事業(yè)單位檔案信息化管理創(chuàng)新的桎梏與應(yīng)對

李暉

摘要：以更好地順應(yīng)時代與現(xiàn)代社會服務(wù)需求、管理需求為先導(dǎo)，事業(yè)單位不僅要加大自身檔案信息化管理創(chuàng)新的力度，還需要有效整合、開發(fā)并利用信息化資源，提升信息資源的共享能力，提高單位工作效能，借此來推進信息化檔案建設(shè)等。但是在事業(yè)單位檔案信息化管理創(chuàng)新發(fā)展的過程中，難免因為歷史遺留問題及創(chuàng)新中出現(xiàn)的新問題而阻礙其管理成效?；诖?，文中以事業(yè)單位檔案信息化管理創(chuàng)新的桎梏為分析基礎(chǔ)，嘗試分析事業(yè)單位檔案信息化管理創(chuàng)新的基本思路、桎梏應(yīng)對方案等。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位檔案;信息化;管理

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A ?文章編號：1003-9082（2020）07-00-02

隨著信息技術(shù)與大數(shù)據(jù)時代的快速發(fā)展，越來越多的事業(yè)單位以提升自身工作效率和質(zhì)量為目標，逐步探索符合自身發(fā)展所需的檔案管理的信息化創(chuàng)新模式，以便提升檔案管理的規(guī)范化、信息化、標準化。但是在逐步加強檔案信息化建設(shè)的力度的過程中，很多事業(yè)單位的檔案信息化管理創(chuàng)新卻因為諸多制約因素而導(dǎo)致管理創(chuàng)新與信息化建設(shè)難以契合。

一、事業(yè)單位檔案信息化管理創(chuàng)新的桎梏

1.檔案管理創(chuàng)新意識薄弱，專業(yè)管理人員匱乏

事業(yè)單位檔案信息化管理創(chuàng)新以事業(yè)單位檔案信息化規(guī)劃、建設(shè)，信息化處理檔案內(nèi)容等為前提。但是，大多數(shù)事業(yè)單位對信息化管理的認知有限，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化管理的主動性偏低，創(chuàng)新管理和有效統(tǒng)計規(guī)劃意識不足，大多認為檔案信息化管理僅僅是使用電腦存儲和保管相關(guān)人事檔案，導(dǎo)致檔案信息化管理及創(chuàng)新流于形式。伴隨信息化管理需求的不斷提升，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的此種管理態(tài)度與意識已經(jīng)嚴重影響到事業(yè)單位檔案信息化管理的成效。

信息化迅猛發(fā)展對事業(yè)單位檔案管理人員的綜合素養(yǎng)和信息素養(yǎng)提出了新的要求。但是很多事業(yè)單位的檔案管理人員尚未經(jīng)過專業(yè)管理培訓(xùn)，且并非檔案專業(yè)畢業(yè)，檔案管理學(xué)知識與信息化管理的思維、理念、知識儲備等薄弱，檔案管理精確性和有效性偏低，信息化管理實戰(zhàn)經(jīng)驗、數(shù)據(jù)處理技術(shù)和現(xiàn)代信息技術(shù)掌控能力有限，難以順利完成檔案信息化管理創(chuàng)新的研究工作。此外，由于事業(yè)單位檔案管理領(lǐng)域涉及范圍極為廣泛，不僅囊括本單位的各項工作內(nèi)容，還包含全體職工基本信息檔案的管理。隨著檔案事業(yè)信息化的不斷加深，事業(yè)單位對具備計算機、檔案管理等多領(lǐng)域知識的復(fù)合型人才需求更明顯。但是事業(yè)單位檔案管理方面的計算機從業(yè)人員較少，更多的畢業(yè)于歷史學(xué)、檔案學(xué)等學(xué)科。專業(yè)管理人員的匱乏會使事業(yè)單位檔案信息化工作的落實更為艱難。

2.檔案管理制度不健全，管理安全性偏低

事業(yè)單位作為特殊部門，與國家其他單位差別明顯，如果檔案管理僅僅重視檔案檢索、歸檔、整理等的信息化成效，相對忽略檔案使用效率和檔案管理的與時俱進等，會導(dǎo)致檔案信息化管理停留在管理程序、流程的規(guī)范化方面。部分事業(yè)單位因缺乏具體監(jiān)督措施和外部監(jiān)督機制，僅靠工作人員自律來保障管理成效。另一方面，因?qū)n案信息化管理開發(fā)的不夠重視，大部分事業(yè)單位的檔案信息化只集中在檔案電子化歸納和整理。

事業(yè)單位的部分檔案文件涉及的內(nèi)容與國家安全、軍事、經(jīng)濟、政治等密切相關(guān)，保密要求極高，內(nèi)容不能對外公開，因此事業(yè)單位在檔案信息化管理的工作中要重視檔案安全性與保密性。然而，很多事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)平臺的搭建中，的確廣泛配備了打印機、電腦等各類檔案管理設(shè)備，并大量投入資金進行辦公設(shè)備與系統(tǒng)等的維護與更新，各類軟硬件設(shè)備也逐步完善。但是在檔案信息化管理的過程中往往因為檔案信息化建設(shè)平臺更新速度慢、信息化建設(shè)高匹配性不足、檔案借閱及瀏覽等審批流程不完善、檔案信息化建設(shè)安全性低、檔案管理監(jiān)督制度缺乏、檔案管理開發(fā)不受重視等問題，使檔案信息安全存在嚴重隱患。

3.資金投入單一，檔案資源利用率不高

資金是事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)和管理的保障。事業(yè)單位的檔案信息化管理以高端通信設(shè)備和電子網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)備為運作基礎(chǔ)，而這些項目或者設(shè)備價格昂貴，需要政府持續(xù)不斷地為事業(yè)單位提供資金投入。然而，檔案管理本身并不具備經(jīng)濟效益產(chǎn)生價值，作為行政部門日常工作之一，往往在資金投入方面存在資金審批不及時、基礎(chǔ)設(shè)施資金投入少等問題，此類問題在區(qū)域經(jīng)濟及政府投入不穩(wěn)定的前提下，容易導(dǎo)致事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)及管理“破產(chǎn)”。雖然很多事業(yè)單位明確自身存在經(jīng)費不足且政府投入有限，但是在檔案信息化建設(shè)的大趨勢下，容易跟風(fēng)，卻難以承擔(dān)檔案信息化管理持續(xù)運作的資金需求等。

檔案信息化發(fā)展會提升檔案資源的高替代率。表現(xiàn)為檔案資源替代品增多，但是這也會增加查閱和整理難度。假設(shè)需要整理的檔案文獻頗多，且并非所有的檔案文獻均能被電子化，在需要分步查閱紙質(zhì)文獻和電子文獻，并有可能查閱不到的情況下，使用者有可能轉(zhuǎn)戰(zhàn)互聯(lián)網(wǎng)中使用搜索引擎查找資源。此外，如果事業(yè)單位檔案服務(wù)器承載量有限，有人使用該檔案時，檔案很難被其他人共享或者同時使用，這也會為使用者帶來不便。新公共服務(wù)理論要求事業(yè)單位檔案信息化管理提升檔案資源使用率，能更多地服務(wù)大眾，擬達成此目標不僅需要專業(yè)的工作人員分類整理眾多復(fù)雜的檔案，還需要精細化開發(fā)檔案，但是此兩點很難被同時達成。

二、事業(yè)單位檔案信息化管理創(chuàng)新的準備

1.堅持民本位管理理念，確定創(chuàng)新管理定位

部分事業(yè)單位在檔案信息化管理的過程中存在錯誤的觀念，比如其檔案管理雖然以服務(wù)公民為目標，但是卻難以滿足檔案信息化發(fā)展的要求。對此，建議事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)從思想上加大對檔案信息化管理創(chuàng)新的重視，更新觀念，按照群眾需求優(yōu)化檔案管理制度，打破傳統(tǒng)的事務(wù)性檔案管理慣性，改變將本單位效益視為考察檔案信息化管理創(chuàng)新成效的衡量標準，而是將檔案信息化管理中的收藏文獻、保存信息、開發(fā)與研究檔案等視為核心。

考慮到工作人員管理能力、專業(yè)能力等的強弱直接影響事業(yè)單位檔案信息化管理創(chuàng)新水平。因此在信息技術(shù)支持和保障下，事業(yè)單位檔案信息化管理創(chuàng)新擬順利推行，就需要強化相關(guān)工作人員的素養(yǎng)，以會議、培訓(xùn)等方式來強化工作人員對信息化檔案管理工作的正確認知，保證每一個參與此項工作的工作人員均具有較強的信息化管理理念與意識，激勵其積極主動地端正工作態(tài)度并參與檔案信息化管理工作中來，共同構(gòu)建起更為標準的檔案信息化管理模式。

2.強化實操監(jiān)督，加強管理人員專業(yè)培訓(xùn)

考慮到事業(yè)單位檔案管理與普通企業(yè)檔案資料管理不同，需要管理人員謹慎、細致地管理檔案并保密。那么為避免工作人員瀆職攜帶，更好提升檔案信息化管理的實效，建議事業(yè)單位鼓勵并引導(dǎo)公民參與到檔案信息化管理工作中來，借助輿論監(jiān)督、外部公民監(jiān)督、單位內(nèi)部監(jiān)督等強化信息化管理成效。單位內(nèi)部可建立監(jiān)督小組、監(jiān)督制度、監(jiān)督機構(gòu)等，按照配套的監(jiān)督標準和內(nèi)容實時監(jiān)督工作人員的信息化管理行為。

按照新公共服務(wù)理論要求，事業(yè)單位檔案信息化管理要以人才作為關(guān)注的焦點而并非組織效率。在信息化、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)逐漸普及和推廣的當(dāng)代，事業(yè)單位檔案信息化管理更需要大量的高素質(zhì)、復(fù)合型專業(yè)人才。針對事業(yè)單位檔案信息化管理專業(yè)人才匱乏的問題，建議從招聘高素質(zhì)人才、完善檔案管理人員福利待遇、強化專業(yè)人才專業(yè)技能培訓(xùn)等層面入手，提升事業(yè)單位檔案管理人員團隊的專業(yè)結(jié)構(gòu)、技能、學(xué)歷、素質(zhì)等。因此，在招聘、培訓(xùn)等的過程中，事業(yè)單位要將檔案信息化管理的崗位要求視為招聘和培訓(xùn)的主要內(nèi)容。管理者要時刻提升自身的管理能力，補充充實、更新管理知識，借助健全的評估體系與培訓(xùn)系統(tǒng)，自上而下地有效評估相關(guān)工作人員工作效率、質(zhì)量。完善獎懲機制，對于工作積極主動的員工給予精神和物質(zhì)雙方面的認可、鼓勵，對于不上進的員工及時給予懲處。

在針對性培訓(xùn)的過程中，事業(yè)單位要側(cè)重于檔案管理工作人員互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計算機技術(shù)等先進技術(shù)的培訓(xùn)，使之具備事業(yè)單位檔案信息化管理創(chuàng)新所需的技術(shù)意識與能力;強化工作人員先進管理技巧的培訓(xùn)，厘清事業(yè)單位檔案信息化管理創(chuàng)新在不同階段所需的工作成效，借此細化相關(guān)工作人員的工作要求，使之具備使用有效的方式創(chuàng)新和完善自身管理內(nèi)容與模式的能力;強化相關(guān)工作人員安全知識的培訓(xùn)。在避免傳統(tǒng)檔案管理失控局限性的目標下，使之具備保障檔案信息安全的能力并能在合理整合并配置可用資源中，最大化發(fā)揮自身價值、作用。

3.強化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完善信息考核機制

事業(yè)單位檔案信息化管理不僅要抓緊完成現(xiàn)有檔案的電子化處理，還需要不斷擴充檔案信息資源，盡可能滿足使用者對檔案資源豐富性的要求。比如管理者可充分借助網(wǎng)絡(luò)、搜索引擎的優(yōu)勢，定期搜集、整理、更新檔案信息，在合理整合后豐富、完善、分享檔案信息，使每一個工作人員、使用者均能掌控檔案信息的最新情況。與此同時，檔案信息管理的承載體也要不斷更新，保障設(shè)備的使用壽命長、高質(zhì)量，盡可能避免因設(shè)備性能而導(dǎo)致檔案信息丟失等。因此在設(shè)備購買與選擇上，管理者要加大設(shè)備適配性、質(zhì)量等的調(diào)研與對比力度，重點抓防毒軟件的購買和使用。在搜索引擎的選擇與運用方面，可按照檔案信息化管理創(chuàng)新的需求，在內(nèi)部信息系統(tǒng)中合理科學(xué)的運用搜索引擎，如在內(nèi)部建立便于工作人員信息管理使用的搜索引擎等。

為做好各部門之間的有效溝通，建議事業(yè)單位做好信息考核機制。比如將信息反饋機制視為關(guān)鍵點，在構(gòu)建信息考核機制的過程中，明確每個參與檔案信息化管理人員的工作責(zé)任與內(nèi)容，以崗位勝任力要求作為其正確認識自身崗位要求，并保障自己工作能規(guī)范化、標準化的保障。在保障信息反饋機制和信息考核機制有效運作方面，管理者、領(lǐng)導(dǎo)者可按照工作人員在檔案信息化管理中的表現(xiàn)，在與之溝通和交流后，及時調(diào)整獎懲制度，以保障各環(huán)節(jié)之間信息的有效交換等。

三、事業(yè)單位檔案信息化管理創(chuàng)新的途徑

1.健全檔案管理制度，引入市場調(diào)節(jié)機制

事業(yè)單位要嚴格落實國家檔案管理條例和《檔案法》等的條例，結(jié)合本單位實際情況，構(gòu)建合理完善的檔案信息化管理制度及檔案信息化管理考核辦法。事業(yè)單位檔案信息化管理要保持與時俱進就需要構(gòu)建法制化、市場化、競爭性的管理環(huán)境。除持續(xù)學(xué)習(xí)《檔案法實施辦法》《檔案法》及其他相關(guān)法律法令中與檔案管理相關(guān)的規(guī)定，有序規(guī)范化地開展檔案信息化管理外，事業(yè)單位還可將自由的市場競爭文化引入到事業(yè)單位檔案信息化管理中，按照改革開放和創(chuàng)新的定位來調(diào)整事業(yè)單位檔案信息化管理方式。

事業(yè)單位要時刻調(diào)研和了解使用者對檔案信息的需求及市場信息，不斷更新和補充檔案信息資源。以依法治檔為準繩，建立健全檔案信息化管理規(guī)定和細則，依法約束事業(yè)單位管理組織、工作程序、編制，從根本上打破人為對信息化管理的制約與影響。以破解傳統(tǒng)檔案管理模式弊端為切入點，打擊以權(quán)謀私和惡意在信息系統(tǒng)內(nèi)植入病毒等不良行為，保證信息化管理的法制化，以此保障檔案信息的完整性。

在引入市場調(diào)節(jié)機制的過程中，要確保事業(yè)單位檔案的信息化管理權(quán)利公開，合理控制權(quán)利范圍而并非內(nèi)化監(jiān)督，讓度監(jiān)督給社會，接受社會的建議和意見。針對管理人員有可能出現(xiàn)的以權(quán)謀私、檔案管理不完善、檔案信息不安全等問題，可充分發(fā)揮檔案信息化管理創(chuàng)新的模式，構(gòu)建起“媒體+社會公眾+使用者+管理人員”的良性監(jiān)督管控模式。

2.調(diào)整資金投入方式，提升檔案資源轉(zhuǎn)化效能

首先，事業(yè)單位要依照國家檔案管理標準，配置標準化硬件設(shè)備及技術(shù)，建設(shè)并開發(fā)存在適配性的檔案管理操作系統(tǒng)、檔案信息運營網(wǎng)站。檔案信息化管理依托網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，需要借助生動、豐富、實用的網(wǎng)頁形式提供檔案信息服務(wù)，由此，事業(yè)單位要不斷研究和調(diào)整檔案信息服務(wù)網(wǎng)站功能，實時更新檔數(shù)據(jù)信息。

其次，事業(yè)單位檔案信息化管理創(chuàng)新需要人力、資金、硬件設(shè)施等各項保證，且需要各類保障能保持持續(xù)性。在實踐運作的過程中，管理者可將信息化管理創(chuàng)新工作的有序進行視為基點，調(diào)查并分析當(dāng)前各項管理工作對投入的需求，以及當(dāng)前投入方式的適配情況。部分管理工作可一次性加大投入力度，但是并非所有管理工作的創(chuàng)新均如此。由此，建議事業(yè)單位將檔案信息化管理投入歸入單位管理工作中，對其進行合理科學(xué)的規(guī)劃，構(gòu)建長期的投資計劃或機制，用于保障事業(yè)單位檔案信息化管理創(chuàng)新的硬件與軟件更新及時。部分投入可使用租用替代購買的方式來降低信息化管理成本。比如租用云端服務(wù)器減輕維修與硬件設(shè)備購買成本，運用智能化系統(tǒng)降低人工成本等。

最后，在提升檔案資源轉(zhuǎn)化效能方面，事業(yè)單位要借助檔案管理體系優(yōu)勢創(chuàng)建資源體系，進一步優(yōu)化信息化管理方式。分類檔案屬性與類別，將具有管理參考價值的電子文檔、圖像、視頻、音頻等檔案資料，進行數(shù)字化的存儲、搜集、管理及維護，構(gòu)建檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，提升檔案信息化管理數(shù)字化成小，為人才培養(yǎng)、工作考核、文獻深入開發(fā)與研究等提供有益參考。

結(jié)語

事業(yè)單位檔案信息化管理對我國整體發(fā)展至關(guān)重要。事業(yè)單位檔案信息化平臺建設(shè)工作工作的不斷推進需要與信息化管理創(chuàng)新相輔相成，才能真正為使用者提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。因此，在檔案信息化管理的實踐中，打造專業(yè)的管理團隊，配置契合檔案信息化平臺建設(shè)的軟硬件及相關(guān)技術(shù)，強化管理平臺的保密性建設(shè)，依照法律法規(guī)細化并執(zhí)行相關(guān)管理制度極具有必要性。

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