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      檔案管理中存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)策略分析

      2020-08-20 07:53:52武曉艷
      中文信息 2020年7期
      關(guān)鍵詞:具體對(duì)策問(wèn)題分析檔案管理

      摘要:隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,相應(yīng)檔案管理問(wèn)題得到了越來(lái)越多的重視,在目前發(fā)展現(xiàn)狀下,檔案管理工作存在著許多細(xì)節(jié)上的問(wèn)題,使得檔案管理效率受到了相應(yīng)限制。因此,本文從時(shí)下角度出發(fā),首先,對(duì)檔案管理工作的重要性加以明確;其次,對(duì)目前檔案管理之中存在的問(wèn)題深入分析,在此基礎(chǔ)上,提出解決文書(shū)檔案管理問(wèn)題的具體策略,以求能夠大幅度提升檔案管理工作整體效率以及質(zhì)量。

      關(guān)鍵詞:檔案管理;問(wèn)題分析;具體對(duì)策

      中圖分類號(hào):G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A ?文章編號(hào):1003-9082(2020)07-00-01

      引言

      檔案管理質(zhì)量是事業(yè)單位管理水平的重要體現(xiàn)。在信息化時(shí)代之中,對(duì)于檔案管理方式更應(yīng)當(dāng)進(jìn)行創(chuàng)新,從而提升管理質(zhì)量,針對(duì)檔案管理當(dāng)中存在的問(wèn)題,采取行之有效的解決措施,使得檔案管理水平能夠得到有效提升。

      一、事業(yè)單位檔案管理工作的重要性

      隨著當(dāng)前國(guó)民經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展,我國(guó)的各個(gè)行業(yè)都受到了相應(yīng)影響。在發(fā)展過(guò)程之中,文書(shū)檔案管理工作也是其中關(guān)鍵環(huán)節(jié),也從側(cè)面體現(xiàn)出了相應(yīng)行業(yè)的健康發(fā)展程度。檔案管理之中,主要包括重大事件資料、相關(guān)行政人員檔案、工作人員資料以及單位歷史等,其中大部分檔案都是以紙質(zhì)版為主,這就使得各種檔案的保管工作更加難以開(kāi)展。在目前現(xiàn)代化技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代中,將傳統(tǒng)檔案管理方式進(jìn)行有效改革是至關(guān)重要的,但從本質(zhì)上來(lái)看,檔案管理工作是對(duì)相應(yīng)單位發(fā)展歷史所進(jìn)行的真實(shí)記錄,相比于普通文獻(xiàn),文書(shū)檔案具有明顯特殊性,而這種特殊性主要表現(xiàn)在法律方面,使得檔案管理能夠更加客觀性。相應(yīng)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)采取現(xiàn)代化管理方法,在保證信息完整性的同時(shí),讓相應(yīng)檔案管理工作能夠有效開(kāi)展[1]。

      二、事業(yè)單位目前檔案管理中存在的問(wèn)題

      1.檔案管理方式比較落后

      在檔案管理工作中,管理方式比較落后是其中的明顯問(wèn)題。在事業(yè)單位之中,各種檔案還是以紙質(zhì)文件作為載體,各種各樣的檔案都是由大量的紙張進(jìn)行堆積而成,這些檔案一旦入庫(kù),就會(huì)使得日后相應(yīng)檔案搜尋工作難以開(kāi)展。另外,在大部分單位中,雖然已經(jīng)對(duì)相應(yīng)檔案信息進(jìn)行現(xiàn)代化管理建設(shè),但也僅僅局限于將相關(guān)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有问剑](méi)有在全方位上對(duì)總體檔案管理工作進(jìn)行改善,使得檔案調(diào)用過(guò)程緩慢。這種落后的管理方式會(huì)直接影響到整體檔案管理工作的效率,甚至?xí)屜鄳?yīng)工作人員的工作熱情大大下降,影響檔案管理工作整體發(fā)展[2]。

      2.相應(yīng)檔案利用率相對(duì)較低

      將檔案管理調(diào)用服務(wù)進(jìn)行有效管理運(yùn)用,也是檔案管理工作的日常工作內(nèi)容,也進(jìn)一步反映出了檔案管理工作對(duì)于員工自身發(fā)展的服務(wù)性。同時(shí),相應(yīng)檔案能夠?yàn)閱挝痪唧w管理提供堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ),通過(guò)對(duì)于相應(yīng)財(cái)務(wù)檔案資料進(jìn)行分析,可以將單位中的具體情況進(jìn)一步明確,從而有效規(guī)避發(fā)展過(guò)程中存在的風(fēng)險(xiǎn)。但在實(shí)際過(guò)程中,相應(yīng)單位很少會(huì)根據(jù)個(gè)人發(fā)展需要或是企業(yè)發(fā)展需要進(jìn)行檔案調(diào)用。而經(jīng)常出現(xiàn)的一種情況就是,單位管理者對(duì)于檔案進(jìn)行調(diào)取,大多是為了針對(duì)政府工作檢查或是相應(yīng)研討會(huì)議的具體需要,而員工需要調(diào)取檔案大部分就是因?yàn)殡x職。因此,在單位當(dāng)中,大部分員工對(duì)于檔案運(yùn)用幾乎一無(wú)所知,使得檔案的利用率以及服務(wù)性都逐漸降低。

      3.檔案管理的信息收集問(wèn)題

      相應(yīng)單位檔案管理資料,具體包括過(guò)后不同部門的日常業(yè)務(wù)報(bào)表、員工入職、員工發(fā)展檔案以及制度改革文件等。因此,在檔案管理工作中需要收集大量的信息,由于各種檔案資源分散廣泛,再加上不同部門對(duì)于具體檔案的收集需求完全不同,使得檔案收集工作缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),材料不夠全面完善,為日后相應(yīng)編研工作的開(kāi)展帶來(lái)阻礙,導(dǎo)致檔案收集工作進(jìn)度緩慢,影響檔案管理的及時(shí)歸檔。

      三、解決檔案管理問(wèn)題的具體策略

      1.推進(jìn)檔案信息化管理建設(shè)

      檔案管理方法落后的主要原因,在于單位對(duì)于檔案管理工作不夠重視,使得信息化建設(shè)落實(shí)不當(dāng)。而信息化檔案管理方式能夠十分高效的將各類檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理,相應(yīng)檔案管理工作效率能夠有效提升。首先,想要實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理,就必須要重視起檔案管理工作,將信息化管理所需要的硬件設(shè)施、軟件設(shè)施以及掃描儀等,及時(shí)進(jìn)行購(gòu)置;其次,還要制定出信息化檔案管理具體戰(zhàn)略,包括公單位檔案庫(kù)與政府檔案庫(kù)的對(duì)接、檔案工作軟件應(yīng)用以及與相關(guān)部門的檔案聯(lián)網(wǎng)等,從而真正實(shí)施信息化管理戰(zhàn)略,將各類檔案在數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行歸檔,以便為單位發(fā)展提供幫助。

      2.進(jìn)行檔案管理工作宣傳

      文書(shū)檔案利用率低的主要原因就在于相應(yīng)單位的管理部門以及工作人員,都忽視了檔案管理的重要作用,也無(wú)法認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)與員工個(gè)人發(fā)展以及單位發(fā)展所起到的積極作用。想要有效解決這一問(wèn)題,就要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行有效宣傳,使得單位上下都認(rèn)識(shí)到檔案管理的具體作用。單位檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)形成應(yīng)用檔案的意識(shí),在具體宣傳過(guò)程中,還可以將單位發(fā)展歷史作為主題,進(jìn)一步開(kāi)展文化宣傳活動(dòng),在具體活動(dòng)當(dāng)中,相應(yīng)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)為單位具體活動(dòng)提供強(qiáng)大支持。此外,檔案管理部門還可以通過(guò)選拔“優(yōu)秀員工”等方式,體現(xiàn)出檔案管理對(duì)于員工發(fā)展所提供的幫助,以此來(lái)促進(jìn)對(duì)于檔案管理工作的重視力度。

      3.制定檔案管理?xiàng)l例

      在檔案管理的文件收集中,主要問(wèn)題就是單位中對(duì)于檔案管理并沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),盡管部分單位對(duì)于檔案文件管理提出了具體要求,但執(zhí)行力度卻相對(duì)較弱,使得信息收集頻率無(wú)法得到有效提升。因此,相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案文件形式以及各種文書(shū)資料進(jìn)行規(guī)范,確定好各個(gè)部門提交檔案的基本類型以及形式,再進(jìn)一步下發(fā)給各個(gè)部門。而那些特殊檔案,應(yīng)當(dāng)提前準(zhǔn)備好提交的材料,以便進(jìn)行相應(yīng)資料收集。同時(shí),還應(yīng)當(dāng)將相應(yīng)資料提交過(guò)程列入相應(yīng)負(fù)責(zé)人的績(jī)效考評(píng)之中,對(duì)于各種遲交、誤交檔案的行為應(yīng)當(dāng)給予相應(yīng)處罰,從而提升單位中各個(gè)部門對(duì)于檔案管理工作的重視程度。

      結(jié)語(yǔ)

      目前的檔案管理工作雖然存在著一些問(wèn)題,但只要靈活運(yùn)用信息化手段,積極完善各種檔案管理工作,將總體管理形式進(jìn)行改善。同時(shí),還應(yīng)當(dāng)積極進(jìn)行各類檔案管理工作的宣傳,使得各種問(wèn)題都能夠得到有效解決,從而將檔案管理工作總體實(shí)效性進(jìn)一步提升。

      參考文獻(xiàn)

      [1]任維翠.環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理存在問(wèn)題及應(yīng)對(duì)策略分析[J].中國(guó)新通信,2019,21(14):139.

      [2]方晶.檔案管理問(wèn)題及應(yīng)對(duì)策略分析[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(17):87.

      作者簡(jiǎn)介:武曉艷(1981.11—)女,民族:漢,籍貫:山西省呂梁市文水縣,學(xué)歷:本科,職稱:中級(jí),研究方向:檔案管理。

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