淺析ERP系統(tǒng)在電商企業(yè)的運用

慕翠竹

摘 要 現(xiàn)代快速的生活節(jié)奏及網(wǎng)絡(luò)購物的便捷性，讓越來越多的人選擇在各種電商平臺購物。同時隨著京東、淘寶、蘇寧等大型電商的普及，近幾年電商企業(yè)呈爆發(fā)式增長，具有店鋪多、訂單量大、產(chǎn)品多等特點，ERP的核算與管理正是在這樣的需求中應(yīng)運而生。但是在ERP的實際運用過程中，通常會出現(xiàn)ERP不適應(yīng)本企業(yè)的電商業(yè)務(wù)、ERP系統(tǒng)淪于形式、與供應(yīng)商對賬數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確且對賬流程煩瑣、提供的會計數(shù)據(jù)失真等問題，本文討論了怎樣使ERP發(fā)揮一體化、全面化、系統(tǒng)化的管理模式來處理電商企業(yè)的核算和管理問題。

關(guān)鍵詞 電商企業(yè) ERP系統(tǒng) 問題 對策

一、ERP系統(tǒng)應(yīng)用于電商企業(yè)的意義

電商企業(yè)是近十幾年興起的行業(yè)，電商企業(yè)的財務(wù)核算有其特殊性，如果繼續(xù)靠傳統(tǒng)的EXCEL表等工具來輔助核算已不能滿足電商企業(yè)的要求，ERP系統(tǒng)能夠管理種類繁多的產(chǎn)品及店鋪、供應(yīng)商的往來賬務(wù)、收入及成本數(shù)據(jù)。ERP系統(tǒng)使企業(yè)的財務(wù)核算能按需求的模塊提供及時、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，并能按管理者的要求提供真實可靠的財務(wù)分析報告，為企業(yè)的戰(zhàn)略決策指明方向。

（一）推進實現(xiàn)電商企業(yè)財務(wù)核算的高度自動化

ERP系統(tǒng)的自動化程度相對較高，各部門只需按要求及時上傳數(shù)據(jù)，企業(yè)就能整合各部門的實時數(shù)據(jù)，提取財務(wù)共享的數(shù)據(jù)，按表單要求形成管理層需要的報表，減少了財務(wù)部門和其他部門的溝通時間，降低了人為因素引起的誤差現(xiàn)象的發(fā)生;ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)按模板管理，可以按店鋪、品種、自營或第三方每天分別開展核算，真正實現(xiàn)業(yè)財融合，在確保企業(yè)數(shù)據(jù)及時、有效性的基礎(chǔ)上，為企業(yè)長期戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)實現(xiàn)奠定了良好的基礎(chǔ)。

（二）推進電商企業(yè)的管理水平

ERP系統(tǒng)不僅是現(xiàn)代企業(yè)信息高度集中的平臺，而且能將外部的可控資源也納入一并管理，為電商企業(yè)的采購、銷售、運輸及第三方店鋪的一體化提供系統(tǒng)支持。使企業(yè)的各種資源有效配置，并加快在每個環(huán)節(jié)所耗費的時間。而且電商企業(yè)本來成長在大數(shù)據(jù)的前提條件下，不同于傳統(tǒng)企業(yè)的管理模式，事后發(fā)現(xiàn)問題再來處理會給企業(yè)帶來致命的傷害，ERP系統(tǒng)能夠預(yù)測出市場動態(tài)、消費者習(xí)慣、成本情況，為管理者預(yù)先作出市場動態(tài)等判斷，使本電商企業(yè)的管理走在行業(yè)的前端。

（三）為電商企業(yè)的政策調(diào)整提供可靠的依據(jù)

ERP系統(tǒng)定期分析電商平臺的采購、銷售等數(shù)據(jù)，企業(yè)管理層可降低或者取消業(yè)績低板塊的，對業(yè)績高板塊加大投入人力物力，對消費者評價差的第三方店鋪實施處罰措施，對物優(yōu)價廉的供應(yīng)商提供現(xiàn)金折扣等，為企業(yè)持續(xù)性發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。電商企業(yè)使用ERP系統(tǒng)的主要目的在于降低成本，提高銷售量，用傳統(tǒng)表格的統(tǒng)計方式不但耗時久而且不準(zhǔn)確，ERP系統(tǒng)能夠及時準(zhǔn)確提取數(shù)據(jù)。

（四）有助于提高電商企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)率

隨著ERP系統(tǒng)在電商企業(yè)中的應(yīng)用，為企業(yè)及時掌握購進、銷售、存貨及物流等環(huán)節(jié)，大大提高了電商企業(yè)管理團隊在各個部門溝通協(xié)調(diào)的效率，確保各項工作在電商企業(yè)順利進行。電商企業(yè)在各個環(huán)節(jié)密切監(jiān)控、及時跟進，確認銷售后的資金又迅速流入進貨環(huán)節(jié)，提高了電商企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)率。為了確保電商企業(yè)資金周轉(zhuǎn)率平穩(wěn)性，企業(yè)在經(jīng)營過程中必須根據(jù)自身發(fā)展的要求及市場變化的情況，應(yīng)變地調(diào)整公司的發(fā)展政策。

二、ERP系統(tǒng)應(yīng)用于電商零售企業(yè)存在的問題

（一）ERP系統(tǒng)不適應(yīng)本企業(yè)的電商業(yè)務(wù)

電商企業(yè)對于ERP系統(tǒng)的選擇大多是遵循大品牌ERP或同行業(yè)企業(yè)所選擇的ERP，在選擇后因前期已投入了大量的人力物力，一般也不會輕易更換，且國內(nèi)開發(fā)的ERP程序各模塊和各功能不一定十分完善。不少企業(yè)的 ERP軟件功能只限于企業(yè)常規(guī)財務(wù)管理、物資出入庫管理等，距離 ERP 概念提出的企業(yè)資源整合管理優(yōu)化的理念還相去甚遠。電商企業(yè)訂單量大、平臺多、供應(yīng)商多需要強大的ERP系統(tǒng)來實現(xiàn)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時性，且每個電商平臺的定位不一樣：淘寶商家都是第三方、物流也是第三方;京東商家涉及京東自營和第三方，京東物流也涉及京東自營和第三方物流，那么ERP就要根據(jù)不同的定位實現(xiàn)不同的模塊整合。后續(xù)系統(tǒng)跟本公司業(yè)務(wù)的融合還需ERP的團隊的維護，目前有強大的服務(wù)團隊公司更是鳳毛麟角，使ERP系統(tǒng)在正式運行后不能發(fā)揮整體的作用，只停留到一些簡單的模塊。

（二）ERP系統(tǒng)淪于形式

電商企業(yè)在ERP上線前，沒有對所有相關(guān)部門進行培訓(xùn)，認為ERP數(shù)據(jù)的錄入和歸集是財務(wù)部的事;或者對所有相關(guān)部門進行培訓(xùn)，但是沒有理解透徹，只考慮將本部門的數(shù)據(jù)錄入，至于跟其他部門數(shù)據(jù)有沒有相關(guān)性不考慮，如：采購部門只把產(chǎn)品購進價導(dǎo)入ERP系統(tǒng)，沒有導(dǎo)入正確的稅率，以致財務(wù)部門還需根據(jù)產(chǎn)品種類再進行修改正確的稅率。還有各部門統(tǒng)計的口徑不一致，也會使整體數(shù)據(jù)產(chǎn)生差異，如：其他部門和財務(wù)部門統(tǒng)計的產(chǎn)品分類不一致。更有甚者在ERP運行一段時間后，覺得使用EXCEL臺賬更簡便，不用ERP仍然用EXCEL做臺賬;領(lǐng)導(dǎo)對ERP重視程度不夠，只要能把數(shù)據(jù)提供出來，即使沒有使用ERP也行。長此以往這些問題會引起取數(shù)困難、信息阻塞、甚至影響整體數(shù)據(jù)的正確性，導(dǎo)致管理層作出錯誤的決策。

（三）與供應(yīng)商對賬數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確且對賬流程煩瑣

電商企業(yè)供應(yīng)商多不勝數(shù)、商品種類繁多等特點給財務(wù)對賬工作帶來很大的阻力，品種、分類、數(shù)量、進價錄入有失誤就會對整個數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性產(chǎn)生影響。流程設(shè)置不合理，采購人員錄入后直接調(diào)價，財務(wù)人員處理賬務(wù)時清理調(diào)價產(chǎn)品;供應(yīng)商付款條件及折扣條件不一致未在系統(tǒng)設(shè)置，財務(wù)人員和供應(yīng)商對賬時發(fā)現(xiàn)有誤再和采購確認;產(chǎn)品入庫后相關(guān)人員未對產(chǎn)品及時清點，銷售時發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品入庫數(shù)據(jù)有誤，再從當(dāng)月所有的進貨單中查詢;未規(guī)定對賬時間節(jié)點，供應(yīng)商隨時都在對賬，影響財務(wù)日常工作的開展;供應(yīng)商數(shù)量龐大，良莠不齊，難免會有鉆空子行為，給企業(yè)造成損失等一系列問題，造成ERP系統(tǒng)得到的數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確且不高效。

（四）提供的會計數(shù)據(jù)失真

對收入核算不準(zhǔn)確：財務(wù)需要在自營和第三方的平臺上多次切換，自營平臺公司技術(shù)還可以根據(jù)財務(wù)的要求優(yōu)化，第三方平臺上的數(shù)據(jù)統(tǒng)計表大部分是固定的不能更改，加上有退貨、換貨、合并訂單的情況，收入經(jīng)常會出現(xiàn)重復(fù)、漏記、金額錯誤的情況。

成本費用核算不準(zhǔn)確：電商企業(yè)的產(chǎn)品毛利，除了產(chǎn)品本身的成本，還包括物流費用、產(chǎn)品的包裝費等。有部分電商企業(yè)把這部分成本歸集到費用里，導(dǎo)致產(chǎn)品的毛利虛高;有部分電商企業(yè)雖然把這部分成本歸集到成本里，但采用的是平均分?jǐn)偟姆绞?，不能真實反映單個產(chǎn)品的成本。電商企業(yè)部分產(chǎn)品銷售量高，但其實是采用了推銷的方式羅列在明顯位置，如果核算成本的時候沒有把推銷費加入成本，會使領(lǐng)導(dǎo)層誤認為該產(chǎn)品毛利高，繼續(xù)推銷該產(chǎn)品。

財務(wù)分析報表不準(zhǔn)確：收入、成本、費用數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確，會導(dǎo)致資產(chǎn)負債表、利潤表及領(lǐng)導(dǎo)所需的各分解不準(zhǔn)確的報表。如收入環(huán)比表、同期各店鋪盈虧對比分析表等無法給領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)。

三、完善ERP系統(tǒng)應(yīng)用于電商零售企業(yè)的策略

（一）選取適應(yīng)本企業(yè)電商業(yè)務(wù)的ERP系統(tǒng)

電商企業(yè)對于ERP系統(tǒng)的選擇不光是遵循大品牌或同行業(yè)企業(yè)所選擇的ERP，可在2～3個備選方案里再考慮，在 ERP 系統(tǒng)上線前，電商企業(yè)需要對自身業(yè)務(wù)流程、管理模式及組織架構(gòu)開展調(diào)研，從價值鏈管理的角度考慮對系統(tǒng)功能的需求，對 ERP 系統(tǒng)能夠為企業(yè)業(yè)務(wù)流程與組織體系提供的優(yōu)化進行評估。電商企業(yè)應(yīng)該發(fā)揮ERP 的企業(yè)資源整合管理優(yōu)化的理念，根據(jù)本電商企業(yè)的定位實現(xiàn)不同的模塊整合，達到數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時性。同時，需要對現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程進行修改，以此達到企業(yè)優(yōu)化管理層級、提升管理效率的目的，但由于市場環(huán)境的不斷變化，企業(yè)業(yè)務(wù)流程在不斷改進，管理人員對企業(yè)組織體系和業(yè)務(wù)流程的理解也在不斷更新。這就需要及時跟ERP的服務(wù)團隊及時溝通，把固有的ERP功能與模式跟企業(yè)的業(yè)務(wù)相融合。

（二）公司制度規(guī)定只能使用ERP系統(tǒng)

首先要讓電商企業(yè)管理層對ERP系統(tǒng)的重要性有深入了解，讓管理層了解到企業(yè)開展ERP整合管理的必要性，并將其管理層自身的引導(dǎo)作用充分發(fā)揮。電商企業(yè)在ERP上線前，對所有相關(guān)部門進行培訓(xùn)，采購、銷售、核算每個環(huán)節(jié)由相應(yīng)的部門負責(zé)錄入，每個部門的負責(zé)人指定專門的錄入及審核人員，并和績效掛鉤，執(zhí)行準(zhǔn)確及執(zhí)行不準(zhǔn)確都在績效上體現(xiàn)，使用傳統(tǒng)的EXCEL表各部門領(lǐng)導(dǎo)不會簽批。各部門專人負責(zé)收集員工的要求和問題，在設(shè)置業(yè)務(wù)流程時采取優(yōu)化的流程、統(tǒng)一的口徑。大大提高各部門之間溝通的效率和得到準(zhǔn)確數(shù)據(jù)的時間，使財務(wù)人員能往管理會計方向發(fā)展，分析各種數(shù)據(jù)體現(xiàn)出的市場變化和經(jīng)營管理情況。

（三）優(yōu)化ERP系統(tǒng)，提高與供應(yīng)商對賬的準(zhǔn)確性

電商企業(yè)供應(yīng)商數(shù)量眾多，單純使用手工對賬不現(xiàn)實，應(yīng)該跟采購部溝通從源頭抓起，采購部對新供應(yīng)商付款條件及折扣條件在系統(tǒng)里準(zhǔn)確設(shè)置，調(diào)價流程設(shè)置必須經(jīng)過財務(wù)部，對入庫產(chǎn)品定期抽查正確性，對商品稅率不清楚跟財務(wù)部確認，對商品的分類統(tǒng)一錄入口徑。對供應(yīng)商按提供的資質(zhì)分類管理，從而使應(yīng)付賬款模塊與進銷存系統(tǒng)得到優(yōu)化。每月規(guī)定與供應(yīng)商對賬的期間，實行集中對賬，發(fā)現(xiàn)錯誤的及時跟相關(guān)部門確認并修改。

（四）建立電商零售企業(yè)的核算制度，提高會計數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性與可比性

在ERP系統(tǒng)與自營和第三方平臺上對接端口，設(shè)置好對應(yīng)科目，在商品銷售后，自動計入收入，有退貨、換貨的情況可以沖收入或計入其他產(chǎn)品的收入。成本費用可跟其他部門溝通把產(chǎn)品對應(yīng)的成本直接設(shè)置到單個產(chǎn)品的成本，不會造成單個產(chǎn)品成本的虛高。收入和成本費用也不會出現(xiàn)多計、漏計、錯計的現(xiàn)象。收入、成本、費用數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，能使資產(chǎn)負債表、利潤表及領(lǐng)導(dǎo)所需的各分解報表準(zhǔn)確。同時定期對財務(wù)人員進行財務(wù)專業(yè)知識和業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，及時反饋在使用ERP中遇到的問題和優(yōu)化建議，并根據(jù)財務(wù)人員對企業(yè)作出的貢獻，提升其薪資待遇，從而使財務(wù)人員自發(fā)地為企業(yè)用心工作。

四、結(jié)語

電商企業(yè)的發(fā)展迅速，急需ERP系統(tǒng)提升企業(yè)會計核算及管理水平。隨著電商企業(yè)的不斷發(fā)展壯大，對ERP系統(tǒng)整合的性能要求也相應(yīng)提高，企業(yè)需要對ERP系統(tǒng)的運行情況反復(fù)測試、調(diào)整。公司ERP相關(guān)人員需要進行專業(yè)知識和ERP操作能力的培訓(xùn)，跟上企業(yè)現(xiàn)代化管理的步伐，為企業(yè)的運營及管理層更好地服務(wù)。

（作者單位為全商匯<深圳>控股集團有限公司）

參考文獻

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