淺析人事檔案管理存在的問題及建議

吳秋紅

摘要：不論是單位還是企業(yè)，其內(nèi)部的人事檔案管理都是一項基礎(chǔ)且重要的工作，人事檔案的主要作用除了記錄每一位員工的基礎(chǔ)信息，還成為單位或企業(yè)用人的依據(jù)，為此，相關(guān)的管理人員不僅要做好檔案信息的保存和整理工作，還要為企業(yè)或單位后續(xù)的人才資源開發(fā)提供一定的保障。現(xiàn)階段來講，人事檔案管理工作中存在很多問題，這需要有關(guān)的檔案管理人員制定有效的應(yīng)對措施，以此來提升檔案管理工作的實效性。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;問題;建議

1.當(dāng)前人事檔案管理工作中存在的問題分析

1.1? 對管理的重要性認識不足

其實一直以來，人們對檔案管理工作的認識有所偏差，甚至很多時候存在誤區(qū)，認為此項工作是比較基礎(chǔ)且簡單的，不管做的好與不好，也不會引起人們的重視，這樣的想法大錯特錯。部分人事檔案管理人員甚至對自身的工作有一定的應(yīng)付性質(zhì)，他們從思想上認為，只要自己管理的文件能夠保存完整，不會丟失，當(dāng)有其他部門人員來查閱時，能夠?qū)⑵湔{(diào)出來即可。也正是這樣的思想觀念，使得此項工作越來越被企業(yè)或單位所忽視，有關(guān)的人事檔案管理工作也沒有被及時的列入到議程中，久而久之，檔案管理工作就會變得更加沒有計劃，對相關(guān)人員的工作質(zhì)量產(chǎn)生一定的不利影響。

1.2? 管理模式存在不足

現(xiàn)階段的人事檔案管理模式還是比較傳統(tǒng)化的，即使在如今這個信息時代，很多人事檔案的管理工作依舊處于封閉狀態(tài)，這雖然可以提升檔案的保密性，但是實際管理的范圍卻極小，長此以往，會逐漸顯露出更多的問題，比如，當(dāng)有關(guān)部門想要了解內(nèi)部職員的個人信息時[1]，在調(diào)動人事檔案資料時，還需要得到上級部門人員的審批，一些單位或者企業(yè)甚至還需要得到最高領(lǐng)導(dǎo)人員的批準(zhǔn)，這樣就會使得相關(guān)部門人員的工作效率有所降低。除此之外，還無法實現(xiàn)人才信息的共享，信息技術(shù)的進步，使得各行各業(yè)都逐步實現(xiàn)信息化，人事檔案管理工作的信息化建設(shè)如果得不到有效的推進，將會浪費很多的人力資源，這對企業(yè)或者單位來講，也不是一件好事。

1.3? 收集工作的力度不夠

任何管理工作都需要一套完善的制度，人事檔案管理工作自然也不例外，可是從實際情況看來，似乎并沒有做到這一點，加上相關(guān)的檔案管理人員在前期的信息收集工作中也有所懈怠，后期就會造成材料不全面的問題，另外，材料的內(nèi)容也會出現(xiàn)重復(fù)的現(xiàn)象，這樣的話，就會使得人事檔案管理工作失去其價值。

2.對人事檔案管理的建議

2.1? 加強重視度，擴大信息收集范圍

人事檔案管理工作需要得到企業(yè)或單位人員的重視，這樣才可以更好的完成有關(guān)工作，同時，不論是基層部門人員還是領(lǐng)導(dǎo)人員都要從根本上意識到人事檔案管理工作的重要性，并且專門成立管理小組，對有關(guān)工作進行定期的檢查，做到及時發(fā)現(xiàn)問題及時解決，這樣才可以提升有關(guān)工作的實效性。在此基礎(chǔ)上，要想從根本上做好人事檔案管理工作，除了管理模式上的革新，還需要對檔案信息的收集范圍進行擴大，這樣可以為人才資源的開發(fā)提供保障。

2.2? 革新管理方式及管理手段

在新時期背景下，除了要保證人事檔案管理的科學(xué)化，還要實現(xiàn)管理工作的信息化，要知道，當(dāng)代的信息技術(shù)已經(jīng)滲透到社會的各個領(lǐng)域[2]，不管是單位或是企業(yè)的管理工作，也都逐步實現(xiàn)了信息化，即使人事檔案管理部門屬于基層部門，也要迎合時代發(fā)展的趨勢，這樣才可以為企業(yè)或單位的發(fā)展蓄力。從當(dāng)前的人事檔案管理工作中，不乏這樣的問題，例如，人才的短缺、管理資金的不足抑或是相關(guān)的管理制度跟不上等，為此，就要不斷促進相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員管理意識的轉(zhuǎn)變，在經(jīng)濟條件允許的情況下，大力引進管理設(shè)備以及優(yōu)秀的管理人才，利用信息技術(shù)建立人事檔案管理數(shù)據(jù)庫，這樣不但可以促進相關(guān)管理人員工作效率的提升，還可以為單位或企業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)出一份力。

2.3? 加強檔案管理人員隊伍的建設(shè)

人事檔案是單位或者企業(yè)的無形資產(chǎn)，對其發(fā)展起到一定的基礎(chǔ)性作用。為此，企業(yè)或單位重視有關(guān)管理工作的同時，也要加強對內(nèi)部的檔案管理人員隊伍的建設(shè)，尤其是檔案管理人員自身的素質(zhì)，將會直接影響其工作。人事檔案管理不僅是一項基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)工作，還頗具服務(wù)性質(zhì)，這就對相關(guān)管理人員的服務(wù)水平提出更高的要求，與此同時，還要通過日常的培訓(xùn)工作來加強其專業(yè)能力，使其責(zé)任心更強，這樣在實際的工作過程里，才會將其主觀能動性發(fā)揮出來，投入更多的精力在工作中，對其積極性和創(chuàng)造性的激發(fā)也有很大的促進作用。

2.4? 建立健全人事檔案管理制度

不斷提升人事檔案管理制度化的建設(shè)水平是當(dāng)前很多企業(yè)或單位最緊要的一項工作，本身人事檔案管理工作的內(nèi)容就是相對瑣碎的，在此基礎(chǔ)上，沒有完善的制度來對其進行制約[3]，就會使得有關(guān)工作更加難以展開，所以，單位或企業(yè)應(yīng)該結(jié)合當(dāng)前自身的實際發(fā)展情況，完善其內(nèi)部的管理制度，這樣才能使人事檔案管理工作更加有章可循，收檔工作更加嚴(yán)格，同時，還要嚴(yán)令制止虛假材料進檔，這樣才能保障人事檔案材料的真實性，從而為相關(guān)部門工作的展開打下堅實的基礎(chǔ)。

3.總結(jié)

綜上所述，受各方面因素的影響，企業(yè)或單位人員的檔案管理意識較為薄弱，這對相關(guān)人事檔案的管理工作會產(chǎn)生一定的阻礙作用，因此，要想從根本上提升檔案管理工作的實效性，就要加強對此項工作的重視度，健全人事檔案管理制度的同時，還要不斷加強檔案管理人員隊伍的建設(shè)，這才是治本之策。

參考文獻：

[1]韓淑卿. 淺析人事檔案管理工作存在的問題及其對策[J]. 經(jīng)濟師，2018（12）：272-273.

[2]陳青嬌. 淺析人事檔案管理中的問題與完善措施[J]. 中國民族博覽，2018（10）：251-252.

[3]郭婧懿. 淺析人事檔案管理存在的問題與改革思路[J]. 才智，2014（26）：345.