馮琳

摘 要：隨著我國(guó)社會(huì)的快速發(fā)展，我國(guó)國(guó)企在人事檔案的管理上有了全新的模式，為人事檔案電子化管理方式。與傳統(tǒng)的人事管理手段相比，現(xiàn)階段所使用的人事檔案電子化管理有著獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，然而在使用過(guò)程中也有著傳統(tǒng)人事檔案管理所沒(méi)有的應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)，因此要針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題做出相應(yīng)的防范。本文從現(xiàn)階段國(guó)企人事檔案電子化管理的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)入手，評(píng)判其風(fēng)險(xiǎn)并提出相應(yīng)的防范措施，旨在進(jìn)一步優(yōu)化國(guó)企人事檔案電子化管理手段，將人事檔案電子化管理優(yōu)勢(shì)不斷放大并做好風(fēng)險(xiǎn)防范。

關(guān)鍵詞：國(guó)企人事檔案;電子化管理;優(yōu)勢(shì);風(fēng)險(xiǎn)防范

在國(guó)企中人事檔案管理是一項(xiàng)重要工作，國(guó)有企業(yè)的人事檔案管理工作是組建人才隊(duì)伍的基本保障，會(huì)對(duì)國(guó)有企業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)以及人才水平發(fā)展有直接影響。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，科技水平發(fā)生質(zhì)的飛躍，再加上管理手段不斷創(chuàng)新，程序逐漸規(guī)范化，國(guó)企開(kāi)始應(yīng)用電子化管理方式，雖然國(guó)企人事檔案電子化管理有著其他管理手段無(wú)法比擬的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)，但是也有著獨(dú)特的風(fēng)險(xiǎn)，在應(yīng)用人事檔案電子化管理的同時(shí)要做好防范工作，從整體出發(fā)，提高電子化管理水平。

1 國(guó)企人事檔案電子化管理優(yōu)勢(shì)

現(xiàn)階段我國(guó)國(guó)企員工人數(shù)數(shù)量龐大，導(dǎo)致檔案信息總量大，需要借助像計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)這類功能強(qiáng)大的現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)施展開(kāi)管理工作，若使用傳統(tǒng)的人力檔案管理則會(huì)導(dǎo)致人力資源浪費(fèi)，也無(wú)法在短時(shí)間內(nèi)高效進(jìn)行檔案管理工作。通常情況下，電子化人事檔案管理與傳統(tǒng)紙質(zhì)化人工管理手段相比較來(lái)說(shuō)，電子管理模式在數(shù)據(jù)計(jì)算與儲(chǔ)存、檔案管理工作效率、信息閱覽速度等方面有著無(wú)法比擬的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)。首先，國(guó)企人事檔案電子化管理可以對(duì)檔案進(jìn)行分類保存且分類工作十分簡(jiǎn)便，不需耗費(fèi)較多人力和時(shí)間，能夠高效快速的實(shí)現(xiàn)檔案分類保管。傳統(tǒng)的紙質(zhì)化人工收集分類保管會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間和人力，而現(xiàn)代電子化管理模式更加簡(jiǎn)單可行，電子化人事檔案管理手段會(huì)經(jīng)由專業(yè)程序設(shè)計(jì)員按國(guó)企人事檔案管理部門(mén)的工作需求來(lái)設(shè)計(jì)與之相呼應(yīng)的結(jié)構(gòu)化管理系統(tǒng)，利用結(jié)構(gòu)化管理系統(tǒng)完成后續(xù)人事檔案管理工作，而人事檔案管理工作人員只需要使用這一管理系統(tǒng)快速且便捷的將海量數(shù)據(jù)錄入到電子表格中，管理系統(tǒng)會(huì)隨之對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，從而實(shí)現(xiàn)分類。再加上電子化數(shù)據(jù)占用內(nèi)存遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)人腦或紙質(zhì)檔案，只需要按下某個(gè)按鈕便能實(shí)現(xiàn)有效保管，可以快速將需要儲(chǔ)存的文件保存。其次，人事檔案電子化管理模式能夠快速查詢或閱覽信息且將信息更加直觀的展現(xiàn)在查閱人的面前。在查詢國(guó)企內(nèi)員工檔案相關(guān)信息時(shí)，如果使用傳統(tǒng)紙質(zhì)化人工管理模式則無(wú)法實(shí)現(xiàn)，同一時(shí)間內(nèi)對(duì)多份信息檔案進(jìn)行瀏覽，而電子化管理模式能夠?qū)⑦@一需求有效實(shí)現(xiàn)，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)軟件設(shè)施快速查詢所需要的人事檔案信息，同時(shí)還有著在不同窗口直觀對(duì)比不同員工的功能，將所有需要的信息直觀展現(xiàn)在查閱人的面前，使查閱檔案工作變得更加高效便捷。

2 國(guó)企人事檔案電子化管理風(fēng)險(xiǎn)

2.1 電子化檔案載體的使用和存放風(fēng)險(xiǎn)

電子化檔案載體的使用和存放有著一定的風(fēng)險(xiǎn)，當(dāng)前最好的載體是光盤(pán)與磁帶，兩者相比較起來(lái)，光盤(pán)有著記錄密度高、儲(chǔ)存量大、非接觸式記載和信息讀取方式、數(shù)據(jù)傳輸率較高，在查詢信息時(shí)能夠加快查詢速度容易保存。然而這類電子載體需要給予一定的保護(hù)，要對(duì)電子化檔案載體進(jìn)行養(yǎng)護(hù)，注意載體的存放環(huán)境，防止在溫度高的地方，有陽(yáng)光對(duì)其進(jìn)行直射，則會(huì)加速電子檔案載體的氧化影響儲(chǔ)存數(shù)據(jù)，甚至?xí)斐蓴?shù)據(jù)的丟失。

2.2 內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全存在風(fēng)險(xiǎn)

內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)就是常說(shuō)的局域網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)，在日常操作中容易因國(guó)企電子檔案管理工作者的操作失誤而觸發(fā)。主要由于內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)是由于內(nèi)部員工人為疏忽，導(dǎo)致連接局域網(wǎng)的路由器防火墻等網(wǎng)絡(luò)軟硬件設(shè)施，存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)，從而造成人事檔案資料丟失或出現(xiàn)泄露。其次，內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)共享為人事檔案管理造成一定的安全隱患。在國(guó)企內(nèi)部單位之間會(huì)存在著員工互相發(fā)送人事檔案管理信息的情況，在信息傳遞和共享過(guò)程中容易產(chǎn)生安全隱患。最后，若是國(guó)企員工擅自插入未經(jīng)殺毒或來(lái)路不明的儲(chǔ)存設(shè)備，例如優(yōu)盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等，則有可能會(huì)將優(yōu)盤(pán)移動(dòng)硬盤(pán)上的不知名病毒傳遞到電子化檔案管理系統(tǒng)上，導(dǎo)致信息泄露甚至丟失。

3 國(guó)企人事檔案電子化管理風(fēng)險(xiǎn)防范措施

3.1 提高管理人員對(duì)檔案管理電子化的重視程度

國(guó)企人事檔案管理工作者對(duì)檔案管理電子化的注視程度以及對(duì)檔案管理的認(rèn)知會(huì)直接影響檔案管理水平，工作人員的高度重視能夠在最大程度上防范人事檔案電子化管理風(fēng)險(xiǎn)，從而優(yōu)化人事檔案電子化管理工作質(zhì)量。因此檔案管理工作人員要向上級(jí)工作者宣傳檔案管理電子化的重要性，從而提高對(duì)檔案管理的重視程度。要將檔案管理提上議事日程，對(duì)檔案管理電子化工作進(jìn)行檢查指導(dǎo)，若發(fā)現(xiàn)在管理過(guò)程中出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)隱患則要及時(shí)進(jìn)行解決。同時(shí)要定期檢查電子化管理載體，對(duì)其進(jìn)行養(yǎng)護(hù)和維修，防止電子化檔案信息出現(xiàn)泄露或丟失。要對(duì)檔案進(jìn)行保護(hù)和搶修工作，加大檔案電子化建設(shè)經(jīng)費(fèi)的投入力度，不斷完善檔案管理電子化系統(tǒng)，從而提高工作效率。除此之外，檔案管理工作人員要配備符合檔案保管要求的自動(dòng)選擇檔案柜，便于檔案管理工作人員進(jìn)行收集歸檔保管，方便進(jìn)行檔案信息查閱，全心全意做好檔案管理工作。

3.2 提高網(wǎng)絡(luò)安全防范意識(shí)

內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)，即局域網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)，是國(guó)企工作人員之間傳輸和接收與本單位人事檔案資料與數(shù)據(jù)是常使用的一種網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全，是造成人事檔案電子化管理風(fēng)險(xiǎn)的主要原因。因此要做好內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全防范工作，提高工作人員的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全防范意識(shí)，加大宣傳力度，引起國(guó)企內(nèi)部所有工作人員的高度警惕。在日常工作中，可能產(chǎn)生局網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)的地方很多，可能未能重視的細(xì)節(jié)之處出現(xiàn)安全隱患便會(huì)導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)泄露或丟失。

4 結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，造成了我國(guó)各行各業(yè)都發(fā)生了翻天覆地的變化，我國(guó)國(guó)有企業(yè)人事檔案管理也緊跟時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，發(fā)生了根本性的轉(zhuǎn)變，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)人工檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊瘷n案管理。在人事檔案電子化管理模式的應(yīng)用過(guò)程中有著許多安全管理風(fēng)險(xiǎn)，要做好風(fēng)險(xiǎn)防范工作，推廣人事檔案電子化管理模式，從而優(yōu)化國(guó)企人事檔案工作質(zhì)量，推動(dòng)國(guó)企人事檔案電子化管理不斷向前發(fā)展。

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