高職關(guān)于職工檔案管理信息化建設(shè)問題的研究

摘 要：職工檔案管理是高職院校檔案管理工作的重要內(nèi)容，為了應(yīng)對信息量劇增、管理方式陳舊等問題，高職院校的檔案管理部門開始推進(jìn)職工檔案管理的信息化建設(shè)，旨在以信息化技術(shù)為支撐，優(yōu)化職工檔案管理的整體過程，提升職工檔案管理的有效性。只是目前高職院校所開展的職工檔案管理信息化建設(shè)還存在一些阻礙性的發(fā)展問題，需要檔案管理人員予以重視，并采取可行的應(yīng)對性措施，提高職工檔案管理的信息化水平。

關(guān)鍵詞：高職院校;職工檔案管理;信息化建設(shè);管理方式

職工檔案一般是人事部門在招用職工、調(diào)配職工、培訓(xùn)職工、考核職工、獎懲與任用職工的過程中所形成的與職工個人工作經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)水平、工作變動等等內(nèi)容相關(guān)的一份文件材料。高職院校在教學(xué)管理工作中，需要以職工檔案為依據(jù)，對職工進(jìn)行全面的考察，展開有效的職工管理。只是職工檔案信息量劇增，若沿用以往的檔案管理方式，則會限制職工檔案管理的工作效率。高職院校應(yīng)通過職工檔案管理信息化建設(shè)這一渠道，克服職工檔案管理的問題。

1 高職職工檔案管理信息化建設(shè)面臨的各項(xiàng)問題

檔案管理信息化，實(shí)際上就是指檔案管理者利用現(xiàn)代信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的自動化采集、處理、運(yùn)用與管理。這一檔案管理信息化是檔案管理的重要發(fā)展趨勢，檔案管理者通過提高檔案管理的信息化水平，可有效提升信息化檔案管理的質(zhì)量[1]。而在高職院校的職工檔案管理中，雖然檔案管理者正在推進(jìn)職工檔案管理信息化建設(shè)，但是其中存在一些問題，影響著職工檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際成效。

首先，高職院校職工檔案管理者的信息化管理意識還比較淺薄，沒有認(rèn)真研究職工檔案管理信息化建設(shè)中遇到的各種新問題，所采用的檔案管理方法還具有陳舊的元素，沒有徹底轉(zhuǎn)變職工檔案信息化管理方式，使得職工檔案管理信息化建設(shè)中存在一些漏洞，影響了職工檔案信息化管理的質(zhì)量。

其次，高職院校職工檔案信息化管理者的服務(wù)觀念、管理方法、管理手段有待得到進(jìn)一步的創(chuàng)新與提升。職工檔案信息化管理對管理者提出的要求比較嚴(yán)格，如熟悉信息化檔案管理技術(shù)與手段、熟悉職工檔案信息化管理的理論知識與操作技能、具備良好的信息處理能力與信息化服務(wù)意識等等。

最后，高職院校職工檔案管理信息化建設(shè)中的信息資源建設(shè)與數(shù)據(jù)庫建設(shè)力度有待加強(qiáng)。檔案信息資源建設(shè)與數(shù)據(jù)庫建設(shè)均是職工檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性工作，需要檔案管理者對此予以足夠的重視，夯實(shí)職工檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。

2 推進(jìn)高職職工檔案管理信息化建設(shè)的有效措施

2.1 提升職工檔案信息化管理人員的綜合素質(zhì)

高職院校職工檔案信息化管理人員的管理意識強(qiáng)化、服務(wù)觀念更新、管理方法的改進(jìn)、業(yè)務(wù)素養(yǎng)與技術(shù)技能的提升等等都可為職工檔案信息化管理提供質(zhì)量保證，要推進(jìn)高職職工檔案管理信息化建設(shè)的健康開展，則可從提升管理人員的綜合素質(zhì)入手，讓管理人員可以做好技術(shù)性極強(qiáng)的職工檔案信息化管理工作。為此，高職職工檔案管理部門應(yīng)做好以下幾項(xiàng)管理人員培訓(xùn)工作：

一是通過滲透思想政治教育，提升管理人員的思想道德修養(yǎng)與法治素養(yǎng)。思想政治教育內(nèi)容可涵括檔案法、保密法相關(guān)的法律法規(guī)、高職院校檔案管理的規(guī)章制度等等，讓管理人員在學(xué)習(xí)思想政治理論知識時，樹立起敬業(yè)愛崗精神、團(tuán)結(jié)合作精神等等，并有效增強(qiáng)其法制觀念。二是通過職工檔案信息化管理的專業(yè)知識教育，包括計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)操作技術(shù)知識、數(shù)據(jù)庫技術(shù)專業(yè)知識等等，以提升管理人員的專業(yè)知識水平、信息化技術(shù)操作能力等等[2]。

三是加強(qiáng)服務(wù)理念教育，讓管理人員樹立起服務(wù)觀念與服務(wù)創(chuàng)新意識，要學(xué)會為服務(wù)對象提供快捷、高效的檔案信息服務(wù)。在這方面，要求管理人員熟知職工檔案信息檢索、信息閱讀的服務(wù)機(jī)制相關(guān)知識，在信息化的檔案管理服務(wù)機(jī)制下，推進(jìn)職工檔案信息的高效化利用。通過優(yōu)質(zhì)的職工檔案信息化管理服務(wù)，高職院校的教職工能夠有效增強(qiáng)個人的檔案意識，使其了解到職工檔案信息化管理的重要性，進(jìn)而主動配合檔案管理部門的工作，推進(jìn)職工檔案信息化管理的發(fā)展進(jìn)程。

2.2 利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立職工網(wǎng)絡(luò)檔案館

在互聯(lián)網(wǎng)+的新技術(shù)支持之下，高職院校的檔案管理部門可建立起具有較高信息化水平的職工網(wǎng)絡(luò)檔案館。在這個方面，職工檔案管理人員應(yīng)結(jié)合高職院校的實(shí)際條件，引入辦公自動化系統(tǒng)、檔案信息資源規(guī)劃系統(tǒng)等等有用的軟件，提高職工網(wǎng)絡(luò)檔案館的自動化辦公水平，以加強(qiáng)職工檔案信息資源建設(shè)，有效推進(jìn)職工檔案信息化建設(shè)的順利開展[3]。在這方面，高職檔案管理部門還應(yīng)注重完善各種硬件設(shè)備，利用有用的軟硬件設(shè)備，建立起高職職工檔案信息化管理的專欄網(wǎng)站，便于管理人員快速、科學(xué)地分析高職院校的人力資源情況，對職工的新發(fā)展需求進(jìn)行合理的預(yù)測，并基于此，盡可能地滿足職工的各種新發(fā)展需求。此外，高職職工檔案信息化管理人員可建立起職工檔案歸檔處理的網(wǎng)絡(luò)化管理機(jī)制，開設(shè)網(wǎng)絡(luò)化的專遞窗口，在網(wǎng)絡(luò)平臺上對職工檔案文件進(jìn)行便捷的處理，以提高職工檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際水平。

2.3 基于大數(shù)據(jù)技術(shù)加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

職工檔案管理數(shù)據(jù)庫的建立、運(yùn)行與維護(hù)是職工檔案管理信息化建設(shè)的核心任務(wù)，需要高職檔案管理部門加強(qiáng)職工檔案管理數(shù)據(jù)庫的信息化建設(shè)工作，旨在提高職工檔案數(shù)據(jù)庫的管理水平。而在這方面，管理人員需認(rèn)識到檔案數(shù)據(jù)庫管理通常都需要依托數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)來進(jìn)行。因此，檔案管理人員可引入以大數(shù)據(jù)為支撐的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，提高職工檔案管理數(shù)據(jù)庫建設(shè)水平[4]。

首先，檔案管理人員可建立便捷、實(shí)用、專業(yè)性強(qiáng)的職工檔案數(shù)據(jù)庫，使其更好地為職工檔案信息化管理服務(wù)。這一職工檔案數(shù)據(jù)庫需涵括高職院校職工的各種基本信息，如職工姓名、職稱、職務(wù)等等基本的數(shù)據(jù)信息。其次，檔案管理人員可建立起專業(yè)技術(shù)信息庫，這一數(shù)據(jù)庫可記錄職工每年的進(jìn)修學(xué)習(xí)情況、教研技術(shù)創(chuàng)新等信息，這可以更好地反映職工業(yè)務(wù)素養(yǎng)與技術(shù)能力的發(fā)展情況，可為高職職工全面考核提供更準(zhǔn)確、更詳細(xì)的參考依據(jù)。最后，檔案管理人員可引入檔案信息數(shù)據(jù)自動處理與管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)職工檔案數(shù)據(jù)信息的自動化管理，包括信息數(shù)據(jù)的自動化收集、自動化加工、自動化整理、自動化更新等等，有利于提高職工檔案信息的智能化管理水平。檔案部門可建立起檔案管理工作者的業(yè)務(wù)應(yīng)用平臺，在最大程度上提高職工檔案信息化管理的水平。同時，檔案部門可面向高職院校教職工引入互聯(lián)網(wǎng)檔案信息應(yīng)用系統(tǒng)，為教職工提供最優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)，最大化地提高職工檔案信息的利用率，真正推進(jìn)新時期高職職工檔案信息化建設(shè)的健康發(fā)展。

3 結(jié)束語

總而言之，高職職工檔案管理人員的淺薄管理意識、缺乏創(chuàng)新的服務(wù)觀念與管理技術(shù)手段、信息資源建設(shè)與數(shù)據(jù)庫建設(shè)水平等等都與職工檔案管理信息化建設(shè)的有效性存在緊密的關(guān)系。檔案部門可從具體的問題著手，采取相適應(yīng)的解決對策，改善職工檔案管理信息化建設(shè)的問題，保障職工檔案信息化管理的質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

[1]褚海燕.淺析高職院校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀、問題與對策[J].黑河學(xué)刊，2019（06）：171-172.

[2]李欣欣.探析高職院校人事檔案管理信息化建設(shè)[J].才智，2019

（01）：223.

[3]吳冬梅.高職院校檔案工作信息化建設(shè)的實(shí)踐及改進(jìn)對策[J].黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2018，20（02）：70-72.

[4]姚麗麗，邢艷娟.基于大數(shù)據(jù)時代高職院檔案信息化建設(shè)的探究[J].遼寧高職學(xué)報(bào)，2019，21（02）：103-106.

作者簡介

康志華（1988-），女，山西原平人，陜西職業(yè)技術(shù)學(xué)院，碩士研究生，碩士期間主要研究贗熱源鬼成像，現(xiàn)階段主要從事研究人力資源管理工作。