文書檔案規(guī)范化管理分析

摘要：標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的檔案管理是所有檔案管理工作者的宗旨和目標(biāo)。文件是文檔的來源是文檔的結(jié)果。因此，標(biāo)準(zhǔn)化文件處理是規(guī)范化檔案管理的重要基礎(chǔ)。針對檔案管理中存在的問題，本文進行了分析和研究檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化的管理措施和方法。

關(guān)鍵詞：文書檔案;規(guī)范化;管理分析

伴隨社會科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案工作的管理方式正在發(fā)生變化，管理方法也越來越復(fù)雜，但仍然與人為操作密不可分。因此，提高檔案工作者的素質(zhì)是促進檔案業(yè)務(wù)創(chuàng)新的基礎(chǔ)，也是加快檔案技術(shù)進步，促進檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。作為檔案管理部門，如何規(guī)范檔案管理，使其能夠充分利用于知識創(chuàng)新、經(jīng)濟發(fā)展和社會生活，是檔案管理人員要認真考慮的重要問題。

一、文案一體化的必要性

所謂的文檔集成是指在當(dāng)前歸檔工作的現(xiàn)實中，將所有機構(gòu)的相對分散和獨立的文件管理與檔案管理集成為一個有機的管理整體。文件中心是文檔生成器和存檔之間的過渡文檔存儲組織。國內(nèi)學(xué)者認為，其依據(jù)理論是文件的生命周期理論。文件生命周期理論表明，文件是一個完整的生命過程，從形成到最終銷毀或永久存儲為檔案。此過程可分為多個階段，每個階段具有不同的價值、角色和特性，因此每個階段文檔都有一個存儲位置和存儲方法。根據(jù)文檔生命周期理論，文檔移動的不同階段需要不同的控件和存儲位置。其中，臨時保存文件特別特殊，此階段的文件必須經(jīng)受時間的考驗，有些文件毫無價值，并且可以銷毀。一段時間后，有些有價值的文件，然后銷毀。有些具有持久存儲的價值，將來應(yīng)存儲在庫中。因此，需要臨時機構(gòu)來組織、存儲和使用，文檔中心機構(gòu)便誕生了。伴隨中國高科技的飛速發(fā)展，文件檔案的計算機管理已提上了日程。文件檔案的計算機管理克服了先前工作鏈接和工作步驟的重復(fù)，將文件檔案視為集成系統(tǒng)工程，增強了文件管理的高級控制，確保檔案質(zhì)量，檔案作用充分展示。檔案工作者預(yù)先干預(yù)文檔生命周期并從源頭開始的想法在世界范圍內(nèi)受到一致歡迎。這個想法主要源于文檔分離的解決方案，該解決方案從根本上動搖了電子時代的檔案，這也是解決了分隔實際文件的基本方法。

二、文書檔案管理中存在的問題

檔案管理系統(tǒng)不完整，因此在文檔收集和分類過程中沒有規(guī)則，導(dǎo)致存檔的文件變成了不存檔的重要文件，文件放置的更加隨意，沒有標(biāo)準(zhǔn)可言，文件借閱未經(jīng)過正式的借閱程序，或者借閱后沒有及時歸還文件，導(dǎo)致了文件管理混亂。文檔管理是一項技術(shù)工作，而不是簡單的管理工作。檔案管理員的業(yè)務(wù)水平和管理能力直接決定了檔案的質(zhì)量。檔案管理員缺乏專業(yè)知識、缺乏管理技能、教育程度低、知識管理水平低、缺乏管理經(jīng)驗，這些現(xiàn)象并沒有促進檔案管理的規(guī)范化，不良的檔案管理不能夠保證直接的文件質(zhì)量。檔案管理員需要保持最新知識，不斷學(xué)習(xí)，充實自己并提高他們的業(yè)務(wù)和管理水平。檔案管理人員并不完全了解文件，也不清楚其職責(zé)。檔案不僅有價值憑證，而且更重要的是參考價值。簡而言之，檔案管理可以作為科研單位和機構(gòu)持續(xù)正常運行的參考，但是需要發(fā)現(xiàn)并使用這些價值和功能。

三、實現(xiàn)文書檔案管理工作的規(guī)范統(tǒng)一

（一）強化文檔一體化意識

文檔集成的本質(zhì)是秘書工作與文書檔案管理的真正結(jié)合，從組織系統(tǒng)到特定程序，可以更好地控制文書檔案部門對文件的管理，并科學(xué)地簡化文件工作流程。秘書人員需要高度了解文書檔案，文書檔案中的材料反映了歷史縮影，因此可以說，沒有文書檔案就沒有歷史。對于單位而言，它依靠檔案中的大量文書資料來保持其真實性，今天的文件是明天的歷史。秘書人員必須對歷史負責(zé)，并妥善處理所有正式文件。

（二）強化全過程管理工作

首先，需要建立質(zhì)量控制意識。無論是秘書工作還是文書檔案工作，都必須首先確立質(zhì)量的概念。必須遵守文檔處理、格式、編寫規(guī)則、發(fā)送和接收過程，文檔管理要求以及文檔歸檔規(guī)則的基本原則。精簡管理體系，完善組織結(jié)構(gòu)，建立一支優(yōu)秀的工作團隊。秘書工作、文書工作都是具有較強的專業(yè)技術(shù)，必須組建一支高素質(zhì)，相對穩(wěn)定的工作團隊。要建立詳細有效的管理制度和工作程序，按照規(guī)范程序處理正式文件，執(zhí)行正式文件編制規(guī)則，并嚴(yán)格審查發(fā)行制度。要充分發(fā)揮隨文卡片的管理作用，填寫“文件處理表”，“簽發(fā)紙標(biāo)簽”等，并合理確定要發(fā)行的文件范圍。必須依靠先進的設(shè)備和技術(shù)，為了跟上設(shè)備現(xiàn)代化的步伐，正確配置的設(shè)備和工具可滿足歸檔的法律和法規(guī)要求，從而提高其熟練程度和操作規(guī)范化。

（三）做好公文制發(fā)工作

文檔的創(chuàng)建和發(fā)布對文書檔案的標(biāo)準(zhǔn)化具有重大影響，因為檔案是從官方文檔中衍生而來的。為了實現(xiàn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，首先，必須做好公共文件的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。因此，有必要確保正式文件的質(zhì)量，正式文件的規(guī)格必須符合國家標(biāo)準(zhǔn)，版面和裝訂也必須符合相關(guān)規(guī)定。創(chuàng)建正式文件時，應(yīng)注意簽發(fā)程序和審批權(quán)限。請確保官方文件標(biāo)題、單位用途、付款方式等準(zhǔn)確無誤，并注明日期。官方文件的起草、印刷、記錄、簽名、報告、評論等必須清晰易讀。請勿使用容易褪色的筆或墨水進行存放。正式文件的書寫格式應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)化，并應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)化的國家標(biāo)準(zhǔn)文字書寫。

四、利用先進技術(shù)與先進手段管理文書檔案

伴隨中國科學(xué)技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，自文書檔案的管理逐漸實現(xiàn)自動化，需要通過OA進行簡單的傳輸，以及按時收發(fā)文書檔案的操作。因此，對工作人員將提出更高的要求，并且需要進行更改。在文書檔案管理模式下，首先需要根據(jù)工作需要選擇合適的工作軟件。這與文書檔案管理的當(dāng)前狀態(tài)匹配?？梢詭椭鷨挝粏T工通過互聯(lián)網(wǎng)訪問、存儲、編號、使用、檢索和組織文檔文件。要在OA系統(tǒng)與文書檔案管理軟件之間的接口中正常工作，注意文件的無縫連接，實現(xiàn)電子文檔資料的直接歸檔操作，提高文書檔案管理水平。

結(jié)語：

綜上所述，文書檔案管理的過程改善了文檔的收集，提高了文檔管理的專業(yè)水平，改變了傳統(tǒng)的文書檔案管理的模式，并實現(xiàn)了文書檔案管理的信息開發(fā)。為此，必須嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)則和規(guī)定，提高員工文件檔案管理效率，實現(xiàn)文書檔案管理的可持續(xù)規(guī)范化發(fā)展。

參考文獻：

[1]王煦.事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（11）：97.

[2]張成麗.企事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理存在的主要問題及措施[J].蘭臺內(nèi)外，2019（06）：45-46.

[3]王玲.淺談事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理[J].黑龍江史志，2015（11）：120.

作者簡介：李欣（1984.03--）女，民族：漢，籍貫：吉林省舒蘭市，學(xué)歷：本科，職稱：館員，研究方向：檔案管理。