侯曉花

摘 要：檔案管理是事業(yè)單位建設和發(fā)展的重要部分，只有切實完善事業(yè)單位的檔案管理工作，才能夠實現(xiàn)對內(nèi)部人員的有序管理。但是從我國大部分的事業(yè)單位建設現(xiàn)狀分析來看，檔案管理存在的很多問題，不僅制約了事業(yè)單位的實際工作效率，還對事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展產(chǎn)生了消極影響。本文主要從事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題進行簡要分析，針對性的提出相應解決措施，從而能夠推動事業(yè)單位檔案管理工作的開展，切實滿足社會對事業(yè)單位的具體需求。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;問題分析;對策研究

隨著我國經(jīng)濟形式的不斷發(fā)展，事業(yè)單位的建設也取得了成效。從事業(yè)單位在激烈的市場競爭中迎來了發(fā)展的機遇也相應的面臨著一定的挑戰(zhàn)。在新形勢發(fā)展下，要想真正實現(xiàn)事業(yè)單位的檔案管理工作，就需要提升實際工作效果，認識到檔案管理工作內(nèi)容的重要性，結合時代發(fā)展需求，創(chuàng)新管理模式和管理理念，從而能夠實現(xiàn)規(guī)范化統(tǒng)一管理，真正體現(xiàn)事業(yè)單位檔案工作的意義與價值。

1 事業(yè)單位檔案管理存在的問題分析

1.1 檔案管理信息化水平較低

就我國當前科學技術的創(chuàng)新與發(fā)展來看，現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)建設已經(jīng)廣泛應用于各個行業(yè)和領域。信息技術在社會生產(chǎn)與建設中起到了十分重要的促進效果。但是就事業(yè)單位的檔案管理工作現(xiàn)狀來看，事業(yè)單位內(nèi)部尚未普及信息技術手段，檔案管理的信息化建設也存在缺陷。部分事業(yè)單位為了簡化檔案管理工作，不積極開展創(chuàng)新，仍然沿用原始的檔案錄入方式。這不僅會降低檔案管理的實際工作效果，也在一定程度上制約了事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

1.2 檔案利用率較低，尚未發(fā)揮出應有的價值

檔案管理人員不僅要加強檔案的收集與整理，也應當進行檔案內(nèi)容的鑒別與保管，能夠樹立以人民為服務的工作理念，才能夠進一步加強檔案管理工作水平，為事業(yè)單位人事決策提供相應的參考依據(jù)。人事檔案管理主要是為事業(yè)單位所運用，但是卻仍然存在著重保密，輕利用的問題，人事檔案服務意識較弱，開發(fā)意識較差。檔案的利用范圍有限，大多數(shù)的檔案查閱內(nèi)容是自然情況，例如職業(yè)、工資等。并且人事檔案利用工作水平較低，方法單一，管理工作處于被動服務狀態(tài)，從而削弱了人事檔案管理功能。

2 解決事業(yè)單位檔案管理問題的主要措施

2.1 增強事業(yè)單位檔案管理的使用率

在事業(yè)單位檔案管理工作的改革和創(chuàng)新中，需要實現(xiàn)管理方式和管理內(nèi)容的改革。傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能適應新時代發(fā)展的具體需求，為此事業(yè)單位就需要結合傳統(tǒng)的檔案管理方式優(yōu)勢性進行創(chuàng)新，結合具體措施改善檔案管理工作存在的不足。為了加強實際的管理效果，事業(yè)單位還需要結合自身的工作能力和具體需求創(chuàng)設檔案管理部門，安排專門的管理人員進行檔案管理工作。在科室設置和人員搭配的過程中，能夠保障檔案資料的集中管理，避免由于分散的管理模式造成檔案管理能力下降，管理效率降低等問題。

2.2 加強檔案現(xiàn)代化建設，應用信息技術手段

隨著現(xiàn)代化技術的發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理工作也需要普及信息技術手段。在現(xiàn)代化與信息化檔案管理工作的建設中，能夠真正促進認識檔案管理工作的有效融合，滿足社會對事業(yè)單位的具體需求。為此，事業(yè)單位需要結合自身發(fā)展現(xiàn)狀，切實改善檔案管理工作中存在的漏洞和不足，在提升工作能力和工作效果的同時，有效傳達檔案資料和信息，保障信息資料的真實性。在現(xiàn)代信息技術的輔助下，檔案管理也體現(xiàn)出自身的高效性。將文字和圖片、視頻等內(nèi)容轉換為數(shù)據(jù)資料，并分類存儲，在后續(xù)查閱中利用電腦通過關鍵字即可快速查詢資料。紙質與數(shù)據(jù)資料并存的方式，也能夠滿足不同工作的需求。對于部分需要保密的檔案資料而言，在進入檔案資料訪問系統(tǒng)后，由系統(tǒng)對查閱人的身份進行識別，并在其工作職能和個人權限的前提下開放部分數(shù)據(jù)庫。在完成基本的檔案共享基礎上，保障了部分重要檔案資料的私密性。此外，相關技術人員還要重視檔案保密 工作，能夠將檔案室與辦公區(qū)域有效分離，做好檔案室的門窗加固工 作，以及檔案資料防盜防潮工作，充分保障事業(yè)單位檔案管理的安全 性。

2.3 完善檔案管理機制

事業(yè)單位在社會發(fā)展中做出過突出的貢獻。為此，完善檔案管理機制，嚴格約束工作人員的檔案管理工作行為能夠有效解決檔案 管理工作中存在的各種問題，加強檔案管理的改革和創(chuàng)新。事業(yè)單位要結合行業(yè)發(fā)展規(guī)范和國家頒布的檔案管理法規(guī)內(nèi)容，并以事業(yè)單位自身的實際發(fā)展現(xiàn)狀作為基礎，全面約束檔案管理人員的具體行為。明確界定不同工作人員的 具體工作內(nèi)容與工作職權范圍，從而能夠在后續(xù)檔案調取和查閱中，規(guī)定工作人員的權限，避免重要保密資料的外泄。工作人員還要結合法律法規(guī)的具體內(nèi)容開展檔案管理，結合具體章程辦事。加強事業(yè)單位內(nèi)部對檔案管理工作的監(jiān)督和管理，嚴禁管理人員違法、違章辦事，全面提升事業(yè)單位檔案資料和信息的安全性，讓檔案管理工作更好的為單位服務，推動事業(yè)單位的建設與可持續(xù)發(fā)展。

3 結束語

綜上所述，隨著當前社會形式的飛速發(fā)展，事業(yè)單位也需要不斷進行改革和創(chuàng)新，實現(xiàn)事業(yè)單位的檔案管理數(shù)字化和信息化改革。通過這種改革創(chuàng)新方式真正體現(xiàn)出社會主義下事業(yè)單位的實際價值，提升檔案管理的工作能力和工作效果，推動中國特設社會主義的建設與發(fā)展。

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