檔案信息化建設淺談

黃翊鵬

摘要：檔案作為記錄和體現(xiàn)單位工作的重要資料，其管理工作一直備受重視。面對高強度快節(jié)奏的工作常態(tài)，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經無法滿足當下的需求。建設科學高效的信息化檔案管理系統(tǒng)，成為檔案管理工作不可避免的時代潮流。不僅體現(xiàn)了檔案管理部門緊跟社會發(fā)展，創(chuàng)新理念思路，運用新技術新方法的積極性，也是提升服務效率，轉變工作模式的重要手段。本文就此討論檔案信息化建設的重要性和措施，以及在建立過程中可能遇到的問題。

關鍵詞：檔案信息化;檔案管理;注意事項

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A ?文章編號：1003-9082（2020）07-00-01

一、檔案管理的現(xiàn)狀

當下的檔案管理模式尤其是文書管理相對來說是比較落后的，這主要體現(xiàn)在幾個方面，首先，工作力量不均衡。存在認識不到位，缺乏人力、物力投入等問題。以機關事業(yè)單位為例，常用到文書檔案主要包括上傳下達的各類文件、業(yè)務資料、財務人事記錄等。許多單位往往只注重財務資金賬目方面的管理和監(jiān)督，卻忽視了對其他檔案的管理，造成工作滯后。其次，硬件設施過于老舊。多數(shù)檔案部門所用管理設施還是由傳統(tǒng)的檔案管理架以及相應的除濕等輔助設備組成，對于平常使用的檔案管理系統(tǒng)及程序沒有做到及時升級與更新，文書檔案的數(shù)字化和信息化程度都無法滿足當前需要，往往只能做到最基本的查詢工作。而且，隨著時間推移，檔案數(shù)量不斷增多，所需存放空間逐漸緊張，資料查詢效率隨之變慢。特別是在當下很多檔案部門依然采取人工查詢的辦法，不僅不利于文書檔案的管理及利用開發(fā)，還增大了因使用不善造成檔案損壞的風險。再次，缺乏統(tǒng)一標準。部門之間各自為戰(zhàn)，對所管理的文書檔案沒有明確的范圍和標準，造成權責不清，推諉扯皮現(xiàn)狀。信息查詢者往往需要聯(lián)系多個部門才能捋清來龍去脈，明確檔案位置，降低了工作效率。因此，建立便捷高效的檔案管理體系，已經成為現(xiàn)代檔案管理的必然選擇。

二、檔案信息化建設的意義

傳統(tǒng)檔案管理方式基本依賴人工處理，既占用大量時間精力，還大大降低了工作的效率。實施檔案信息化建設，使檔案管理工作借助信息技術實現(xiàn)自動化和智能化，不僅可以減輕檔案管理員工作量，還可以提高檔案查詢效率，極大地提升檔案管理工作效率。

每份紙質檔案作為客觀存在的實體，只記錄某一項或有限時期的工作內容，難以形成系統(tǒng)的信息體系。實際工作中，如需了解分析全局情況，要翻閱大量資料，反復對比各項內容，才能得到客觀準確的結論，對查閱者提出較高要求。利用信息技術，將單個檔案中記載的信息提取出來，便捷高效查詢搜索，靈活組合成所需信息結構，可以充分發(fā)揮檔案資料憑證作用。除此之物，依托網絡開展檔案信息化建設，有效打通部門界限，還有利于實現(xiàn)檔案資源的共建共享，進一步擴大檔案使用范圍。

三、檔案信息化建設的內容

概括來說，檔案的信息化建設就是利用網絡信息技術管理檔案的工作方法，其內容涵蓋以下幾個方面：

1.搭建網絡體系

主要是指建立計算機操作與管理系統(tǒng)，包含數(shù)據庫以及數(shù)據壓縮技術，高速掃描技術等現(xiàn)代信息技術手段。其中，最核心的部分是計算機網絡。檔案信息化建設要確保數(shù)據安全，防止篡改、遺失、損毀等問題發(fā)生，離不開一個安全有序的網絡系統(tǒng)。開發(fā)專用數(shù)據共享接口，通過布設專用網絡、購置專用服務器，數(shù)據加密等方式進行信息交互，是檔案管理信息化建設安全可靠的基礎。

2.采集檔案信息

檔案基本功能是記載信息，檔案信息化建設的基礎是檔案信息的采集。一方面，要做好基礎工作，將現(xiàn)有的紙質檔案資料以圖片的形式，經過整理加工形成后上傳到服務器，形成完整的數(shù)據資料加以保存利用。另一方面，要積極研發(fā)圖文識別軟件，從上傳的掃描圖片中準確提取出想要的信息，方便查詢利用。同時，還要開展檔案資料填寫標準化建設，通過標準化提升數(shù)據錄入提取效率。

3.培養(yǎng)專業(yè)人才

檔案管理員除了要具備必備的業(yè)務水平技能外，還需熟練掌握相關的網絡信息技術，能夠對硬件設備日常維護，對軟件更新升級，對信息資源定期備份，及時有效的處置突發(fā)情況，確保整個系統(tǒng)的健康平穩(wěn)運行。

4.開發(fā)應用軟件

充分挖掘檔案信息化建設形成的海量資源價值，通過開發(fā)專用軟件，建立智能所搜功能，將分散與各個檔案中的信息提取整合，按照需求形成脈絡清晰的信息體系，以便系統(tǒng)了解相關工作的開展沿革，掌握背景資料，為領導決策提供更加全面準確的輔助支撐。

5.建立標準規(guī)范

標準規(guī)范是檔案信息化建設的重要前提條件。規(guī)范標準填寫檔案內容，有利于提升軟件識別準確率。檔案管理部門要轉變思路，由被動收集變?yōu)榭壳爸笇?，結合本單位工作職能，建立相應的檔案資料填寫、收集標準，對于常規(guī)性工作制定制式表格，引導資料形成部門或者個人規(guī)范打印，為后期掃描、軟件提取信息奠定基礎。同時，結合電子政府、辦公OA的建設，通過辦公網絡材料成文后及時歸檔，將檔案資料由事后收集變?yōu)槭轮惺占?，進一步提升檔案資料歸檔效率。

四、檔案信息化建設的注意事項

首先，要注重信息安全。由于計算機系統(tǒng)網絡易受入侵，特別是計算機系統(tǒng)的特殊性，一旦受到攻擊往往會造成大規(guī)模的信息泄露，嚴重性往往高于傳統(tǒng)檔案管理模式。同時計算機出現(xiàn)問題，需要維修人員進行修復時候，也存在檔案被竊取的風險。其次，要注重系統(tǒng)設計標準的統(tǒng)一。建設檔案信息化網絡體系時，在確保輸入的內容清晰完整的基礎上，要規(guī)范設計數(shù)據接口，確保不同系統(tǒng)之間數(shù)據交互順暢，便于不同部門之間的檔案資源數(shù)據共享。再次，要加強保密教育。數(shù)字化后的檔案不同于紙質檔案，具有體積小易攜帶的特點，雖然降低了人為篡改檔案的風險，但也增加泄露信息的風險。針對這個問題，需要在日常工作中除了加強管理，完善制度機制外，還應強化保密教育，牢固樹立檔案管理人員守土有責、守土盡責的責任意識，杜絕檔案資料的失泄密情況發(fā)生。

結語

總而言之，隨著現(xiàn)代信息化技術的發(fā)展，檔案管理信息化改革也必將高速推進。但現(xiàn)階段仍然存在諸多需要解決的發(fā)展理念、制度責任和軟硬件保障等問題。檔案信息化建設工作必須要基于客觀現(xiàn)實和發(fā)展需求，制定符合實際的建設戰(zhàn)略。加強檔案現(xiàn)代技術的研究開發(fā)和應用推廣，運用信新觀念、新技術、新方法對檔案業(yè)務流程、管理模式等進行優(yōu)化提升，對檔案管理人員的素質培養(yǎng)，構建與時代發(fā)展和社會生產相符合的檔案信息化網絡和數(shù)據智能化管理系統(tǒng)。

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