醫(yī)院檔案管理中電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用研究

張姍姍

摘 要：在醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中，需要重視對(duì)檔案資料的管理工作，充分發(fā)揮檔案信息的參考價(jià)值，促進(jìn)醫(yī)院朝著良好的方向不斷發(fā)展。而電子檔案系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中體現(xiàn)出較好的應(yīng)用效果，能夠幫助醫(yī)院解決檔案管理中存在的難題，在提高檔案工作效率的同時(shí)，保證檔案資料的完整性及安全性，使檔案信息的保管、查詢(xún)和利用更加便捷。為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理中電子檔案系統(tǒng)的有效應(yīng)用，本文就針對(duì)醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，探究醫(yī)院檔案管理中電子檔案系統(tǒng)的具體應(yīng)用，希望能為醫(yī)院檔案管理的發(fā)展提供有利依據(jù)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理;電子檔案系統(tǒng);應(yīng)用

近年來(lái)，隨著我國(guó)醫(yī)療科學(xué)技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，我國(guó)人民對(duì)醫(yī)療服務(wù)的需求不斷提高，使得醫(yī)院檔案資料的數(shù)量也越來(lái)越多，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作提出了更高的要求，需要不斷提高醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，使其能夠更好地服務(wù)于醫(yī)院發(fā)展。而電子檔案系統(tǒng)是促進(jìn)醫(yī)院檔案管理進(jìn)一步發(fā)展的重要途徑，需要加強(qiáng)對(duì)這一方面的研究，充分發(fā)揮電子檔案系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的積極作用，使醫(yī)院檔案管理水平得以有效提升。通過(guò)對(duì)醫(yī)院檔案管理中電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用進(jìn)行探究，有利于提出一些可靠的參考依據(jù)，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的持續(xù)發(fā)展。

1 醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題分析

1.1 檔案資料的儲(chǔ)存難度較大

在醫(yī)療科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展背景下，我國(guó)醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展水平不斷提高，使得病歷檔案及其他類(lèi)型的檔案資料逐漸增多，需要使用更大的空間來(lái)進(jìn)行檔案資料的儲(chǔ)存工作，確保檔案資料不受外部環(huán)境造成損壞等情況。然而在采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)方式進(jìn)行檔案儲(chǔ)存的時(shí)候，需要占用大量的空間，使得檔案工作人員需要耗費(fèi)大量的時(shí)間對(duì)檔案資料進(jìn)行歸納，解決檔案存儲(chǔ)空間越來(lái)越緊缺的問(wèn)題。同時(shí)，在使用傳統(tǒng)的介質(zhì)進(jìn)行檔案儲(chǔ)存的時(shí)候，普遍會(huì)出現(xiàn)各種各樣的檔案損壞問(wèn)題，這主要是因?yàn)闇囟?、濕度等環(huán)境因素對(duì)儲(chǔ)存的檔案資料造成了影響，使得檔案出現(xiàn)受潮、泛黃等情況，嚴(yán)重影響到醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量[1]。

1.2 檔案資料的查詢(xún)難度較大

在傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理活動(dòng)中，普遍都是采用傳統(tǒng)的人工操作模式來(lái)進(jìn)行檔案查詢(xún)，使得檔案工作的效率受到影響，再就愛(ài)上檔案管理人員對(duì)新型檔案管理模式的掌握不夠熟悉，進(jìn)一步加大了檔案資料查詢(xún)工作的難度。由于各個(gè)部門(mén)體現(xiàn)出不同的工作特點(diǎn)，那么在傳遞檔案的時(shí)候，無(wú)論是檔案數(shù)量或是檔案遞交的時(shí)間都會(huì)出現(xiàn)較大的差異，給檔案管理的開(kāi)展帶來(lái)更多挑戰(zhàn)。其次，在進(jìn)行檔案資料的查詢(xún)過(guò)程中，必須根據(jù)檔案使用者提供的信息來(lái)進(jìn)行分類(lèi)查找，整個(gè)過(guò)程涉及的步驟較多，難以保證檔案查詢(xún)的及時(shí)性及有效性，對(duì)醫(yī)院各項(xiàng)工作的開(kāi)展造成了一定的負(fù)面影響。

1.3 檔案資料的使用效率較低

在使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)方式進(jìn)行檔案儲(chǔ)存的時(shí)候，檔案資料的受損情況較為嚴(yán)重，尤其是檔案發(fā)霉、檔案受潮等問(wèn)題頻繁出現(xiàn)，給醫(yī)院檔案的利用帶來(lái)較多隱患。對(duì)于醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展來(lái)講，無(wú)論是在用藥處方上，或是在用藥比例方面，都有著較為嚴(yán)格的要求，若是檔案資料的完整性及準(zhǔn)確性無(wú)法得到保障，那么醫(yī)院各項(xiàng)工作的質(zhì)量也就會(huì)受到影響，甚至對(duì)患者的身體健康產(chǎn)生一定威脅。同時(shí)，在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理過(guò)程中，部分工作人員存在一定的僥幸心理，未能對(duì)檔案資料進(jìn)行仔細(xì)的查驗(yàn)，使得檔案資料的使用價(jià)值無(wú)法得到充分發(fā)揮，再加上檔案管理的人員數(shù)量有限，對(duì)檔案資料的使用效率產(chǎn)生一定影響，不利于醫(yī)院檔案管理的持續(xù)發(fā)展?；谶@種情況，應(yīng)用電子檔案系統(tǒng)不僅是提高檔案工作水平的有效途徑，也是保障醫(yī)院長(zhǎng)久發(fā)展的重要因素[2]。

2 醫(yī)院檔案管理中電子檔案系統(tǒng)的具體應(yīng)用分析

2.1 在檔案儲(chǔ)存方面的應(yīng)用

在進(jìn)行醫(yī)院檔案管理工作的時(shí)候，借助電子檔案系統(tǒng)能夠解決技術(shù)上存在的局限性，使檔案管理的靈活性及有效性得以提升。對(duì)于電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用，需要做好醫(yī)院檔案的前期處理工作，主要就是對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)化，使其能夠成為可存入信息系統(tǒng)的電子檔案，便于利用電子檔案系統(tǒng)對(duì)其進(jìn)行查詢(xún)和利用。與傳統(tǒng)的檔案儲(chǔ)存方式相比，電子檔案體現(xiàn)出以下幾個(gè)優(yōu)勢(shì)：1）保證儲(chǔ)存空間達(dá)到要求，解決儲(chǔ)存空間不足造成的檔案泛黃、檔案受潮等不良問(wèn)題，使檔案資料的完整性得到保障。2）確保檔案資料的保密性。充分發(fā)揮電子檔案在隱私保護(hù)方面的優(yōu)勢(shì)，可以減少檔案泄漏、檔案丟失等問(wèn)題的發(fā)生。3）降低投入成本。減少因紙質(zhì)檔案造成的資金消耗，且能夠幫助檔案工作人員更加快速地完成檔案資料的處理，進(jìn)一步降低檔案管理的人力成本[3]。

2.2 在檔案查詢(xún)方面的應(yīng)用

根據(jù)以往醫(yī)院檔案管理工作情況來(lái)看，在進(jìn)行醫(yī)院檔案的查詢(xún)過(guò)程中，普遍要采用人工的方式對(duì)檔案的編號(hào)信息、儲(chǔ)存位置等信息進(jìn)行查詢(xún)，且還要發(fā)放檔案調(diào)取的通知，使得檔案管理人員的工作量較大，嚴(yán)重影響到醫(yī)院檔案管理工作的效率。但是在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用電子檔案系統(tǒng)，可以有效解決傳統(tǒng)檔案系統(tǒng)的不足，只需要將關(guān)鍵詞輸入到電子檔案系統(tǒng)中，就能夠及時(shí)將需要的檔案資料找出來(lái)，在提高工作效率的同時(shí)，減少因人為因素造成的錯(cuò)誤，使檔案管理工作的質(zhì)量得到保障。通過(guò)對(duì)電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用情況進(jìn)行了解可知，該系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等各種信息技術(shù)手段的綜合運(yùn)用，在保證檔案查詢(xún)工作快速進(jìn)行的同時(shí)，確保檔案查詢(xún)的準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)改善檔案工作質(zhì)量的目的[4]。由于電子檔案系統(tǒng)是一個(gè)現(xiàn)代化的檔案管理手段，想要充分發(fā)揮這一系統(tǒng)的作用，就必須要做好人員培訓(xùn)工作，保證檔案工作人員的計(jì)算機(jī)水平達(dá)到要求，學(xué)會(huì)靈活操作電子檔案系統(tǒng)，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理水平的提升。

2.3 在檔案利用方面的應(yīng)用

檔案資料作為醫(yī)院檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，是否能夠得到充分利用，直接關(guān)系著醫(yī)院檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展，需要充分發(fā)揮電子檔案系統(tǒng)在檔案利用方面的優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)醫(yī)院檔案利用率的提升。在傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理過(guò)程中，普遍存在檔案調(diào)用效率過(guò)低、檔案利用存在環(huán)節(jié)冗余等情況，使得檔案管理人員的工作難度顯著提升，不利于醫(yī)院檔案管理工作的順利開(kāi)展。但是將電子檔案系統(tǒng)應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理中，可以采用更多的途徑來(lái)提高檔案資料的利用率。在利用電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行檔案利用的時(shí)候，只需要對(duì)其進(jìn)行簡(jiǎn)單的分類(lèi)和保存，根據(jù)檔案使用者的需求對(duì)檔案系統(tǒng)中的信息資料進(jìn)行調(diào)取，使檔案使用者的信息需求得以充分滿(mǎn)足。通過(guò)這一方式不僅能夠提高檔案利用的整體效率，也能夠降低檔案管理人員的時(shí)間成本，使其能夠用更多的精力來(lái)完成其他工作，充分發(fā)揮自身的創(chuàng)新力，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理朝著現(xiàn)代化、科學(xué)化的方向不斷發(fā)展[5]。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，為充分發(fā)揮電子檔案系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的積極作用，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理水平的提升，需要充分了解醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及相關(guān)問(wèn)題，結(jié)合醫(yī)院發(fā)展情況對(duì)其進(jìn)行合理運(yùn)用，充分發(fā)揮電子檔案系統(tǒng)在檔案儲(chǔ)存、檔案查詢(xún)、檔案利用等各方面的作用，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理朝著現(xiàn)代化的方向不斷發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[2]王小童.電子檔案信息的存儲(chǔ)及安全新探[J].蘭臺(tái)世界，2019（S1）：130-131.

[3]倪芳，聶真.醫(yī)院檔案管理中電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用初探[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（03）：134.

[4]南鋒一.企業(yè)電子檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2018（10）：42.

[5]李娟.淺談檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院管理中的應(yīng)用[J].中國(guó)衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2018，15（09）：71-72.