房地產(chǎn)檔案管理中的常見(jiàn)問(wèn)題分析

方炫茜

摘 要：在我國(guó)房產(chǎn)交易快速發(fā)展的形勢(shì)之下，越來(lái)越多的人開(kāi)始進(jìn)入房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)商行業(yè)，但是這種趨勢(shì)也對(duì)房地產(chǎn)工作的展開(kāi)帶來(lái)了一定的影響，特別是房地產(chǎn)的檔案管理工作。由于房地產(chǎn)行業(yè)的高速發(fā)展，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代房地產(chǎn)檔案資源的管理需求，基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的房地產(chǎn)管理信息化建設(shè)已經(jīng)在逐步進(jìn)行當(dāng)中，但是信息化建設(shè)也帶來(lái)了一定的問(wèn)題，導(dǎo)致了目前房地產(chǎn)檔案管理工作中存在著很多風(fēng)險(xiǎn)，這些問(wèn)題嚴(yán)重影響到了房地產(chǎn)行業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，本文主要分析房地產(chǎn)檔案管理中存在的問(wèn)題并且提出了一些相應(yīng)的解決方案。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn);檔案管理;管理問(wèn)題

一、房地產(chǎn)檔案管理工作的重要意義

目前我國(guó)房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展態(tài)勢(shì)依舊處于上升趨勢(shì)，存量房和新建樓盤(pán)的流轉(zhuǎn)交易也更加頻繁，這就產(chǎn)生了很多新的檔案信息，對(duì)于檔案信息管理工作人員來(lái)說(shuō)，工作量有了大幅度的提升，而且出現(xiàn)錯(cuò)誤的幾率也大大增加。在信息化時(shí)代的背景下，利用信息化技術(shù)來(lái)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，已經(jīng)成了新的趨勢(shì)，所以對(duì)于房地產(chǎn)檔案信息管理工作來(lái)說(shuō)，也可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)房地產(chǎn)檔案信息進(jìn)行信息化的管理，而利用計(jì)算機(jī)來(lái)實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)那管理的信息化主要有以下幾點(diǎn)作用。

首先，房地產(chǎn)檔案管理能建立起資信制度。在房地產(chǎn)交易過(guò)程中，涉及到大量的金額，所以在交易過(guò)程中不能單單依靠契約精神來(lái)進(jìn)行房屋產(chǎn)權(quán)或者使用權(quán)等各種權(quán)利的界定，更需要相應(yīng)的證明材料來(lái)保證交易過(guò)程的公開(kāi)透明，所以專(zhuān)業(yè)的房地產(chǎn)檔案信息管理軟件或者網(wǎng)站可以記錄下房地產(chǎn)交易過(guò)程中的各種信息，從而保證在后續(xù)房屋產(chǎn)權(quán)變動(dòng)中具有資信證明。

其次，房地產(chǎn)檔案管理能簡(jiǎn)化房產(chǎn)的交易過(guò)程。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作過(guò)程中，需要管理工作人員手動(dòng)查找相關(guān)資料，這需要耗費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間和勞動(dòng)力，這就導(dǎo)致房產(chǎn)交易過(guò)程手續(xù)非常煩雜，而使用信息化管理方式可以快速查找到以往的房產(chǎn)交易信息，能夠極大簡(jiǎn)化房產(chǎn)交易過(guò)程，能夠快速完成資料查找以及交易信息的存儲(chǔ)，對(duì)于房產(chǎn)交易來(lái)說(shuō)有很大的幫助，同時(shí)也能在一定程度上節(jié)約人力、物力。

最后，房地產(chǎn)檔案管理能有效避免詐騙、套現(xiàn)等問(wèn)題的發(fā)生。房地產(chǎn)交易過(guò)程中涉及到的金額數(shù)量較大，所以很多詐騙人員會(huì)在交易過(guò)程中實(shí)施詐騙行為，在以往的很多房地產(chǎn)交易過(guò)程中，都存在這種情況，而房地產(chǎn)檔案管理能夠很好地降低詐騙行為的發(fā)生概率，同時(shí)更好地保障購(gòu)房者的資金安全，房地產(chǎn)案進(jìn)行信息化管理，能夠詳細(xì)記錄各個(gè)手續(xù)流程更好地保障居民房產(chǎn)的合法權(quán)益。

二、房地產(chǎn)檔案管理工作中的常見(jiàn)問(wèn)題分析

（一）房地產(chǎn)檔案管理工作中存在一定風(fēng)險(xiǎn)

在房地產(chǎn)行業(yè)，為了避免出現(xiàn)突發(fā)的意外事故，保證數(shù)據(jù)的安全性，通常會(huì)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行異地備份，這樣做雖然可以盡可能的降低數(shù)據(jù)流失風(fēng)險(xiǎn)，但是需要投入大量的人力、財(cái)力、物力來(lái)進(jìn)行維護(hù)，這就出現(xiàn)了付出和匯報(bào)是否能對(duì)等的問(wèn)題，控制好投資和回報(bào)非常重要。而在信息化管理的過(guò)程中，需要大量的計(jì)算機(jī)設(shè)備，如掃描儀、計(jì)算機(jī)等，這些都是巨大的資金消耗，以及咨詢技術(shù)專(zhuān)家、機(jī)器設(shè)備的維護(hù)和管理等都是一筆較大的開(kāi)銷(xiāo)，但是這一筆巨大的開(kāi)銷(xiāo)是為了預(yù)防突發(fā)事故的發(fā)生，這個(gè)資金的投入是否能有相應(yīng)的價(jià)值回報(bào)是投資商考慮的問(wèn)題之一，給投資帶來(lái)了一定的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）房地產(chǎn)檔案管理信息化中存在的問(wèn)題

計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步給房地產(chǎn)行業(yè)帶來(lái)了新的管理方式和管理方法，推動(dòng)了房地產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)。然而，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是一個(gè)雙刃劍，它既可以給房地產(chǎn)檔案信息管理帶來(lái)便捷，但是也存在一定的安全隱患。在網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中存在信息安全風(fēng)險(xiǎn)等一系列問(wèn)題，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中的信息面臨著黑客攻擊、計(jì)算機(jī)病毒等各種不安全因素，而且目前的檔案管理信息化建設(shè)還沒(méi)有完全建成，在一些管理制度和治理措施上，還存在一定缺陷，所以檔案信息面臨著客觀侵害行為的風(fēng)險(xiǎn)和主觀漏洞的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）房地產(chǎn)檔案管理的專(zhuān)業(yè)性不高

在房地產(chǎn)行業(yè)日漸火熱的形式之下，房地產(chǎn)檔案管理的市場(chǎng)也日益龐大，但是有關(guān)的專(zhuān)業(yè)人才數(shù)量沒(méi)有相應(yīng)得到提升，很多檔案管理工作人員自身的專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)，導(dǎo)致管理工作專(zhuān)業(yè)化程度較低，這也是目前我國(guó)房地產(chǎn)檔案管理工作中面臨的主要問(wèn)題之一。很多檔案管理工作人員沒(méi)有接觸過(guò)專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，也沒(méi)有在學(xué)校接受過(guò)系統(tǒng)的教育學(xué)習(xí)，所以他們?cè)诠芾砉ぷ鬟^(guò)程當(dāng)中很容易出現(xiàn)管理意識(shí)欠缺等問(wèn)題，降低了整體工作效率，而且對(duì)于管理流程的管理非?；靵y，出現(xiàn)了較多的錯(cuò)誤，這導(dǎo)致了目前的檔案信息管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)操作不規(guī)范、材料不完整等各種現(xiàn)象，急需房地產(chǎn)檔案信息管理工作部門(mén)的重視，做好對(duì)有關(guān)工作人員的培訓(xùn)工作。

三、房地產(chǎn)檔案管理工作常見(jiàn)問(wèn)題的解決策略

（一）大力加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系建設(shè)

在房地產(chǎn)檔案的使用過(guò)程中存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，這些風(fēng)險(xiǎn)可能會(huì)導(dǎo)致投資者的利益受損。有些投資者考慮到房地產(chǎn)檔案信息管理過(guò)程中存在的風(fēng)險(xiǎn)，可能會(huì)不進(jìn)行投資，這將會(huì)給房地產(chǎn)檔案信息的管理帶來(lái)一定影響。因此，要盡可能降低投資商對(duì)于檔案信息管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)，所以在使用房地產(chǎn)檔案的過(guò)程中，要對(duì)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)測(cè)，從而讓投資者根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)來(lái)決定投資的金額。同時(shí)，為了更好地保障檔案信息管理的安全，還需要根據(jù)這些風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)結(jié)果，采取相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施，從而降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率，可以聘請(qǐng)有關(guān)評(píng)估專(zhuān)家來(lái)結(jié)合實(shí)際情況對(duì)檔案使用風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估。

（二）制定完善的房地產(chǎn)檔案管理工作制度

要想提高房地產(chǎn)檔案管理工作的工作效率，首先就要完善管理工作制度，一個(gè)好的工作制度，能夠極大地改善工作效率，而房地產(chǎn)檔案管理工作首先要做的就是做好檔案歸檔工作，在房地產(chǎn)交易過(guò)程中，包含房產(chǎn)權(quán)屬變更等各種檔案信息，這些檔案信息的重要性不言而喻，所以要做好歸檔工作，保證房地產(chǎn)建設(shè)和交易項(xiàng)目有章可循。其次，要對(duì)收集上來(lái)的檔案信息妥善保管，并且能合理運(yùn)用這些檔案信息，在調(diào)用數(shù)據(jù)信息的過(guò)程中，要制定好相應(yīng)的使用流程，然后按照規(guī)定好的流程來(lái)調(diào)用材料，保證材料能夠得到妥善保管以及合理的利用。

（三）提升房地產(chǎn)檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)性

目前很多從業(yè)人員自身專(zhuān)業(yè)知識(shí)不足，也成為了當(dāng)前房地產(chǎn)檔案管理工作中的一大問(wèn)題。所以有關(guān)部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)，進(jìn)而提高房地產(chǎn)檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)性，要對(duì)房地產(chǎn)檔案管理工作人員管理內(nèi)容等制定規(guī)范的、切實(shí)可行的工作指導(dǎo)方針，要對(duì)管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和文化素養(yǎng)，這些工作人員更好地做好房產(chǎn)檔案資料管理工作。

隨著檔案管理工作信息化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，管理工作人員的計(jì)算機(jī)素養(yǎng)也要相應(yīng)得到提升，所以除去對(duì)管理工作人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)進(jìn)行培訓(xùn)之外，還要培養(yǎng)他們的信息素養(yǎng)，從而更好地推動(dòng)房地產(chǎn)檔案管理工作的信息化發(fā)展。

（四）樹(shù)立檔案信息管理者的房地產(chǎn)大風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)

從當(dāng)前的房地產(chǎn)檔案管理領(lǐng)域的具體情況來(lái)看，有些管理者對(duì)于檔案信息管理過(guò)程當(dāng)中存在的各種風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)嚴(yán)重不足。因此，要想降低房地產(chǎn)行業(yè)中存在的風(fēng)險(xiǎn)，提高管理從業(yè)人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)非常重要，要讓他們樹(shù)立正確的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，來(lái)應(yīng)對(duì)房地產(chǎn)檔案中存在的各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)采取相應(yīng)的舉措來(lái)應(yīng)對(duì)管理過(guò)程中可能會(huì)出現(xiàn)的問(wèn)題。因此，政府部門(mén)要積極到宣傳教育培養(yǎng)，提高信息管理者的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，并且對(duì)管理者進(jìn)行培訓(xùn)，讓他們?cè)谟龅斤L(fēng)險(xiǎn)時(shí)知道如何處理，提高他們對(duì)于房地產(chǎn)檔案風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識(shí)，這樣對(duì)于降低房地產(chǎn)檔案信息管理過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)有很好的效果，能夠更好的保障房地產(chǎn)信息建設(shè)工作安全順利的展開(kāi)。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，在房地產(chǎn)行業(yè)當(dāng)中，檔案管理工作非常重要，但是目前我國(guó)的房地產(chǎn)檔案管理工作中存在很多不足之處，這些不足之處主要體現(xiàn)在檔案轉(zhuǎn)移管理和信息管理這兩方面。在房地產(chǎn)交易過(guò)程當(dāng)中，各個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)涉及到檔案信息，如果對(duì)于檔案信息的管理工作沒(méi)有一套完善的制度，那么將會(huì)影響到未來(lái)房地產(chǎn)行業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，所以房地產(chǎn)檔案管理部門(mén)要對(duì)檔案管理工作當(dāng)中存在的不足支出進(jìn)行完善，利用好互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，從而實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理的信息化、專(zhuān)業(yè)化。

參考文獻(xiàn)：

[1]張妙.房地產(chǎn)檔案管理中的常見(jiàn)問(wèn)題分析與對(duì)策研究[C].《建筑科技與管理》組委會(huì).2019年4月建筑科技與管理學(xué)術(shù)交流會(huì)論文集.《建筑科技與管理》組委會(huì)：北京恒盛博雅國(guó)際文化交流中心，2019：269-270.

[2]梁嘉敏.優(yōu)化房地產(chǎn)檔案管理的策略分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（4）：135，140.

[3]金偉平.房地產(chǎn)檔案管理工作中的常見(jiàn)問(wèn)題分析[J].居舍，2018（16）：160.

[4]劉麗秋.淺談房地產(chǎn)檔案管理工作中常見(jiàn)問(wèn)題及解決措施[J].赤子（上中旬），2015（11）：182.

[5]曾毅.新形勢(shì)下的房地產(chǎn)檔案管理工作中常見(jiàn)問(wèn)題及對(duì)策分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（9）：61.

[6]楊冬寧.房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策分析[J].科技與創(chuàng)新，2014（20）：73，76.

[7]陸小妹.我國(guó)房地產(chǎn)檔案管理研究[D].南寧：廣西民族大學(xué)，2007.