關(guān)于國(guó)有企業(yè)文字秘書的專業(yè)素養(yǎng)與文書管理探討

楊芳

摘要：企業(yè)發(fā)展中文字秘書是其重要的組成部分，通過(guò)文字秘書工作的落實(shí)可以極大的提升企業(yè)工作的效率。本文先闡述加強(qiáng)國(guó)有企業(yè)文字秘書的專業(yè)素養(yǎng)與文書管理能力的必要性，接著分析國(guó)有企業(yè)文字秘書的應(yīng)該具備的專業(yè)素養(yǎng)以及文字管理能力，最后提出國(guó)有企業(yè)文字秘書應(yīng)該具備的專業(yè)素養(yǎng)和文字能力的策略，以此更好的提升文字秘書的能力，滿足企業(yè)工作發(fā)展需求。

關(guān)鍵詞：文秘;素養(yǎng);檔案;管理

文字秘書是國(guó)企領(lǐng)導(dǎo)的助手和一定的參謀，主要負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議記錄和相應(yīng)的抄寫，還要對(duì)文稿進(jìn)行起草記錄，主要是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的口授進(jìn)行記錄，或者是接待來(lái)訪者的記錄，還有是對(duì)一些會(huì)議或者是電話進(jìn)行記錄。抄寫也就是對(duì)字跡潦草進(jìn)行反復(fù)的推敲、修改或者對(duì)文稿進(jìn)行預(yù)寫等。幫助領(lǐng)導(dǎo)對(duì)稿件進(jìn)行書寫，以便讓領(lǐng)導(dǎo)能夠騰出更多的時(shí)間做其他的工作，這是文字秘書應(yīng)該盡的責(zé)任，也是文秘書所需要做的主要工作。為此，這就對(duì)文字秘書的專業(yè)素養(yǎng)提出了較高的要求。

一、加強(qiáng)國(guó)有企業(yè)文字秘書的專業(yè)素養(yǎng)與文書管理能力的必要性

當(dāng)前企業(yè)發(fā)展中文書管理一般都是由文字秘書進(jìn)行兼任，為此，文字秘書自身的修養(yǎng)會(huì)在一定程度上影響其文稿的最終質(zhì)量和文書管理的最終水平。文字工作和文書管理工作具有一定的聯(lián)系也有區(qū)別。文字秘書所具備的專業(yè)素養(yǎng)會(huì)在一定程度上影響最終文檔的價(jià)值，也就會(huì)影響到文書管理。隨著黨和國(guó)家在發(fā)展中越來(lái)越重視經(jīng)濟(jì)建設(shè)，企業(yè)在發(fā)展中對(duì)文字秘書工作越來(lái)越重視，文字秘書在企業(yè)發(fā)展中承擔(dān)的工作具有重要的意義，文書管理是企業(yè)發(fā)展的重要部分。但是當(dāng)前文字秘書隊(duì)伍的建設(shè)還不能夠很好的滿足當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展需求，不能很好的適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。最為突出的表現(xiàn)在于能夠很好的勝任文字編輯和管理的秘書少之又少，另外加之崗位不夠穩(wěn)定。出現(xiàn)這些問(wèn)題的原因在于對(duì)文字秘書崗位不重視，要求不高，最終導(dǎo)致文字秘書的素養(yǎng)不能很好的滿足工作的需求。認(rèn)為文字秘書僅僅是進(jìn)行抄寫，在文書管理時(shí)也只是對(duì)文件進(jìn)行收發(fā)，將文字秘書人員作為自己的隨從，以自己的標(biāo)準(zhǔn)定位文字秘書，不關(guān)心文字秘書的專業(yè)素養(yǎng)，不能很好的滿足工作需求。

二、國(guó)有企業(yè)文字秘書應(yīng)該具備的專業(yè)素養(yǎng)

（一）文稿起草能力

文稿起草的過(guò)程常常是領(lǐng)導(dǎo)和秘書之間進(jìn)行相互合作，有時(shí)也是領(lǐng)導(dǎo)親自動(dòng)手，秘書起到輔助作用，主要是進(jìn)行收集、補(bǔ)充和進(jìn)一步的核實(shí)。有時(shí)是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)主要內(nèi)容進(jìn)行口授，秘書負(fù)責(zé)對(duì)文字內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)的加工。有時(shí)領(lǐng)導(dǎo)只是口授一個(gè)要點(diǎn)，秘書經(jīng)過(guò)討論形成一個(gè)要點(diǎn)，并結(jié)合要點(diǎn)搜集相應(yīng)材料，對(duì)觀點(diǎn)進(jìn)行豐富，最后形成系統(tǒng)的文字。還有一種是領(lǐng)導(dǎo)只是指出題目，從提綱、收集材料到討論修改等，都是由秘書進(jìn)行完成。需要指出的是在對(duì)文稿進(jìn)行起草時(shí)，秘書可以針對(duì)題目說(shuō)出自己的看法或者意見(jiàn)，形成初稿內(nèi)容，然后讓領(lǐng)導(dǎo)去裁決，以此形成更加真實(shí)的文稿內(nèi)容。

（二）知識(shí)、技能、品德、作風(fēng)修養(yǎng)

文字秘書除了要能夠具備一般工作人員的能力之外，還需要能夠具備知識(shí)、技能、品德以及作風(fēng)等方面的修養(yǎng)。知識(shí)、技能修養(yǎng)如何主要可以代表文字秘書稱職與否。品德、作風(fēng)如何決定文字秘書是否合格。文字秘書要注重具備這四個(gè)方面的修養(yǎng)，以此成為德才兼?zhèn)涞娜瞬?，成為企業(yè)所需要的人才。在自己的工作崗位中不僅要能夠具備一定的文字抄寫、記錄等內(nèi)容。還要具有較高的對(duì)文字進(jìn)行處理的水平，以此提供更加準(zhǔn)確、詳細(xì)的文字資料內(nèi)容，這是文字秘書需要具備的素養(yǎng)。

三、國(guó)有企業(yè)文字秘書應(yīng)該具備文書管理能力

由于國(guó)有企業(yè)機(jī)構(gòu)設(shè)置存在一定的局限性，很多企業(yè)的文書管理都是由文字秘書進(jìn)行兼任。按照文書管理的相關(guān)規(guī)定，文書管理需要能夠堅(jiān)持黨性和科學(xué)性，以便能夠更好的進(jìn)行統(tǒng)一管理，提升文字秘書進(jìn)行文書管理的素養(yǎng)。

文書管理主要是對(duì)文字材料進(jìn)行立卷、收集、整理以及保護(hù)、統(tǒng)計(jì)等相關(guān)的工作。這些工作環(huán)節(jié)的開(kāi)展都是相互聯(lián)系和制約，其中文字的利用是其中心環(huán)節(jié)，其他環(huán)節(jié)的開(kāi)展都是為其進(jìn)行服務(wù)。做好文書管理工作是企業(yè)單位的重點(diǎn)服務(wù)內(nèi)容，也是文字秘書工作的根本任務(wù)。

做好文書管理工作，就是要能夠保證在文書管理在工作中的重要作用，也就是為企業(yè)工作進(jìn)行參謀。企業(yè)的文書管理一般是通過(guò)專門的辦公室機(jī)構(gòu)進(jìn)行完成，具有一定的綜合性，不僅要對(duì)文書進(jìn)行管理，還要涉及到人事、科技等相關(guān)的內(nèi)容，門類相對(duì)比較多，內(nèi)容豐富多樣化，為其提供更多的參考資料，要求提供的資源要能夠迅速和準(zhǔn)確，這也就給文字秘書提出了較高的要求。文字秘書在加強(qiáng)自身修養(yǎng)的同時(shí)，還要能夠具備文書管理的相關(guān)理論、技能。

四、強(qiáng)化國(guó)有企業(yè)文字秘書的專業(yè)素養(yǎng)與文書管理能力需要注意的問(wèn)題

針對(duì)以上對(duì)文字秘書的專業(yè)素養(yǎng)以及文字管理的重要性，要注重加強(qiáng)文字秘書自身的素養(yǎng)。以公務(wù)員素質(zhì)要求文字秘書，使得文字秘書工作人員要能夠具備專業(yè)的素養(yǎng)，通過(guò)加強(qiáng)訓(xùn)練練習(xí)，完善自身知識(shí)體系。對(duì)在崗的文字秘書工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，使得其在知識(shí)、技能等方面進(jìn)行不斷的提升，以此更好的適應(yīng)崗位需求。在相關(guān)業(yè)務(wù)部門的指導(dǎo)下，要能夠?qū)ξ淖置貢M(jìn)行相應(yīng)的管理、考核，只有合格的文字秘書工作人員才能夠獲得相應(yīng)的資格證書，從而更好的鼓勵(lì)文字秘書更加積極主動(dòng)的參與到工作中。

五、結(jié)語(yǔ)

由于國(guó)有企業(yè)機(jī)構(gòu)設(shè)置存在一定的局限性，很多企業(yè)的文書管理都是由文字秘書進(jìn)行兼任。按照文書管理的相關(guān)規(guī)定，文書管理需要能夠堅(jiān)持黨性和科學(xué)性，以便能夠更好的進(jìn)行統(tǒng)一管理，提升文字秘書進(jìn)行文書管理的素養(yǎng)。在企業(yè)發(fā)展中還要不斷探索提升文字秘書素養(yǎng)的相關(guān)策略，以此更好的滿足工作需求。

參考文獻(xiàn)：

[1]張書堂.論秘書職業(yè)素養(yǎng)提高的途徑[J].人才資源開(kāi)發(fā)，2019 （20）：42-43.

[2]王艷，章玫平.淺談秘書的媒介素養(yǎng)[J].國(guó)際公關(guān)，2019 （06）：10-11+14.

[3]李敏鋒.淺談企業(yè)文字秘書應(yīng)有的基本認(rèn)識(shí)[J].企業(yè)科技與發(fā)展，2018 （08）：219-220.

[4]郝湘月.國(guó)有企業(yè)秘書的基本素養(yǎng)[J].住宅與房地產(chǎn)，2018 （22）：235.

[5]杜文娟.淺談高校教學(xué)秘書隊(duì)伍的可持續(xù)發(fā)展[J].現(xiàn)代交際，2018 （13）：5-6.