私有云環(huán)境下企業(yè)數(shù)字檔案室的構(gòu)建實(shí)踐

摘要：大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，加速了云計(jì)算、云存儲(chǔ)的崛起。企業(yè)日益劇增的案卷和傳統(tǒng)“收、存、管、用”管理工作模式，讓檔案工作者面臨的壓力越來越大，集團(tuán)企業(yè)各公司之間的數(shù)據(jù)也不能很好共享。構(gòu)建云上數(shù)字檔案室是檔案信息化發(fā)展的必然選擇。探討了基于私有云環(huán)境的數(shù)字檔案室的構(gòu)建意義、構(gòu)建思路、管理策略等。

關(guān)鍵詞：云計(jì)算;私有云;國有企業(yè);數(shù)字檔案

中圖分類號(hào)：G642 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1009-3044（2020）19-0234-02

開放科學(xué)（資源服務(wù)）標(biāo)識(shí)碼（OSID）：

1 概述

近年來，隨著企業(yè)檔案數(shù)量劇增，檔案載體呈現(xiàn)出多樣化的特點(diǎn)，僅靠紙質(zhì)查詢難以滿足用戶的需求;另一方面，檔案作為企業(yè)的一種重要資源，對(duì)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力和服務(wù)管理有著重要的影響，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展的需求。因此，檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)，必須改變傳統(tǒng)的管理模式，采用新的管理形式。

2017年，國家檔案局辦公室印發(fā)了《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》的通知，鼓勵(lì)國有企業(yè)逐步推進(jìn)企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)。在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》的通知中的檔案管理發(fā)展目標(biāo)提到，到2020年初步實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化，基本建成與全面建成小康社會(huì)相適應(yīng)、有效服務(wù)國家治理和“五位一體”建設(shè)的檔案事業(yè)發(fā)展體系，全面推進(jìn)檔案資料存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化。由此可見，數(shù)字檔案室將成為檔案信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)。

所謂的數(shù)字檔案室是指運(yùn)用數(shù)字設(shè)備和技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案收集、管理、保護(hù)，以檔案目錄數(shù)據(jù)庫和原文數(shù)據(jù)庫為核心，將數(shù)字化的檔案信息以網(wǎng)絡(luò)為媒介而建成的數(shù)字管理系統(tǒng)。采用現(xiàn)代高新技術(shù)所支持的數(shù)字檔案信息系統(tǒng)，是檔案信息的一種新穎的組織模式，代表的是一種信息環(huán)境和基礎(chǔ)設(shè)施構(gòu)建，是超大規(guī)模的、便于使用的、沒有時(shí)空限制的知識(shí)信息中心。

2 云計(jì)算及私有云模式

云計(jì)算的產(chǎn)生是借用了量子物理中的“電子云”，強(qiáng)調(diào)說明計(jì)算的彌漫性、無所不在的分布性和社會(huì)性特征。云計(jì)算是并行計(jì)算、分布式計(jì)算和網(wǎng)格計(jì)算的綜合發(fā)展，或者說是計(jì)算機(jī)科學(xué)概念的商業(yè)實(shí)現(xiàn)，同時(shí)又提升了虛擬化、效用計(jì)算。云計(jì)算擁有超大規(guī)模的各種信息資源，可以將這些分布在不同地理位置的數(shù)據(jù)資源、模型資源、知識(shí)資源及計(jì)算資源等整合在一起，達(dá)到數(shù)據(jù)和資源共享的目的。云計(jì)算已然成為趨勢(shì)，2010年國家檔案局發(fā)布《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》，其中明確“鼓勵(lì)具備條件的檔案館探索采用云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù)為各立檔單位提供軟件服務(wù)和存儲(chǔ)服務(wù)”。

私有云是指針對(duì)單個(gè)機(jī)構(gòu)（例如金融機(jī)構(gòu)或企業(yè)）特別定制的云服務(wù)平臺(tái)。考慮到檔案的特殊性和安全性要求，一般企業(yè)都不應(yīng)該盲目地將檔案信息交給公共的互聯(lián)網(wǎng)，而是應(yīng)該采用私有云的服務(wù)模式。這里的私有云不是指在原來第三方提供的公有云的基礎(chǔ)上開辟一個(gè)私有空間僅供某個(gè)企業(yè)使用，而是在集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部搭建一個(gè)獨(dú)立的云平臺(tái)，將該集團(tuán)的資源集中起來，形成其內(nèi)部的“自有云”。它的實(shí)質(zhì)是將集團(tuán)各公司的計(jì)算、存儲(chǔ)和數(shù)據(jù)資源整合，再面向檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者提供云服務(wù)，如圖1所示。這種模式的優(yōu)點(diǎn)是特定的“云”為特定的用戶所用。企業(yè)既能合理地應(yīng)用云計(jì)算，享受到高效率的云服務(wù)，又可以適當(dāng)?shù)匾?guī)避公有云的信息風(fēng)險(xiǎn)。

3 企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)意義

使用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立起高效、便捷的檔案管理信息化系統(tǒng)，并將系統(tǒng)部署在云端，可以最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效利用和共享，大大提升企業(yè)的檔案管理水平，提高檔案工作的社會(huì)地位。檔案數(shù)字化建設(shè)為企業(yè)帶來的成效具體體現(xiàn)在：首先，確保檔案安全。數(shù)字化后，檔案數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)異地異質(zhì)備份，后續(xù)的統(tǒng)計(jì)、開發(fā)、借閱等工作，可以減少檔案出、入庫頻率，減少檔案的人為和自然的損害;其次，節(jié)約企業(yè)人力成本。根據(jù)分析，處理傳統(tǒng)的檔案借閱每件需要0.3小時(shí).數(shù)字化后，處理每件時(shí)長(zhǎng)大約在0.15小時(shí)，人力成本節(jié)省了50%，把檔案員從繁重的重復(fù)勞動(dòng)中解脫出來，極大減輕了工作人員的負(fù)擔(dān);然后，節(jié)約公司紙張成本，數(shù)字化后，檔案復(fù)印量減少，按年需復(fù)印的借閱量1550件計(jì)算，每年節(jié)約紙張大約36000張，經(jīng)年累月，是一筆不小的費(fèi)用;最后，提高工作效率。檔案信息化后，企業(yè)的無形資產(chǎn)可以快速向需求者提供瀏覽，檔案室逐漸從保管部門轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒅行?、記憶庫?/p>

4 構(gòu)建企業(yè)數(shù)字檔案室的思路

構(gòu)建企業(yè)數(shù)字檔案，需要對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行分類，依托企業(yè)現(xiàn)有的辦公系統(tǒng)、信息管理系統(tǒng)等資源和云計(jì)算技術(shù)，建立符合企業(yè)自身管理、生產(chǎn)經(jīng)營相匹配的云上檔案館。其具體實(shí)施步驟主要包括存量數(shù)字化、增量電子化、部署云端等三步。

4.1 存量數(shù)字化

存量數(shù)字化是指對(duì)歷史既已形成的實(shí)體檔案，有選擇性地開展進(jìn)行數(shù)字化。國有企業(yè)成立早，出現(xiàn)一批產(chǎn)生年代久遠(yuǎn)的檔案，隨時(shí)間推移，早期檔案容易風(fēng)化受損。另外，有一批檔案在實(shí)際工作中利用頻率比較高，因此甄選出這類檔案開展數(shù)字化。檔案數(shù)字化主要是通過掃描或者拍照方式實(shí)現(xiàn)，但整個(gè)工藝流程復(fù)雜，包括檔案前期登記檢查、對(duì)破損檔案重新修復(fù)和整理，已有條目的核對(duì)、補(bǔ)缺、完善，檔案掃描，圖像處理，圖像存儲(chǔ)，數(shù)據(jù)掛接，已掛接文件的核對(duì)、更改（對(duì)掛接錯(cuò)位或明顯不能利用的頁面重新進(jìn)行掃描），OCR識(shí)別（手寫檔案不要進(jìn)行OCR識(shí)別），數(shù)據(jù)上傳，數(shù)據(jù)驗(yàn)收，數(shù)據(jù)提交，數(shù)據(jù)備份，檔案實(shí)體消毒、入庫上架等整套工作。

4.2 增量電子化

增量電子化是指與將企業(yè)新產(chǎn)生的各類信息按標(biāo)識(shí)輸入到檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)增量檔案電子化。根據(jù)國有企業(yè)的行業(yè)特征、生產(chǎn)經(jīng)營、內(nèi)部管理等情況，通過調(diào)研形成一個(gè)符合自身要求的檔案管理系統(tǒng)建設(shè)方案，基于Intranet/lntrente和大型網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，建成一套具備人員組織管理、系統(tǒng)權(quán)限管理、檔案分類管理、檢索管理、借閱管理、統(tǒng)計(jì)管理等為一體的大型信息管理系統(tǒng)。將企業(yè)管理、生產(chǎn)經(jīng)營各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)與檔案管理系統(tǒng)建立數(shù)據(jù)對(duì)接。

4.3 部署云端

將檔案管理系統(tǒng)部署在云平臺(tái)上，將云計(jì)算技術(shù)與檔案信息資源共享進(jìn)行有機(jī)融合，可以使得人們對(duì)數(shù)據(jù)信息獲取的方式得到有效轉(zhuǎn)變。在云計(jì)算環(huán)境下，要想完善數(shù)字檔案資源信息共享，最主要的是應(yīng)用資源和軟硬件的緊密結(jié)合，營造一個(gè)虛擬的檔案館服務(wù)平臺(tái)，幫助用戶隨時(shí)隨地登錄云上檔案館，確保用戶對(duì)數(shù)據(jù)信息資源進(jìn)行快速地搜索與查閱。在私有云數(shù)字檔案館建設(shè)的過程中，數(shù)據(jù)信息直接從該企業(yè)集團(tuán)的各數(shù)據(jù)中心上傳至中心服務(wù)器的云端，并且由檔案管理人員對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行全面管理，確保檔案信息的安全有效并得到及時(shí)更新。

5 結(jié)束語

云計(jì)算技術(shù)作為“既能提高資源利用率，節(jié)省總擁有成本，又能增強(qiáng)IT靈活性和效率”的新方法，被視為科技領(lǐng)域的下一次革命，它將帶來工作方式和商業(yè)模式的根本性改變。然而，目前基于云計(jì)算技術(shù)的企業(yè)數(shù)字檔案建設(shè)還有許多問題有待解決，比如安全問題、數(shù)據(jù)集成問題、標(biāo)準(zhǔn)問題、版權(quán)糾紛問題、技術(shù)和系統(tǒng)管理問題等。因此，在企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)中，應(yīng)積極加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范統(tǒng)一處理，不斷提高信息資源管理和共享的水平，并且重點(diǎn)考慮檔案的安全問題，涉及國家安全或未解密文件不得上傳到云端。

隨著云計(jì)算技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展及云計(jì)算理念被用戶的廣泛接受，云計(jì)算技術(shù)必將成為最為重要的信息技術(shù)，云計(jì)算平臺(tái)必將成為最為重要的基礎(chǔ)設(shè)施，基于云計(jì)算平臺(tái)的應(yīng)用也將成為人們最重要的選擇，值得進(jìn)一步認(rèn)真追蹤研究。

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【通聯(lián)編輯：王力】

作者簡(jiǎn)介：葉國梅（1977-），女，江西撫州人，廣州市檔案專家，南京郵電學(xué)院通信工程本科。