業(yè)財融合視角下高校實施“商旅平臺”的意義及途徑

張樂

[摘 要]“不忘初心、牢記使命”主題教育要求把“學習教育、調(diào)查研究、檢視問題、整改落實”貫穿始終，隨著高校調(diào)查研究深入開展，差旅費管理已在會計核算工作量中占據(jù)很大比重。文章以L高校為例，通過以“商旅平臺”構建財務業(yè)務一體化平臺的意義進行分析，提出L高校實施“商旅平臺”的路徑，以期賦能高校教育事業(yè)發(fā)展。

[關鍵字]高校財務;商旅平臺;差旅管理

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2020.24.187

近幾年，高校在會計核算、資金結算及相關輔助管理層面已逐步推行信息化，通過網(wǎng)上報銷和銀?；ヂ?lián)等系統(tǒng)，可在一定程度上降低會計人員核算與結算數(shù)據(jù)的采集和處理工作量。但是，在業(yè)財融合及成果運用方面還存在較大的提升空間，以差旅費報銷為例，財務系統(tǒng)難以簡化差旅預訂及報銷全鏈條工作量，財務數(shù)據(jù)與差旅業(yè)務數(shù)據(jù)仍存在孤島現(xiàn)象。

1 高校在差旅費管理方面存在的問題

1.1 差旅訂票行為無統(tǒng)一規(guī)范

高校對差旅行為的管控多數(shù)集中在會計核算環(huán)節(jié)，而在行程預訂環(huán)節(jié)并無規(guī)范性的操作要求，L高校訂票行為主要分為：①通過專業(yè)的第三方商旅網(wǎng)站（如12306、攜程、藝龍等）或服務商網(wǎng)站（航空公司、酒店）自行訂票;②通過電話聯(lián)系票務代理公司或個人代訂;③針對人數(shù)較多且行程復雜的差旅業(yè)務整體打包委托第三方公司完成。不同的訂票行為雖能滿足出差行程需求，但出差人在平臺選擇、價格對比、原始票據(jù)開具、結算方式以及發(fā)票丟失等特殊事項處理等方面耗費的時間成本、決策成本差異性較大，而財務網(wǎng)上報銷系統(tǒng)難以企及這部分業(yè)務內(nèi)容。

1.2 差旅費報銷及核算工作量巨大

差旅費報銷業(yè)務具有費用占比小但工作量占比大的特征，L高校2019年差旅費用占總支出3%，但差旅業(yè)務筆數(shù)達到總業(yè)務數(shù)10%，考慮單筆差旅費在網(wǎng)上單據(jù)填報、差旅補助計算以及會計審核報銷等節(jié)點所耗費的處理時間，其工作量總占比達到15%以上。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)要求出差人提前填寫詳盡的行程信息，如交通方式及費用、住宿費用、差旅補助等內(nèi)容，而財務人員需逐項審核出差人各項開支是否超標并完成會計核算與結算工作，如遇不符合標準或發(fā)票丟失等現(xiàn)象還會因返單或退單額外增加溝通成本，差旅報銷業(yè)務所占用的會計核算工作量日益增長。

1.3 部分差旅業(yè)務真實性確認難度較大

高校多數(shù)差旅業(yè)務可通過單位件函件、會務通知等材料予以佐證，但仍有部分外部調(diào)研形成的差旅業(yè)務過程透明度不夠，導致財務人員因信息不對稱或對差旅業(yè)務的不理解等原因難以核查業(yè)務真實性，L高校財務人員在核算環(huán)節(jié)需要經(jīng)常和出差人反復溝通行程細節(jié)，而對于較為模糊的業(yè)務環(huán)節(jié)通常要求出差人補充大量的證明材料佐證，會計職業(yè)判斷容易遭受信任危機。

1.4 差旅費用控制精細化程度較低

L高校通過制定差旅費管理辦法明確不同職級人員對應的差旅標準（包括交通方式、不同省市的住宿標準以及補助標準等），并在費用報銷時嚴格執(zhí)行。而實際的差旅業(yè)務中，出差人所預訂的行程雖未突破現(xiàn)有標準，但其所選擇的出行方式并非性價比最高的方式，比如機票會因預訂時間不同價格差異較大、淡季機票價格可能遠低于高鐵票價、住宿方面出差人容易陷入以差旅標準上限確定可用酒店的思維。會計人員僅能夠將出差人級別所對應的標準與實際費用對比進行報銷合規(guī)性判斷，而無法對出差人訂票時全部可用方案對比進行合理性評判，導致資源配置無法靈活可控，費用管控精細化程度較低。

2 “商旅平臺”應用的現(xiàn)實意義

2.1 差旅標準管控前置有效管控違規(guī)風險

近年來，各級巡視審計對出差標準乘坐交通工具、超標準入住酒店等違反“八項規(guī)定”的問題關注度較高。[1]“商旅平臺”與財務報銷系統(tǒng)融合后，可將差旅標準及報銷規(guī)則前置共享，使財經(jīng)政策“靠前指揮、全程指導”，出行方式選擇界面以通過一定的算法進行篩選，使出差人僅能在其級別范圍內(nèi)選擇對應的出行方式，既可以減少出差人對差旅標準等政策的咨詢成本，也能夠從源頭杜絕超標準報銷等違規(guī)現(xiàn)象的發(fā)生。

2.2 充分利用智能化降低差旅管理全鏈條工作量

“商旅平臺”模式下的差旅管理主要分為差旅業(yè)務平臺與財務核算平臺兩部分，業(yè)務數(shù)據(jù)流與財務數(shù)據(jù)流通過差旅標準、財務規(guī)則等信息提供連接點而高度融合。平臺操作整體流程包括：列支經(jīng)費選擇（科研經(jīng)費可適當上浮標準）、出行及住宿選擇（共享差旅標準后系統(tǒng)將按照性價比擇優(yōu)推薦）、差旅審批、出行預訂、對公結算等。一方面，平臺所顯示的出行方式已經(jīng)系統(tǒng)智能篩選，無須自行查閱標準，同時將差旅預訂與出差審批合二為一，且全過程無須出差人墊付資金，既能確保差旅業(yè)務透明度，又可以獲取職工出行滿意度;另一方面，對公結算過程由學校與服務供應商自動對賬、定期結算，實現(xiàn)結算周期內(nèi)N筆業(yè)務一筆完成，費用明細均以電子形式在平臺中共享，結算票據(jù)將充分利用電子發(fā)票的優(yōu)勢予以傳遞，最終通過網(wǎng)上報銷系統(tǒng)自動完成憑證處理，極大減少會計核算工作量，也為會計檔案影像化提供堅實的基礎。

2.3 形成差旅預訂規(guī)模效應獲取買方議價空間

當前，大多數(shù)高校差旅預訂均由出差人自行完成，訂票形式分散且未形成較強的議價能力，通過“商旅平臺”模式，高校可建立供應商服務效能評價機制，發(fā)揮高校差旅業(yè)務頻次的資源優(yōu)勢和產(chǎn)生的規(guī)模效應，引入優(yōu)質的服務供應商，將賣方市場轉變?yōu)橘I方市場，增強與航空、酒店等服務商的議價能力，在價格上爭取更多的折扣優(yōu)惠，甚至要求供應商提供免費的高水平定制化服務，有效降低高校差旅業(yè)務隱性支出成本。

2.4 收集更多差旅行為開展可視化的數(shù)據(jù)分析

長期以來，由于差旅預訂的行為數(shù)據(jù)缺失以及分析工具不科學，使高校在績效評價、成本分析層面很難將差旅業(yè)務納入其中。利用“商旅平臺”可使差旅行程透明化、差旅數(shù)據(jù)豐富化，提供形式多樣的個性化決策支持數(shù)據(jù)。[2]高校可通過平臺收集職工差旅預訂所產(chǎn)生的全部行為數(shù)據(jù)，獲取最直觀且全面的費用報告，如同時段全價機票預訂頻次、職工住宿選擇習慣、出行方式及時段偏好等信息。通過財務規(guī)則引擎建立大數(shù)據(jù)算法，形成可視化、多維度分析圖譜，既可以對職工差旅行為進行用戶場景預測，也能夠引導出差人對高性價比行程的選擇性偏好，最終降低合規(guī)但不合理的差旅費用支出。

3 高校實施“商旅平臺”主要途徑

3.1 加強頂層設計制定差旅管理全鏈條實施方案

“商旅平臺”涉及財務與業(yè)務交叉應用，其難度高于單純的業(yè)務或財務系統(tǒng)的部署，L高校需成立以財務部門和網(wǎng)絡信息管理部門牽頭的工作小組及分管校領導組成的領導小組，優(yōu)先選擇信息化軟件應用意識較強的學院（如計算機學院）試點，制定可行性強的總體實施方案和系統(tǒng)實施目標清單，明確技術要求與管理要求：一方面梳理優(yōu)化差旅管理鏈條涉及的所有部門、崗位及管理制度，實現(xiàn)精細化管理的同時確保各環(huán)節(jié)銜接暢通、合理合規(guī);另一方面需要收集職工（用戶）具體需求，作為面向職工的功能性平臺，為出行提供便利來提高用戶體驗（UI）也是實施“商旅平臺”核心目標。

3.2 結合單位實際選用合適的“商旅平臺”

當前，“商旅平臺”與“報銷平臺”的融合部署主要通過以下三種途徑實現(xiàn)：①單位自行部署實施難度較小的網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，外掛服務供應商線上訂票網(wǎng)站，優(yōu)點在于實施難度較小、通過協(xié)商取得訂票價格優(yōu)惠較大且結算方式較為統(tǒng)一，缺點是系統(tǒng)未對接無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、審核報銷仍需通過人工完成效率較低;②選用專業(yè)的第三方商旅平臺及配套的網(wǎng)上報銷平臺，優(yōu)點在于業(yè)務流與財務流融合度高、實施難度適中，而缺點是無法享受服務供應商訂票優(yōu)惠、個性化開發(fā)成本較高;③自行開發(fā)一體化的商旅報銷平臺，優(yōu)點是數(shù)據(jù)共享程度最高且符合高校實際情況，缺點是對接服務商訂票平臺的開發(fā)成本及實施難度最大。

L高校應積極開展外部調(diào)研，特別是對同行業(yè)、同規(guī)模等具有共性特征的成功案例的調(diào)研，重點關注差旅費用壓縮比重與平臺部署成本對比、平臺運行流程與本單位差旅管理流程契合度、平臺與現(xiàn)有報銷平臺的銜接優(yōu)勢、系統(tǒng)維護對本單位信息化管理水平的要求及平臺在人工智能驅動下的預期可擴展性等內(nèi)容，逐條逐項列出問題清單及解決方案，以業(yè)財融合視角建立目標導向，選用性價比最優(yōu)“商旅平臺”。

3.3 轉變思維方式及時開展流程培訓

“商旅平臺”不同于單純的報銷平臺，其涉及的相關利益方范圍更廣復雜程度更高，融合了出差人員、會計人員、服務供應商三個角色，涵蓋訂票、開票、對賬、結算多個業(yè)務，在實施后應及時開展專題培訓，一是加強高校職工的行程預訂流程培訓，重點灌輸“智能行程推薦”“一鍵差旅審批”“訂票超標風險防控”“全程零支付、零報銷”等，逐漸引導其使用并培養(yǎng)高性價比的訂票行為習慣;二是加強高校財務人員的會計核算流程培訓，主要包括“財務規(guī)則共享范圍及特點”“電子票據(jù)及行程清單對賬要求”“賬務處理及會計檔案影像化流程”等，提高核算效率減少財務人員工作量;三是加強高校管理者的數(shù)據(jù)分析運用培訓，內(nèi)容涵蓋“職工差旅行為分析”“部門差旅費用可視化分析”等，通過平臺收集并建立職工差旅數(shù)據(jù)倉庫，為差旅費用趨勢分析、優(yōu)質票務服務商引入、隱性成本節(jié)支等提供科學依據(jù)。

3.4 注重問題解決能力適時開展運行效果評價

高校實施“商旅平臺”后，應建立平臺運行效果評價小組，對“商旅平臺”在本單位內(nèi)部的運行情況及取得的效益進行評價。評價工作實施形式包括評價人測試應用、已使用職工問卷調(diào)查、運行期間核算工作量及差旅費用橫向對比（已試點學院與未試點學院對比）和縱向對比（已試點學院歷史年度對比）、管理決策中取得的量化數(shù)據(jù)支撐頻次等，重點評價平臺為職工出行提供的便利性、為會計核算帶來的高效性、在成本節(jié)支方面帶來的積極意義以及管理決策方面提供的數(shù)據(jù)基礎與技術支撐等。通過評價確保平臺運行高度契合頂層設計要求，最終形成運行評價報告提交“商旅平臺”建設工作小組及領導小組審核（審議），并適時在全校范圍內(nèi)正式推行。

參考文獻：

[1]任騰云，張敏.從信息共享角度分析智慧商旅企業(yè)應用[J].智慧商業(yè)，2019（1）：39-41.

[2]陳小鵬，陳小珍.基于商旅管理系統(tǒng)的差旅費用控制——以Z公司為例[J].財務與會計，2011（7）：44-46.