紀佩汝
摘 要:在信息技術快速發(fā)展的今天,計算機技術在各行各業(yè)得以發(fā)展與普及。事業(yè)單位檔案管理信息化建設,已經成為社會新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作的重要目標。加強事業(yè)單位檔案信息化建設的推行,才能讓事業(yè)單位檔案管理工作跟上信息化發(fā)展的新形勢,進而高效完成檔案管理工作任務。
關鍵詞:事業(yè)單位;檔案;信息化;建設
加強相關事業(yè)單位檔案信息化建設,已經成為事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化管理發(fā)展的必然趨勢。計算機技術的普及,讓事業(yè)單位檔案管理工作也經歷著一場全新的洗禮。以計算機技術為手段,不斷提高事業(yè)單位檔案工作的準確性和安全性,才能達到信息資源合理利用的最終目的。分析事業(yè)單位檔案信息化建設的必要性和建設過程中的困難,加強創(chuàng)新,才能為事業(yè)單位檔案信息管理提供保障。
1 認清事業(yè)單位檔案管理信息化建設的必要性
傳統(tǒng)的檔案管理工作,已經不能滿足新時達的工作需求。重視事業(yè)單位檔案信息化建設,才能應對新時代下的發(fā)展要求。在日常工作中,需要通過現(xiàn)代化的檔案管理手段,促進檔案管理信息的共享,以此來加強協(xié)同辦公。全新的社會環(huán)境下,進行事業(yè)單位檔案管理方式革新,檔案服務質量也會隨之提高。
在檔案信息不斷增多的今天,檔案的管理和使用問題逐漸增多。檔案信息資源是源源不斷的,要促進檔案管理工作效率提高,就不能再將傳統(tǒng)的工作方式和檢索方式作為主體。在全新檔案媒介產生之后,現(xiàn)代化的管理方式得到了相關領導人員的重視。做好檔案管理信息化建設,一定要在思想上認清檔案管理信息化發(fā)展的必要性。營造良好的檔案管理工作創(chuàng)新氛圍,推進信息化建設進程的加快,在最早的時間為實際工作助力。
2 加強事業(yè)單位電子文檔系統(tǒng)的有效建立
建立電子文檔系統(tǒng),是推進事業(yè)單位檔案信息化建設的重要途徑之一。電子文檔,是利用化學磁性材料為載體的資源形式,像電子文書、電子圖紙、電子報表等都屬于電子文檔材料。在檔案管理工作中,管理人員需要利用計算機,加強檔案資料的收集、篩選,并對其進行加工。根據未來的使用需求,使他它們成為能夠被快速提取的信息。
電子文檔的開發(fā),能夠讓計算機的多項功能、優(yōu)勢得以發(fā)揮。大多數(shù)基層事業(yè)單位檔案,是在利用計算機時,沒有關注其數(shù)據統(tǒng)計和整理功能,只是利用計算機打字存儲,需要耗費許多的人力、物力,浪費時間,致使計算機設備功能開發(fā)不全。電子文檔系統(tǒng)的建立,能夠讓計算機的利用率得以提高,切實提升檔案管理的實際效率。除此之外,還能極大地縮短檔案信息編撰的時間,使檔案信息的時效性得以提高,讓數(shù)據庫得以快速更新。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中,檔案管理人員需要先選擇題材,選擇材料,再編輯出版。這樣的工作方式,讓檔案信息的整理時間過長,不利于檔案信息時效性的提升,也影響了檔案信息的利用價值。在建立電子文檔系統(tǒng)的過程中,檔案管理者可以利用計算機去讀取檔案,做好信息的加工。在第一時間,讓檔案信息投入到事業(yè)單位的實際工作中。在檔案信息數(shù)字化的過程中,事業(yè)單位系統(tǒng)內部的檔案信息可以得以共享,使各個單位的信息化建設得以接軌。
3 給予事業(yè)單位檔案管理信息化建設技術支持
首先,利用事業(yè)單位信息網,為檔案電子文件建立歸檔專遞網線。在信息化時代來臨的今天,從基層事業(yè)單位到往上的每一級單位,都在建立信息化的工作環(huán)境。許多信息的傳遞,都已經有網絡平臺承載。檔案管理的對象是事業(yè)單位日常工作中所產生的信息,這些信息能夠反映事業(yè)單位內部各職能部門的具體工作情況與工作內容。傳輸上網的文件信息,是歸檔的重中之重。為電子文檔開辟歸檔專遞網線,有利于歸檔工作效率的提高。能夠在網絡上進行歸檔的文件,需要按照事業(yè)單位內部的要求做好文件格式的統(tǒng)一處理,從而保證信息的可靠性,提高其應用性,使各個單位可以在調取信息時快速利用。還有一部分信息沒能在第一時間傳輸上網,但仍具有較高的保存價值。檔案信息管理人員可以利用信息網,開辟各業(yè)務單位與檔案管理部門之間的文件專遞網線。利用歸檔專用的子系統(tǒng),將具有保存價值的電子文件,利用專門的系統(tǒng)傳輸給檔案部門,做好保密工作,提高檔案管理工作的安全性。
其次,加強計算機信息管理部門與檔案管理部門工作的融合。在信息化建設過程中,各職能部門逐漸實現(xiàn)了辦公自動化的目標。在日常工作中,信息整理的系統(tǒng)性和標準性都在提高。檔案管理工作,就是將分散在各單位的信息統(tǒng)一錄入到信息系統(tǒng)中,使這些信息能夠被集中處理,統(tǒng)一使用,打破各個部門之間的界限。在一切檔案信息成為電子文檔之前,計算機與信息管理部門是做好檔案管理規(guī)劃,并統(tǒng)籌各單位信息管理工作的一線奮斗者,起到了極為重要的牽頭作用。計算機信息管理部門與檔案管理部門之間職能的融合,能夠為檔案信息管理工作提供必要的技術支持。
4 明確事業(yè)單位檔案信息化建設的關鍵問題
首先,做好專業(yè)人才隊伍建設。在原始的檔案信息管理工作中,紙質檔案的立卷工作也是一項技術性較強的工作。在建立電子文檔的過程中,應當利用當前的骨干隊伍,做好檔案信息化建設隊伍的組建工作。從紙質檔案管理隊伍中選擇一些骨干,作為領導或牽頭人。加強立卷工作的監(jiān)督檢查力度,使電子文檔的歸檔工作,也有一支對應的專業(yè)隊伍完成。在實際工作中,計算機信息管理人員并不了解檔案管理工作的具體流程,而紙質檔案管理工作人員對立卷歸檔工作十分熟悉,業(yè)務水平較高。能夠在紙質檔案轉化成為電子文檔之時,利用專業(yè)的業(yè)務技巧,做好信息化檔案的立卷工作。將紙質檔案管理人員中的優(yōu)秀工作者和計算機信息管理人員,作為檔案信息化建設隊伍的成員,有利于檔案信息化建設目標的實現(xiàn)。
其次,做好紙質檔案與電子檔案的雙重歸檔。在當前事業(yè)單位工作中,有一部分具有法律效力和憑證作用的檔案,必須以紙質形式存在。電子文檔的歸檔方便、快捷,但具有不穩(wěn)定性。比如,電子文件容易被修改,也有可能被拷貝盜取,缺少絕對安全性。要做好檔案信息化建設,不得忽視紙質檔案的管理。加強電子文檔和紙質文件的雙重歸檔,才能讓檔案管理工作更有嚴密性,使檔案信息有互補型的參照物。從紙質檔案與電子文檔管理入手,建立雙軌型的檔案管理制度,建立兩種形式檔案的對應聯(lián)系,才能使檔案完整,降低檔案管理風險,預防不可測的意外。
5 結語
綜上所述,在全新的歷史時期,加強事業(yè)單位檔案信息化建設,充分利用一切可以利用的信息手段提升檔案管理水平,才能使檔案信息轉變成為檔案資源。以信息化建設為途徑,提高檔案管理的高密度性、可操作性和快捷性、安全性,有助于事業(yè)單位檔案信息管理過程的優(yōu)化和結果的豐富,為事業(yè)單位工作提供強大的信息力量。
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