張馨月

摘 要：隨著檔案事業(yè)的快速發(fā)展，我國中小學(xué)學(xué)校檔案管理也進入到信息化管理階段。本文圍繞中小學(xué)學(xué)校檔案管理工作中信息化建設(shè)的議題進行了探討，概述了中小學(xué)學(xué)校檔案管理工作信息化的優(yōu)勢，分析了工作中的不足，并在此基礎(chǔ)上論述了中小學(xué)學(xué)校檔案管理工作信息化建設(shè)的路徑和建議，供相關(guān)人士參考。

關(guān)鍵詞：中小學(xué);檔案;信息化

1 引言

檔案工作在教育行業(yè)改革及發(fā)展歷程中發(fā)揮出不容忽視的作用。無論是總結(jié)歷史實踐經(jīng)驗，還是幫助教育工作者制定學(xué)校發(fā)展和教育策略，以及推動教育行業(yè)健康持續(xù)發(fā)展，都體現(xiàn)出多個方面的積極效用。對于中小學(xué)學(xué)校的檔案管理工作而言，檔案管理有效反映了學(xué)校發(fā)展的歷程，同時也傳承了學(xué)校發(fā)展改革過程中的優(yōu)秀經(jīng)驗，是支撐和推動學(xué)校走向更好更快發(fā)展路徑的重要支撐。近年來，中小學(xué)學(xué)校檔案管理工作借助越來越多的新技術(shù)新設(shè)備而不斷提高了工作覆蓋面，為學(xué)校日常教學(xué)和管理工作提供了更加有力的基礎(chǔ)條件。對于學(xué)校檔案管理部門來說，必須結(jié)合國家檔案發(fā)展的趨勢積極探索檔案管理的信息化建設(shè)方法和策略，推動檔案管理工作發(fā)揮出更加積極的功能。

2 檔案管理信息化建設(shè)的突出優(yōu)勢

在新時代背景下，中小學(xué)學(xué)校檔案管理工作必須以更加科技高效的管理理念和管理方式來滿足當(dāng)前的學(xué)校發(fā)展和教育行業(yè)改革的需求。從檔案管理事業(yè)的發(fā)展趨勢來看，檔案管理已經(jīng)進入到信息化管理的階段，這不僅是一種管理模式的升級，同時也是管理理念的升級。其優(yōu)勢體現(xiàn)在兩方面：一方面，檔案管理更加便利。信息化模式是基于現(xiàn)代化技術(shù)手段，借助信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)備來實現(xiàn)隨時隨地的檔案管理工作，有效解決了時間和空間等因素的限制。檔案人員解放了很多的勞動力可以更加方便快捷地對檔案進行管理。對于學(xué)校的師生來說，檔案信息平臺中的內(nèi)容能夠更方便地查閱，因此檔案信息化管理對于學(xué)校管理部門、對于廣大教職工及學(xué)生來說都是十分便利的[1]。另一方面，檔案資源開發(fā)和利用有更好的條件。原來的紙質(zhì)檔案需要很多的實物保存空間和保存設(shè)施，而且為了安全管理還需要創(chuàng)建適宜的溫濕度等實物檔案保存條件，這需要很多的資金成本并投入較多的人力。紙質(zhì)檔案保存的時間比電子檔案保存的時間更短，這也是信息化管理的一大優(yōu)勢。通過檔案管理信息化建設(shè)，原來的紙質(zhì)檔案被電子檔案代替，投入的管理資金成本更低、配備的人員數(shù)量更少，而且檔案管理的效率更高。檔案人員能夠節(jié)省出更多的時間和精力，這部分時間和精力可以用于檔案資源的研究和利用中，為資源利用效率提高創(chuàng)建了有利條件。

總的來說，中小學(xué)學(xué)校檔案管理已經(jīng)初步從過去人力管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾砟Ｊ?，傳統(tǒng)檔案管理工作中的信息滯后和信息不完整的問題得到有效解決，工作準(zhǔn)確率更高，時效性更快，失誤率更低。由于學(xué)校各個科室和各個部門采用了統(tǒng)一的檔案信息化管理制度和管理流程，因此檔案信息化管理模式為檔案資源開發(fā)和利用創(chuàng)造了更好的基礎(chǔ)條件。

3 檔案管理信息化工作中的問題

在實際的檔案信息化建設(shè)工作中，雖然目前已經(jīng)積累了一定的經(jīng)驗，但是仍然有需要進一步解決的幾個問題。

一是中小學(xué)學(xué)校檔案信息管理系統(tǒng)需要進一步完善。檔案管理信息化系統(tǒng)需要硬件和軟件的優(yōu)化配合。目前學(xué)校雖然配備了較完善的硬件設(shè)施，但是在軟件方面存在短板。檔案信息化管理水平的大幅度提升需要硬件的支撐，也需要軟件的支持，只有二者有效融合才能發(fā)揮出檔案信息管理系統(tǒng)的充分效能。實際工作中，中小學(xué)學(xué)校為各個科室部門配備了必要的檔案管理硬件設(shè)施，但是在檔案管理軟件方面還有不足，檔案管理采用的普適性軟件，對中小學(xué)學(xué)校檔案管理工作的個性化需求考慮不夠，因此還需要結(jié)合中小學(xué)學(xué)校檔案管理的實際情況進一步優(yōu)化檔案管理軟件的性能，以更好地滿足中小學(xué)學(xué)校檔案信息管理的實際需求。

二是中小學(xué)學(xué)校檔案信息化管理需要進一步加強工作的精細化程度。目前，學(xué)校檔案管理工作相對粗放，缺乏更加精細化的考量，檔案管理工作精細化程度不高。受到傳統(tǒng)檔案管理理念的慣性影響，檔案管理部門已經(jīng)習(xí)慣了檔案的采集、分類、存儲等基礎(chǔ)工作面上，但是對于學(xué)校檔案管理工作的創(chuàng)新，尤其是在服務(wù)性能的提升上，在檔案資源的開發(fā)利用上還較為薄弱。未來，隨著學(xué)校檔案信息化管理系統(tǒng)的日益完善，管理的創(chuàng)新能力必須進一步提升，以推動檔案信息化管理工作蒸蒸日上。

三是中小學(xué)學(xué)校檔案信息化管理流程中存在的風(fēng)險隱患需要更強的安全防控能力來為檔案管理工作提供保障。在信息化檔案管理模式下，越來越多的學(xué)校檔案以電子檔案的形式傳輸、存儲和呈現(xiàn)[2]，在這些管理流程中存在著很多的潛在風(fēng)險，一旦缺乏足夠的風(fēng)險防控能力就會給檔案管理帶來威脅或危害，給學(xué)校和個人造成損失。因此，隨著中小學(xué)學(xué)校檔案管理信息化工作的開展，安全風(fēng)險技術(shù)和風(fēng)險防控工作水平也需要加快提升。

4 檔案管理工作開展建議

首先，在管理制度和管理流程方面加快完善的步伐?？茖W(xué)信息化檔案管理制度是引導(dǎo)和規(guī)范檔案工作人員進行檔案管理和服務(wù)工作的重要參考[3]。通過積極向國內(nèi)外同行取經(jīng)學(xué)習(xí)，找準(zhǔn)學(xué)習(xí)追趕的標(biāo)的，意識到自身的不足，積極學(xué)習(xí)他人長處和優(yōu)點，彌補自身的弱項和不足。鼓勵學(xué)校檔案管理人員研究創(chuàng)新，能夠以積極進取的心態(tài)投入到檔案信息化管理工作中，從日常崗位中的實際問題出發(fā)，加快攻克工作中的難題，探索出更科學(xué)的工作路徑和策略，通過規(guī)范工作流程加快推動管理工作走上規(guī)范性道路。

其次，建立學(xué)校信息檔案閱覽室，探索檔案普惠服務(wù)模式。隨著紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變，加快推動檔案開發(fā)利用效率。通過建設(shè)電子檔案閱覽室，為廣大師生創(chuàng)建方便的檔案查閱條件。通過構(gòu)建互聯(lián)網(wǎng)平臺、微信公眾號等信息技術(shù)提高學(xué)校檔案信息的觸達率，使學(xué)校檔案資源能夠普惠到更多的師生，為學(xué)校教育和辦學(xué)提供技術(shù)條件。學(xué)校師生能夠通過電子檔案信息平臺搜索查閱到需要的信息內(nèi)容，使學(xué)校檔案資源普惠到廣大師生，提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。

其三，加強電子檔案的安全防控能力。學(xué)校電子檔案的采集、傳輸、存儲、查閱、研究等管理過程中所面臨的風(fēng)險比傳統(tǒng)檔案管理模式下所面臨的風(fēng)險更加隱蔽，這是信息化時代檔案管理工作面臨的突出特征之一。為了確保電子檔案信息安全，從檔案工作人員入手，加強崗位責(zé)任意識和信息安全防范意識[4]。通過健全學(xué)校檔案保密制度、檔案信息化管理制度、責(zé)任問究制度等，同時在重要場所設(shè)置必要的監(jiān)控設(shè)備，對重要檔案信息做好提前容災(zāi)備份工作，確保學(xué)校檔案信息化管理的安全性。

5 結(jié)語

綜上所述，中小學(xué)學(xué)校檔案管理是學(xué)校加快教育改革，提高辦學(xué)質(zhì)量的重要手段。借助現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，檔案管理的效率有了大幅度提升，而且在工作及管理成本方面大大降低，為檔案資源利用以及更好地服務(wù)師生創(chuàng)建了有利條件。

參考文獻

[1]張益強.推行信息化教育促進學(xué)校發(fā)展[C].國家教師科研專項基金科研成果2018（四）.

[2]何玉蘭.試論信息化時代學(xué)生學(xué)籍檔案管理的數(shù)字化發(fā)展[J].現(xiàn)代職業(yè)教育，2019（10）.

[3]陳恒.淺析學(xué)校檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的對策[J].學(xué)苑教育，2019（8）.

[4]王彩蓮.分析檔案管理的發(fā)展趨勢——檔案管理信息化[J].才智，2019（24）.