芻議出版社檔案管理的信息化建設(shè)

那仁陶格蘇

摘 要：檔案信息是現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的綜合應用，在國家檔案管理部門統(tǒng)一規(guī)劃和組織的框架內(nèi)，提供、管理和交付檔案信息資源的使用。檔案是人類活動和客觀權(quán)利的真實記錄明白。用檔案可以更好地了解過去、了解現(xiàn)在、預測未來;通過檔案，有利于不同企業(yè)的順利發(fā)展。工作檔案的發(fā)展歷史表明，工作是根據(jù)社會的需要而創(chuàng)造的，是隨著社會的發(fā)展而發(fā)展的，檔案也是公司的基本管理。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化建設(shè);檔案信息

行政檔案在各項工作特別是現(xiàn)代公司檔案的發(fā)展中起著非常重要的作用，反映了一個單位的基本結(jié)構(gòu)、生產(chǎn)工藝。自然科學研究等活動的技術(shù)文件，包括圖紙、照片、報告等，具有保存價值，按表文等制度作為實際歷史文獻集體保存，不僅在生產(chǎn)、建設(shè)和研究中具有參考價值，而且具有積累經(jīng)驗的作用，保存歷史特征和憑證參考。是工礦企業(yè)生產(chǎn)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和科研的真實歷史記錄，也是企業(yè)發(fā)展和轉(zhuǎn)型的重要依據(jù)?，F(xiàn)代社會已進入信息高速公路時代，計算機和多媒體逐漸進入生活的各個領(lǐng)域，成為各種工作的必備助手。檔案信息管理是檔案工作發(fā)展的必然趨勢。

1 檔案管理信息化的意義

檔案管理信息是指通過檔案信息的處理、數(shù)字原理和計算機網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)在檔案管理過程中的應用，可持續(xù)地傳播、開發(fā)利用檔案資源、社會交流檔案信息資源、促進檔案開發(fā)利用。信息時代發(fā)生了巨大的變化，高校在自動化和信息化領(lǐng)域，開展了各種與框架相關(guān)的工作。檔案管理必須引入信息。目前，信息時代大多數(shù)檔案部門的管理水平仍以媒體為基礎(chǔ)，傳統(tǒng)的管理方法必須被基于計算機的現(xiàn)代管理方法所取代。利用計算機管理檔案，通過網(wǎng)絡(luò)傳遞信息，不僅可以取代人工處理，而且可以用現(xiàn)代化的框架改造傳統(tǒng)的管理系統(tǒng)。把檔案工作的技術(shù)水平提高到一個更高的水平，即服務管理現(xiàn)代化和信息化。這是網(wǎng)絡(luò)時代、信息社會和檔案時代的必然趨勢，也是時代的呼喚。

檔案管理信息不僅可以提供數(shù)據(jù)和服務，還可以與國內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)連接。為大學和大學的內(nèi)部和社會用戶研究和咨詢不同的文獻數(shù)據(jù)庫，以便進行資源交流、進行學術(shù)交流和了解最新發(fā)展。自動化和信息管理的趨勢是勢不可擋的。

2 檔案管理信息化存在的問題

2.1 檔案信息化意識不強

長期以來，人們對檔案的意識是不重視的。檔案的社會效益和經(jīng)濟效益也沒有得到廣泛的傳播，檔案信息更沒有得到人們的重視[1]。很多人重視“收藏”而不是“使用”。有使用文件的好處的經(jīng)驗和知識，只有一些專業(yè)人員和技術(shù)人員使用。檢查只是一些圖紙，而大多數(shù)員工對使用文件的好處知之甚少，更不用說建筑管理信息文件了。從缺乏重視、檔案基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備不足、基于信息的基礎(chǔ)信息檔案資源保護和開發(fā)不足、檔案利用水平低等方面看，檔案在利用中不會發(fā)揮作用。

2.2 沒有統(tǒng)一的管理標準和平臺

隨著公司檔案數(shù)量逐年增加，檔案保管的負擔越來越重，檔案人員的負擔越來越重，檔案的自然老化和人為破壞已成為各種問題，沒有一個統(tǒng)一的檔案管理標準和一個信息管理平臺，這些問題就無法得到更好的解決[2]。

2.3 檔案信息化存在安全問題

一方面，在檔案管理信息化的過程中，我們往往注重檔案信息在信息技術(shù)中的傳播和傳遞，只注重檔案信息工作的參考和借鑒作用，而忽略了檔案角色憑證的根本作用。檔案是檔案館發(fā)揮憑證作用的基礎(chǔ)[3]。在這種情況下，文件單元將被忽略，其安全性將得不到保證。另一面，在傳遞文件信息的過程中，管理者往往只關(guān)注使用文件信息，而忽略了使用文件信息的安全問題。檔案信息在提供公司信息過程中的重要性，包括檔案信息單位的安全和檔案管理人員所要求的檔案信息流通的安全，以確保檔案管理系統(tǒng)和設(shè)備的穩(wěn)定性和安全性，確保沒有策略。電子檔案從設(shè)備的有效性、信息與媒體的分離、信息的交流與交換能力等方面都會導致檔案長期保存的困難。為確保其安全，應采取有效措施，打擊開發(fā)和使用過程中嚴重缺乏安全保障的現(xiàn)象。

3 推進檔案信息化的對策

3.1 加強檔案信息化建設(shè)

積極開發(fā)和建設(shè)適合高校檔案信息的管理系統(tǒng)，即開發(fā)綜合檔案信息管理軟件開發(fā)。這個軟件系統(tǒng)能夠有效地管理、控制、收集、儲存、評估、統(tǒng)計、檢索、使用、編輯和研究大學檔案等，實現(xiàn)工作檔案的自動化。對于檔案管理信息的引進，是建立資源數(shù)據(jù)庫，盡快建立數(shù)據(jù)規(guī)模，計算機檢索系統(tǒng)的實際應用。特別是要注意加強標準化設(shè)計，通過制定不同的標準來建立標準化數(shù)據(jù)庫，如網(wǎng)絡(luò)通信標準和數(shù)據(jù)庫、計算機軟件和系統(tǒng)標準、傳輸標準網(wǎng)絡(luò)、機器可讀格式標準、描述規(guī)則標準、文檔注釋標準等。

3.2 加強檔案信息化隊伍建設(shè)

在高校信息管理過程中，檔案工作者是信息資源與用戶之間的橋梁和紐帶，是高內(nèi)容信息產(chǎn)品知識的設(shè)計者、生產(chǎn)者和經(jīng)營者。因此，高校和諧發(fā)展對于檔案院校創(chuàng)建一支高素質(zhì)、復合型的人才隊伍具有十分重要的意義[4]。

3.3 完善檔案信息化工作

目前，在絕大多數(shù)高校中，信息工作是一個比較明確的狀態(tài)，分離。是的，分離已經(jīng)成為管理科學的嚴重障礙。因此，還需要建立有效的工作機制，完善檔案管理。

3.4 實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化共享

信息網(wǎng)絡(luò)的原則是開放和分享網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為高校檔案工作擺脫自信、走向社會創(chuàng)造了條件，為高校檔案信息交流和跨文化建設(shè)創(chuàng)造了新途徑合作在這種情況下，充分發(fā)揮自身資源優(yōu)勢，創(chuàng)建特色數(shù)據(jù)庫并上網(wǎng)，加強橫向交流與合作，充分利用檔案綜合優(yōu)勢，要切實彌補信息匱乏、數(shù)據(jù)庫分散創(chuàng)建、數(shù)據(jù)庫集中交換、服務分散和資源交換的不足，建立高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)協(xié)調(diào)機制，制定一系列切實可行、可執(zhí)行的有約束力的標準和標準，當前，要改革自治局面，創(chuàng)建全國統(tǒng)一的檔案網(wǎng)絡(luò)，真正實現(xiàn)高校檔案信息資源的交流。我們應該充分利用大學資源的優(yōu)勢，開發(fā)集體資源，加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)，全面實施資源共享，為高校和社會提供豐富的信息資源和優(yōu)質(zhì)服務。

4 結(jié)語

隨著先進技術(shù)和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，對檔案管理的要求將越來越高，對檔案管理人員的要求也將越來越高。要搞好檔案管理，就要把管理與現(xiàn)代技術(shù)更好地結(jié)合起來，不斷提高技術(shù)信息的操作、開發(fā)和改進能力。運用從合格的信息技術(shù)到檔案管理，不斷提高檔案管理的質(zhì)量和效率，讓它成為一種真正有效的檔案管理工具，以達到其最大的效率。

參考文獻

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[4]馮彥東.試論事業(yè)單位干部人事檔案信息化管理[J].絲路視野，2018，000（016）：94-94.