信息化背景下文書檔案管理工作探討

李巍

摘要：隨著經(jīng)濟的發(fā)展，我國的科學(xué)經(jīng)濟水平也得到了明顯的提高，同時，事業(yè)單位數(shù)量和需求也不斷增加，檔案管理工作的模式逐漸變化。在事業(yè)單位檔案管理工作中，信息化的操作是目前管理中最新、最潮流的方式，但是檔案管理工作中信息化的建設(shè)工作存在一定的問題，事業(yè)單位必須對出現(xiàn)的問題進行了解、分析，通過研究來解決工作中遇到的問題，防止這些問題影響到事業(yè)單位檔案管理工作的進程。下面這篇文章，我將帶領(lǐng)大家有針對性的探討事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題，并通過合理的措施進行解決，使檔案管理工作順利進行。

關(guān)鍵詞：信息;文書檔案;管理

一、事業(yè)單位信息化背景下文書檔案管理工作中存在的問題分析

（一）文書檔案硬件設(shè)施建設(shè)和環(huán)境不夠完善

目前，文書檔案硬件設(shè)施建設(shè)還不是十分的完善，存儲文書檔案的環(huán)境也需要提升。其中，首當其沖的便是該工作的檢索效率過慢的問題?，F(xiàn)今文書檔案管理中，可以使用兩種檢索方式：一個是電子檢索，另一個則是手工檢索。由于近幾年來科技的發(fā)展和技術(shù)的提升，部分單位的文書檔案管理已使用了電子檢索法，但仍大部分單位的文書檔案檢索方式，還是以手工檢索為主，阻礙了文書檢索工作的效率提升，并給工作人員帶來了極大的工作難度。因此，在文書檔案的檢索工作中，管理員一定要充分利用現(xiàn)代化的數(shù)字信息技術(shù)，提高檢索效率。

（二）文書檔案管理人員檔案意識淡薄和歸檔不及時

現(xiàn)如今，很多事業(yè)單位對于檔案工作的相關(guān)管理關(guān)注度并不高，檔案意識淡薄。盡管文書檔案管理的必要性被一次次的強調(diào)，但是依舊有單位對其熟視無睹。有的單位并沒有設(shè)立文書檔案的管理部門，而有的單位盡管為文書檔案開設(shè)了專屬部門，但是卻不為其投入人力、物力、財力，使該部門的作用沒有充分的發(fā)揮出來，導(dǎo)致該部門形同虛設(shè)。追尋該問題的主要原因是因為文書檔案管理工作的主要內(nèi)容是收集資料信息，對檔案歸納沒有引起重視，歸納不及時。同時，這項工作繁雜瑣碎又十分艱苦，且很難在該項工作中獲得可觀的經(jīng)濟利益。所以才會出現(xiàn)研究院單位不愿將過多的人力、財力、物力投入到文書檔案管理中，而且能夠勝任該管理的人員也少之又少。

（三）信息化管理存在局限

由于工作人員受到傳統(tǒng)思想的束縛，或者是部分工作人員的思想水平并沒有達到相應(yīng)的信息化文書檔案管理工作要求，從而致使信息化設(shè)備無法被充分利用。例如：文書檔案管理工作中，若是想要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子數(shù)據(jù)檔案，對管理工作人員的工作素質(zhì)具有較高的要求，只有在工作人員的工作技能較高的情況下才能夠更加優(yōu)質(zhì)的完成該項工作。而在實際工作期間，往往都會由于工作人員的專業(yè)技能有限而影響到整體機關(guān)單位文書檔案信息化管理工作，從而致使該項工作的實效性受損。

二、提升事業(yè)單位檔案管理信息化的有效策略

（一）提高事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部重視程度，增加資金投入力度。在事業(yè)單位檔案管理中，為了更好提升檔案管理的信息化，需要提高單位領(lǐng)導(dǎo)重視程度，增加相關(guān)信息化建設(shè)資金投入。在事業(yè)單位檔案管理中，需要提高相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)重視程度，提高對檔案管理內(nèi)容的保密性。在進行檔案管理中，需要加固檔案室門窗，提升檔案信息化的安全性。

（二）充分利用先進的信息技術(shù)。隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，各種先進的信息技術(shù)不斷出現(xiàn)，為事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)提供了基礎(chǔ)保障。事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)過程中，通過電子檔案可以添加圖畫和錄音等內(nèi)容，使得檔案記載方式更加多樣化，更加真實。通過現(xiàn)代化技術(shù)手段，可以有效地將電子文件以及各個收、管、存、用等系統(tǒng)接口緊密結(jié)合起來，從而有效地保證了檔案管理的真實性，進一步達到檔案信息真實性控制的目的。

（三）建立電子檔案備份制度。電子會計檔案備份制度的建立，可以有效地防范自然災(zāi)害、意外事故以及人為破壞所帶來的不良影響。在建立電子檔案備份制度時，需要注意以下兩點：第一，將紙質(zhì)檔案資料掃描成電子文件或其他電子文件類型，同時，不能僅僅以電子文件的形式歸檔，原來紙質(zhì)檔案文件也要保存管理好，紙質(zhì)檔案仍是第一保存文件，電子檔案只是歸為副本歸檔管理。第二，如果電子檔案資料的生成、發(fā)送等來源不可靠或不具有權(quán)威性，必須以原件檔案為主，不可以僅以電子文件歸檔。

（四）檔案管理系統(tǒng)管理。檔案管理系統(tǒng)必須嚴格做到：能接收電子文件歸檔、長期保存、電子與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，保持一致性。電子檔案資料產(chǎn)生、傳遞的全過程不能夠脫離計算機等相關(guān)電子設(shè)備。此外，必須保證信息的可靠性、真實性，任何環(huán)節(jié)不能有人為干預(yù)行為，做好保密工作。

（五）注重事業(yè)單位檔案管理軟件的升級、開發(fā)。在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)中，為了更好地實現(xiàn)檔案管理的信息化，需要配置相關(guān)的信息化設(shè)備和軟件，并需要加強對檔案管理軟件的升級與開發(fā)。1.在部分系統(tǒng)升級后如果不再兼容原生系統(tǒng)，必須在系統(tǒng)升級之前做好原生系統(tǒng)的歸檔保存，以防止出現(xiàn)遺漏;另外，在涉及硬件設(shè)備更新?lián)Q代時，也需要提前對原硬件設(shè)備進行保存，以防止在繼續(xù)讀取以前生成的檔案時出現(xiàn)意外。所以，無論是在線還是離線，只要是系統(tǒng)維護、升級都必須做得好原生的檔案備份，以做到真正意義上的歸檔保存，防止意外發(fā)生。2.防寫技術(shù)、信息加密、信息確認。在檔案信息、數(shù)據(jù)遷移之前，必須采取仿寫技術(shù)對檔案進行保護，以防止在遷移的過程當中被惡意篡改，確保檔案信息的真實性;同時，利用信息加密技術(shù)對檔案進行加密，防止檔案信息被盜取、惡意破壞。3.防毒技術(shù)、訪問控制。確保計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全，常用的防護安全軟件有防火墻、入侵檢測與審計、防毒等，全稱需要通過身份認證、權(quán)限限制等技術(shù)，對系統(tǒng)板塊進行防護，這些軟件的應(yīng)用可以有效防止檔案的篡改，保證檔案信息的安全性。

（六）注重事業(yè)單位檔案管理信息化人才的培養(yǎng)。在事業(yè)單位檔案管理中，需要對檔案管理信息化人才加強培養(yǎng)，從而更好地促進事業(yè)單位檔案管理信息化程度。在對檔案管理信息化人才培養(yǎng)中，需要制定科學(xué)合理的培訓(xùn)計劃，采取多種形式培養(yǎng)檔案信息化管理人才隊伍。

三、結(jié)束語

綜上所述，在當前信息化背景下，機關(guān)單位文書檔案管理工作也受到一定影響，從而導(dǎo)致機關(guān)單位中文書檔案管理工作存在部分問題，影響到該項工作的實效性?；诖耍阈枰獙τ谄渲兴嬖诘膯栴}做出系統(tǒng)性的分析與探究，在明確其中的問題之后便可以具有針對性的定制改善措施，從而全方位提升文書檔案管理工作的質(zhì)量。

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