事業(yè)單位檔案精細(xì)化管理路徑探討

劉永鳳

摘 要：針對事業(yè)單位檔案管理工作，實行精細(xì)化管理模式，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作的進一步優(yōu)化，促使檔案管理水平的提升，進而為事業(yè)單位管理與決策提供依據(jù)。故此，本文結(jié)合筆者工作實踐，重點探討了事業(yè)單位檔案精細(xì)化管理路徑。

關(guān)鍵詞：精細(xì)管理;事業(yè)單位;檔案

精細(xì)化管理提倡的是不增加管理成本的前提下，良好改進管理工作的細(xì)節(jié)。這種管理方式是在精細(xì)化、規(guī)范化及個性化的基礎(chǔ)上發(fā)展而來。第一，精細(xì)化管理強調(diào)明確日常管理的分工，落實好具體管理責(zé)任，在將具體要求良好落實的前提下，做好各項工作檢查，以將問題目標(biāo)及時消除;第二，精細(xì)化管理在重視分工的前提下，不斷提升技術(shù)水平，重視面臨日常活動中的問題，采用先進生產(chǎn)管理技術(shù)進行解決，通過科學(xué)的技術(shù)手段提前控制檔案管理過程;第三，個性化是精細(xì)化管理的一個重要方向，注重在實現(xiàn)現(xiàn)有設(shè)備與人員合理配置的前提下，將人員和設(shè)備進行有機結(jié)合，以獲得理想的管理成效，以達到過程的良好管控。所以，應(yīng)積極探討事業(yè)單位檔案精細(xì)化管理路徑，以促進事業(yè)單位良性發(fā)展[1]。

1 事業(yè)單位檔案精細(xì)化管理的積極意義

1）有助于提升服務(wù)利益。推動事業(yè)單位檔案管理精細(xì)化，有助于檔案管理工作向更高層次發(fā)展，進而使檔案管理取得最大化的服務(wù)利益。在精細(xì)化模式下，能對整個檔案管理工作做有效審視，進而及時發(fā)現(xiàn)相關(guān)問題。同時，通過融入精細(xì)化管理理念，有助于單位內(nèi)部檔案運行良好氛圍的營造，加強相關(guān)人員對檔案資料價值的重視

程度。

2）實現(xiàn)檔案事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。運用精細(xì)化管理模式，可以更好完成工作目標(biāo)，一方面，現(xiàn)如今對于公共服務(wù)供給有著更多需求，推動精細(xì)化管理，能夠幫助事業(yè)單位對各種數(shù)據(jù)進行良好收集，并對各項數(shù)據(jù)信息進行記錄，對于相關(guān)人員更多挖掘出數(shù)據(jù)中的價值起到積極作用。同時，有助于事業(yè)單位將自身檔案管理存在的問題及時查處出來，采用相應(yīng)措施將之解決。此外，對于單位檔案管理體系的優(yōu)化、改進也有著顯著作用，從而給單位檔案管理工作邁向更高臺階形成有效促進;另一方面，將精細(xì)化融入到事業(yè)單位檔案管理工作中，能夠明確工作戰(zhàn)略目標(biāo)，對自身發(fā)展進行更為科學(xué)地規(guī)劃，進而不斷提升工作和服務(wù)的質(zhì)量[2]。

3）有助于檔案管理人員素質(zhì)的提升。在提高檔案管理人員素質(zhì)、專業(yè)水平等方面，精細(xì)化管理也起到積極意義。這是因為，推動事業(yè)單位檔案精細(xì)化管理，能促使檔案管理制度不斷改進、優(yōu)化，使相關(guān)崗位的工作職責(zé)得以明確。同時，新的檔案管理制度提出了對相關(guān)人員的要求，要求人員按照制度嚴(yán)格進行各項操作。工作人員在制度的有效約束下，能夠明顯改善工作效率和態(tài)度，從而實現(xiàn)檔案服務(wù)質(zhì)量的提升。另外，檔案精細(xì)化管理，也會對工作人員提出一些新的硬性要求，這能使工作人員工作熱情得到更好調(diào)動。

2 事業(yè)單位檔案精細(xì)化管理所遇問題

雖然，當(dāng)前更多事業(yè)單位意識到檔案精細(xì)化管理的價值，但在具體實施過程中仍存在一些問題，主要體現(xiàn)在如下：

1）相關(guān)制度不夠細(xì)化。當(dāng)前，關(guān)于檔案管理精細(xì)化，我國尚未建立完善的規(guī)章制度，在實際工作中部分事業(yè)單位忽視建立相關(guān)制度。由于缺乏制度，就可能導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作開展出現(xiàn)混亂、無序的情況，缺乏標(biāo)準(zhǔn)的理論與規(guī)范支持，也無法實現(xiàn)檔案精細(xì)化管理。

2）不重視信息技術(shù)的使用。伴隨科技的不斷進步，當(dāng)前出現(xiàn)了大批先進的系統(tǒng)設(shè)備，通過對這些信息技術(shù)設(shè)備的運用，能夠提高檔案管理工作的效率。然而，客觀來講許多檔案管理部門在日常工作中都存在缺乏資金的情況，許多事業(yè)單位不重視先進檔案軟件系統(tǒng)的引進，進而影響了檔案精細(xì)化管理，無法獲得理想的檔案管理效率。

3）檔案利用率較低。當(dāng)前仍有部分事業(yè)單位不能及時利用檔案，思想存在滯后，進而很大程度影響了檔案的良性發(fā)展。單位提出實行精細(xì)化管理的，但當(dāng)前檔案有著較為復(fù)雜的流程，無法高效利用檔案，不能對檔案資料進行快捷有效地查詢，從而給檔案精細(xì)化管理工作的進行形成負(fù)面影響。

3 事業(yè)單位檔案精細(xì)化管理的路徑

1）健全檔案管理制度，嚴(yán)格落實責(zé)任。要想推動事業(yè)單位管理的精細(xì)化，需要相應(yīng)規(guī)章制度的支撐，給各環(huán)節(jié)的順利開展提供指導(dǎo)，將檔案功能良好發(fā)揮出來，實現(xiàn)檔案管理效率的提升。對此，事業(yè)單位管理者對檔案管理工作應(yīng)予以足夠重視，并為其提供相應(yīng)的經(jīng)費，以使精細(xì)化管理不流于形式，并在不斷實踐中完成經(jīng)驗的積累，促使檔案管理制度的建立健全，從而良好保障檔案資料安全[3]。同時，加強部門職責(zé)，檔案資料須專門存放，為了提升檔案管理工作水平，應(yīng)利用信息化系統(tǒng)輔助工作的開展。另外，重視責(zé)任制度的制定，思考如何激發(fā)員工工作熱情，確保責(zé)任落到實處，促使檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。

2）樹立檔案管理目標(biāo)，確保資料安全。要想將精細(xì)化模式良好引入到事業(yè)單位檔案管理中，應(yīng)進行精細(xì)化管理目標(biāo)的設(shè)立，并且根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)著手優(yōu)化配套的檔案管理模式，確保檔案資料能夠結(jié)合規(guī)范流程有序進行，形成一套完整的管理流程。做好檔案資料的安全保護，結(jié)合檔案管理實際需要，保存電子檔案和紙質(zhì)檔案資料，以免丟失資料導(dǎo)致單位利益受損。做好檔案管理工作基礎(chǔ)條件保障，能夠使檔案管理工作更為高效開展，使得后續(xù)決策或管理均有依據(jù)參考。

3）改進檔案管理流程，轉(zhuǎn)變管理方式。在信息時代下，檔案管理工作在管理流程、服務(wù)路徑、管理方式及工作環(huán)境等方面都出現(xiàn)了一定變化，檔案精細(xì)化管理離不開現(xiàn)代信息技術(shù)和素質(zhì)過硬的管理隊伍提供支持，如此才能提高管理效率與質(zhì)量。實現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，提高歸檔卷宗的完整度，保證服務(wù)檢索的便利性，提高檔案利用價值，是實行精細(xì)化管理的目的所在。管理流程精細(xì)化，才能保證立卷歸檔的時效性，并對檔案資料的信息收集、歸檔、整理、保密、利用、銷毀等環(huán)節(jié)做精細(xì)化管理[4]。值得注意的是，在進行精細(xì)化管理的時候，要保證相關(guān)制度和理念，能良好貫徹到檔案管理每個環(huán)節(jié)，并采用可行、有效的管理措施，以使檔案精細(xì)化管理效果得以提升。

4）加大基礎(chǔ)設(shè)施投入，提升利用效率。檔單管理的信息技術(shù)水平會直接影響到檔案管理的精細(xì)化程度。因此，事業(yè)單位應(yīng)通過加強信息技術(shù)的運用，實現(xiàn)精細(xì)化程度的提升。具體而言：第一，加大資金投入，完善配套的檢索、存儲、服務(wù)器與管理設(shè)施，全面落實信息化設(shè)備，以使檔案管理效率得以提升;第二，對先進的科學(xué)技術(shù)做積極引進，將效率和質(zhì)量之間的關(guān)系處理好;第三，樹立數(shù)字化和智能化的理念，提高服務(wù)質(zhì)量;第四，重視技術(shù)更新，以使事業(yè)單位檔案管理能夠始終保持技術(shù)上的優(yōu)勢。通過引進技術(shù)、投入設(shè)施，使檔案信息使用者能夠準(zhǔn)確、快速地提供數(shù)字化檔案信息，實現(xiàn)檔案利用效率的提升。

4 結(jié)語

綜上所述，在現(xiàn)代社會下，要想實現(xiàn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展，就必須做好檔案管理工作，而實行檔案精細(xì)化管理，則能夠?qū)n案資源的價值更多挖掘出來，提高使用者的檔案資源利用率，從而為單位管理和決策提供有效依據(jù)。

參考文獻

[1]于斌，馬健.試論事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2019（21）：14-15.

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[4]趙耀.推進事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的策略研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019，312（07）：92.