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      新形勢(shì)下高校檔案信息系統(tǒng)建設(shè)與管理探索

      2020-08-13 07:19:48趙梅娟
      卷宗 2020年14期
      關(guān)鍵詞:高校檔案管理系統(tǒng)建設(shè)新形勢(shì)

      趙梅娟

      摘 要:隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展,信息技術(shù)早已滲透在人們的生產(chǎn)、生活和學(xué)習(xí)中了。在高校檔案信息系統(tǒng)建設(shè)與管理中,信息技術(shù)也為其提供了技術(shù)支持,使檔案信息化建設(shè)逐步走向成熟,從整理、組織、編排、統(tǒng)計(jì)到檢索已基本實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化,為檔案的信息系統(tǒng)建設(shè)提供了先決條件。在新形勢(shì)下,高校檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的管理必須要轉(zhuǎn)變以往的管理模式,以信息化的全面建設(shè)和信息化平臺(tái)的應(yīng)用為契機(jī),提升高校檔案建設(shè)與管理的信息化,以實(shí)現(xiàn)檔案工作的升級(jí)為目的,探索信息化建設(shè)與管理的具體措施?;诖?,本文在分析檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上,提出了相應(yīng)的具體對(duì)策,也希望能為其他相關(guān)研究人員提供一些建議。

      關(guān)鍵詞:新形勢(shì);高校檔案管理;系統(tǒng)建設(shè)

      1 新形勢(shì)下高校檔案信息系統(tǒng)建設(shè)與管理的現(xiàn)狀

      1.1 高校缺乏對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視

      很多高校在檔案信息化的建設(shè)過(guò)程中,沒(méi)有深刻認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)對(duì)高校發(fā)展的實(shí)際意義。很多高校還是以人力為主,信息技術(shù)手段為輔,這也導(dǎo)致高校減少了對(duì)檔案信息化建設(shè)的資金投入。但在信息化建設(shè)的過(guò)程中,無(wú)論是在檔案進(jìn)行信息化加工還是構(gòu)建信息化平臺(tái)所需要的硬件設(shè)備上,都需要資金的支持。因高校缺乏對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視,也就直接阻礙了信息化建設(shè)的進(jìn)程。

      1.2 高校檔案信息系統(tǒng)建設(shè)與管理的速度較慢

      近年來(lái),在高校擴(kuò)招政策的影響下,學(xué)生人數(shù)激增,隨之而來(lái)的檔案數(shù)量也在大幅度增加,學(xué)校也逐漸積累了包括學(xué)生人事檔案、學(xué)習(xí)檔案、文書檔案以及財(cái)務(wù)檔案等的各種資料,給高校的檔案管理工作帶來(lái)了不小的壓力。也正是這個(gè)原因,許多高校便開(kāi)始紛紛借助信息技術(shù)開(kāi)展檔案建設(shè)與管理的工作。但是,由于很多高校檔案制度的設(shè)置與內(nèi)容不夠全面,導(dǎo)致對(duì)信息技術(shù)的使用也只限于簡(jiǎn)單的入檔和搜索等,很多工作還要靠人力實(shí)現(xiàn)。

      1.3 專業(yè)檔案管理人員數(shù)量不足

      高校檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)且任務(wù)量較大的工作,它涉及的種類多、范圍較廣,對(duì)此,也就要求檔案管理人員不僅要熟悉各項(xiàng)工作流程,還要具備一定的專業(yè)知識(shí),更好地應(yīng)對(duì)管理工作中出現(xiàn)的各種問(wèn)題?;诖耍诟咝n案信息化建設(shè)的過(guò)程中,急需一支專業(yè)能力強(qiáng)和業(yè)務(wù)水高的建設(shè)隊(duì)伍。但是,目前很多高校的檔案管理人員沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)和專業(yè)的訓(xùn)練,在專業(yè)能力和素養(yǎng)上都有很大不足,由于他們?nèi)狈ο鄳?yīng)的專業(yè)知識(shí),對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)模糊,也就無(wú)法提升檔案管理工作的信息化程度。專業(yè)檔案管理人才不足,尤其是熟悉檔案管理工作主要內(nèi)容又深諳信息技術(shù)的綜合性人才,這也給高校檔案信息化建設(shè)增加了難度,同時(shí)也制約了高校檔案的信息化建設(shè),不利于推動(dòng)高校的現(xiàn)代化建設(shè)。

      2 高校檔案信息系統(tǒng)建設(shè)與管理探索的路徑研究

      2.1 完善信息化建設(shè)的規(guī)章制度

      “沒(méi)有規(guī)矩,不成方圓”,加強(qiáng)高校檔案信息系統(tǒng)建設(shè)與管理的關(guān)鍵步驟在于,制定相應(yīng)的規(guī)章制度,任何工作的有序開(kāi)展都是建立在科學(xué)合理的規(guī)章制度的基礎(chǔ)上。同理,高校檔案管理的信息化建設(shè)也必須以制度為依托,保證檔案信息的收集、歸檔和整理的整體性和有序性。具體來(lái)說(shuō),首先,立足實(shí)際,確定具體的制度。任何規(guī)章制度的建立都要從具體的實(shí)際情況出發(fā),因此,在制定規(guī)則時(shí),要先進(jìn)行廣泛的調(diào)查,確保制度實(shí)施的可操作性和實(shí)踐性。檔案管理部門可以采取問(wèn)卷調(diào)查和訪談的方式對(duì)相關(guān)的管理人員進(jìn)行調(diào)查,在此基礎(chǔ)上,建立切實(shí)可行以及針對(duì)性較強(qiáng)的信息化規(guī)章制度;其次,還要確保制度的全面性。例如,立案與歸檔制度,要有明確的具體時(shí)間;檔案保密制度,嚴(yán)格遵守保密協(xié)議,防止信息泄露;網(wǎng)絡(luò)安全制度,對(duì)于相關(guān)人員的身份識(shí)別等。還應(yīng)該包括監(jiān)督管理制度、軟件的操作制度以及機(jī)房?jī)?nèi)部的管理制度等,必須保證各項(xiàng)制度的實(shí)施都要落到實(shí)處;最后,相關(guān)部門還必須根據(jù)實(shí)際情況對(duì)制度做出相應(yīng)的調(diào)整,確保制度的可實(shí)施性和合理性。

      2.2 加快檔案信息化管理軟件的開(kāi)發(fā)

      高校檔案信息化管理的開(kāi)展,建立在信息化的應(yīng)用軟件和平臺(tái)的基礎(chǔ)上,目前高校中使用最多的信息化軟件有寶葫蘆檔案管理軟件、晨科軟件管理系統(tǒng)和清華紫光檔案管理軟件等,雖然可以實(shí)現(xiàn)基本的錄入、整理和搜索功能,但在其他功能的使用上還存在一些問(wèn)題,如在線閱覽權(quán)限和下載權(quán)限不能分離。而在信息化建設(shè)的推進(jìn)過(guò)程中,各高校對(duì)軟件使用的要求也會(huì)越來(lái)越高,而且每個(gè)學(xué)校的實(shí)際情況也有所不同,相應(yīng)地對(duì)軟件的使用要求也會(huì)有所差別。對(duì)此,各高校也要在此基礎(chǔ)上,開(kāi)發(fā)出適合本校實(shí)際情況的檔案管理軟件,提升檔案信息化管理的針對(duì)性。

      2.3 搭建高校檔案信息化管理平臺(tái)

      在高校檔案信息化的建設(shè)過(guò)程中,各高校在完善檔案管理規(guī)章制度的同時(shí),還要借助信息技術(shù),搭建高校檔案信息化管理的平臺(tái)。在高校檔案信息化管理平臺(tái)中,借助計(jì)算機(jī)的處理技術(shù),對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理,及時(shí)整理和保存,同時(shí)在確保信息準(zhǔn)確和安全的情況下,完成對(duì)學(xué)校在職師生、人事、后勤和財(cái)務(wù)等人員信息的傳遞,為其檔案的搜索工作提供必要的技術(shù)支持,提高檔案管理的工作效率,加快檔案信息化建設(shè)的步伐。

      檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中,針對(duì)檔案的不同類型要進(jìn)行合理劃分,借助數(shù)據(jù)整理、編排和掃描等手段將檔案轉(zhuǎn)化為電子形式的文檔,然后再通過(guò)軟件對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和規(guī)范,以便后續(xù)的查閱。最重要的是,要保證信息化平臺(tái)的安全和隱秘性,及時(shí)做好維護(hù)。但對(duì)于硬件設(shè)備與軟件設(shè)備的購(gòu)置,需要大量資金的投入,學(xué)校對(duì)此提起高度重視的同時(shí),要給予資金上的支持。除此之外,學(xué)校還要加大對(duì)檔案管理重要性的宣傳,提高各教職員工對(duì)檔案管理的重視程度,培養(yǎng)他們的檔案管理意識(shí),這不僅對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展有極大的促進(jìn)作用,而且也有利于提升學(xué)校的信息化建設(shè)的水平,對(duì)學(xué)校的發(fā)展有很重要的現(xiàn)實(shí)意義。

      2.4 加強(qiáng)信息化檔案管理人員隊(duì)伍的綜合素質(zhì)

      加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì),是推進(jìn)高校檔案信息系統(tǒng)建設(shè)與管理的重要內(nèi)容。信息化的檔案管理需要的是一批熟悉信息技術(shù)的專業(yè)人才,以往紙質(zhì)化的檔案管理人員早已不能滿足現(xiàn)在的社會(huì)要求。對(duì)此,各高校必須提起對(duì)檔案管理人員的相關(guān)培訓(xùn),逐步提升他們對(duì)信息技術(shù)的利用能力,更好地提升他們的專業(yè)化水平。除此之外,檔案管理的保密性也對(duì)檔案管理人員的政治素養(yǎng)提出了更高的要求。各高校還要積極引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才,帶動(dòng)其他管理人員的工作積極性,同時(shí)提升高校檔案管理的整體水平。

      3 結(jié)語(yǔ)

      綜上所述,高校檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)與管理是信息技術(shù)發(fā)展的必然選擇,因此,各高校在推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中要根據(jù)實(shí)際情況,不斷完善信息化建設(shè)的規(guī)章制度,讓制度的制定更符合本校的實(shí)際情況,保證制度制定的合理性和科學(xué)性;同時(shí)開(kāi)發(fā)檔案管理軟件,提升信息化管理的針對(duì)性;還要在此基礎(chǔ)上,搭建信息化的管理平臺(tái),使檔案管理的信息化更系統(tǒng)、更安全;最重要的是,還要提升檔案管理人員的綜合素質(zhì),提升其工作的專業(yè)化水平,在以上舉措中,逐步推進(jìn)高校檔案信息化的建設(shè)與管理,而各高校也必須深刻認(rèn)識(shí)到,檔案管理的信息化建設(shè)過(guò)程不是一蹴而就的,要不斷在實(shí)踐的過(guò)程中進(jìn)行調(diào)整,逐步提升檔案信息化建設(shè)與管理的水平。

      參考文獻(xiàn)

      [1]寇冰.高校學(xué)生檔案信息管理平臺(tái)的建設(shè)與思考[J].城建檔案,2020(03):18-19.

      [2]韓瑋.高校檔案管理信息化建設(shè)的途徑探析[J].智庫(kù)時(shí)代,2020(06):45-46.

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