海拉提·祖卡布

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)已經(jīng)正式進(jìn)入了信息化時(shí)代，信息技術(shù)的發(fā)展與普及改變了人們生活學(xué)習(xí)的方式，同時(shí)也促進(jìn)了很多行業(yè)的轉(zhuǎn)型與改革。時(shí)代與技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)著文化事業(yè)的發(fā)展，檔案管理作為城市管理工作中的一個(gè)重要部分，更加提出了管理的創(chuàng)新需求。在信息化時(shí)代中，檔案的信息具有重要的價(jià)值，因此，管理人員應(yīng)該充分應(yīng)用信息技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息化以及智能化檔案管理，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理技術(shù)的現(xiàn)代化發(fā)展。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;檔案管理;探討

隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的發(fā)展，信息成為了時(shí)代發(fā)展的主導(dǎo)力量，同時(shí)也是人們?nèi)粘Ｉ钪械闹匾Y源。就目前的發(fā)展情況來(lái)看，信息一方面體現(xiàn)出爆炸式增長(zhǎng)的特征，人們獲取信息的渠道增加，而另一方面人們對(duì)于信息的需求也體現(xiàn)出個(gè)性化的發(fā)展趨勢(shì)。受到時(shí)代變化的影響，當(dāng)前人們獲取信息以及知識(shí)的方式也經(jīng)歷了變化的階段，目前我國(guó)網(wǎng)絡(luò)信息資源數(shù)量增長(zhǎng)與用戶信息利用呈現(xiàn)出較大的矛盾，也給傳統(tǒng)檔案管理帶來(lái)了發(fā)展的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。檔案管理技術(shù)應(yīng)該抓住時(shí)代發(fā)展的機(jī)遇，完善社會(huì)檔案觀念，提高檔案管理的效率，促進(jìn)檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理帶來(lái)的機(jī)遇

（一）形成社會(huì)檔案觀念

城市以及單位的檔案管理工作在過(guò)去很長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)都沒(méi)有得到應(yīng)有的重視和發(fā)展，這對(duì)于企業(yè)以及城市的發(fā)展都是不利的。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，檔案管理人員應(yīng)該意識(shí)到檔案管理工作的重要性，并且引導(dǎo)大眾形成社會(huì)檔案觀念，在管理的過(guò)程中增加大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展。大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用能夠快速實(shí)現(xiàn)方案數(shù)據(jù)資源的搜索、分析、整理與保存，提高了管理工作的效率。信息已經(jīng)成為了當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的重要因素，檔案資源的增加導(dǎo)致傳統(tǒng)的檔案管理方式不再適用，無(wú)法滿足當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的需求。因此，檔案管理人員應(yīng)該增加大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，提高檔案管理的水平與效率，促進(jìn)企業(yè)以及城市的未來(lái)發(fā)展。

（二）提升檔案管理效率

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理人員能夠充分應(yīng)用大數(shù)據(jù)處理技術(shù)對(duì)大量繁雜的檔案信息進(jìn)行管理，進(jìn)而不斷提升檔案管理工作的效率。除此之外，受益于互聯(lián)網(wǎng)的開(kāi)放性與共享性，檔案管理人員能夠在網(wǎng)絡(luò)中搜尋檔案信息，不斷豐富檔案管理的內(nèi)容。最后，檔案管理人員還可以利用信息技術(shù)創(chuàng)建檔案管理系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)資料的分析以及管理功能。這樣的技術(shù)不僅能夠促進(jìn)檔案管理效率的提升，同時(shí)還能夠提高資源保存的質(zhì)量，防止出現(xiàn)資料丟失的現(xiàn)象。

二、當(dāng)前檔案管理存在的問(wèn)題

盡管信息技術(shù)已經(jīng)得到了一定程度的發(fā)展與普及，但是很多單位受到管理意識(shí)以及現(xiàn)實(shí)條件的影響，在檔案管理工作中依舊依賴于人工錄入以及整理的方式，這就會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作的效率下降。傳統(tǒng)的人工管理模式存在一些人為的失誤以及管理漏洞，容易出現(xiàn)檔案資料丟失以及錯(cuò)錄的情況，這樣就會(huì)影響檔案的準(zhǔn)確度。除此之外，由于人工錄入以及管理的工作流程過(guò)于繁雜，需要更多的人工介入，這樣還會(huì)影響檔案管理的安全性與嚴(yán)密性，可能會(huì)出現(xiàn)泄漏機(jī)密檔案的情況。最后，在進(jìn)行人工管理的過(guò)程中，由于管理的流程較為繁瑣，還會(huì)導(dǎo)致檔案資料無(wú)法得到及時(shí)的更新與保存，出現(xiàn)了信息滯后的現(xiàn)象。與先進(jìn)的信息技術(shù)檔案管理方式相比，當(dāng)前的檔案管理方法存在較大的安全隱患，其占用的人力資源較大，檔案信息更新的速度較慢，管理質(zhì)量較低。

而信息技術(shù)檔案管理的方法同樣也存在一些隱患。在進(jìn)行高校檔案管理的過(guò)程中，如果高校的安全防火系統(tǒng)級(jí)別較低，就可能導(dǎo)致檔案的泄密，出現(xiàn)資源的流失，造成學(xué)者的損失。除此之外，不法分子還可能利用安防系統(tǒng)的漏洞對(duì)高校檔案資料進(jìn)行篡改，進(jìn)而影響檔案資料的真實(shí)性。在利用信息技術(shù)開(kāi)展檔案管理的過(guò)程中，技術(shù)人員還應(yīng)該為系統(tǒng)配備相應(yīng)的硬件設(shè)施，才能夠?qū)崿F(xiàn)管理的目標(biāo)。但是就目前的情況來(lái)看，大多數(shù)單位并不具備更高的硬件設(shè)備購(gòu)買條件，同時(shí)考慮到設(shè)備以及系統(tǒng)的后期管理以及維護(hù)、專業(yè)人員的投入，信息化管理的前期運(yùn)行成本是比較高的。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理發(fā)展的策略

（一）使用現(xiàn)代化管理方法

在進(jìn)行檔案管理改革創(chuàng)新的過(guò)程中，技術(shù)人員應(yīng)該充分利用信息技術(shù)，使用現(xiàn)代化管理的方法，提供人性化管理服務(wù)，在管理的過(guò)程中體現(xiàn)出信息技術(shù)的便利性與開(kāi)放性特征，不斷創(chuàng)新檔案管理系統(tǒng)。通過(guò)上文的分析能夠知道，傳統(tǒng)的檔案管理模式更加依賴人工的參與，不僅會(huì)增加技術(shù)人員的工作壓力，同時(shí)還可能出現(xiàn)信息滯后的現(xiàn)象，給檔案的查詢與更新帶來(lái)極大的不便。但是在信息技術(shù)的支持下，單位能夠充分利用信息技術(shù)完善檔案管理系統(tǒng)，引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備，實(shí)現(xiàn)終端的信息查詢功能。通過(guò)賬號(hào)權(quán)限管理的方式進(jìn)行檔案管理，讓不同權(quán)限的用戶能夠隨時(shí)查詢檔案資料與信息，同時(shí)還能夠有效保護(hù)他人的信息，提升服務(wù)的質(zhì)量，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化[1]。

（二）完善檔案管理機(jī)制

要想提升檔案管理的效率與質(zhì)量，技術(shù)人員還應(yīng)該不斷完善檔案管理的機(jī)制，明確各部門的職責(zé)，保障檔案管理工作的有序開(kāi)展。首先，管理人員應(yīng)該配合單位重新編寫(xiě)檔案管理?xiàng)l款，完善管理機(jī)制，對(duì)于檔案管理工作中的各職能人員進(jìn)行明確的分工，并優(yōu)化其人力資源管理的方法。其次，管理人員還應(yīng)該完善檔案管理工作的獎(jiǎng)懲制度，優(yōu)化信息技術(shù)的利用，激勵(lì)員工的工作積極性，不斷提高工作管理的效率，處于工作馬虎以及態(tài)度不認(rèn)真的員工更加應(yīng)該給予懲罰，才能夠端正其工作態(tài)度，提高管理的效率[2]。

四、結(jié)束語(yǔ)

傳統(tǒng)的檔案管理方法容易出現(xiàn)管理共享效率低、數(shù)據(jù)信息不夠準(zhǔn)確的現(xiàn)象。因此，技術(shù)人員應(yīng)該充分利用信息技術(shù)，不斷完善檔案管理的機(jī)制，優(yōu)化檔案管理的系統(tǒng)與技術(shù)，為人們提供更加便捷的檔案管理服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]劉玥，吳園園.大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理發(fā)展的思考[J].科技資訊，2019，17（04）：117+120.

[2]李慧勛.大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理發(fā)展的思考[J].黑龍江科學(xué)，2019，10（01）：142-143.