王玲

摘 要：在信息化的時(shí)代背景下，信息技術(shù)的應(yīng)用提升了事業(yè)單位檔案管理的工作效能，有效降低了檔案管理成本，有效推動(dòng)了政務(wù)公開。面對信息化的發(fā)展趨勢，事業(yè)單位有必要推動(dòng)檔案數(shù)字化，落實(shí)檔案管理信息化建設(shè)，同時(shí)培養(yǎng)有高素質(zhì)的專業(yè)人才，以滿足時(shí)代發(fā)展需求。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代 事業(yè)單位 檔案管理

對于事業(yè)單位而言，檔案是對其發(fā)展過程的記錄，體現(xiàn)著單位職能的演變以及具體工作的開展?？梢哉f，它是事業(yè)單位的一項(xiàng)隱形資產(chǎn)。隨著機(jī)構(gòu)改革的持續(xù)推進(jìn)，事業(yè)單位檔案管理制度發(fā)生了巨大的變化，逐漸從紙質(zhì)管理走向數(shù)字化、信息化管理，而傳統(tǒng)管理缺陷則日益凸顯。為了順應(yīng)信息化的發(fā)展，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)把握當(dāng)前檔案管理的特點(diǎn)，立足于實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代管理的轉(zhuǎn)變，從而真正發(fā)揮檔案的功能與作用。

一、信息化時(shí)代事業(yè)單位檔案管理特點(diǎn)

（一）提升工作效能，降低管理成本

信息化時(shí)代，信息技術(shù)被應(yīng)用于事業(yè)單位檔案管理中。無論是檔案信息的收集、整理，還是檔案信息的查詢、應(yīng)用，都由管理人員通過計(jì)算機(jī)來控制。當(dāng)檔案信息被存儲于檔案數(shù)據(jù)庫中時(shí)，單位的所有人都能根據(jù)自身權(quán)限來查詢所需檔案文件，這就極大地節(jié)省了檔案查詢的人力，避免了管理人員入檔案室翻閱紙質(zhì)檔案的麻煩，提升了實(shí)際的檔案管理工作效能。另外，計(jì)算機(jī)環(huán)境中，檔案信息以數(shù)字化的形式存在，管理人員能夠按照當(dāng)前單位的發(fā)展對檔案信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整，以保證檔案的實(shí)時(shí)性，同時(shí)避免傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案出現(xiàn)的損壞、老化情況。

（二）實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開透明

信息化檔案管理中，事業(yè)單位可通過單位網(wǎng)站發(fā)布具有公開性質(zhì)的檔案，如與人民群眾生活相關(guān)的檔案文件、單位階段性工作計(jì)劃檔案等，以供上級與人民群眾查詢，從而實(shí)現(xiàn)政務(wù)的公開透明。這既滿足陽光政務(wù)的要求，又符合信息化時(shí)代規(guī)范運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)資源辦公的要求。

二、信息化時(shí)代事業(yè)單位檔案管理模式的轉(zhuǎn)變

（一）推動(dòng)檔案數(shù)字化

信息化時(shí)代，數(shù)字化檔案逐漸替代紙質(zhì)檔案。事業(yè)單位開展檔案管理工作的過程中，首先，需要進(jìn)行文書處理，按照文書檔案整理的辦法對發(fā)展過程中生成的各項(xiàng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理、歸檔，整理好后，根據(jù)檔案的生成年限、保管期限進(jìn)行檔案的有效區(qū)分，并為檔案進(jìn)行編號。其次，建立專門的檔案管理數(shù)據(jù)庫，按照檔案編號錄入歸檔目錄。以國家檔案局發(fā)布的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》為基礎(chǔ)，運(yùn)用掃描儀、相機(jī)等將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為可被計(jì)算機(jī)識別的圖像和電子文本，原則上只轉(zhuǎn)化密級為公開的檔案。再次，進(jìn)行數(shù)字化檔案的存儲，對于掃描的圖像文件，采用G4、JEPG格式保存，若數(shù)字化檔案主要用于網(wǎng)絡(luò)查詢，則選擇PDF等格式。最后，根據(jù)《檔案著錄規(guī)則》進(jìn)行檔案著錄，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并通過人工校對、軟件自動(dòng)校對等方式對著錄項(xiàng)目的完整性、內(nèi)容的規(guī)范性進(jìn)行核對。核對完成后，將檔案數(shù)據(jù)庫對接到相應(yīng)的服務(wù)器上，以便于單位內(nèi)部人員查詢。為了避免數(shù)字化檔案丟失，定期進(jìn)行多套備份，并做好標(biāo)簽。

（二）培養(yǎng)高素質(zhì)的專業(yè)人才

信息化時(shí)代，事業(yè)單位需要有高素質(zhì)的專業(yè)人才來負(fù)責(zé)檔案管理工作，以滿足當(dāng)前檔案管理的需要。因此，對這一類人才的培養(yǎng)是十分有必要的，培養(yǎng)效果直接影響檔案管理工作效能的提升。培訓(xùn)過程中，積極組織在職管理人員學(xué)習(xí)檔案相關(guān)的法律法規(guī)，如《中華人民共和國檔案法》《事業(yè)單位登記管理檔案管理辦法》等，并參加檔案系統(tǒng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)活動(dòng)，從而提升管理人員的法律意識。同時(shí)，開展多樣化的管理技能比賽活動(dòng)，分紙質(zhì)檔案管理和數(shù)字化檔案管理兩部分，通過前者夯實(shí)人員的專業(yè)基礎(chǔ)，通過后者促進(jìn)人員信息化能力的發(fā)展。

（三）落實(shí)檔案信息化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)滿足時(shí)代的發(fā)展需要，對事業(yè)單位提高檔案利用率、加強(qiáng)檔案管理有積極作用。在建設(shè)過程中，不僅要重視檔案管理系統(tǒng)、電子文件中心、數(shù)字檔案館等應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)，又要關(guān)注相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、安全保障等的建設(shè)。例如，檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，設(shè)置管理人員、用戶的權(quán)限分級，對絕密檔案加多重安全防護(hù)，采取一人一賬戶登錄。根據(jù)需要設(shè)計(jì)認(rèn)證區(qū)、查詢區(qū)、閱讀區(qū)、檔案存放區(qū)、數(shù)字化處理區(qū)等功能分區(qū)，建立人臉識別、數(shù)字化檔案自動(dòng)實(shí)時(shí)存儲體系，實(shí)現(xiàn)單位綜合業(yè)務(wù)實(shí)時(shí)監(jiān)控系統(tǒng)對系統(tǒng)相關(guān)信息的集中控制。同時(shí)，利用檔案管理信息化發(fā)展建設(shè)，將管理系統(tǒng)的數(shù)字資源集成到不同的資源池中，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的海量存儲。再如，標(biāo)準(zhǔn)管理規(guī)范建設(shè)，設(shè)置專人專崗進(jìn)行系統(tǒng)的管理，嚴(yán)格規(guī)范檔案的利用流程。當(dāng)單位內(nèi)部人員需要查詢超權(quán)限的檔案文件時(shí)，要求其出示上級領(lǐng)導(dǎo)的查詢同意書，若沒有同意書，則禁止其查詢超權(quán)限的文件檔案。反之，如果有同意書，則由管理人員調(diào)整其權(quán)限，查詢后進(jìn)行權(quán)限恢復(fù)。

三、結(jié)語

信息化時(shí)代，事業(yè)單位檔案管理勢必會(huì)走上信息化的道路。對于事業(yè)單位而言，應(yīng)當(dāng)順應(yīng)這一發(fā)展趨勢，深刻把握當(dāng)前的檔案管理特點(diǎn)，推動(dòng)檔案數(shù)字化，加強(qiáng)管理信息化建設(shè)，同時(shí)注重高素質(zhì)專業(yè)人才的培養(yǎng)，從而提升管理效能，進(jìn)一步發(fā)揮檔案的功能與作用。

參考文獻(xiàn)

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