理的專業(yè)知識，同時需要掌握信息化技術(shù)。在高職院校中一些檔案管理人員的操作技能不夠，主要原因是專業(yè)知識較為單一，信息技術(shù)操作水平比較差，無法結(jié)合理論知識與實踐中。大多情況檔案管理工作人員只是針對操作而無法對此系統(tǒng)進行開發(fā)和維護，造成檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)問題時崩塌的現(xiàn)象。隨著社會的發(fā)展，我國高職院校的學(xué)生數(shù)量不斷增加，檔案管理工作量巨大，處理較為繁雜的檔案管理工作。如果一個檔案人員缺乏全面的檔案管理知識，同時沒有相應(yīng)的實踐操作經(jīng)驗，那么在實際操作中容易出現(xiàn)操作失誤，導(dǎo)檔答案記錄數(shù)據(jù)不準確。

3加強高職院校檔案管理信息化建設(shè)的措施

3.1轉(zhuǎn)變檔案管理的觀念，做到明確分工

首先，高職院校檔案管理工作是高職院校發(fā)展的重要組成因素，它可以良好地展現(xiàn)高職院校的教學(xué)、科研、管理等各種數(shù)據(jù)。高職院校檔案具有使用價值和參考價值。針對檔案管理信息化建設(shè)可以提高高等院校的全面發(fā)展，高職院校需要樹立創(chuàng)新意識、法制意識、服務(wù)意識、科學(xué)意識來指導(dǎo)檔案管理信息化建設(shè)。由于高職院校檔案管理工作是一項較為復(fù)雜的工作，那么檔案管理信息化建設(shè)中需要明確相應(yīng)的職責(zé)，針對檔案分類建設(shè)，按照檔案信息內(nèi)容的不同信息進行分類管理，然后采用相應(yīng)的管理人員對其管理，責(zé)任落實到人。

3.2增加投入資金，引進先進的信息化管理經(jīng)驗

目前，我國高職院校檔案管理信息化建設(shè)中資金缺乏，無法購置先進的設(shè)施設(shè)備。政府需要根據(jù)法律為高職院校加大經(jīng)費的投入，是高職院校有充足的資金為信息化建設(shè)打下基礎(chǔ)。針對提醒信息化建設(shè)需要的設(shè)施設(shè)備進行采購，為檔案信息化建設(shè)提供物質(zhì)基礎(chǔ)，有了先進的設(shè)施設(shè)備也是不行的，還需要引進先進的管理經(jīng)驗，才能提高人們的工作效率，達到良好的管理效果。保證設(shè)備能夠在優(yōu)質(zhì)管理經(jīng)驗方面得到融合，促進高職院校檔案管理信息化建設(shè)獲取更大的利益。

3.3對管理人員進行培訓(xùn)，提高素質(zhì)和能力

高職院校檔案管理信息化建設(shè)的效果取決于檔案管理隊伍人員的素質(zhì)和能力。高職院校需要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，堅持做到對每一個管理人員培訓(xùn)，提高整體的隊伍素質(zhì)。不僅需要打好良好的檔案管理理論知識，還要為檔案管理工作人員創(chuàng)造優(yōu)質(zhì)的設(shè)施設(shè)備條件。從實際上操作上來考察管理人員是否具備管理的能力。進而通過理論知識和業(yè)務(wù)素質(zhì)以及實際操作技能來檢驗管理人員是否符合管理的需求，如果不具備其中任意一項，則會影響檔案管理的效率，甚至出現(xiàn)差錯和紕漏?？偟膩碚f，提高管理人員的素質(zhì)和能力，發(fā)展管理人員綜合業(yè)務(wù)能力是構(gòu)建高職院校檔案管理信息化建設(shè)的根本。

3.4建立健全的管理體系，擴大利用范圍

如果建設(shè)信息化檔案管理缺乏了完善的檔案制度，那么則會導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)不合理性。針對目前的檔案管理現(xiàn)狀，結(jié)合新的規(guī)章制度來健全檔案管理的體系，保證檔案管理做到規(guī)范化、科學(xué)化、制度化、標準化。針對檔案管理體系進行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)分級管理，只有在健全管理體系下才能有效合理地促進高職院校檔案管理的信息化建設(shè)，其次，擴大利用范圍，需要通過多種途徑和形式，保證檔案可以利用，方便人們進行查閱瀏覽。

4小結(jié)

綜上所述，我國高職院校需要針對檔案管理高度重視，根據(jù)目前信息化時代的發(fā)展進行深入改革。現(xiàn)如今，高職院校的檔案管理信息化還存在一些問題，它制約著檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。首先學(xué)校需要轉(zhuǎn)變觀念，規(guī)范檔案管理工作，結(jié)合信息化技術(shù)進行檔案管理。將高職院校檔案管理工作做得更加透徹和規(guī)范，促進高職院校的健康可持續(xù)發(fā)展。