如何做好電子檔案的信息融合

李一

摘 要：電子檔案管理已經(jīng)成為未來檔案管理的重要方式，為了更好優(yōu)化電子檔案管理效果，必然需要注重實現(xiàn)信息融合優(yōu)化，尤其是對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案以及電子檔案的融合，更是需要予以高度關(guān)注，力求更好優(yōu)化檔案管理成效。本文以電子檔案管理作為研究對象，重點探討了如何在電子檔案背景下推進信息融合，希望具備參考借鑒作用。

關(guān)鍵詞：電子檔案;優(yōu)勢;信息融合

在現(xiàn)階段檔案管理工作開展中，雖然傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式依然扮演著重要角色，但是電子檔案管理模式越來越普及，幾乎已經(jīng)成為各個單位檔案管理的基本手段，受重視程度已經(jīng)能夠明顯高于紙質(zhì)檔案管理模式，同樣也確實在檔案管理工作中表現(xiàn)出了明顯優(yōu)勢。為了更好優(yōu)化提升電子檔案應(yīng)用效果，往往需要切實關(guān)注信息融合處理，確保紙質(zhì)檔案信息資料能夠和當(dāng)下電子檔案信息資料進行有效融合，如此才能夠規(guī)避電子檔案管理中存在的明顯信息缺陷和問題。

1 電子檔案管理及其優(yōu)勢

1.1 電子檔案管理概述

電子檔案管理作為當(dāng)前檔案管理的重要方式，確實在很多單位中發(fā)揮出了重要作用。從電子檔案管理模式的應(yīng)用特點上來看，往往首先表現(xiàn)出了較為明顯的儲存載體較小的特點，但是相對應(yīng)的儲存量卻比較大，進而也就不會實現(xiàn)對于空間的大量占用。面臨著當(dāng)前越來越繁雜的檔案信息資料，電子檔案管理模式的應(yīng)用確實表現(xiàn)出了明顯優(yōu)勢，往往僅僅是很小的電子存儲容器就可以實現(xiàn)對于大量數(shù)據(jù)信息的存儲，比如U盤或者是云空間等，都可以在電子檔案管理中發(fā)揮重要作用。另外，對于電子檔案管理模式的應(yīng)用而言，往往還表現(xiàn)出了較強的多樣化特點，其不僅僅可以存儲文字信息資料以及圖片信息資料，往往還可以較好實現(xiàn)對于聲音資料以及視頻資料的存儲，進而也就促使檔案資料更為豐富，有助于切實提升后續(xù)檔案資料的應(yīng)用

價值。

1.2 電子檔案管理優(yōu)勢

對于當(dāng)前電子檔案管理模式的應(yīng)用而言，其相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式確實表現(xiàn)出了多方面優(yōu)勢，進而也就能夠引起人們的高度關(guān)注，成為未來發(fā)展的重要方向。首先，電子檔案管理相對而言更為便捷，從具體檔案管理流程上來看，檔案信息資料的搜集、整理、傳輸以及存儲、調(diào)用，電子檔案管理模式都能夠明顯優(yōu)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，明顯降低了檔案管理工作的難度和復(fù)雜性，對于相應(yīng)檔案管理人員形成了明顯減負(fù)效果，檔案管理效率同樣也得到了明顯提高。其次，對于電子檔案管理工作的開展而言，其在實際應(yīng)用中還表現(xiàn)出了更高的應(yīng)用價值，因為自身檔案信息資料更為豐富，不僅僅類型眾多，還可以保障檔案信息資料數(shù)量龐大，進而也就能夠進一步提升檔案資料的應(yīng)用價值，也凸顯了檔案管理工作在單位中的重要作用，避免被忽視。最后，電子檔案管理模式的應(yīng)用還具備較強安全性，相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料容易被損壞的問題，電子檔案管理模式往往不存在該類風(fēng)險，可以較好實現(xiàn)對于大量檔案信息資料的長久保存，復(fù)用性同樣也較為理想，在明顯延長檔案使用壽命的基礎(chǔ)上，進一步凸顯了檔案資料的應(yīng)用價值。

2 電子檔案管理中的信息融合

2.1 構(gòu)建完善的檔案管理系統(tǒng)

電子檔案管理在當(dāng)前要想表現(xiàn)出較強的信息融合效果，能夠和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理形成密切關(guān)聯(lián)，往往需要注重相應(yīng)檔案管理系統(tǒng)的完善，確保紙質(zhì)檔案管理能夠和電子檔案管理具備密切關(guān)聯(lián)，避免可能由此出現(xiàn)嚴(yán)重的檔案管理混亂問題?；诖耍谖磥頇n案管理工作中，應(yīng)該基于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理以及電子檔案管理構(gòu)建兩套獨立的管理系統(tǒng)，并且還需要促使這兩套系統(tǒng)之間具備良好的關(guān)聯(lián)，進而才能夠切實優(yōu)化信息融合效果。對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作的開展而言，應(yīng)該重點針對相應(yīng)檔案管理系統(tǒng)予以不斷優(yōu)化完善，結(jié)合新時代下的高要求進行深入分析，及時更新，促使紙質(zhì)檔案管理能夠契合于電子檔案管理模式，避免出現(xiàn)較為嚴(yán)重的兩者嚴(yán)重隔離問題。比如對于以往的紙質(zhì)檔案管理信息資料，需要在電子檔案管理系統(tǒng)中進行必要備份，或者是進行準(zhǔn)確編碼，以促使相應(yīng)電子檔案管理系統(tǒng)能夠高效運用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，避免了紙質(zhì)檔案資料的失去應(yīng)用價值。當(dāng)然，對于新型電子檔案管理模式更是需要予以創(chuàng)新優(yōu)化，促使相應(yīng)檔案管理系統(tǒng)較為協(xié)調(diào)有序，能夠適應(yīng)于電子檔案信息資料的存儲和管理，在后續(xù)查詢和調(diào)用方面也能夠形成高效運用價值，避免僅僅將電子檔案信息資料搜集完成，不能夠促使其得到充分運用。

2.2 檔案信息的集中管理

為了較好實現(xiàn)電子檔案信息資料的有效融合運用，往往還需要注重實現(xiàn)對于檔案信息資料的集中化管理，能夠促使所有檔案資料都能夠得到有效匯總，避免出現(xiàn)較為嚴(yán)重的分散和雜亂問題?；诖耍谖磥黼娮訖n案管理中需要推動集中化管理模式，要求依托單位內(nèi)的檔案管理機構(gòu)，圍繞著所有相關(guān)檔案資料進行統(tǒng)一收集、存儲和管理，避免出現(xiàn)各個部門各自為政的問題，最終確保所有檔案信息資料更為完整全面?；诖?，在檔案信息的集中管理中，不僅僅要面向未來的檔案信息資料進行全面系統(tǒng)搜集和管控，還需要針對以往的紙質(zhì)檔案信息資料進行全面整理和匯總，以求更好實現(xiàn)對于所有檔案信息資料的優(yōu)化管理，避免可能由此出現(xiàn)較為嚴(yán)重的信息資料缺失問題。當(dāng)然，這也就需要檔案管理部門能夠注重實現(xiàn)從紙質(zhì)檔案管理模式到電子檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，重點針對所有檔案信息資料進行集中處理，實現(xiàn)必要的電子化轉(zhuǎn)變，杜絕紙質(zhì)資料的遺漏和損壞現(xiàn)象。

2.3 健全檔案管理制度

在電子檔案管理工作開展中，為了更好實現(xiàn)信息融合優(yōu)化，往往還需要注重健全檔案管理制度，避免因為制度混亂影響到信息資料的完整性。在電子檔案管理工作開展中，首先應(yīng)該注重從信息搜集、傳輸、整理、修改、刪除、使用等多個環(huán)節(jié)入手進行全面分析，力求重點分析明確所有檔案管理工作要求，尤其是在電子檔案管理模式下，需要構(gòu)建更為完善系統(tǒng)的管理機制，要求能夠?qū)τ谒须娮訖n案信息資料予以規(guī)范化處理，避免出現(xiàn)任何信息不全或者是受損問題。比如在進行電子檔案信息資料修改和刪除中，應(yīng)該盡量做到對于原始文件資料的保存，避免直接替換或者徹底刪除，以此實現(xiàn)對于信息資料的優(yōu)化運用。

2.4 規(guī)范操作流程

對于電子檔案管理工作的優(yōu)化落實，為了更好實現(xiàn)對于信息資料的有效運用，往往還需要注重實現(xiàn)各個操作流程的優(yōu)化控制，力求借助于規(guī)范可靠的操作流程實現(xiàn)對于檔案信息資料的標(biāo)準(zhǔn)化運用，避免該方面出現(xiàn)信息混亂問題。基于此，針對檔案管理人員需要進行嚴(yán)格把關(guān)，要求其不僅僅能夠懂得如何運用電子檔案管理技術(shù)，還能夠具備較高信息管理意識，可以在工作開展中不斷規(guī)范自身行為，以求避免因為自身管理不當(dāng)帶來的信息受損問題。

3 結(jié)束語

現(xiàn)階段電子檔案管理工作開展中，為了更好優(yōu)化檔案信息資料應(yīng)用價值，往往需要注重加大對于電子檔案管理的關(guān)注度，逐步完善檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息資料的集中化管理，健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理操作流程，優(yōu)化電子檔案管理成效。

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