從檔案審核談干部人事檔案的規(guī)范化管理

程驍

【摘 ?要】檔案審核工作是干部人事檔案管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對(duì)于干部人事檔案的真實(shí)性與全面性起到了重要的作用。基于新的形勢(shì)下，應(yīng)該注重提升干部人事檔案的審核力度，充分發(fā)揮檔案的作用，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】檔案審核;干部人事檔案;規(guī)范化管理

干部人事檔案是對(duì)于干部進(jìn)行成長(zhǎng)記錄的重要資料依據(jù)，因此人事檔案的管理人員對(duì)于檔案的資料進(jìn)行嚴(yán)格的記錄與審核，本文通過從檔案審核的角度來對(duì)于人事檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析，并提出了相關(guān)的解決策略具體如下。

一、干部人事檔案審核問題及解決建議

（一）檔案記載信息不準(zhǔn)確

在進(jìn)行干部人員信息記錄的過程中往往存在著干部的出生日期與實(shí)際不相符的情況。一般干部的出生日期都是記錄于第一類的履歷表，第四類的學(xué)歷職稱材料、第五類的政審和審核材料、身份證、體檢表等材料中。當(dāng)干部人員的出生日期記載不準(zhǔn)確時(shí)就會(huì)以最早的記錄為準(zhǔn)。最早形成的記錄多見于學(xué)歷的資料以及入團(tuán)、入黨的記錄還會(huì)出現(xiàn)在畢業(yè)證書、工作派遣的記錄之中。因此在公務(wù)員進(jìn)行審批錄用的過程中都是按照最早的登記信息為主。對(duì)于入黨的信息記載都是根據(jù)第六類黨團(tuán)材料來進(jìn)行記錄的，會(huì)查看第一類或者第四類職稱文件、第九類的職稱文件來進(jìn)行干部任免審批表填寫的時(shí)間進(jìn)行記錄。對(duì)于學(xué)歷學(xué)位的信息記錄都是按照第四類學(xué)歷學(xué)位的材料進(jìn)行核實(shí)記錄，以第四類學(xué)歷學(xué)位材料中的畢業(yè)證和學(xué)位證為準(zhǔn)。干部的工作經(jīng)歷嚴(yán)格按照第一類履歷表，第四類的職稱材料進(jìn)行登記工作的經(jīng)歷是否一致，還應(yīng)該做好以第九類工資和錄用的信息對(duì)比，審核是否一致。履歷表職稱評(píng)審材料中記載的工作經(jīng)歷在第九類要有工資變動(dòng)審批表、勞動(dòng)合同、任職通知、干部任免審批表等佐證材料，缺少以上材料時(shí)需要及時(shí)補(bǔ)齊。對(duì)于獎(jiǎng)懲情況的記錄時(shí)，應(yīng)該結(jié)合第一類和第四類的資料進(jìn)行記錄，并根據(jù)第七類的表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料查看是否存在相應(yīng)的證書，審批表和登記表，還應(yīng)該結(jié)合審核第八類資料中是否存在處分的情況，對(duì)于處分材料不健全的情況及時(shí)的進(jìn)行查漏補(bǔ)缺。

（二）檔案不齊全

在干部資料管理中發(fā)現(xiàn)還存在著檔案內(nèi)容出現(xiàn)空缺的問題，一部分原因是由于干部本身的資料信息填寫不完整，對(duì)于不是必須填寫的項(xiàng)目沒有填寫或直接留空。例如：不少干部在進(jìn)行文件的簽署時(shí)會(huì)出現(xiàn)只是進(jìn)行文件內(nèi)容的簽署，而忘記進(jìn)行文件的日期填寫。另一方面是文件的經(jīng)辦人進(jìn)行信息的填寫時(shí)會(huì)出現(xiàn)各種漏填或者誤填的狀況，給予檔案的審核帶來了一定的負(fù)擔(dān)，同時(shí)對(duì)于文件的題目以及檔案中的相關(guān)內(nèi)容不能進(jìn)行有序的排列，造成了干部信息資料的混亂記錄。同時(shí)還存在著手續(xù)不完備的現(xiàn)象，并且還會(huì)出現(xiàn)資質(zhì)審查需要蓋章的內(nèi)容沒有蓋章，因此需要對(duì)于這些材料進(jìn)行嚴(yán)格的篩查，并進(jìn)行資料的完善后，進(jìn)行蓋章。對(duì)于成套的材料，沒有進(jìn)行首尾對(duì)接，出現(xiàn)了同一個(gè)問題需要多種材料進(jìn)行反映，并對(duì)于同一個(gè)問題需要結(jié)合多個(gè)材料進(jìn)行研究，并以此來加重了調(diào)查、核實(shí)、審批的負(fù)擔(dān)，干部管理人員的負(fù)擔(dān)加重，人員不夠就會(huì)出現(xiàn)頭尾不清，資料來源不明以及處理程序不完整的情況。

（三）檔案真實(shí)性存在疑問

檔案資料的管理存在復(fù)印件的現(xiàn)象嚴(yán)重，在進(jìn)行審核中會(huì)發(fā)現(xiàn)檔案中存在復(fù)印件的情況，在進(jìn)行審核的過程中還發(fā)現(xiàn)了一些證件沒有標(biāo)注出處，單位蓋章不一致的情況，因此需要相關(guān)的干部必須出示原件，來確保證件復(fù)印件的真實(shí)性。檔案內(nèi)容會(huì)出現(xiàn)涂改的痕跡，并且一些干部在進(jìn)行相關(guān)資料的填寫過程中出現(xiàn)反復(fù)涂改的現(xiàn)象，造成了一些材料在進(jìn)行真實(shí)性的鑒定時(shí)還需要送至公安機(jī)關(guān)進(jìn)行審核鑒定。部分干部還存在著名字不相符，有的出現(xiàn)兩個(gè)名字，或存在曾用名的現(xiàn)象，但在檔案中沒有去戶口登記部門進(jìn)行審核變更，對(duì)于不能提供材料的干部需要戶籍的登記為主。

二、加強(qiáng)干部人事檔案管理的規(guī)范化

（一）把握源頭，前端管理

在進(jìn)行檔案審核的過程中應(yīng)該做到對(duì)于問題的前端進(jìn)行審核。提升干部人事檔案的規(guī)范化，最重要的環(huán)節(jié)是從源頭抓起，做得好前端的管理。首先是進(jìn)行文件源頭的把控;另一個(gè)是檔案環(huán)節(jié)的源頭。首先從文件的來講，干部人事管理人員應(yīng)該做到對(duì)于文件形成之前就進(jìn)行嚴(yán)格的把控，結(jié)合干部人事檔案的要求來明確文件的填寫、手續(xù)以及格式等。形成完整、字跡清晰，內(nèi)容完整以及手續(xù)完整的材料。認(rèn)真做好檔案的審核，制定的材料符合要求，歸檔全面的管理規(guī)范，保障材料的健全性管理。

（二）統(tǒng)一規(guī)劃，集中管理

干部人事檔案產(chǎn)生于人事活動(dòng)，并且由人事部門來進(jìn)行管理，服務(wù)于人事部門和組織的工作，因此在進(jìn)行工作的過程中需要人事檔案管理人員做好人事管理和檔案管理，做好集中管理的規(guī)范化措施。首先應(yīng)該做好完善的管理制度，做到統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)檔案制度的建設(shè)，是做好人事檔案管理工作的前提和保障。其次，是保障干部人事檔案管理的物質(zhì)基礎(chǔ)，應(yīng)該對(duì)于干部人事檔案配置專門的檔案室，專業(yè)的檔案存放裝具，并設(shè)置專業(yè)的安保措施。因?yàn)楦刹咳耸聶n案存在一定的隱私性和保密性，因此需要檔案配備專業(yè)的獨(dú)立空間，建立良好的管理團(tuán)隊(duì)，并對(duì)于團(tuán)隊(duì)的人員進(jìn)行專業(yè)技能的提升，幫助管理人員掌握檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，又要具備較強(qiáng)的政治素養(yǎng)、保密意識(shí)和信息分析能力，還要進(jìn)行技能的提升，不斷地進(jìn)行進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的儲(chǔ)備。

（三）依托技術(shù)，動(dòng)態(tài)管理

人事檔案具有一定的動(dòng)態(tài)性，會(huì)隨著干部的工作變動(dòng)和工作年限的增加，不斷地進(jìn)行浮動(dòng)，部人事檔案的管理需要能夠及時(shí)響應(yīng)、動(dòng)態(tài)管理。應(yīng)該緊隨科技的發(fā)展，借助信息化的技術(shù)手段構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，建立辦公系統(tǒng)，創(chuàng)設(shè)自動(dòng)整合干部人事檔案，對(duì)于干部人事信息的動(dòng)態(tài)變化可以快速捕捉到，做到實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)管理。

綜上所述，在從檔案審核方面對(duì)于干部人事檔案的規(guī)范化管理時(shí)，應(yīng)該做到針對(duì)管理中存在的問題進(jìn)行及時(shí)的核查與了解，并建立專業(yè)的管理制度，注重專業(yè)人才的培養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)信息化的管理系統(tǒng)，從而促進(jìn)干部人事檔案工作的良好發(fā)展。

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