科學化管理醫(yī)院人事檔案的分析與思考

摘 要：在醫(yī)院建設(shè)中，人事檔案管理工作起到舉足輕重的作用?？茖W化、規(guī)范化、現(xiàn)代化地管理這些基礎(chǔ)信息，可以在工資制度改革、職務(wù)職稱評定、選拔人才、福利待遇時為單位和組織提供參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：科學化管理;人事檔案;規(guī)范化

隨著社會的發(fā)展，醫(yī)院體制改革日益深入，對人事檔案管理工作如何順應(yīng)時代發(fā)展也提出了更高的要求?，F(xiàn)結(jié)合鹽城市鹽都區(qū)鹽龍街道社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心人事檔案管理現(xiàn)狀，作出簡要交流。

1 ? ?人事檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

1.1 ?人事檔案交接手續(xù)過于簡單

首先，缺乏從事檔案管理的專職人員，容易造成崗位調(diào)換頻繁。人員在離崗或調(diào)換工作時，移交程序簡單，甚至有的簡單到只是交鑰匙，交接手續(xù)不夠嚴密，不按程序進行清點、清理、簽字，使得檔案交接工作前后脫節(jié)從而導(dǎo)致交待不清，人事檔案的數(shù)量和質(zhì)量都不能得到保證。

1.2 ?人事檔案變更后不能及時補充入檔

檔案管理是一個動態(tài)的過程，需要及時去更新和完善。而事實上，檔案材料不能做到準確補充和及時收集歸檔，比如以前年度人事考核、職稱評定、繼續(xù)教育、獎懲文件等，現(xiàn)實情況就是不能得到真實的反映，檔案的完整性不夠，必然使其利用率受到影響。

1.3 ?對人事檔案重要性宣傳不到位

許多人都沒能夠充分認識到人事檔案管理的重要意義。有人認為找到工作就是目的，忽視了其個人檔案的保管，甚至有些人都不知道自己的檔案存放在哪里，還有的職工根本不懂該將自己的檔案存放在哪里，認為自己的檔案就應(yīng)該自己保管，直接放在本人身邊，沒有移交給單位，導(dǎo)致有些應(yīng)該歸檔的材料不能及時交給檔案管理人員進行保存。這些觀念和做法必然使得檔案材料缺失，從而大大增加了人事檔案管理的難度。

在談到單位如何抓好管理時，往往都認為重點是如何提高醫(yī)療質(zhì)量、如何為病人提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)等，對人事檔案管理方面不夠重視。檔案管理人員也未能對其進行有效宣傳，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)部門對人事檔案的重要性認識不到位。

由于檔案管理人員多為兼職，受專業(yè)理論水平和時間等多方面的限制，不能及時地掌握人事檔案管理工作的新知識，對職工檔案不能進行實時動態(tài)跟蹤。

2 ? ?對策及思考

醫(yī)院的人事管理，往往將其工作經(jīng)歷、業(yè)績獎懲等內(nèi)容與社會保障、任用選拔掛鉤，所以只有科學化管理人事檔案，才能充分體現(xiàn)出檔案應(yīng)有的價值，實現(xiàn)人盡其才，才盡其用。針對以上現(xiàn)狀和存在的問題，現(xiàn)作分析及思考如下。

2.1 ?嚴格檔案交接手續(xù)，規(guī)范檔案管理程序

人事檔案交接責任重大，是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，需要按程序辦理，做到認真細致。

首先，在檔案交接前，應(yīng)對其所保管的檔案進行一次全面清查，及時發(fā)現(xiàn)新的資料并補充、整理、修訂和完善。同時，如有借出的檔案要進行催還，并整理登記好出借臺賬，未歸還的要注明原因及記錄催還的情況。

其次，如有零散的、未及時整理的文件材料，按流程要先進行分類、登記，再存檔。移交時，做好交接手續(xù)，編訂好移交清冊，注明交接時間、地點和監(jiān)交人、移交人、接交人的姓名及職務(wù)，并在移交清冊上簽名。

2.2 ?建立健全管理制度，構(gòu)建完善數(shù)據(jù)平臺

制定并完善檔案管理工作制度，如人事檔案管理制度、檔案收集歸檔制度等，使管理人員做到有章可循。建立相關(guān)工作臺賬，如檔案轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出登記簿、檔案借閱登記冊、檔案移交清冊等，使各項基礎(chǔ)工作安排有序。有些檔案材料因歷史年代久遠，難以收集，可以通過走訪等方式查明原因，寫好情況說明進行存檔，便于以后進行查找，真正發(fā)揮人事檔案的利用價值。

2.3 ?加強管理隊伍建設(shè)，激發(fā)事業(yè)心、責任感

醫(yī)院的人事檔案管理工作與集體、個人利益密切相關(guān)，檔案管理人員應(yīng)不斷加強學習，掌握新知識，提升綜合管理能力。檔案管理人員要對收集的材料進行認真核實，把真實可靠的材料收入人事檔案，把好質(zhì)量關(guān)。在檔案鑒別過程中，檔案管理人員的工作態(tài)度要認真謹慎。注意系統(tǒng)性、邏輯性，對人事檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性要有充分的認識。堅決杜絕那些虛假的資料，維護人事檔案的真實性、可查性、完整性。

2.4 ?提升醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和職工對人事檔案管理重要性的認識

首先，強化領(lǐng)導(dǎo)層人事檔案管理意識。首先要在硬件設(shè)備方面給予投入，安排一定面積的房屋，購置必須的存儲設(shè)備、辦公設(shè)施和安全防范裝置。其次，創(chuàng)造多種條件建立科學化的人事檔案信息化管理體系，令人事檔案管理工作順利有序地開展，使檔案管理水平得到提升。

其次，提高職工對人事檔案材料重要性的認識。利用多種渠道向職工宣傳有關(guān)人事檔案管理的知識，提高職工對人事檔案重要性的認識，知曉其保存和利用價值，使其認識到，人事檔案并不是可有可無的。（1）細化應(yīng)有檔案的收集、整理和保管等環(huán)節(jié)工作，加強員工對人事檔案的規(guī)范化管理。（2）加強人事檔案收集整理工作，及時補充和完善檔案內(nèi)容，使檔案的利用率得到提升。

2.5 ?科學化管理人事檔案，加快檔案信息化建設(shè)

科學化、信息化管理人事檔案，實現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化，是人事檔案管理工作改革的一項重要內(nèi)容。首先，從建立人事檔案數(shù)據(jù)庫入手，將人事檔案的資料進行有序整理歸類，同時，加強安全防范意識，針對不同工作人員實行使用權(quán)限管理，使人事檔案管理機制公開化、透明化。利用先進的計算機技術(shù)，動態(tài)管理人事檔案，將分類整理好的人事檔案資料輸入電腦，在需要調(diào)閱人員檔案的時候，就可以通過電腦進行快速、高效、精確的查找，這樣就減少了查閱紙質(zhì)檔案的概率，很大程度地降低了原始紙質(zhì)檔案的損壞風險。同時令檔案的借閱、歸檔、統(tǒng)計等日常工作更加地便捷，大大地提高了工作效率。人事檔案科學化管理，在晉升職稱、監(jiān)督管理、選拔人才等方面更加合理和公正，有助于科學使用人才，實現(xiàn)其最大的社會價值。

總之，科學化管理人事檔案工作，需要不斷學習與總結(jié)，尋求切實可行的管理思路方可順應(yīng)時代的發(fā)展，促進醫(yī)院健康和諧、穩(wěn)定發(fā)展。

作者簡介：張林霞（1977— ），女，江蘇鹽城人，助理館員;研究方向：基層醫(yī)療機構(gòu)檔案管理、開發(fā)及利用。