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      檔案管理的現(xiàn)代化工作方式

      2020-08-07 05:37:32徐春艷
      卷宗 2020年18期
      關(guān)鍵詞:管理方式政府部門現(xiàn)代化

      徐春艷

      摘 要:政府部門檔案資源是記錄政府開展工作情況的重要信息。政府部門應(yīng)當(dāng)提高檔案管理的整體運(yùn)轉(zhuǎn)水平,形成綜合性的檔案管理工作體系,加大檔案工作的創(chuàng)新力度,在專業(yè)技術(shù)人才的參與下實(shí)現(xiàn)信息化、智能化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案運(yùn)轉(zhuǎn),解決政府部門傳統(tǒng)檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)問題。

      關(guān)鍵詞:政府部門;現(xiàn)代化;管理方式

      1 引言

      信息技術(shù)的快速普及,使得政府部門檔案管理工作的有效性不斷提高,為了解決政府部門檔案管理繁瑣性和復(fù)雜性的問題,應(yīng)該建立綜合性的檔案管理工作機(jī)制,創(chuàng)新檔案管理的方式方法,著力明確檔案管理的核心環(huán)節(jié),運(yùn)用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、科技設(shè)備提高政府部門檔案管理的有效性。當(dāng)前政府部門檔案工作改革的關(guān)鍵在于進(jìn)行技術(shù)人才引進(jìn),優(yōu)化信息化設(shè)施設(shè)備的配置,形成綜合性的檔案管理體系,達(dá)到高效、優(yōu)質(zhì)和系統(tǒng)化檔案數(shù)據(jù)信息運(yùn)轉(zhuǎn)管理的目標(biāo)。

      2 政府部門檔案管理現(xiàn)狀分析

      1)檔案管理內(nèi)容更加復(fù)雜。當(dāng)前政府部門檔案管理工作的主要問題在于檔案管理的方式較為傳統(tǒng),檔案管理工作的內(nèi)容較為復(fù)雜,現(xiàn)有的檔案管理方式不符合新時(shí)代的檔案工作需要。一些政府部門檔案管理的專業(yè)性、制度化建設(shè)水平落后。為了提高政府部門檔案管理的效率,應(yīng)該形成綜合性的檔案管理體系,著力進(jìn)行檔案管理理念的創(chuàng)新。目前,我國(guó)主要采用紙質(zhì)檔案管理的方法,檔案管理的成本相對(duì)較高,因此應(yīng)該優(yōu)化檔案運(yùn)轉(zhuǎn)的方式,提高檔案運(yùn)轉(zhuǎn)的整體質(zhì)量,解決檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)問題。

      2)軟硬件設(shè)備的問題。當(dāng)前政府部門存在著檔案管理軟硬件設(shè)備的問題,有些政府部門檔案管理工作存在著軟硬件設(shè)備有限的問題,一些政府部門軟硬件缺失,現(xiàn)有的檔案管理設(shè)備不能滿足開展專業(yè)化檔案管理工作的需要。由于不能實(shí)現(xiàn)檔案管理設(shè)備的專業(yè)化運(yùn)行,因此影響政府部門檔案管理工作的整體質(zhì)量。政府部門還應(yīng)建立綜合性的檔案管理工作體系,著力提高檔案管理工作的效率。

      3)檔案信息不斷增加。隨著政府部門職能的日漸明確,檔案信息的不斷增加,政府部門應(yīng)該采用現(xiàn)代化的檔案管理方式。特別是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及發(fā)展,使得基層單位成為專業(yè)信息的集散中心,因此當(dāng)前需要重點(diǎn)提高政府部門檔案工作的效率,有效的減少檔案的遺漏現(xiàn)象,加強(qiáng)信息傳遞的有效性,因?yàn)橹挥斜WC檔案及時(shí)的傳遞到各部門,更好的實(shí)現(xiàn)信息共享,才能體現(xiàn)政府部門檔案管理的價(jià)值。

      3 政府部門檔案管理的現(xiàn)代化方式

      1)創(chuàng)新檔案管理理念。政府部門的檔案工作是為公益事業(yè)服務(wù)的,政府部門的檔案管理工作不僅要滿足上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)各種工作數(shù)據(jù)信息的查詢調(diào)取需要,還要滿足全社會(huì)對(duì)公共事務(wù)的知情權(quán)。首先,政府部門應(yīng)當(dāng)提高檔案管理的開放性,注重做好傳統(tǒng)的檔案收集、整理、存儲(chǔ)工作,不斷建立健全檔案管理的服務(wù)機(jī)制,全面提高檔案管理工作的服務(wù)意識(shí)。其次,還要優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)信息的檢索系統(tǒng),提高檔案的整體工作效率,重點(diǎn)節(jié)約檔案管理的成本,在減少檔案管理時(shí)間的基礎(chǔ)上,不斷重視開展檔案管理工作。第三,轉(zhuǎn)變檔案管理人員的理念,引導(dǎo)檔案管理人員具備智能化與專業(yè)化檔案管理思維,形成綜合性的檔案管理工作團(tuán)隊(duì),圍繞檔案管理制度與標(biāo)準(zhǔn)的優(yōu)化實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。強(qiáng)化服務(wù)意識(shí),做到標(biāo)準(zhǔn)化履職,更好的實(shí)現(xiàn)政府部門檔案資源的開發(fā)是檔案管理的新理念。

      2)提高技術(shù)人員素質(zhì)。政府部門檔案管理離不開專業(yè)的檔案管理人才。只有加大檔案管理人才培養(yǎng)工作,不斷優(yōu)化檔案管理專業(yè)工作隊(duì)伍,才能提高檔案管理的整體效率。首先,政府部門要根據(jù)現(xiàn)有的檔案管理設(shè)備,配置專業(yè)的檔案管理人員,保證檔案管理人員熟悉掌握具體檔案管理設(shè)備的操作方法。其次,還要加大檔案管理人才的更新力度,在信息化的背景下逐步的優(yōu)化配置專業(yè)的檔案管理技術(shù)人才。圍繞著檔案管理智能化、大數(shù)據(jù)、云存儲(chǔ)發(fā)展方向加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)人才的引進(jìn)工作。第三,提高現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)工作力度,增強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)的深刻性,保證相關(guān)工作人員均有機(jī)會(huì)接受必要的業(yè)務(wù)培訓(xùn),在檔案管理人員培訓(xùn)時(shí),應(yīng)當(dāng)保證培訓(xùn)的持續(xù)性、連續(xù)性、綜合性。檔案管理培訓(xùn)還要采用人員整合與針對(duì)培訓(xùn)的方式,根據(jù)實(shí)際情況加強(qiáng)檔案管理人員的考核,對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn),做到現(xiàn)代化與科學(xué)化培訓(xùn)。只有保證檔案管理人員培訓(xùn)的條理性,才能提高檔案管理人員培訓(xùn)的質(zhì)量,解決檔案管理人員建設(shè)的

      問題。

      3)形成綜合性的管理體系。政府部門檔案管理應(yīng)當(dāng)從檔案事業(yè)的現(xiàn)實(shí)需要出發(fā),首先,提高政府部門檔案的規(guī)范化建設(shè)水平,在標(biāo)準(zhǔn)化的理念下提高檔案管理的有效性,重視在高新科學(xué)技術(shù)的影響下完善檔案管理工作體系。其次,政府部門還要明確檔案管理工作的規(guī)章制度,嚴(yán)格的執(zhí)行檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn),做到檔案管理的權(quán)責(zé)明確,進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)代化。第三,還要在檔案管理過程中制定科學(xué)化的管理標(biāo)準(zhǔn),根據(jù)實(shí)際情況保證檔案管理的科學(xué)性,采用新的設(shè)施設(shè)備提高檔案管理工作的水平,實(shí)現(xiàn)檔案資料的合理優(yōu)化整合,這樣才能提高檔案管理工作的整體活力和質(zhì)量。第四,明確各部門的職責(zé)分工,形成全員參與的檔案管理體系,做到檔案管理的專兼職有效分工,明確各部門檔案管理工作任務(wù)的重點(diǎn),解決傳統(tǒng)檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)問題。第五,加強(qiáng)檔案管理工作的監(jiān)督,在上級(jí)檔案管理部門與專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)的指導(dǎo)下提升檔案管理工作水平,明確政府部門檔案管理的發(fā)展空間,從而解決政府部門檔案管理的具體問題。

      4)加強(qiáng)軟硬件設(shè)施的配置。政府部門還要加強(qiáng)檔案管理軟硬件設(shè)施的配置工作,形成綜合性的檔案軟硬件管理工作體系,進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)政府部門信息與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)條件的優(yōu)化工作。首先,在完善傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的掃描設(shè)備的基礎(chǔ)上,更好的加大互聯(lián)網(wǎng)與檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)工作,基于統(tǒng)一的平臺(tái)開展檔案管理工作。其次,政府部門還要建立智能化的檔案收集、存儲(chǔ)與共享服務(wù)工作的系統(tǒng),推動(dòng)檔案的統(tǒng)一整理與保存歸類。第三,不斷的進(jìn)行政府部門檔案管理設(shè)備的優(yōu)化,面對(duì)智能化、大數(shù)據(jù)、云存儲(chǔ)檔案管理工作的需要,切實(shí)引進(jìn)相關(guān)的專業(yè)設(shè)備設(shè)施,開發(fā)相應(yīng)的APP軟件,運(yùn)用優(yōu)質(zhì)的檔案檢索系統(tǒng)、庫(kù)房管理系統(tǒng)、檔案業(yè)務(wù)的歸集機(jī)制達(dá)到提高檔案管理工作有效性的目標(biāo)。政府部門還要提高檔案管理工作的深度,提高檔案管理工作的便利性,加大專業(yè)計(jì)算機(jī)設(shè)備的配置力度,從而提高政府部門檔案管理的綜合性,解決檔案管理的現(xiàn)實(shí)問題。

      5)加強(qiáng)檔案信息安全建設(shè)。政府部門應(yīng)當(dāng)高度重視檔案的信息安全建設(shè)工作,明確檔案管理安全控制的重點(diǎn),在做好傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔的安全控制措施基礎(chǔ)上,基于信息化的檔案管理工作環(huán)境,建設(shè)專業(yè)的安全防控工作體系。首先,要高度重視信息安全的宣傳工作,全面普及正確的政府部門檔案的調(diào)閱使用方法,促進(jìn)檔案專兼職管理人員掌握標(biāo)準(zhǔn)化的操作流程。其次,定期在專業(yè)的檔案管理部門的配合下,開展檔案管理漏洞的審查,找出政府部門檔案管理審核中的問題,進(jìn)一步優(yōu)化政府部門檔案的運(yùn)轉(zhuǎn)工作環(huán)境。第三,政府部門還要加強(qiáng)基層法制建設(shè)工作,全面提高信息安全的工作水平,形成良好的信息安全控制機(jī)制,使政府部門檔案管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化、系統(tǒng)化,解決政府部門檔案管理的現(xiàn)實(shí)安全隱患問題,全面降低檔案運(yùn)行的風(fēng)險(xiǎn)。

      4 結(jié)論

      檔案管理工作是政府部門整理工作信息,梳理以往工作得失,滿足社會(huì)對(duì)公益事業(yè)數(shù)據(jù)信息需要的重要載體。政府部門應(yīng)當(dāng)提高檔案管理工作的整體能力水平,在現(xiàn)代化的理念下,實(shí)現(xiàn)政府部門檔案管理工作方式方法的創(chuàng)新,摒棄傳統(tǒng)的文書檔案管理工作方式,實(shí)現(xiàn)文書檔案管理制度的有效落實(shí),培養(yǎng)專業(yè)的文書檔案管理人才,達(dá)到優(yōu)化文書檔案管理氛圍,提高文書檔案管理質(zhì)量的目標(biāo)。

      參考文獻(xiàn)

      [1]李晗.事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用[J].科技展望,2017(2):238.

      [2]鄭海燕.探析事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用[J].黑龍江科技信息,2016(23):175.

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