精細(xì)化管理和常規(guī)管理在病案室管理中的應(yīng)用對(duì)比觀察

徐夢(mèng)　劉思寧　張瑞　王娜　王蕊

[摘要] 目的 比較精細(xì)化管理和常規(guī)管理在病案室管理中的應(yīng)用效果。方法 隨機(jī)抽取該院病案室于2019年4—9月接管的病案資料1 000份，采用數(shù)字隨機(jī)法分為對(duì)照組和觀察組，各500份，病案室管理人員共8名，隨機(jī)分為對(duì)照組和觀察組病案資料管理人員，各4名，對(duì)照組接受常規(guī)管理，觀察組接受精細(xì)化管理。比較兩組病案資料的借閱和使用情況。結(jié)果 觀察組病案資料的及時(shí)發(fā)送率和按時(shí)歸還率均高于對(duì)照組（P<0.05），觀察組病案資料的逾期歸還率、缺失率、破損率和醫(yī)患糾紛發(fā)生率均低于對(duì)照組（P<0.05）。結(jié)論 精細(xì)化管理能夠有效提高病案室管理的工作效率，提高病案資料的按時(shí)歸還情況，減少破損、缺失等不良事件。

[關(guān)鍵詞] 精細(xì)化管理;病案室;常規(guī)管理;病案管理

[中圖分類號(hào)] R197 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1672-5654（2020）05（c）-0044-03

Comparative Observation of the Application of Refined Management and Routine Management in the Management of Medical Records

XU Meng1， LIU Si-ning2， ZHANG Rui3， WANG Na1， WANG Rui1

1.Medical Department of Heilongjiang Provincial Hospital， Harbin， Heilongjiang Province， 150036 China; 2.Department of Cardiology， Heilongjiang Provincial Hospital， Harbin， Heilongjiang Province， 150036 China; 3.Department of Stomatology， Heilongjiang Provincial Hospital， Harbin， Heilongjiang Province， 150036 China

[Abstract] Objective The effect of comparatively fine management and routine management in the management of medical records room. Methods 1 000 cases of pathological data taken over from April to September 2019 in our hospital's medical record room were randomly selected， and were randomly divided into a control group and an observation group， each with 500 cases. A total of 8 medical record room management staff were randomly divided into controls. There were 4 medical records management personnel in each group and observation group. The control group received routine management and the observation group received refined management. The borrowing and use of medical records were compared between the two groups. Results The timely sending rate and timely return rate of the medical records in the observation group were higher than those in the control group（P<0.05）. The overdue return rate， missing rate， breakage rate， and incidence of doctor-patient disputes in the observation group were lower than those in the control group（P<0.05）. Conclusion Refined management can effectively improve the efficiency of the management of the medical record room， improve the timely return of medical record data， and reduce adverse events such as damage and missing.

[Key words] Refined management; Medical record room; Routine management; Borrowing situation; Refined management

病案資料是包含了患者的個(gè)人信息、疾病信息、檢查信息和治療信息等在內(nèi)的文件資料，在臨床治療和管理中具有重要的作用。病案室將院內(nèi)病案資料進(jìn)行分類、建檔、傳遞等管理工作，病案資料的良好管理不僅有助于病情的治療和研究，也有助于醫(yī)院的管理和運(yùn)行[1]。精細(xì)化管理屬于是一種理念、一種文化，是社會(huì)分工精細(xì)化及服務(wù)質(zhì)量精細(xì)化對(duì)現(xiàn)代管理的必然要求?，F(xiàn)代管理學(xué)認(rèn)為，科學(xué)化管理具有3個(gè)層次，第一個(gè)層次為規(guī)范化，第二個(gè)層次為精細(xì)化，第三個(gè)層次為個(gè)性化。目前，臨床上[2]精細(xì)化管理更多的用于企業(yè)管理中，而在病案室管理中的應(yīng)用相對(duì)較少。因此，該研究于2019年4—9月以該院病案室病理資料為研究對(duì)象，探討精細(xì)化管理和常規(guī)管理在病案室管理中的應(yīng)用對(duì)比觀察，現(xiàn)報(bào)道如下。

1? 資料與方法

1.1? 一般資料

隨機(jī)抽取該院病案室接管的病案資料1 000份，采用數(shù)字隨機(jī)法分為對(duì)照組和觀察組，各500份，病案室管理人員共8名，隨機(jī)分為對(duì)照組和觀察組病案資料管理人員各4名。對(duì)照組管理人員4名，男1名，女3名;年齡24～46歲，平均年齡（34.62±1.73）歲。觀察組管理人員4名，男1名，女3名;年齡23～45歲，平均年齡（34.75±1.26）歲。該研究已經(jīng)院倫理委員會(huì)批準(zhǔn)通過，管理人員的資料比較結(jié)果差異無統(tǒng)計(jì)學(xué)意義（P>0.05），能夠進(jìn)行病案管理的應(yīng)用對(duì)比觀察。

1.2? 方法

對(duì)照組：接受常規(guī)化管理。由主治醫(yī)師根據(jù)患者的實(shí)際情況準(zhǔn)確填寫病案資料，按照病案室管理制度對(duì)病案資料進(jìn)行整理、收納、存檔、傳遞等工作。

觀察組：接受精細(xì)化管理。①制定精細(xì)化管理制度，對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，定期對(duì)工作情況進(jìn)行監(jiān)督和考核。②根據(jù)患者提供的有效證件對(duì)病案資料的基礎(chǔ)信息進(jìn)行核實(shí)，對(duì)疾病分類代碼等病案資料分類信息進(jìn)行核實(shí)。③落實(shí)管理責(zé)任分工，對(duì)病案資料的整理、收納、存檔、傳遞等工作均落實(shí)責(zé)任人簽名和時(shí)間，各環(huán)節(jié)交接時(shí)落實(shí)雙方責(zé)任人簽名和時(shí)間。④由專人負(fù)責(zé)回收病案資料，對(duì)病案資料的完整性進(jìn)行檢查。⑤患者借閱病案資料時(shí)必須提供有效證件并確保病案資料的完整性。⑥對(duì)于管理中出現(xiàn)的問題進(jìn)行記錄，分析原因和改進(jìn)方法。

1.3? 觀察指標(biāo)

①兩組病案資料的借閱情況比較。記錄兩組病案資料的及時(shí)發(fā)送、按時(shí)歸還和逾期歸還的情況，計(jì)算占比率進(jìn)行比較。②兩組病案資料的使用情況比較。記錄病案資料的病案缺失、破損和因病案引起的醫(yī)患糾紛事件，計(jì)算占比率進(jìn)行比較。

1.4? 統(tǒng)計(jì)方法

采用SPSS 18.0統(tǒng)計(jì)學(xué)軟件處理數(shù)據(jù)，計(jì)數(shù)資料采用[n（%）]表示，行χ2檢驗(yàn);計(jì)量資料采用（x±s）表示，行t檢驗(yàn)，P<0.05為差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義。

2? 結(jié)果

2.1? 兩組病案資料的借閱情況比較

觀察組病案資料的及時(shí)發(fā)送率和按時(shí)歸還率均高于對(duì)照組（P<0.05），逾期歸還率低于對(duì)照組（P<0.05），見表1。

2.2? 兩組病案資料的使用情況比較

觀察組病案資料的病案缺失、破損和醫(yī)患糾紛發(fā)生率均低于對(duì)照組（P<0.05），見表2。

3? 討論

病案室管理的病案資料數(shù)量龐大，分類廣泛，每天新建和使用的病案資料不斷增加，管理工作責(zé)任較重。容易出現(xiàn)案例資料傳遞不及時(shí)、信息有誤、分類錯(cuò)誤、資料不完整、缺失、破損等問題，對(duì)資料的使用和病情的治療、研究等情況存在較大的影響。精細(xì)化管理能夠通過對(duì)工作的精致化、細(xì)節(jié)化的要求，提高工作質(zhì)量，減少工作疏忽和漏洞。在該研究中，觀察組病案資料的及時(shí)發(fā)送率和按時(shí)歸還率均高于對(duì)照組（P<0.05），逾期歸還率低于對(duì)照組（P<0.05），說明精細(xì)化管理能夠有效提高病案資料的及時(shí)傳遞和按時(shí)歸還情況。在病案資料的使用中，由于數(shù)量較多，如果沒有落實(shí)的管理人員，容易造成工作堆積或遺忘，使病案資料的送達(dá)、歸還情況產(chǎn)生問題。精細(xì)化管理工作能夠通過精細(xì)化管理制度的建立和培訓(xùn)，提高管理人員的工作意識(shí)和能力。再通過監(jiān)督和考核，將精細(xì)化管理落實(shí)在工作中，確保工作質(zhì)量的有效提高[3]。首先是在病案資料的收集和整理中，對(duì)信息的完整性和準(zhǔn)確性的核實(shí)工作能夠確保病案資料的有效性，避免在使用時(shí)可能出現(xiàn)的不良影響。其次是在傳遞和歸還工作中，落實(shí)責(zé)任人和時(shí)間的要求，能夠有效提高相關(guān)人員的使用意識(shí)，能夠有效提高病案資料的及時(shí)傳遞和按時(shí)歸還情況。且通過落實(shí)責(zé)任人的制度，對(duì)于未及時(shí)傳遞和逾期歸還的病案資料能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)、及時(shí)調(diào)整，減少在后續(xù)工作中可能引起的不良影響。在本研究中，觀察組病案資料的病案缺失、破損和醫(yī)患糾紛發(fā)生率均低于對(duì)照組（P<0.05），說明精細(xì)化管理能夠有效減少病案資料的破損和糾紛情況。病案資料所包含的內(nèi)容較多，使用量也較大，一旦出現(xiàn)缺失、破損等情況將對(duì)治療和研究等工作造成較大的不良影響[4]。精細(xì)化管理能夠有效監(jiān)督管理人員嚴(yán)格按照管理制度開展工作，即使工作中出現(xiàn)失誤也能通過責(zé)任人的落實(shí)制度和監(jiān)督管理制度快速找到相關(guān)責(zé)任人和發(fā)生時(shí)間，一是及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)救處理，減少不良影響，二是通過對(duì)工作的分析和總結(jié)，對(duì)于是管理制度的疏漏問題就及時(shí)調(diào)整，對(duì)于是責(zé)任人的能力問題就及時(shí)督促其改進(jìn)。所以能夠有效加強(qiáng)管理人員對(duì)于病案資料的管理和核查工作，減少病案資料的缺失、破損和醫(yī)患糾紛的情況。如果存在相關(guān)情況，也能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)、及時(shí)調(diào)整，對(duì)情況出現(xiàn)的原因進(jìn)行分析總結(jié)，在今后的管理工作避免出現(xiàn)。臨床研究表明[5-9]：精細(xì)化管理是一種理念、亦是一種文化，源于發(fā)達(dá)國(guó)家，屬于是一種企業(yè)的管理理念，它是社會(huì)分工的精細(xì)化及服務(wù)質(zhì)量的精細(xì)化，該管理模式建立在常規(guī)管理基礎(chǔ)上，并將常規(guī)管理引入深入的基本思想及管理模式，能最大限度減少管理所占用的資源，有助于降低管理成本[10]。同時(shí)，精細(xì)化管理的實(shí)施需要落實(shí)管理責(zé)任，將管理責(zé)任具體化、明確化，要求每一個(gè)管理者均要做到位、盡職。

綜上所述，精細(xì)化管理能夠有效提高病案室管理的工作效率，提高病案資料的按時(shí)歸還情況，減少破損、缺失等不良事件。

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（收稿日期：2020-02-23）