數(shù)字化背景下事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作的優(yōu)化探討

燕麗

摘要：數(shù)字化檔案管理是指使用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方法進(jìn)行效率上的改進(jìn)，事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的合理應(yīng)用，對(duì)于人民的生活質(zhì)量來(lái)說(shuō)是一種質(zhì)的飛躍。因此，在信息技術(shù)發(fā)展欠完善之際，如何優(yōu)化事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理，成為現(xiàn)在應(yīng)重點(diǎn)研究的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化背景;事業(yè)單位;會(huì)計(jì)檔案;管理

一、數(shù)字化背景下檔案管理工作的特點(diǎn)

隨著社會(huì)上數(shù)字化技術(shù)的飛速發(fā)展，越來(lái)越多的工作和技術(shù)都逐漸采用了數(shù)字化的方式開(kāi)展，進(jìn)而使得信息化成為了當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的主旋律。對(duì)于信息化背景下的事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作的實(shí)施中我們可以看出，它具有智能化、特殊化和高效率等的主要特征。檔案工作的進(jìn)行可以按照信息化技術(shù)來(lái)自動(dòng)生成精準(zhǔn)的電子檔案信息，并對(duì)它進(jìn)行智能化管理。利用信息化管理檔案也可以具有高效和共享的特點(diǎn)，會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化的管理能夠做到快速的檢索和歸檔，使查詢管理工作更加的方便。當(dāng)然，信息化背景下事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理的順利開(kāi)展也是需要專(zhuān)業(yè)的計(jì)算機(jī)以及信息化的工作人員，因?yàn)樗哂袝?huì)計(jì)檔案的資源共享的特點(diǎn)，所以對(duì)于信息化的防盜功能的要求較高。又因?yàn)樘幵谛畔⒒谋尘跋?，信息化管理的開(kāi)展受制于軟硬件設(shè)施的配置，這就要求單位領(lǐng)導(dǎo)要重視軟硬件設(shè)施的建設(shè)工作，讓會(huì)計(jì)檔案相關(guān)人員將工作崗位由核算向管理進(jìn)行轉(zhuǎn)變。

二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案化管理存在的問(wèn)題

（一）信息安全的問(wèn)題

會(huì)計(jì)檔案在數(shù)字化的背景下運(yùn)行，雖然極大的提高了會(huì)計(jì)檔案信息量，提高會(huì)計(jì)信息的傳輸效率，可以更好的節(jié)約會(huì)計(jì)檔案占用的存儲(chǔ)空間。但量，互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下可能導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案信息的泄露隱患?；ヂ?lián)網(wǎng)環(huán)境進(jìn)一步突出了事業(yè)單位用于會(huì)計(jì)檔案管理的軟硬件方面的不足，嚴(yán)重的影響會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性，容易導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息失真的問(wèn)題。還有的事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案信息存儲(chǔ)的硬件不過(guò)關(guān)，系統(tǒng)在運(yùn)行過(guò)程中容易發(fā)生卡頓和癱瘓的現(xiàn)象。因文件傳輸格式、版本更新方面的問(wèn)題常常導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)無(wú)法正常的工作。數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案管理還需要大量維護(hù)，強(qiáng)調(diào)建立有效的維護(hù)機(jī)制，加大電子材料的維護(hù)有效性，更好的消除會(huì)計(jì)檔案管理中的問(wèn)題。

（二）過(guò)渡時(shí)期

對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理來(lái)說(shuō)，由傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)入到數(shù)字化管理模式當(dāng)中，勢(shì)必會(huì)需要一個(gè)過(guò)渡期。但由于傳統(tǒng)的管理模式存在時(shí)間較長(zhǎng)，給工作人員帶來(lái)的印象比較深，短時(shí)間內(nèi)從舊模式改為新模式，可能對(duì)于工作來(lái)說(shuō)并不很容易上手，對(duì)工作人員也提出了相當(dāng)高的要求。不管是工作思維還是工作方式，工作人員可能都需要一段長(zhǎng)時(shí)間的適應(yīng)期，來(lái)適應(yīng)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化所帶來(lái)的改變。

（三）管理問(wèn)題

數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案管理工作中，管理不到位是一個(gè)突出問(wèn)題，對(duì)檔案管理效果產(chǎn)生了一定的影響。其主要體現(xiàn)在：第一，事業(yè)單位工作中，受到不同因素的限制與影響，事業(yè)單位會(huì)計(jì)在管理部門(mén)的系統(tǒng)化、專(zhuān)業(yè)化方面存在一定不足，專(zhuān)業(yè)檔案管理人員不足，更多的是安排業(yè)余、兼職人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，實(shí)際工作中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)不規(guī)范的管理行為。第二，工作制度方面存在一定的滯后情況。會(huì)計(jì)檔案管理制度中，對(duì)于檔案的規(guī)范、移交及整理等工作存在規(guī)定不具體、不明確的情況，導(dǎo)致具體工作存在缺少依據(jù)的問(wèn)題。第三，存在數(shù)據(jù)冗繁情況，這與檔案數(shù)據(jù)的隨意操作、篡改有關(guān)系，使得檔案信息與實(shí)際情況不符，工作效率低下。檔案管理工作也存在不到位的情況，沒(méi)有及時(shí)更新信息內(nèi)容，影響了檔案數(shù)據(jù)的權(quán)威性、有效性。

三、數(shù)字化背景下事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作的優(yōu)化思考

（一）建設(shè)一支高素質(zhì)的事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理人才隊(duì)伍

我國(guó)強(qiáng)調(diào)人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略，人才是一切競(jìng)爭(zhēng)力的基礎(chǔ)力量，因此，為了信息化背景下事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案發(fā)揮更大的作用，建設(shè)一支高素質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案管理人才隊(duì)伍勢(shì)在必行。這只高素質(zhì)的人才隊(duì)伍不僅要提高能力，在思想上也必須加強(qiáng)建設(shè)。認(rèn)識(shí)反作用于實(shí)踐，思想意識(shí)、思想覺(jué)悟?qū)μ岣邫n案管理的技能有著促進(jìn)作用。這就需要通過(guò)參過(guò)學(xué)習(xí)、思想教育、學(xué)習(xí)社會(huì)主義核心價(jià)值觀等形式提高從業(yè)人員對(duì)自己崗位的熱愛(ài)和奉獻(xiàn)意識(shí)，樹(shù)立嚴(yán)于律已、敬業(yè)奉獻(xiàn)的觀念。

（二）確保會(huì)計(jì)檔案的質(zhì)量

我們通過(guò)計(jì)算機(jī)軟件對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行歸檔和管理的目的在于為之后的檔案查找提供更多的方便，所以我們?cè)趯?duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行歸檔之前，要確保會(huì)計(jì)檔案的質(zhì)量是合規(guī)的。第一要保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性，確保文件是原始的版本;第二對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容是否完整要進(jìn)行審核，只有這樣歸檔的會(huì)計(jì)檔案才能為之后的工作提供幫助;第三要確保會(huì)計(jì)檔案的安全性，避免文件因?yàn)楦腥静《驹斐伤须娮訖n案的丟失。還要對(duì)所有的電子檔案做好數(shù)據(jù)備份，避免因突發(fā)情況出現(xiàn)造成文件丟失造成工作上的不便。

（三）優(yōu)化事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理軟件功能

在事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程中，要對(duì)于相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案管理軟件的功能進(jìn)行全面優(yōu)化，使得事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作更加的符合會(huì)計(jì)檔案信息化應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，加大對(duì)于信息化背景下，事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用力度，使得事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理軟件更加的符合當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案管理所需要的軟件平臺(tái)，同時(shí)也要保證相關(guān)的軟件具有一定的可擴(kuò)展性，對(duì)于以后的會(huì)計(jì)檔案管理職能調(diào)整能夠及時(shí)做好相應(yīng)的檔案整合和信息管理工作。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，在社會(huì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步下，對(duì)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作展開(kāi)信息化管理的意義十分重大。事業(yè)單位應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的相關(guān)制度予以完善，促進(jìn)管理人員工作效率的提高。在信息化背景下對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)了資源共享，使檔案的真實(shí)性得到了保障。會(huì)計(jì)檔案信息化管理也方便了事業(yè)單位的后勤、管理、科研和行政等部門(mén)工作的良好開(kāi)展。在我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)中事業(yè)單位占據(jù)著極為重要的位置，順利有改善事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作，對(duì)社會(huì)的進(jìn)步以及國(guó)家的發(fā)展極為有利。

參考文獻(xiàn)：

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