電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理的比較

王丹

摘 要：信息化時(shí)代，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)不能滿足社會(huì)發(fā)展的需要，為提高檔案管理的效率和質(zhì)量，越來越多地采用電子檔案管理的模式。電子檔案和傳統(tǒng)檔案在管理模式上既有著一些共性，同時(shí)也存在著一定的差異。本文主要分析了電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理模式之間的區(qū)別和共同點(diǎn)，希望對(duì)我國(guó)當(dāng)前的檔案管理工作具有一定的參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：電子檔案管理;傳統(tǒng)檔案管理;比較

1? 前言

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)化也得到了提高，并且被應(yīng)用到各行各業(yè)，檔案管理也隨之發(fā)生了新的變化，和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比較，電子檔案的出現(xiàn)帶給檔案管理工作非常多的便利，并且提高了檔案管理的效率和質(zhì)量，但是這也給檔案管理帶來了很大的挑戰(zhàn)，通過對(duì)電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理區(qū)別和共性問題的研究，使檔案管理人員更加了解兩者之間的關(guān)系，并且通過不斷改進(jìn)和完善，來不斷提升信息時(shí)代下電子檔案管理的效率和質(zhì)量。

2? 電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理工作現(xiàn)狀分析及相關(guān)特征

結(jié)合檔案電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理工作現(xiàn)狀，可知其中存在著一定的問題：（1）檔案管理工作流程有待進(jìn)一步的優(yōu)化與規(guī)范;（2）檔案管理人員專業(yè)水平有待提高，電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理工作創(chuàng)新性任重道遠(yuǎn)。同時(shí)，由于實(shí)際工作中檔案管理機(jī)制不完善，加上其它因素的干擾，可能會(huì)造成檔案流失或者檔案信息保存不完整現(xiàn)象的出現(xiàn);（3）傳統(tǒng)檔案受到當(dāng)前發(fā)展形勢(shì)的影響，自身的應(yīng)用范圍受到了一定的制約，即紙質(zhì)檔案管理工作面臨著較大的挑戰(zhàn)。相對(duì)而言，電子檔案由于受到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及各類信息技術(shù)的支持，實(shí)際的應(yīng)用范圍正在擴(kuò)大。與此同時(shí)，為了更好的加深對(duì)傳統(tǒng)檔案與電子檔案的深入理解，應(yīng)了解二者的相關(guān)特征。傳統(tǒng)檔案的特征為：易識(shí)別、存儲(chǔ)形式直觀，但在長(zhǎng)時(shí)間的保存中可能會(huì)丟失或者損害;電子檔案的特征為：檔案信息保存工作效率高、管理成本低、檔案利用時(shí)可共享、對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求低等。

3? 電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

3.1歸檔的方式不同

電子檔案具有良好的可逆性，而且可重復(fù)性也十分良好，哪怕檔案資料存在錯(cuò)誤，管理人員進(jìn)行修改后也不會(huì)留下痕跡，根據(jù)這一特性，方便了錯(cuò)誤的發(fā)現(xiàn)和更改，不過從另一方面來說，電子檔案的可信度也相應(yīng)下降;傳統(tǒng)檔案管理一般會(huì)按照科學(xué)流程進(jìn)行科學(xué)擺放，被擺放在一起的檔案有一定聯(lián)系，而且管理人員在歸檔時(shí)要按照一定方案進(jìn)行，會(huì)留下操作痕跡，在一定程度上彌補(bǔ)了電子檔案管理存在的缺陷，確保了資料的真實(shí)性和原始性。

3.2保管的方式不

同對(duì)于紙質(zhì)檔案，人們是在防蟲、防霉、修裱和加固、字跡恢復(fù)等方面下功夫。而電子檔案，則需要依據(jù)其我和軟硬件平臺(tái)變更，在確保電子檔案長(zhǎng)期處于可用性、可存取性、可理解性上采取下述三種方法：一是把屬于一般性的電子文件，轉(zhuǎn)換成各種平臺(tái)上都能適用的文本文件格式，以不變應(yīng)萬變，消除由于技術(shù)進(jìn)步所帶來的影響：二是可以將電子文件建立在多種不同的數(shù)據(jù)庫平臺(tái)上;三是彩或開發(fā)相應(yīng)得轉(zhuǎn)換軟件，當(dāng)我們所應(yīng)用的技術(shù)與所保存的電子檔案在技術(shù)條件上的致性發(fā)生變化時(shí)，就對(duì)所存的電子檔案進(jìn)行相應(yīng)的轉(zhuǎn)換，使其始終保持同新技術(shù)的兼營(yíng)性。

3.3查找和使用流程不同

目前來看，大部分檔案都具有一定的保密性。傳統(tǒng)檔案管理工作人員會(huì)將檔案資料密封保存在檔案室中，查找使用時(shí)需要出示相關(guān)手續(xù)，并且檔案管理人員會(huì)對(duì)使用檔案信息的人員做好信息登記工作，具有一定安全性。而電子檔案管理完全依靠無紙化的線上操作，其檔案庫具有一定的入口，查找使用檔案的人員只需按照提示，完成相關(guān)的信息驗(yàn)證就可以進(jìn)入電子檔案數(shù)據(jù)庫，對(duì)所需信息資料進(jìn)行在線使用、下載、打印，同樣具有安全性。對(duì)于需要高度保密的檔案資料，相關(guān)管理人員可以設(shè)置復(fù)雜的查看使用密碼或者口令，為存儲(chǔ)信息提供安全的環(huán)境。這不僅使檔案的管理效率得到了提高，還為檔案使用者查找和使用檔案信息提供了便捷的服務(wù)。這也給電子檔案存儲(chǔ)造成了一定的技術(shù)漏洞，所以檔案管理人員要定期備份，要妥善保管相關(guān)書面紙質(zhì)材料。

4? 在操作內(nèi)容上看兩種管理方式的對(duì)比

4.1檔案信息的真實(shí)性

傳統(tǒng)檔案，即將原始信息、數(shù)據(jù)等記錄在紙質(zhì)媒介上，直接進(jìn)行保存，若有后期涂改，能明顯看出修改的痕跡，只要收集完全、保管得當(dāng)，不出現(xiàn)資料的殘缺、遺漏、毀損等情況，在真實(shí)性上能有足夠的保證，也較有說服力。而電子檔案載體多樣，錄入時(shí)萬一出現(xiàn)疏忽，可能導(dǎo)致檔案信息失真，內(nèi)容出錯(cuò)。哪怕錄入過程沒有出現(xiàn)問題，在檔案形成后可以隨時(shí)被刪改，在刪改并保存后便難以看出刪改的痕跡，很難證實(shí)其真實(shí)性。

4.2檔案管理的操作性

傳統(tǒng)檔案在整理歸檔應(yīng)用的過程中都是需要人工接觸實(shí)體檔案來開展，工作量極其繁重。電子檔案管理通過利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，同時(shí)結(jié)合信息處理軟件的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)信息批量處理，充分縮減了同樣任務(wù)量下的檔案管理工作體量。然而，電子檔案管理的工作方式和傳統(tǒng)檔案管理的工作方式整體對(duì)比來看，要相對(duì)更加專業(yè)一些，所以對(duì)于管理人員的素質(zhì)能力要求也比較高。操作人員不但要具備相應(yīng)檔案管理的專業(yè)能力，更要具備計(jì)算機(jī)和不同類型信息處理軟件的應(yīng)用能力。

4.3檔案管理的安全防護(hù)

電子檔案存儲(chǔ)的載體體積小、容量大、可共享性高、可異地查找檔案等特點(diǎn)對(duì)于占地面積大、查找程序復(fù)雜、保管要求高的紙質(zhì)檔案來說是一個(gè)不可比擬的優(yōu)點(diǎn)。但是電子檔案的安全性與紙質(zhì)檔案相比卻不能得到很好的保證。惡意的篡改，電子副本的應(yīng)用、內(nèi)容和載體的可分離性、木馬病毒的侵害等都對(duì)電子檔案的安全產(chǎn)生一個(gè)很大的挑戰(zhàn)。云安全的出現(xiàn)降低了電子檔案中存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)庫中檔案信息內(nèi)容的風(fēng)險(xiǎn)性，使得電子檔案在存儲(chǔ)和利用上有了安全保障?！霸瓢踩窃萍夹g(shù)的重要應(yīng)用，是傳統(tǒng)IT安全在云計(jì)算時(shí)代的延伸。它融合了網(wǎng)格計(jì)算、并行處理、未知病毒行為判斷等技術(shù)，通過網(wǎng)狀的大量云終端對(duì)云平臺(tái)中的異常軟件行為進(jìn)行監(jiān)測(cè)，獲取病毒、惡意木馬的最新信息，推送到云服務(wù)端進(jìn)行自動(dòng)分析處理，再把解決方案分發(fā)到云終端。”這樣一來，電子檔案中的信息內(nèi)容就有了一層保護(hù)屏障，進(jìn)而提高了電子檔案的安全指數(shù)。對(duì)于光盤磁盤，主要是設(shè)置其打開方式，即設(shè)置為只讀模式，這樣在利用檔案的過程中就不會(huì)對(duì)原本存儲(chǔ)好的檔案進(jìn)行修改，保證其檔案內(nèi)容的真實(shí)性、完整性與連續(xù)性。

5? 結(jié)語

新常態(tài)經(jīng)濟(jì)時(shí)期的到來，為企業(yè)提供了良好的發(fā)展機(jī)會(huì)，同時(shí)也使企業(yè)面臨著更多的挑戰(zhàn)，因此我國(guó)大部分企業(yè)開始陷入“如何實(shí)施經(jīng)濟(jì)管理創(chuàng)新”這一難題中。企業(yè)在開展經(jīng)濟(jì)管理創(chuàng)新工作時(shí)，必須緊跟時(shí)代步伐，不斷升級(jí)自身發(fā)展理念，充分意識(shí)到理念創(chuàng)新是保障現(xiàn)階段企業(yè)經(jīng)濟(jì)管理創(chuàng)新工作得以順利進(jìn)展的基本條件。另外，企業(yè)也應(yīng)始終堅(jiān)持“以市場(chǎng)為導(dǎo)向”的原則，并結(jié)合自身實(shí)際發(fā)展進(jìn)度，在原有制度的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新與補(bǔ)充，從全方位確保企業(yè)經(jīng)濟(jì)管理創(chuàng)新工作的達(dá)成。

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