企業(yè)檔案管理與利用工作探究

袁梅

摘 要：檔案管理是企業(yè)的重要工作內(nèi)容，直接關(guān)系到日常運(yùn)營工作的順利開展。新時(shí)期，因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)的普及，企業(yè)檔案管理工作面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)?；诖耍敬尉蜋n案管理和利用進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理;作用;現(xiàn)狀;管理形式;利用策略

1 引言

檔案管理工作是所有企業(yè)的重點(diǎn)工作，對(duì)于歷史經(jīng)營活動(dòng)的記錄以及未來經(jīng)營活動(dòng)的優(yōu)化都有重要意義。檔案管理作為企業(yè)的日常管理工作內(nèi)容之一，在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著重要作用。但是分析當(dāng)前的檔案管理現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)在利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新的同時(shí)也存在一些不足，因此我們對(duì)檔案管理模式和利用策略進(jìn)行分析，探究企業(yè)如何有效開展檔案管理與利用工作。

2 企業(yè)檔案管理的重要作用

企業(yè)的檔案資料是企業(yè)開展各項(xiàng)工作和活動(dòng)的真實(shí)記錄，所以對(duì)其進(jìn)行管理對(duì)于企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)有積極意義。首先是見證企業(yè)的歷史，檔案資料真實(shí)記錄了企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的歷程，可以幫助人們理清企業(yè)開展的各項(xiàng)工作和活動(dòng)，提供的社會(huì)服務(wù)情況，以及日常事務(wù)性工作的政策變動(dòng)等，屬于探究企業(yè)歷史，追溯企業(yè)成長軌跡的關(guān)鍵資料。其次是進(jìn)行理論研究的資源基礎(chǔ)，以我企業(yè)為例，主要業(yè)務(wù)項(xiàng)目是煤礦，因此檔案中容納著全面的礦區(qū)地質(zhì)條件、開采和運(yùn)輸、設(shè)備等的信息資料，以此為基礎(chǔ)進(jìn)行總結(jié)，可以推動(dòng)相關(guān)研究工作的進(jìn)展，提供珍貴的工作資源。最后是提升業(yè)務(wù)能力的重要憑證，企業(yè)檔案資源中有詳細(xì)的礦業(yè)生產(chǎn)信息，對(duì)這些信息進(jìn)行分析，可以尋找工作中存在的不足，并進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)，從而提升企業(yè)的業(yè)務(wù)能力。

3 企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀分析

3.1 檔案內(nèi)容復(fù)雜，管理難度大

深入發(fā)展的市場經(jīng)濟(jì)體制下，企業(yè)面臨的競爭壓力更大，尤其是能源領(lǐng)域，因?yàn)樯鷳B(tài)環(huán)境保護(hù)等政策的推動(dòng)，企業(yè)需要節(jié)能減排，推動(dòng)綠色發(fā)展，而這進(jìn)一步增加了企業(yè)的運(yùn)營壓力。為了應(yīng)對(duì)這種壓力，企業(yè)需要進(jìn)行管理創(chuàng)新，這就意味著檔案管理工作不僅要滿足企業(yè)的正常運(yùn)行需求，還要滿足管理需求。但企業(yè)進(jìn)行檔案管理工作，需要管理的檔案內(nèi)容更加豐富，包括成本預(yù)算、采購、會(huì)議組織、礦產(chǎn)、能源行業(yè)發(fā)展等信息，都被納入檔案管理工作中，增加了管理難度。

3.2 更重視檔案保存，忽視檔案利用

企業(yè)更重視業(yè)務(wù)工作開展，將檔案管理工作列為日常管理的一部分。而對(duì)于檔案資料的采集，屬于檔案管理的重點(diǎn)內(nèi)容。但礦業(yè)生產(chǎn)本身具有較高的探索性和風(fēng)險(xiǎn)性，尤其是針對(duì)擁有復(fù)雜環(huán)境條件的礦區(qū)，進(jìn)行生產(chǎn)運(yùn)營的難度更大，在進(jìn)行決策時(shí)需要慎重考慮，存在較大的風(fēng)險(xiǎn)。而此時(shí)一旦出現(xiàn)問題，各類檔案資料就是進(jìn)行證明的依據(jù)。而企業(yè)檔案管理人員更重視檔案保存，忽視了檔案利用，將檔案資料保存好就完成工作，沒有思考如何進(jìn)行利用，發(fā)揮檔案資料的價(jià)值。

3.3 管理效率不高

隨著時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)運(yùn)營范圍擴(kuò)大，規(guī)模不斷擴(kuò)增，使得日常管理的范圍也不斷擴(kuò)大，需要納入檔案管理的內(nèi)容也越來越多，檔案種類不斷增加，當(dāng)前的檔案管理模式已不能滿足新時(shí)期的檔案管理工作需求。尤其是互聯(lián)網(wǎng)普及之下，企業(yè)進(jìn)行檔案管理很多都已變成電子化管理，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理存在一定沖突，需要進(jìn)行處理?，F(xiàn)代社會(huì)企業(yè)的檔案分類較多，包括行政工作、人事工作、設(shè)備和技術(shù)、財(cái)務(wù)管理等，有十分詳細(xì)的分類;檔案形式也出現(xiàn)很大變化，除了紙質(zhì)檔案，還出現(xiàn)電子檔案，而且有圖片、音像等非文字的形式，給檔案資料的儲(chǔ)存工作增加了難度。

4 企業(yè)檔案管理的主要形式與有效利用策略

4.1 規(guī)范檔案管理機(jī)制

企業(yè)要開展檔案管理和利用工作，首先需要健全檔案管理機(jī)制，完善管理制度，細(xì)化檔案管理流程，推動(dòng)檔案管理工作的規(guī)范化進(jìn)展。企業(yè)要考慮本企業(yè)的檔案管理工作實(shí)際，建立三合一的檔案管理制度，嚴(yán)格按照規(guī)定對(duì)檔案資料進(jìn)行分類、鑒定和整理;嚴(yán)格檔案資料收集、整理、編目和保存的流程，保證資料的全面和真實(shí)性;制定完善的制度，包括歸檔制度、保密制度、利用制度、鑒定與銷毀制度等;劃分清楚檔案管理各項(xiàng)工作的責(zé)任，嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，提升工作的合法性和合規(guī)性;建立檔案管理信息化部門，明確各部門責(zé)任人，要求每個(gè)部門都有檔案員，明確各自的責(zé)任;建立檔案管理監(jiān)督部門，對(duì)所有的工作和活動(dòng)記錄進(jìn)行監(jiān)督和管理，借助信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)和實(shí)時(shí)監(jiān)督，打造一體化的檔案管理系統(tǒng);將檔案資料的收集和歸檔工作列為績效考核的一部分，嚴(yán)格按照相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢查和考核，與檔案管理人員的績效掛鉤，配合科學(xué)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，提高工作人員的積極性。

4.2 強(qiáng)化信息化建設(shè)水平

在互聯(lián)網(wǎng)日趨普及的基礎(chǔ)上，企業(yè)也要積極引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，借助各類軟件和系統(tǒng)的應(yīng)用，進(jìn)行智能化管理，提高檔案管理工作效率。一方面，要加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，企業(yè)要注意配備先進(jìn)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，搭建高速的網(wǎng)絡(luò)，并注意信息化設(shè)備的保存，避免潮濕，防止雷電等。規(guī)劃好信息化管理平臺(tái)的建設(shè)，針對(duì)檔案管理建立專門的網(wǎng)站和數(shù)據(jù)庫，或者在企業(yè)網(wǎng)站中為檔案管理單獨(dú)開辟一個(gè)板塊，保證檔案管理的獨(dú)立性。結(jié)合企業(yè)工作實(shí)際引進(jìn)先進(jìn)的信息化軟件和硬件設(shè)施，做到信息化錄入、管理和查詢工作，提升檔案管理工作效率。同時(shí)借助信息系統(tǒng)的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的實(shí)時(shí)跟蹤，及時(shí)收集各個(gè)部門的檔案資源，借助掃描儀等將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)變換成電子文件，并使用數(shù)據(jù)庫進(jìn)行處理，歸檔保存，同時(shí)做好所有檔案資料的電子備份。另一方面，因?yàn)槠髽I(yè)檔案管理涉及多個(gè)部門和企業(yè)，所以要積極與這些部門和企業(yè)溝通，實(shí)現(xiàn)互動(dòng)式交流和信息共享，提升檔案工作效率。利用信息技術(shù)科學(xué)設(shè)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫的收錄程序、目錄、查詢系統(tǒng)等，方便進(jìn)行信息錄入和檢索工作。另外要借助信息技術(shù)加強(qiáng)對(duì)檔案資料的開發(fā)工作，合理分析不同資料的價(jià)值，擴(kuò)大利用范圍，挖掘潛在的價(jià)值，充分進(jìn)行利用。

4.3 強(qiáng)化人員培訓(xùn)

當(dāng)前針對(duì)企業(yè)的檔案管理和利用工作實(shí)際，要定期安排檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，企業(yè)最好引進(jìn)專職的檔案管理人員，專門負(fù)責(zé)各類檔案管理工作，避免兼職情況的出現(xiàn)。企業(yè)要重視提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，打造高水平的人才隊(duì)伍，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理理念和模式，提升檔案管理水平。定期組織開展檔案管理相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)，提高理論知識(shí)豐富水平;組織開展思想意識(shí)教育，提升責(zé)任意識(shí)和法律意識(shí)，塑造良好的職業(yè)道德品質(zhì);積極學(xué)習(xí)信息技術(shù)的使用，提升信息化水平，可以熟練操作應(yīng)用于檔案管理的各類軟件。定期召開工作會(huì)議，針對(duì)檔案資源進(jìn)行匯總分析，強(qiáng)調(diào)這項(xiàng)工作的重要性;同時(shí)強(qiáng)化檔案的規(guī)范化書寫，并將之作為檔案管理人員考核的重要指標(biāo)之一。另外要培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新能力，可以對(duì)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，提出更加方便快捷先進(jìn)的模式，提升檔案管理效率。

5 結(jié)語

新時(shí)期，企業(yè)發(fā)展面臨新的形勢，檔案管理工作也面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。企業(yè)需要正視檔案管理的變化，進(jìn)行創(chuàng)新，實(shí)行新的管理模式，并加強(qiáng)對(duì)檔案的利用工作，提升檔案管理與利用成效，借此推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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