OA環(huán)境下事業(yè)單位電子檔案管理方法探究

趙閩麗

摘要：在現(xiàn)代化信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，計算機技術(shù)和信息技術(shù)等多種先進的技術(shù)手段被廣泛應(yīng)用到各個行業(yè)領(lǐng)域的生產(chǎn)和人們的日常生活中。計算機網(wǎng)絡(luò)結(jié)合的新型辦公方式得到了越來越多的重視，事業(yè)單位中應(yīng)用信息化技術(shù)手段管理電子檔案，是OA環(huán)境下的必然趨勢，不僅提高了工作人員的檔案管理效率，大大提高了檔案管理科的安全性和穩(wěn)定性。本文對事業(yè)單位電子檔案管理中存在的問題進行了探討，詳細分析了OA環(huán)境下事業(yè)單位電子檔案管理的優(yōu)化策略。

關(guān)鍵詞：單位;電子檔案;管理;信息技術(shù)

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A ?文章編號：1003-9082（2020）07-00-01

前言

新時期背景下的OA環(huán)境給事業(yè)單位的各項工作帶來了全新的機遇和挑戰(zhàn)，辦公自動化推動了各項工作的快速展開。在事業(yè)單位的電子檔案管理工作中，采用電子化的管理方式，在電腦系統(tǒng)中錄入檔案信息，通過高級處理的方式形成電子檔案，給事業(yè)單位檔案管理人員的工作提供了更多的便利。目前OA環(huán)境下的事業(yè)單位電子檔案管理工作仍舊存在諸多不足，需要工作人員結(jié)合實際的問題，制定切實可行的高效管理方案，促進檔案管理效率和安全性的提高。

一、事業(yè)單位電子檔案管理中存在的問題

1.檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)不高

現(xiàn)代化信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，相較于以往傳統(tǒng)的檔案管理工作來說，現(xiàn)階段的電子檔案管理工作難度有所增加，要求事業(yè)單位的檔案管理人員具備較強的信息技術(shù)應(yīng)用水平和專業(yè)素質(zhì)。但是根據(jù)目前的事業(yè)單位電子檔案管理工作人員現(xiàn)狀來看，整體的員工綜合素質(zhì)有待提升，部分檔案管理人員的專業(yè)技能能力較差，缺少自我管理的能力。也有部分新員工缺少實際的電子檔案工作實踐經(jīng)驗，而事業(yè)單位的檔案管理工作內(nèi)容繁多復雜，并且具有較強的分散性，檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)不高導致檔案管理工作中很容易出現(xiàn)諸多問題[1]。

2.電子檔案管理存在風險

在過去的一段時間內(nèi)，傳統(tǒng)的檔案管理工作中，通常是使用紙質(zhì)材料來記錄文字和相關(guān)材料。隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)和計算機技術(shù)的逐漸普及完善，現(xiàn)階段的事業(yè)單位電子檔案管理工作中應(yīng)用計算機技術(shù)進行材料收集和記錄，管理方式更加便捷高效，但是卻在網(wǎng)絡(luò)連接的大環(huán)境下，降低了電子檔案的安全性，事業(yè)單位的電子檔案管理工作面臨著一定程度的風險。電子檔案管理工作中涉及發(fā)送文件、傳輸文件等環(huán)節(jié)，可能會發(fā)生電腦病毒、信息泄露、信息被篡改等安全隱患問題。事業(yè)單位的電子檔案發(fā)生網(wǎng)絡(luò)安全問題，如病毒入侵等，泄露員工信息和單位重要信息，將會對事業(yè)單位的安全運行造成嚴重的威脅。

3.電子檔案管理方式落后、不規(guī)范

在現(xiàn)代事業(yè)單位的建設(shè)和發(fā)展過程中，電子檔案已經(jīng)被普遍使用，但是在開展電子檔案實際的管理工作時，缺少系統(tǒng)、規(guī)范的管理制度。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理當出現(xiàn)檔案丟失時，是沒有備份可用的，而借助計算機存儲等技術(shù)，電子版的檔案可以被存儲和備份在硬盤、U盤中，因此部分電子檔案管理工作人員對于檔案的管理重視度降低。另外，電子檔案管理缺少統(tǒng)一的標準、規(guī)范性不足，導致電子檔案管理人員在存儲和管理檔案的過程中很容易出現(xiàn)爭議，無法明確需要備份保存的檔案具體有哪些，電子檔案管理效率不高[2]。

二、OA環(huán)境下事業(yè)單位電子檔案管理的優(yōu)化策略分析

1.強化電子檔案管理技術(shù)

在事業(yè)單位的電子檔案管理中，為了保證電子檔案管理工作的高效開展，離不開良好的軟硬件設(shè)施和技術(shù)保障。過去傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式下，不僅儲存和使用需要占據(jù)大量的空間和時間，并且需要投入大量的人力和物力成本。而目前的電子檔案管理方式借助先進的軟硬件，提高了檔案管理的效率。事業(yè)單位應(yīng)選擇正版的電子檔案管理軟件和系統(tǒng)，養(yǎng)成日常工作中定期殺毒等習慣，避免發(fā)生檔案信息被盜竊或泄露等問題的出現(xiàn)，強化電子信息技術(shù)水平，及時升級和改造電子檔案管理中使用的相關(guān)軟件。

2.加強電子檔案管理人才建設(shè)

借助電子信息技術(shù)開展電子檔案管理工作，需要應(yīng)用到高素質(zhì)的專業(yè)型信息技術(shù)人才，要求相關(guān)工作人員在電子檔案的各項管理工作中能夠正確判斷信息的價值，全面掌控其中關(guān)鍵的信息資料，具備應(yīng)對各種工作變化的能力，結(jié)合事業(yè)單位的制度規(guī)定提高檔案管理的質(zhì)量和效率。選用檔案管理工作人員時，應(yīng)選用專業(yè)素養(yǎng)能力較強的人才，避免頻繁的人員調(diào)整、對檔案管理工作的質(zhì)量和效率造成不利影響。培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)能力，提高人才和崗位的適配度[3]。

3.建設(shè)檔案管理安全保障體系

在事業(yè)單位中，電子檔案管理安全問題應(yīng)從人員管理著手，實時監(jiān)控檔案，避免發(fā)生文件外流的情況。制定切實可行的訪問制度，限制訪客使用，提高電子檔案運行和使用的安全性。對硬件設(shè)施定期維護，拒絕使用來源不明的軟件，強化管理人員的管理意識，對電子檔案系統(tǒng)定期進行安全檢查、實時更新安全殺毒軟件。

4.加大檔案管理的資金投入

在OA環(huán)境下的電子檔案管理工作中，需要運用到的現(xiàn)代化計算機技術(shù)較多，為了優(yōu)化檔案管理的環(huán)境，要求事業(yè)單位將更多的資金投入到電子檔案管理部門中，致力于提高電子檔案管理的工作質(zhì)量和效率。對檔案管理加強監(jiān)督，結(jié)合檔案管理部門的實際運行情況，為其配備完善的設(shè)備設(shè)施，提高管理水平。根據(jù)現(xiàn)階段的時代發(fā)展步伐和電子檔案管理工作需求，最大程度地改善電子檔案管理條件，為檔案管理工作的高效開展提供基礎(chǔ)保障[4]。

結(jié)語

綜上所述，在現(xiàn)代化信息技術(shù)的快速發(fā)展下，事業(yè)單位的電子檔案管理工作迎來了新的機遇和挑戰(zhàn)。電子檔案管理方式和目前快節(jié)奏的社會高度一致，在電子檔案的管理和保存等各個方面發(fā)揮了電子檔案管理的優(yōu)勢作用，相較于傳統(tǒng)的檔案管理方式，更加便捷、安全。事業(yè)單位應(yīng)從建立安全可靠的電子檔案系統(tǒng)著手，投入更多的電子檔案管理資金，最大程度地提供技術(shù)方面的支持，全面優(yōu)化電子檔案管理方案，為事業(yè)單位未來的可持續(xù)發(fā)展夯實基礎(chǔ)。

參考文獻

[1]車明懿，羅衛(wèi)民.新媒體環(huán)境下事業(yè)單位檔案信息化工作探析[J].國際公關(guān)，2020（05）：131-132.

[2]陳小華.事業(yè)單位管理中計算機信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用[J].科技風，2020（12）：114.

[3]趙玉清.事業(yè)單位電子檔案管理方法研究[J].課程教育研究，2017（50）：247.

[4]孫可.事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理方法探析[J].黑龍江科學，2017，8（17）：114-115.