街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)工作思路探析

吳銳華

摘 要：伴隨著信息時(shí)代的到來，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)得到了廣泛的普及和發(fā)展，在一定程度上改變了社會(huì)發(fā)展的形態(tài)，推動(dòng)了社會(huì)現(xiàn)代化建設(shè)的步伐，對(duì)于街道辦事處的檔案管理而言，促進(jìn)了其管理模式的改革，使街道辦事處的檔案管理更加的高效化、科學(xué)化。但是由于信息化建設(shè)在檔案管理中仍存在著一些局限性，導(dǎo)致街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)產(chǎn)生了一系列的發(fā)展問題，影響信息化建設(shè)工作的展開，所以促進(jìn)信息化建設(shè)在街道辦事處檔案管理中的落實(shí)將尤為重要。本文將主要立足于當(dāng)前街道辦事處的管理存在信息化建設(shè)現(xiàn)狀，探討檔案管理信息化建設(shè)中存在的突出問題，根據(jù)信息化建設(shè)的特點(diǎn)和發(fā)展的現(xiàn)狀，采取針對(duì)性的措施，促進(jìn)信息化在檔案管理中的應(yīng)用，使街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)更加的完善，適用于當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展，滿足社會(huì)建設(shè)的需求。

關(guān)鍵詞：街道辦事處;檔案管理;信息化建設(shè);工作思路

在時(shí)代的不斷進(jìn)步下，推動(dòng)了社會(huì)現(xiàn)代化的建設(shè)，提高了人們的生活質(zhì)量，并且加快了各行各業(yè)的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)了社會(huì)的整體性提高。并且網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及以及各項(xiàng)科學(xué)技術(shù)的不斷優(yōu)化和發(fā)展，為社會(huì)的發(fā)展帶來了更多的效益，已經(jīng)成為目前不可或缺的重要條件。信息化技術(shù)在對(duì)社會(huì)生活的慢慢滲透中，不僅豐富了人們的生活，改變了人們的生活方式，并且使人們的思想觀念和行為更加趨向于高效化、便捷化、先進(jìn)化。隨著人們生活模式的不斷豐富，使得檔案管理的數(shù)據(jù)信息十分龐大，并且檔案管理的工作日益復(fù)雜化，借助信息技術(shù)的優(yōu)勢，通過信息化建設(shè)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的統(tǒng)一管理，并且利用信息平臺(tái)資源共享的功能，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)一體化的模式，解決傳統(tǒng)的檔案管理中存在的眾多問題，完善檔案管理的方式，滿足人們?nèi)找嬖鲩L的要求。在信息化手段的支撐下，有序的進(jìn)行各項(xiàng)工作，促進(jìn)社會(huì)活動(dòng)和工作的落實(shí)和展開，使街道辦事處檔案管理的模式更加有序和規(guī)范，促進(jìn)社會(huì)更好的發(fā)展[1]。

1 街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)工作進(jìn)程中存在的問題

1.1 沒有統(tǒng)一的組織領(lǐng)導(dǎo)

在街道辦事處檔案管理的信息化建設(shè)中其建設(shè)和管理的主體為檔案管理部門，負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任，在信息化的建設(shè)中起到了重要的應(yīng)用，將會(huì)影響信息化建設(shè)在街道辦事處檔案管理的實(shí)際應(yīng)用和發(fā)展。然而在當(dāng)前街道辦事處檔案管理的現(xiàn)狀中，由于沒有統(tǒng)一的組織領(lǐng)導(dǎo)，僅僅指派少量的員工，負(fù)責(zé)管理相關(guān)的工作，不能將各項(xiàng)信息化建設(shè)的工作落實(shí)到位，所以使街道辦事處檔案管理的信息化建設(shè)的發(fā)展具有一定的局限性，影響信息化建設(shè)和進(jìn)一步的發(fā)展。

1.2 傳統(tǒng)檔案管理辦法的約束作用

傳統(tǒng)檔案管理的辦法會(huì)對(duì)信息化建設(shè)在管理中的應(yīng)用具有阻礙作用，由于傳統(tǒng)的觀念根深蒂固，導(dǎo)致員工對(duì)于信息化等新型的檔案管理模式，具有抵觸心理，不能夠快速的接受新興事物，使街道辦事處檔案管理的信息化建設(shè)受到了傳統(tǒng)思維觀念的局限，影響檔案建設(shè)的進(jìn)一步開展，所以導(dǎo)致檔案管理的模式存在著一定的問題。不能完全的發(fā)揮出信息化建設(shè)對(duì)于檔案管理的應(yīng)用價(jià)值，推動(dòng)檔案管理更加高效的發(fā)展。

1.3 沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

在街道辦事處檔案管理的過程中，需要保障檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，這是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)條件。然而，在當(dāng)前的檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀中，由于計(jì)算機(jī)等軟件的利用缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃，所以在計(jì)算機(jī)技術(shù)等在應(yīng)用的過程中存在著較多的問題，主要體現(xiàn)在由于街道辦事處中所應(yīng)用的計(jì)算機(jī)類型不同，所以無法實(shí)現(xiàn)檔案設(shè)備的統(tǒng)一性，其硬件環(huán)境不能夠滿足檔案管理統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。其次，在街道辦事處檔案管理的信息化中缺乏標(biāo)準(zhǔn)主要體現(xiàn)在分類編碼標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)性、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)的不同，使信息化建設(shè)在檔案管理中發(fā)展受阻，導(dǎo)致存在信息流暢不通的現(xiàn)象，影響檔案信息化的發(fā)展和建設(shè)[2]。

2 街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)建議

2.1 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)親自負(fù)責(zé)，抓好政策落實(shí)工作

在街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)中，加強(qiáng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視，使各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)能夠落實(shí)相關(guān)的工作，促進(jìn)政策的先進(jìn)性，能更好的應(yīng)用于管理工作中，發(fā)揮出指導(dǎo)的作用，促進(jìn)相關(guān)工作的落實(shí)。在街道辦事處成立信息化建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)小組，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的組織領(lǐng)導(dǎo)，采用目標(biāo)責(zé)任制的方式，推進(jìn)街道辦事處檔案信息化建設(shè)，使檔案管理的工作目標(biāo)具有一致性。在領(lǐng)導(dǎo)小組中需要具有改革、創(chuàng)新的意識(shí)，以發(fā)展的眼光看問題，及時(shí)地發(fā)現(xiàn)街道辦事處信息管理存在的問題，采取針對(duì)性的措施進(jìn)行及時(shí)、有效的解決，促進(jìn)各項(xiàng)資源和手段的有效整合和作用，促進(jìn)檔案管理工作的有效落實(shí)。

2.2 大力宣傳檔案信息化建設(shè)，改變傳統(tǒng)認(rèn)知

促進(jìn)街道辦事處檔案管理工作的落實(shí)，加強(qiáng)其建設(shè)和發(fā)展，需要加大檔案信息化建設(shè)的宣傳力度，轉(zhuǎn)變對(duì)檔案管理的傳統(tǒng)認(rèn)知，促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)。首先，應(yīng)加強(qiáng)街道辦事處宣傳部門的組織宣傳工作，以信息化的手段加強(qiáng)促進(jìn)相關(guān)知識(shí)的普及，使人們感受到信息化建設(shè)的重要性，能夠促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的自覺性和自主性形成。其次，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門要加強(qiáng)對(duì)信息化建設(shè)相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，以教育內(nèi)容的創(chuàng)新，提高相關(guān)人員工作的積極性。加強(qiáng)信息化建設(shè)工作，并且對(duì)其進(jìn)行督導(dǎo)，鼓勵(lì)工作人員落實(shí)信息化建設(shè)的工作，推動(dòng)信息化建設(shè)的穩(wěn)定運(yùn)行。

2.3 建立健全檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性

建立健全檔案數(shù)據(jù)庫需要依據(jù)信息化建設(shè)的手段，促進(jìn)信息化應(yīng)用的安全性和實(shí)際性，保障檔案內(nèi)容的真實(shí)性。首先，應(yīng)該嚴(yán)格遵循法律規(guī)定，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范性，采用合理的文件格式進(jìn)行檔案整理。優(yōu)化檔案整理的環(huán)節(jié)，促進(jìn)電子文件格式的統(tǒng)一，規(guī)避檔案數(shù)據(jù)庫存在的風(fēng)險(xiǎn)，提高檔案內(nèi)容的真實(shí)性。其次，借助相關(guān)的技術(shù)，對(duì)于電子文獻(xiàn)進(jìn)行規(guī)范和控制，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的記錄和對(duì)各項(xiàng)流程環(huán)節(jié)的控制，使其能夠在合理的范圍內(nèi)進(jìn)行使用，促進(jìn)各項(xiàng)要素的安全性。此外應(yīng)該注重電子文件存儲(chǔ)的介質(zhì)，選擇優(yōu)質(zhì)的材料，注重其性能，在保障電子文件存儲(chǔ)的情況下，對(duì)電子文件做好備份，以免出現(xiàn)電子文件泄露和遺失的狀況，促進(jìn)電子文件的實(shí)時(shí)應(yīng)用和有效傳遞。

2.4 檔案信息化建設(shè)要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范性

促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)需要滿足其建設(shè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。在軟件開發(fā)和應(yīng)用時(shí)進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃，促進(jìn)軟件的實(shí)用性和普遍性。統(tǒng)一計(jì)算機(jī)的使用對(duì)象，使其檔案設(shè)備一體化，促進(jìn)其硬件環(huán)境的統(tǒng)一。制定相同的分類編碼標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)性、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)，使信息的管理程序更加的簡化，促進(jìn)信息流通順暢，減少信息的阻礙性，加強(qiáng)檔案信息化的建設(shè)[3]。

3 結(jié)束語

在當(dāng)前發(fā)展階段，信息化建設(shè)已成為當(dāng)前普遍的形勢。在街道辦事處中具有必要性，但是由于沒有統(tǒng)一的組織領(lǐng)導(dǎo)，加上傳統(tǒng)檔案管理意識(shí)深厚以及缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的問題，導(dǎo)致檔案管理的信息化建設(shè)受到了阻礙，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)首先要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的負(fù)責(zé)，促進(jìn)政策落實(shí)工作，加大對(duì)檔案信息化的宣傳，改變傳統(tǒng)認(rèn)知，建立健全檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性以及加強(qiáng)人才和建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范等，促進(jìn)信息化建設(shè)在街道辦事處檔案管理中的應(yīng)用。

參考文獻(xiàn)

[1]高紅.街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)工作思路探析[J].才智，2019（20）：207.

[2]郝忠義.試論街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)工作思路[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2017（18）：41.

[3]吳振寧.試論街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)工作思路[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（01）：31.