醫(yī)院辦公室檔案管理的特點(diǎn)及其應(yīng)用研究

張明亮

摘 要：醫(yī)者，俠之大者。在現(xiàn)代醫(yī)學(xué)中，醫(yī)院辦公室檔案管理工作代表著醫(yī)院綜合能力，顯得尤為重要。然而醫(yī)院辦公室檔案種類繁多、涉及面廣，在推動(dòng)醫(yī)院辦公室檔案管理工作時(shí)會(huì)遇到各種問(wèn)題。本文針對(duì)醫(yī)院辦公室檔案管理的特點(diǎn)進(jìn)行分析，探究其應(yīng)用。以此來(lái)推動(dòng)醫(yī)院的綜合能力，提高醫(yī)院的競(jìng)爭(zhēng)力。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院辦公室;檔案管理;特點(diǎn);應(yīng)用

21世紀(jì)科技日新月異的發(fā)展，各行各業(yè)進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化的管理模式中，醫(yī)院的辦公室檔案管理工作也不能獨(dú)立出來(lái)。受互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的影響，各個(gè)醫(yī)院的辦公室檔案管理水平從量的積累引起了質(zhì)的飛越，他的質(zhì)變影響著醫(yī)院的管理水平。為了推動(dòng)著社會(huì)的進(jìn)步與醫(yī)院的發(fā)展，使其充分發(fā)揮他的潛在價(jià)值，對(duì)醫(yī)院的辦公室檔案管理的特點(diǎn)理性分析，其在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中存在的問(wèn)題，對(duì)其進(jìn)行對(duì)癥下藥，完善管理制度，提高服務(wù)水平。

1 醫(yī)院辦公室檔案管理的特點(diǎn)

1.1 人員流動(dòng)小，檔案管理完整

醫(yī)院辦公室檔案記錄了醫(yī)院成立以來(lái)在各種工作活動(dòng)、發(fā)展規(guī)劃、合同協(xié)議以及群眾來(lái)信。檔案管理者要及時(shí)分類、按時(shí)整理，僅僅有條的管理辦公室檔案，為方便以后資料的查找以及調(diào)用。一個(gè)有條不紊的秩序管理必然離不開(kāi)，一個(gè)專業(yè)可靠且人員穩(wěn)定的辦公室檔案管理團(tuán)隊(duì)。同時(shí)，檔案管理工作 人員多對(duì)辦公室檔案比較了解，在進(jìn)行查閱與檢索的過(guò)程中可以 比較便利，在一定程度上提高了工作的質(zhì)量與效率。[1]由于醫(yī)院屬性的特殊性，相對(duì)于其他盈利性組織而言，醫(yī)院辦公室檔案管理人員調(diào)動(dòng)性小，輸入與輸出穩(wěn)定。在工作人員有升遷、退休、離職等情況下，此工作人員需要在離崗前辦好離崗申請(qǐng)，與其他的檔案管理員交接好工作、明確好任務(wù)。這種規(guī)章制度，保障了檔案管理工作的連續(xù)性，防止了交接者的不清楚、不明確、不嚴(yán)謹(jǐn)，阻礙檔案管理的完整性。

1.2 檔案類型多樣化

隨著科技發(fā)展，醫(yī)院辦公室檔案管理的傳統(tǒng)方法已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代的需求了。跟其他事業(yè)單不同的是，醫(yī)院既要服務(wù)于廣大人民群眾，又要對(duì)接國(guó)家政策，業(yè)務(wù)繁多、種類雜糅，同時(shí)醫(yī)院中還有不同的科室、實(shí)驗(yàn)室，每個(gè)部門(mén)都有著專業(yè)有針對(duì)性的指導(dǎo)文件，各種人為因素與宏觀環(huán)境導(dǎo)致了醫(yī)院辦公室類型的多樣性。檔案的類型逐漸多樣化，猶如百花齊放。傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存方法，內(nèi)容單一，而且紙質(zhì)對(duì)保存環(huán)境要求較大，若保存不利的話容易造成潮濕損壞甚至丟失。會(huì)破壞醫(yī)院辦公室檔案的完整性與原始性。但紙質(zhì)檔案方便快捷，對(duì)硬件設(shè)施要求不大。因此醫(yī)院辦公室檔案管理即采用了傳統(tǒng)紙質(zhì)的方法，又加以改革與創(chuàng)新，增加了現(xiàn)代化技術(shù)來(lái)記錄，如音頻，視頻，照片等方式，還形成了最重要的檔案形式——互聯(lián)網(wǎng)檔案。最傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，現(xiàn)在用于記錄行政的值班記錄、院領(lǐng)導(dǎo)的會(huì)議紀(jì)要、醫(yī)院的工作報(bào)告等。音頻檔案記錄了各大會(huì)議內(nèi)容，各院領(lǐng)導(dǎo)的談話記錄，還有與病人之間的電話錄音。視頻檔案記錄了重大會(huì)議過(guò)程，醫(yī)院重大科研過(guò)程，還有醫(yī)院重大活動(dòng)過(guò)程。現(xiàn)代社會(huì)的各種人類活動(dòng)都離不開(kāi)互聯(lián)網(wǎng)，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)檔案應(yīng)運(yùn)而生。醫(yī)院辦公室檔案的管理也依賴著互聯(lián)網(wǎng)，現(xiàn)在每個(gè)醫(yī)院都有著自己的公眾號(hào)和自己的運(yùn)營(yíng)網(wǎng)站，在進(jìn)行藥典知識(shí)和先進(jìn)醫(yī)學(xué)科技宣傳時(shí)，這些網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)就發(fā)揮著重要作用。而通過(guò)網(wǎng)絡(luò)保存的資料，形成的檔案就稱之為互聯(lián)網(wǎng)檔案。

1.3 管理模式科技化

從20世紀(jì)計(jì)算機(jī)的發(fā)明后，科技突飛猛進(jìn)的發(fā)展。新時(shí)代背景下，先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)保障了醫(yī)院辦公室檔案管理工作有條不紊的進(jìn)行，為檔案管理工作提供了技術(shù)支持。醫(yī)院管理都采用了智能化，例如自動(dòng)掛號(hào)機(jī)、自動(dòng)打卡機(jī)、電子病歷本、聲像記錄檔案。這種管理模式方便了檔案管理人員，降低了工作難度，減輕了工作壓力。而且通過(guò)智能化管理模式，在檔案收集、存儲(chǔ)、調(diào)用過(guò)程中更加快捷便利，也減少了人員的參與，節(jié)省了不必要的開(kāi)支。

2 醫(yī)院辦公室管理的應(yīng)用

2.1 管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

1）工作人員水平不參差齊。醫(yī)院辦公室檔案管理不是熱門(mén)職業(yè)，缺乏專業(yè)性人才。目前從事檔案管理相關(guān)的工作人員真正系統(tǒng)學(xué)習(xí)過(guò)檔案管理學(xué)的人員缺乏，不能滿足當(dāng)下需求。很多醫(yī)院辦公室管理人員都是抽調(diào)過(guò)去或者由其他的行政人員兼任，在開(kāi)展工作前的只是簡(jiǎn)單的參與了職前培訓(xùn)、學(xué)習(xí)了一定的專業(yè)知識(shí)。但是隔行如隔山，這些工作人員并不能深入了解醫(yī)院辦公室檔案管理的知識(shí)結(jié)構(gòu)和理論體系，認(rèn)識(shí)到他的重要性。這樣的情況會(huì)導(dǎo)致檔案管理人員的輕視，信息的缺失與泄露，給檔案管理工作制造難題。隨著科技的發(fā)展，檔案管理工作慢慢地向網(wǎng)絡(luò)化，電子信息化靠攏，檔案管理員還需要熟練掌握計(jì)算機(jī)能力，并且有些先進(jìn)設(shè)備的說(shuō)明書(shū)是英文版本?，F(xiàn)有的檔案管理員對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用情況和對(duì)英文的掌握情況，不能滿足互聯(lián)時(shí)代下的需求，影響工作效率。

2）缺乏硬件設(shè)施。工欲善其事必先利其器，沒(méi)有以良好的硬件設(shè)施為基礎(chǔ)，醫(yī)院辦公室檔案管理工作智能化必不能有序的推進(jìn)。有些醫(yī)院的設(shè)施條件沒(méi)有跟進(jìn)時(shí)代的潮流，依舊采用老舊的傳統(tǒng)方式來(lái)對(duì)辦公室檔案進(jìn)行管理，阻礙了現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展，降低了檔案管理工作的效率，增加了檔案管理工作的勞動(dòng)。對(duì)于一二線城市醫(yī)院這種情況出現(xiàn)的概率不大，但對(duì)于鄉(xiāng)村以及城鄉(xiāng)結(jié)合部因?yàn)槿狈Y金和政府支持，這種情況尤為突出。而且醫(yī)對(duì)于采用了先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備的醫(yī)院，沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行更新與優(yōu)化，這也就導(dǎo)致檔案管理工作與醫(yī)院的發(fā)展不同步[2]。檔案管理的設(shè)備老化、工作陳腐甚至出現(xiàn)了報(bào)廢的情況。而在一些單位部門(mén)中甚至未設(shè)立專門(mén)的檔案管理職務(wù)或?qū)n案庫(kù)房直接設(shè)置在倉(cāng)庫(kù)中。這樣的檔案管理工作是極為落后的，極易導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)遺失、變質(zhì)、蟲(chóng)蛀等情況，檔案信息的丟失是單位中無(wú)法彌補(bǔ)的巨大損失，因此應(yīng)加大檔案管理的硬件設(shè)施的投入以及其他方面的投入等。

3）缺乏完善可依賴的檔案管理制度。醫(yī)院辦公室檔案管理工作缺乏專門(mén)的法規(guī)制度來(lái)進(jìn)行指導(dǎo)工作，在日常的管理工作中，工作人員的重視程度不夠，往往為了減輕工作負(fù)擔(dān)，將檔案隨手一放，不及時(shí)整理歸納存檔。在使用時(shí)需要費(fèi)力尋找，浪費(fèi)人力資源，耽誤工作進(jìn)度。更有甚者可能會(huì)導(dǎo)致破壞珍貴原始資料的完整性和直接丟失。檔案管理受到的重視不足。檔案具有重要意義，但檔案管理工作卻一直默默無(wú)聞，檔案管理工作的政績(jī)性質(zhì)不高，對(duì)此一些部門(mén)對(duì)于檔案管理工作常常較為忽視，僅簡(jiǎn)單的認(rèn)為只要將檔案保管好，能夠應(yīng)對(duì)時(shí)常的檢查、翻閱即可，相關(guān)人員在認(rèn)識(shí)出現(xiàn)誤區(qū)是忽視檔案管理工作的主要原因之一。醫(yī)院辦公室檔案涵蓋著醫(yī)院成立以來(lái)的各種基本信息，在醫(yī)院制定發(fā)展策略中扮演著重要的角色。沒(méi)有相關(guān)法律法規(guī)與管理制度來(lái)管理檔案，會(huì)降低檔案工作效率，嚴(yán)重阻礙現(xiàn)代檔案管理制度。

2.2 應(yīng)對(duì)策略

1）提高檔案管理人員的專業(yè)性。醫(yī)院辦公室檔案管理，不僅需要檔案管理人員的重視，而且需要相關(guān)部門(mén)的重視。在檔案管理的日常工作中，將檔案管理人員的培訓(xùn)學(xué)習(xí)上綱上線，列為正常的工作活動(dòng)。相關(guān)人員的整體專業(yè)性上升，則醫(yī)院辦公室檔案管理的質(zhì)量與效率都會(huì)得到一定的提高。例如木桶效應(yīng)，一個(gè)木桶能裝多少水，取決于最短的那根木塊。讓相關(guān)人員深刻意識(shí)到檔案管理的重要性，和獨(dú)特性。而且將對(duì)培訓(xùn)學(xué)習(xí)的內(nèi)容進(jìn)行定期考試，了解他們學(xué)習(xí)的情況。將平時(shí)的考試成績(jī)與學(xué)習(xí)態(tài)度相互結(jié)合打分。相關(guān)人員的績(jī)效工資、評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)與最終考核成績(jī)結(jié)合在一起，調(diào)動(dòng)參與培訓(xùn)人員的學(xué)習(xí)動(dòng)力。提高全體人員的管理意識(shí)，對(duì)具體的工作內(nèi)容與工作職責(zé) 明確地劃分，使人員能夠有明確的工作內(nèi)容，在自身的崗位工作中， 能夠以恪盡職守、認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，高效率地完成檔案。

2）完善檔案管理制度，落實(shí)檔案管理方法。社會(huì)活動(dòng)的有序進(jìn)行依賴于相關(guān)的法律法規(guī)。為了確保檔案管理工作的有序開(kāi)展，需要有完整的制度體系，擺脫過(guò)去依照經(jīng)驗(yàn)的老方法。根據(jù)各相關(guān)部門(mén)遇到的實(shí)際問(wèn)題，結(jié)合實(shí)際，歸納總結(jié)出一套系統(tǒng)科學(xué)的，切合實(shí)際的，可操作性高的檔案管理制。明確醫(yī)院辦公室管理人員的責(zé)任，并規(guī)范他們的日常行為，養(yǎng)成良好的檔案管理習(xí)慣。在完善的檔案管理制度的約束下，管理者會(huì)對(duì)自身職責(zé)認(rèn)識(shí)清楚，并以負(fù)責(zé)的工作態(tài)度、根據(jù)既定要求和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行到位的工作，全面優(yōu)化管理質(zhì)量。[3]在以后的檔案管理中有規(guī)可查，有法可依。執(zhí)行這些檔案管理制后，在接收對(duì)應(yīng)的檔案資料后及時(shí)進(jìn)行檢查、分類、整理、編號(hào)、入庫(kù)保管，并及時(shí)編制索引目錄。將檔案資料集中管理，避免不同部門(mén)對(duì)資料信息重復(fù)化存儲(chǔ)。不僅保證醫(yī)院辦公室檔案妥善保管、有序存放，嚴(yán)防毀損、遺失和泄密，也加辦事效率，降低辦事成本。

3）引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，配置硬件設(shè)施。為了使檔案管理工作走上科學(xué)化，現(xiàn)代化，規(guī)劃化道路，要全力打造檔案硬件設(shè)施。通過(guò)對(duì)先進(jìn)設(shè)備的引進(jìn)和配置硬件設(shè)施，可以彌補(bǔ)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的不足，提高了醫(yī)院辦公室檔案管理的質(zhì)量，規(guī)范了檔案管理的發(fā)展。對(duì)于缺乏設(shè)備與資金的醫(yī)院，相關(guān)部門(mén)要提高重視程度，為他們提供資金、爭(zhēng)取資源來(lái)配置硬件設(shè)施。而且相關(guān)的硬件設(shè)施只能用于醫(yī)院的辦公室檔案管理，不可挪為他用。硬件設(shè)施更需要專門(mén)的使用人員，如果只做擺設(shè)而用就浪費(fèi)了人力資源與物力資源。將醫(yī)院的硬件設(shè)施配置好，并物盡其用。還要配置檔案管理室，使檔案能得到妥善保管[4]。

3 結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院辦公室檔案管理是一項(xiàng)持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)，耗費(fèi)精力大的工作，在管理過(guò)程中存在著專業(yè)從事人員水平參差不齊，缺乏硬件設(shè)施和沒(méi)有完善管理制度等問(wèn)題，本文針對(duì)這些問(wèn)題提出了些許建議，提升管理人員素質(zhì)，配置硬件設(shè)施，并完善相關(guān)制度規(guī)范，保證管理工作得以規(guī)，并在不斷的實(shí)踐過(guò)程中對(duì)檔案管理工作進(jìn)行完善。

參考文獻(xiàn)

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[3]黃睿一.醫(yī)院辦公室檔案管理的特點(diǎn)及其應(yīng)用研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（21）.

[4]紅霞.淺論醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀和改進(jìn)[J].山東工業(yè)技術(shù)，2016（22）.