新形勢下加強(qiáng)電力企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的思考

吳小玲

摘要：檔案是電力企業(yè)發(fā)展史的真實(shí)記錄，為了適應(yīng)高速發(fā)展的信息化社會需求，企業(yè)應(yīng)注重自身的檔案管理工作?；诖耍疚姆治隽诵滦蝿菹录訌?qiáng)電力企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的措施，包括明確檔案管理工作的重要性、提高管理人員綜合素質(zhì)、完善管理規(guī)章制度等，以期為有關(guān)人士提供參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè);檔案;現(xiàn)代化管理

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A ?文章編號：1003-9082（2020）07-00-01

引言

企業(yè)檔案管理隨時代進(jìn)步而不斷完善，逐漸擁有了更好的管理檔案體系。在信息化技術(shù)支持下，電力企業(yè)也開啟了現(xiàn)代化的檔案管理，但實(shí)際管理工作中仍存在諸多的不足，因此，分析新形勢下電力企業(yè)檔案管理是必要的，應(yīng)結(jié)合實(shí)況，提升管理水平。

一、明確檔案管理工作的重要性

檔案作為一種信息資源，與企業(yè)生存、發(fā)展息息相關(guān)，對現(xiàn)代企業(yè)健康發(fā)展起著重要作用，其不僅是保存各種記錄的載體，同時也是對相關(guān)工作的考察，更是領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)。檔案管理工作是一項專業(yè)性較強(qiáng)的工作，企業(yè)應(yīng)充分認(rèn)識到這項工作的重要性。

電力企業(yè)檔案包括了諸多內(nèi)容，類型多、信息量大，例如：科技資源、聲音圖像、企業(yè)內(nèi)部資料和各種訊息。規(guī)范的檔案管理是衡量企業(yè)管理水平的重要依據(jù)，企業(yè)的檔案如果未保存好，則會影響自身的發(fā)展，下文將圍繞兩個方面來闡述檔案管理工作的重要性。

一方面，是檔案資料。檔案資料是查實(shí)的有力手段和必要佐證，現(xiàn)階段，通過各種類型檔案資料的快捷整理及日益完善，確保可以隨時調(diào)取相關(guān)信息，利于更快速地了解企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r。

另一方面，是檔案管理的真實(shí)性。檔案真實(shí)地記錄著不同類別的相關(guān)事宜，保護(hù)了企業(yè)與員工的利益保障，在法律上也是得到了強(qiáng)有力的保障，減少了不必要的糾紛[1]。

二、提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

檔案管理人員是企業(yè)的“執(zhí)行官”，掌握企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化流程，例如檔案的歸納、分類、編號以及現(xiàn)代化信息錄入等，因此，對管理人員素質(zhì)有著較為全面的要求。

第一，政治素質(zhì)。熱愛人民，堅決執(zhí)行國家各項法律法規(guī)，遵守職業(yè)道德，服從領(lǐng)導(dǎo)安排，遵守紀(jì)律，此外，更應(yīng)具備較高的機(jī)密性和政治性，嚴(yán)守國家法律法規(guī)。

第二，良好的知識體系。檔案管理人員需要具備極高的專業(yè)文化水平，同時也應(yīng)具備一定的協(xié)調(diào)、寫作和管理能力，有較強(qiáng)的事業(yè)心，懂得一定的檔案管理學(xué)知識，包括：中外檔案史，檔案保護(hù)學(xué)等，并且要熟悉大部分檔案的業(yè)務(wù)法規(guī)，具備良好的學(xué)習(xí)心態(tài)，再者還應(yīng)該掌握一定的領(lǐng)導(dǎo)學(xué)和管理學(xué)知識，從而滿足工作需要。

第三，身體素質(zhì)。檔案人員應(yīng)具有充沛的精力，檔案管理工作需要收集信息、編寫等，決定了該工作具有較高強(qiáng)度，不論是腦體、還是體力，均會有較大的消耗，而良好的身體素質(zhì)，可以緩解人員工作緊張狀態(tài)。

第四，轉(zhuǎn)變管理理念。經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，部分檔案管理人員還停留在傳統(tǒng)理念里，不能滿足實(shí)際管理需求，因此，應(yīng)改變傳統(tǒng)觀念，結(jié)合現(xiàn)時代創(chuàng)新，加快提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。

三、建立健全檔案管理規(guī)章制度

檔案管理工作提倡按步驟有序進(jìn)行，信息錄入應(yīng)具有一定的規(guī)范性。同時，應(yīng)注重結(jié)合管理檔案人員的具體情況，建立全新的規(guī)章制度，從而使其更高效地完成本職工作。

1.培訓(xùn)制度

第一，培訓(xùn)和學(xué)習(xí)是提高檔案管理人員素質(zhì)的必要途徑，因此，應(yīng)將培訓(xùn)、學(xué)習(xí)納入企業(yè)未來規(guī)劃中，制定明確的培訓(xùn)目標(biāo)，展開一系列實(shí)踐培訓(xùn)工作。例如：可以借助參觀、實(shí)習(xí)、交流等不同形式進(jìn)行培訓(xùn)，也可采取聽報告形式進(jìn)行學(xué)習(xí)，為管理人員營造良好的學(xué)習(xí)氛圍，調(diào)動其積極性，深入開展以終身學(xué)習(xí)為目標(biāo)。在學(xué)習(xí)培訓(xùn)期間，可規(guī)范管理人員學(xué)習(xí)課程時的出勤率，有效組織開展人員高效學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)內(nèi)容應(yīng)包括專業(yè)技能、專業(yè)知識、法律法規(guī)等。此外，實(shí)踐中可采取成員互幫互助，推廣小組形式進(jìn)行，同時，以實(shí)踐來調(diào)動檔案管理人員學(xué)習(xí)熱情。

第二，培訓(xùn)過程中，應(yīng)對管理人員做出相對應(yīng)測試，測時可以小組或個人展開，具體內(nèi)容應(yīng)包括兩方面，分別是“能力”“意識”。

第三，培訓(xùn)后期，對檔案管理人員進(jìn)行考核，通常以團(tuán)隊模式進(jìn)行，以此滿足全員參加的需求，同時，可指定對員工的評估，內(nèi)容應(yīng)包括服務(wù)態(tài)度、安全保密、學(xué)習(xí)成果、管理水平等，并設(shè)定不同評分標(biāo)準(zhǔn)。此外，員工的課程情況、考勤記錄、水平測試都可記為人員后期考核成績[2]。

2.激勵體系

激勵體系包含了兩個方面，即：“正激勵”“負(fù)激勵”，其為提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)能力給予了充足的保障。

一方面，獎勵措施。例如：對能力較為突出者，給予各種獎項。通?？梢园ㄎ镔|(zhì)獎勵與精神獎勵。如：現(xiàn)金獎勵、榮譽(yù)證書等。

另一方面，懲罰措施。例如：建立淘汰制度，對成績不理想的管理人進(jìn)行培訓(xùn)再評估，可使用老帶新形式，調(diào)動其上進(jìn)心。

3.保密制度

檔案管理人員需遵守各項保密條規(guī)，嚴(yán)格執(zhí)行，防止失密、泄密。同時，管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行檔案的查閱手續(xù)，確保借出的檔案，及時歸檔，核實(shí)。

四、完善企業(yè)檔案資源數(shù)據(jù)平臺

現(xiàn)代化信息時代的到來，沖擊著紙質(zhì)檔案管理，實(shí)際管理中的不足日益凸顯，如：只供一次性書寫，不可大幅度修改，同時也不能滿足企業(yè)對稀有數(shù)據(jù)存儲及視頻保留的需求。而借助信息技術(shù)，構(gòu)建檔案資源數(shù)據(jù)平臺，實(shí)現(xiàn)了視頻數(shù)據(jù)的有效存儲，特別是互聯(lián)網(wǎng)時代下，資源共享，借助大數(shù)據(jù)檔案，實(shí)現(xiàn)了對各種重要信息的查詢。尤其是云計算，在資源數(shù)據(jù)平臺的基礎(chǔ)上進(jìn)一步提高了存儲量，實(shí)現(xiàn)了更多的信息錄入，真正地完善了企業(yè)檔案管理體系。

信息化時代，檔案管理的信息化、數(shù)字化特點(diǎn)不斷凸顯，實(shí)踐中應(yīng)完善與檔案相關(guān)的一系列管理流程，同時，借助電子系統(tǒng)，從而更快、更準(zhǔn)確地進(jìn)行錄入，保證檔案的完整性，此外，要重視保密系統(tǒng)的建設(shè)，充分發(fā)揮信息系統(tǒng)的價值，更高效快速完成地完整管理工作。

結(jié)語

綜上所述，電力企業(yè)面臨著信息時代的考驗(yàn)，特別是對其檔案管理工作提出了新的要求，面對機(jī)遇與挑戰(zhàn)，檔案管理人員應(yīng)不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，逐步創(chuàng)新，豐富檔案管理方法，以此促進(jìn)電力企業(yè)更好的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]王玉玲.新形勢下加強(qiáng)電力企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的思考[J].成功：中下，2018（20）：20-20.

[2]葉燦麗.新形勢下加強(qiáng)電力企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，（09）：102.