電子政務(wù)背景下的人力資源服務(wù)中心電子檔案管理

摘要：人力檔案資源屬于國(guó)家信息資源的重要組成部分，在電子政務(wù)背景下，辦公自動(dòng)化、信息化程度提升，助推檔案信息資源管理工作的變革。人力資源服務(wù)中心主要負(fù)責(zé)人事檔案的管理工作。在當(dāng)前電子政務(wù)背景下，電子檔案也發(fā)生了巨大的變化，本文具體就電子政務(wù)背景下人力資源服務(wù)中心電子檔案管理進(jìn)行介紹和分析。

關(guān)鍵詞：電子政務(wù);人力資源服務(wù);電子檔案

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ?文章編號(hào)：1003-9082（2020）07-00-01

隨著各級(jí)政府積極推進(jìn)電子政務(wù)，人力資源檔案的信息化管理水平不斷提升，技術(shù)不斷進(jìn)步，流程不斷完善。結(jié)合實(shí)際工作情況需要，湖南省人力資源服務(wù)中心開發(fā)了“湖南省流動(dòng)人員人事檔案管理一體化服務(wù)平臺(tái)”，檔案數(shù)字化、信息化和智能化工作不斷推進(jìn)。

一、電子政務(wù)背景下人力資源服務(wù)中心電子檔案管理特點(diǎn)

電子政務(wù)是信息技術(shù)與現(xiàn)代管理機(jī)制的有機(jī)融合，是信息化政府工作模式，電子檔案是指具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件。人力資源服務(wù)中心主要側(cè)重于人事檔案的管理，電子政務(wù)的推廣為檔案的信息化管理提供了機(jī)遇。

1.信息資源互補(bǔ)和共享

電子政務(wù)建設(shè)對(duì)電子檔案管理的影響是多方面的，電子政務(wù)建設(shè)和人力資源服務(wù)中心電子檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)信息資源互補(bǔ)和共享。電子檔案管理系統(tǒng)可以說(shuō)是電子政務(wù)的一個(gè)子系統(tǒng)，是一個(gè)專門為各級(jí)公共人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)管理流動(dòng)人員人事檔案的信息服務(wù)平臺(tái)，人事檔案的電子化管理實(shí)現(xiàn)了人事檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)共享、人事檔案業(yè)務(wù)受理及流轉(zhuǎn)全程監(jiān)控，檔案調(diào)動(dòng)（調(diào)閱）告別“來(lái)回跑”、證明材料異地及網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程打印等，提升了人力工作的效率。電子政務(wù)信息資源是政府管理活動(dòng)中形成的數(shù)字化信息，而人力資源檔案的信息化管理則可以進(jìn)一步地豐富和充實(shí)電子政務(wù)信息資源。

2.工作標(biāo)準(zhǔn)和信息技術(shù)有相似性和連續(xù)性

電子政務(wù)和人事檔案信息化管理在標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)方面具有一定的相似性和連續(xù)性。電子政務(wù)下勢(shì)必會(huì)產(chǎn)生很多的電子信息數(shù)據(jù)和文件等，而人力資源工作是政府工作的重要一部分，必須統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和要求才能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享。因此電子政務(wù)的建設(shè)和推廣為人力資源服務(wù)中心電子檔案發(fā)展提供了契機(jī)，兩者都需要確保電子文件、檔案信息的安全性、穩(wěn)定性、真實(shí)性等，兩者工作和管理中都包括了軟件開發(fā)利用問(wèn)題、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)問(wèn)題、工作人員團(tuán)隊(duì)建設(shè)問(wèn)題等。[1]

二、電子政務(wù)背景下人力資源服務(wù)中心電子檔案管理策略

電子政務(wù)系統(tǒng)是人力資源部門工作的系統(tǒng)，電子檔案管理則是工作中需要處理的數(shù)據(jù)資料，電子政務(wù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)和電子檔案管理必須進(jìn)行有機(jī)結(jié)合。下面我們具體就電子政務(wù)背景下人力資源服務(wù)中心電子檔案管理策略進(jìn)行介紹。

1.檔案信息化建設(shè)與電子政務(wù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)應(yīng)盡快接軌

人力資源服務(wù)中心是政府部門之一，電子檔案管理不僅是人力資源部門工作人員工作面臨的新挑戰(zhàn)，同時(shí)也是政府各部門工作中面臨的新挑戰(zhàn)。政府內(nèi)部各個(gè)部門如果沒(méi)有認(rèn)識(shí)到電子政府建設(shè)和電子檔案管理之間的關(guān)系，將會(huì)增加工作難度。為此，政府各部門應(yīng)該加強(qiáng)溝通交流，依托電子政務(wù)平臺(tái)進(jìn)行檔案的信息化管理，將人力資源電子檔案建設(shè)同電子政務(wù)建設(shè)緊密相連，為人力資源服務(wù)中心電子檔案管理工作提供充足的財(cái)政支持、強(qiáng)有力的技術(shù)保障和高素質(zhì)的人才基礎(chǔ)，以此才能夠設(shè)計(jì)出科學(xué)的電子政務(wù)系統(tǒng)。[2]

2.積極調(diào)整人才結(jié)構(gòu)，加快人才隊(duì)伍建設(shè)

人事電子檔案的管理需要專業(yè)的人才隊(duì)伍，包括檔案管理人才和信息技術(shù)人才，為此，人力資源服務(wù)中心在招聘時(shí)應(yīng)該加強(qiáng)精通檔案管理、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等綜合型人才的聘用，從而為檔案電子管理提供人才基礎(chǔ)。人才隊(duì)伍建設(shè)可以堅(jiān)持“引進(jìn)來(lái)”和“走出去”兩種策略，引起高質(zhì)量的綜合型人才，對(duì)在職檔案管理人員進(jìn)行在崗培訓(xùn)，確保人才能夠滿足新形勢(shì)的需求。

3.加快平臺(tái)系統(tǒng)的開發(fā)，統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

要推進(jìn)檔案的電子信息化管理首先要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，政府要加大資金投入，設(shè)立人力資源部門數(shù)字化檔案室建設(shè)專項(xiàng)資金并成立專門的建設(shè)小組，負(fù)責(zé)人力數(shù)字化檔案室的建設(shè)工作。要基于各級(jí)政府情況和信息技術(shù)的發(fā)展情況，引入先進(jìn)信息技術(shù)和先進(jìn)的設(shè)備，并做好設(shè)備的維護(hù)管理工作，以加強(qiáng)數(shù)字化檔案室的建設(shè)。當(dāng)前人員人事檔案流動(dòng)的頻次越來(lái)越高，范圍也不斷擴(kuò)大，各省級(jí)人力資源中心應(yīng)該發(fā)揮其引領(lǐng)作用，統(tǒng)一服務(wù)平臺(tái)、操作規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，從而建立規(guī)范的電子檔案，如省中心發(fā)揮其引領(lǐng)作用，帶頭制定人事檔案整理、材料分類排序、數(shù)據(jù)采集、影像掃描及檔案管理服務(wù)等省級(jí)工作規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)，全省范圍內(nèi)基于統(tǒng)一規(guī)劃設(shè)計(jì)和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行電子檔案的收集、整理和存儲(chǔ)，確保人力管理工作更加規(guī)范和高效。

4.將人事檔案電子信息化管理落到實(shí)處

各級(jí)人力資源部門應(yīng)該將檔案電子化落到實(shí)處，省級(jí)人力中心要發(fā)揮其引領(lǐng)作用，整體規(guī)劃、逐個(gè)實(shí)施，確保各級(jí)人力中心將人事檔案電子信息化管理落到實(shí)處。在省級(jí)中心的引領(lǐng)下，基于統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)對(duì)電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)收集、整理，電子檔案的歸檔和管理，并加強(qiáng)電子檔案的保密管理工作，確保人事電子檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、可靠性和可用性。同時(shí)電子檔案管理過(guò)程中相關(guān)部門要對(duì)電子檔案實(shí)行全過(guò)程實(shí)時(shí)監(jiān)控，從而確保電子檔案的質(zhì)量。[3]

結(jié)語(yǔ)

電子政務(wù)的發(fā)展為檔案管理電子信息化提供了發(fā)展契機(jī)，人力資源服務(wù)中心集中對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，應(yīng)該緊抓機(jī)遇，加強(qiáng)電子檔案建設(shè)，省級(jí)中心應(yīng)該發(fā)揮其引領(lǐng)作用，統(tǒng)一電子檔案的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，政府應(yīng)該加大經(jīng)費(fèi)投入進(jìn)行系統(tǒng)的研發(fā)，同時(shí)要加快人才隊(duì)伍建設(shè)，從而為電子檔案的管理提供資金、系統(tǒng)和人力基礎(chǔ)。另外人力資源服務(wù)中心是政府的重要部門之一，電子檔案管理應(yīng)該同電子政務(wù)建設(shè)進(jìn)行有機(jī)融合，將電子檔案建設(shè)真正地納入電子政務(wù)系統(tǒng)中，從而提升人力工作的質(zhì)量和效率。

參考文獻(xiàn)

[1]黃瑛，陳碧華，蔣丹瑪.上海市某社區(qū)居民對(duì)電子健康檔案的知曉程度及評(píng)價(jià)[J].上海預(yù)防醫(yī)學(xué)，2015，（4）：215-217.

[2]樊山水，劉澤鑫，趙志暉，等.人力資源市場(chǎng)與就業(yè)智慧管理平臺(tái)[Z].河南超銳貿(mào)易有限公司，河南訊豐信息技術(shù)有限公司.2017.

[3]溫震.人社局人才培訓(xùn)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].四川：電子科技大學(xué)，2014.

作者簡(jiǎn)介：周春蘭（1969—）女，漢族，本科，湖南永州市人，中心主任，中級(jí)，研究方向：檔案管理。