分析新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理存在的問題和解決方式

周靜

[摘要] 在新醫(yī)療體制改革日益深入的背景下，要求醫(yī)院檔案管理工作要緊跟時(shí)代步伐，加大創(chuàng)新與改革的力度。所以，新形勢下，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)將改革與創(chuàng)新檔案管理工作方式作為重要工作任務(wù)，為醫(yī)院的健康長遠(yuǎn)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。該文從醫(yī)院檔案管理中存在的問題入手，并針對存在的問題探討了有效的解決方式，以供相關(guān)人員參考與借鑒，促使醫(yī)院檔案管理更進(jìn)一步發(fā)展。

[關(guān)鍵詞] 新醫(yī)改;醫(yī)院檔案;檔案管理;問題;解決方式

[中圖分類號] R197 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1672-5654（2020）06（b）-0074-03

[Abstract] In the context of the deepening of the new medical system reform， hospital archives management is required to keep pace with the times and increase innovation and reform. Therefore， under the new situation， hospitals should take reform and innovation of archives management as an important task， to lay a solid foundation for the healthy and long-term development of the hospital. This article starts with the problems existing in hospital archives management， and explores effective solutions to the existing problems for the reference and reference of related personnel， and promotes the further development of hospital archives management.

[Key words] New medical reform; Hospital file; File management; Problems; Solutions

在醫(yī)院管理中檔案管理屬于重要內(nèi)容，是對醫(yī)院發(fā)展歷史的重要記錄，為醫(yī)院制定科學(xué)的決策提供重要參考?；谛箩t(yī)改背景下，醫(yī)院要提高對醫(yī)院檔案管理工作的重視，改革并創(chuàng)新傳統(tǒng)的檔案管理模式，保障檔案管理工作的規(guī)范性與科學(xué)性，為醫(yī)院各項(xiàng)工作順利開展奠定基礎(chǔ)。醫(yī)院檔案有書面、音像以及電子數(shù)據(jù)等形式，在醫(yī)院發(fā)展中發(fā)揮著重要作用。傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理工作由醫(yī)院檔案管理和后勤檔案管理2個(gè)部分組成。其中，就醫(yī)院檔案管理來看，主要是對醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)工作的記錄與整理;就后勤檔案管理工作來看，主要涉及到醫(yī)院建設(shè)、裝修、綠化、水電氣以及清潔等方面內(nèi)容。在新醫(yī)改深入開展形勢下，醫(yī)院檔案管理工作要與時(shí)俱進(jìn)，從醫(yī)院實(shí)際情況出發(fā)，積極開展檔案管理工作，提高檔案管理工作信息化與自動化水平，為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

1? 新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的重要性

1.1? 推進(jìn)醫(yī)院的醫(yī)療建設(shè)

首先，檔案管理部門立足于自身的實(shí)際情況，利用現(xiàn)有的條件，通過檔案室資源的運(yùn)用，對醫(yī)院年度、月度以及季度的床位使用率、患者的出院率以及住院費(fèi)用等數(shù)據(jù)做出統(tǒng)計(jì)與分析，從而為醫(yī)院制定管理決策提供重要參考，促進(jìn)醫(yī)院整體管理質(zhì)量與水平的提升。

1.2? 推進(jìn)醫(yī)院文化建設(shè)

在醫(yī)院的生存與發(fā)展中，醫(yī)院文化無疑起著重要的作用，對于醫(yī)院品牌的塑造以及核心競爭力的提升都作出巨大的貢獻(xiàn)。加強(qiáng)對醫(yī)院文化的建設(shè)，有利于塑造起醫(yī)院的靈魂。而醫(yī)院檔案是對醫(yī)務(wù)人員所獲得的榮譽(yù)等的記錄，是展示醫(yī)院文化發(fā)展與傳承的重要載體。通過查閱醫(yī)院檔案可以了解醫(yī)院整個(gè)的發(fā)展歷程與所取得的累累碩果，并了解每個(gè)醫(yī)務(wù)人員為醫(yī)院發(fā)展所做出的努力與奉獻(xiàn)。因此，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作，不僅可以提升醫(yī)院的凝聚力，而且調(diào)動醫(yī)務(wù)人員的工作熱情。

1.3? 推進(jìn)醫(yī)院科研建設(shè)

科研檔案管理工作的主要內(nèi)容是對醫(yī)院科研檔案信息與資料的保存以及提供相關(guān)的檔案信息資源服務(wù)。因此，編訂完整的科研檔案檢索工具，有利于科研人員對檔案進(jìn)行查閱。基于新醫(yī)改背景，在醫(yī)院開展科研與醫(yī)療中科研檔案發(fā)揮著重要的作用，為醫(yī)學(xué)科研的改進(jìn)與創(chuàng)新發(fā)揮重要參考作用。因此，作為檔案管理工作人員在全新的發(fā)展形勢之下，應(yīng)當(dāng)對檔案管理模式做出及時(shí)調(diào)整，全面提升科研檔案的質(zhì)量，為醫(yī)、教、研三者的有機(jī)結(jié)合提供必要的保障。

2? 醫(yī)院檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

2.1? 醫(yī)院檔案分類趨向精細(xì)化

基于新醫(yī)改環(huán)境下，對于檔案管理的分類提出更高的要求。醫(yī)院檔案資料包括了基礎(chǔ)建設(shè)、人事管理以及病歷等諸多方面。隨著檔案數(shù)量與規(guī)模的不斷擴(kuò)大，以往的粗放型檔案分類原則暴露出不足，無法滿足新時(shí)期的檔案資源發(fā)展趨勢。因此，在信息化時(shí)代背景下，應(yīng)當(dāng)實(shí)行對檔案的分類管理，根據(jù)資料類型的不同，明確管理的重點(diǎn)，實(shí)行對檔案的分類管理，從而提升檔案管理的精細(xì)化水平。

2.2? 醫(yī)院檔案管理面臨全面性要求

醫(yī)院檔案涉及到業(yè)務(wù)、器械、技術(shù)、管理服務(wù)等方方面面，信息量大且門類多。因此，為了高效處理大量的檔案數(shù)據(jù)，要注重信息技術(shù)的應(yīng)用，特別是借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)對檔案的處理，從而全面提升檔案管理的效能。

3? 醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀分析

3.1? 對于檔案管理工作缺乏重視

就目前而言，絕大部分的檔案管理人員對檔案管理工作的認(rèn)識僅僅停留在淺層次，加上管理人員本身的管理意識淡薄，在開展檔案管理工作中態(tài)度不夠積極，僅僅是為了應(yīng)付上級安排而開展檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量較低，甚至出現(xiàn)檔案資料不完整以及丟失等方面問題。

3.2? 檔案管理體制與時(shí)代脫軌

目前，絕大部分醫(yī)院都制定了一套完善的規(guī)章制度，而從規(guī)章制度內(nèi)容來看，僅僅涉及到醫(yī)療、人事以及護(hù)理等方面，而并未涉及到檔案管理，而關(guān)于檔案管理的要求與規(guī)定并未明確指出來，阻礙著檔案管理工作的順利進(jìn)行。

3.3? 檔案管理水平有待提升

受到醫(yī)院可用房的限制，檔案管理室的空間不斷的縮小，加大了檔案管理工作的難度。除此之外，當(dāng)前在處理醫(yī)院檔案管理工作時(shí)，檔案管理人員主要采用手工模式，依靠于人力完成檔案資料收集與整理等工作，忽視對現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用，使檔案管理工作長期處于低效的狀態(tài)，甚至由于受到人為因素影響，檔案資料缺失等問題時(shí)常發(fā)生。

3.4? 醫(yī)院檔案管理硬件投入不夠

就目前而言，許多醫(yī)院不重視醫(yī)院檔案管理工作，在引進(jìn)硬件設(shè)備時(shí)，主要是引進(jìn)各種醫(yī)療設(shè)備，而忽視完善檔案管理的硬件條件。所以，絕大部分的醫(yī)院的檔案管理室存在著設(shè)備不足、環(huán)境簡陋、技術(shù)落后等問題，阻礙著檔案管理工作的順利進(jìn)行，也難以保障檔案管理工作質(zhì)量與效果。除此之外，信息技術(shù)的飛速發(fā)展，推進(jìn)了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展。然而，目前醫(yī)院檔案管理工作中依舊采用傳統(tǒng)落后的方式，尤其是在檔案收集、整理與利用方面采用落后方式，除了加大了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)之外，也難以保障檔案管理工作質(zhì)量與效率。

3.5? 醫(yī)院檔案信息化程度低

基于新醫(yī)改的背景之下，網(wǎng)絡(luò)化與信息化是檔案管理發(fā)展的趨勢。然而，由于醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用開發(fā)落后，信息化管理僅僅局限于信息檢索領(lǐng)域，忽視對檔案的開發(fā)與利用，加上缺乏完善的檔案管理系統(tǒng)，使醫(yī)院的檔案管理工作質(zhì)量大打折扣。除此之外，在利用與查閱檔案資料時(shí)，有價(jià)值的信息范圍較小，難以實(shí)現(xiàn)對檔案信息的深入開發(fā)與利用。

4? 積極開展醫(yī)院檔案管理工作的措施

4.1? 建立健全檔案管理制度

完善的檔案管理制度是保證檔案管理工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)與前提，因此，構(gòu)建起完善的檔案管理制度是非常有必要的，具體可以從以下幾個(gè)方面入手：①實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，由以往的分散管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榧泄芾砟Ｊ?，?guī)范與落實(shí)檔案歸檔、保管、保密、銷毀等工作;②做好檔案管理的宣傳工作，提高領(lǐng)導(dǎo)層與基層員工對檔案管理的重視程度，加強(qiáng)全體員工對檔案相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，將檔案管理納入至醫(yī)院現(xiàn)代化管理范疇中;③注重檔案管理工作與科室管理制度的結(jié)合，將科室領(lǐng)導(dǎo)的工作績效與獎(jiǎng)懲等和檔案管理工作相掛鉤，明確醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的工作內(nèi)容與要求，確保檔案管理工作的全面落實(shí)，提升檔案管理工作的規(guī)范性與標(biāo)準(zhǔn)性。

4.2? 強(qiáng)化對檔案法律法規(guī)的學(xué)習(xí)

加強(qiáng)對檔案相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，強(qiáng)化對檔案法的宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)者與員工高度重視檔案管理工作，并配合檔案管理人員開展工作。與此同時(shí)，檔案管理人員本身要具備良好的檔案管理意識，加強(qiáng)對檔案管理工作的了解與認(rèn)識，認(rèn)識到自身的重要責(zé)任，在平時(shí)工作中務(wù)必要保持認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖黠L(fēng)，切不可疏忽大意，積極做好檔案管理工作，為推進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)工作順利開展打下基礎(chǔ)。

4.3? 加強(qiáng)對檔案資源的開發(fā)與利用

檔案管理工作根本目標(biāo)是開發(fā)與利用檔案資源，因此，檔案管理人員在平時(shí)工作中提高服務(wù)意識，廣泛拓展信息資源渠道，強(qiáng)化對信息資源的開發(fā)，在充分發(fā)揮出檔案資源價(jià)值同時(shí)，幫助醫(yī)院實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益最大化目標(biāo)。比如，組織開展形式多樣的編研活動，深入開發(fā)與加工檔案信息，滿足使用者對高效便捷服務(wù)的需要。除此之外，做好檔案利用反饋信息的管理工作，強(qiáng)化各大醫(yī)院的溝通與交流，實(shí)現(xiàn)資源信息的共享，從而將檔案資源的價(jià)值充分發(fā)揮出來。

4.4? 加強(qiáng)對檔案管理室的投入

為了推進(jìn)醫(yī)院檔案工作的順利進(jìn)行，醫(yī)院要將基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的作為重要工作內(nèi)容，加大對基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，為檔案管理工作配置完善的硬件設(shè)施，具體而言，可以從以下4個(gè)方面入手：①立足于醫(yī)院的自身發(fā)展情況，根據(jù)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，建設(shè)專門的檔案庫房，并完善各項(xiàng)安保設(shè)施，從而減少安全隱患。②構(gòu)架起完善的醫(yī)院檔案信息共享平臺，配置相關(guān)的軟硬件設(shè)施，引進(jìn)計(jì)算機(jī)、掃描儀以及打印機(jī)等先進(jìn)的儀器設(shè)備，提高檔案管理工作的信息化水平。同時(shí)，通過網(wǎng)絡(luò)平臺的構(gòu)建，運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)專用軟件，實(shí)現(xiàn)對檔案信息資源的共享;③采用檔案掃描系統(tǒng)以取代傳統(tǒng)的人工錄入方式，減少對人力資源的浪費(fèi)，提高檔案管理工作質(zhì)量與效率。④通過將全部檔案信息資源上傳至局域網(wǎng)，便于使用者根據(jù)自身需要快速查找到所需要的信息，在縮減檔案占用空間同時(shí)，提高信息存儲的便捷性，實(shí)現(xiàn)檔案信息在各個(gè)部門的共享，推進(jìn)檔案管理工作朝著信息化、自動化以及電子化方向發(fā)展。

4.5? 提升檔案管理人員的專業(yè)水平

在醫(yī)院檔案管理工作中檔案管理人員屬于重要的主體，與檔案管理工作質(zhì)量密切相關(guān)。因此，在檔案管理人員的招聘與任用上，要重點(diǎn)考核人員的專業(yè)知識水平與業(yè)務(wù)能力。與此同時(shí)，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)組織開展對檔案管理人員定期的或者是不定期的培訓(xùn)，從而提高檔案管理人員隊(duì)伍的整體素質(zhì)。除此之外，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)建立健全獎(jiǎng)懲制度與激勵(lì)制度，激發(fā)檔案管理人員的工作熱情，促使檔案管理人員在工作中竭盡所能、盡心盡職，從而為檔案管理工作有條不紊地進(jìn)行夯實(shí)人才基礎(chǔ)。

4.6? 積極開展調(diào)研工作

為了保證檔案管理工作的落實(shí)，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)做好調(diào)研工作，展開對臨床一線的調(diào)研，掌握各個(gè)科室對檔案信息的要求與標(biāo)準(zhǔn)，并在此基礎(chǔ)上有針對性地開展醫(yī)院檔案管理工作，以便于獲得具有價(jià)值的信息資料，并編制多種形式的檢索工具，為醫(yī)院開展科研與臨床等活動提供多元化的服務(wù)。除此之外，應(yīng)當(dāng)對各類反饋信息系統(tǒng)全面系統(tǒng)的分析，強(qiáng)化對信息的管理，提高檔案的利用率，保持各級醫(yī)院密切聯(lián)系，從而提高檔案信息資源的共享程度。

5? 結(jié)語

綜上所述，隨著醫(yī)療體制改革日益深化，醫(yī)院要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)落后的發(fā)展觀念，提高對醫(yī)院檔案管理工作的重視，加強(qiáng)對現(xiàn)代化檔案管理方式的應(yīng)用，提高對信息資源的利用效率，更好地服務(wù)于檔案使用者，在幫助醫(yī)院實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益最大化目標(biāo)同時(shí)，推進(jìn)醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)與發(fā)展。

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（收稿日期：2020-03-16）