新時期加強檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新的思考

田建玲

摘 要：檔案工作要想適應(yīng)時代和社會的發(fā)展，必須加強信息化條件下的管理和服務(wù)創(chuàng)新，這是檔案管理現(xiàn)代化的必然選擇本文簡單敘述檔案管理信息化的內(nèi)涵，探討和分析信息化條件下檔案管理服務(wù)創(chuàng)新的策略。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案;標準化;管理;服務(wù)創(chuàng)新

要提高檔案管理工作的水平，必須首先建立起主動服務(wù)的意識，同時還要強調(diào)大膽創(chuàng)新，這樣便可以提升我國信息化條件下的檔案管理水平。

一、信息化條件下的檔案管理的意義

在信息化條件下，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)從根本上認識到檔案信息化管理的重要作用，建立起正確的檔案信息化管理的理念，要認識到檔案信息化管理工作的完成不僅需要依靠計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，同時還要依靠許多相關(guān)部門之間的協(xié)作和交流。信息化條件下管理人員在進行檔案管理工作的過程中，要注意對工作的反思和總結(jié)，從而能夠獲得寶貴的經(jīng)驗，幫助從事檔案管理工作人員建立起正確的信息化管理理念，改變傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，使信息化管理工作的機制更加完善，使檔案管理工作人員具備更高的從業(yè)素質(zhì)，確保人們能夠得到優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作服務(wù)。

二、信息化條件下檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案工作方面

由于檔案工作對專業(yè)化和標準化的要求，為了更好地實現(xiàn)信息化條件下的檔案管理，需要對檔案整體進行分類統(tǒng)計。傳統(tǒng)的檔案歸檔和記錄大多以紙質(zhì)和人工的方式進行，同時還有歷史遺留下來的問題，基于這些影響因素的影響，檔案室的管理工作不能條理清晰地進行，檔案的存檔和檔案目錄工作完成質(zhì)量不理想，對信息系統(tǒng)軟件安裝有著一定的阻礙作用，檔案的信息化和自動化管理較難實現(xiàn)統(tǒng)一，一些檔案館和檔案室僅實現(xiàn)半信息化的管理，這對全面實現(xiàn)檔案信息化管理有一定程度上的制約。綜上，檔案工作方面存在的問題束縛了信息化條件下檔案管理工作的發(fā)展。

（二）檔案管理的信息化特點

信息化技術(shù)的發(fā)展速度較快，因此在檔案管理工作方面，常遇到信息化管理技術(shù)滯后的問題。大部分檔案管理工作在開展過程中未充分結(jié)合檔案管理程序的標準性和信息技術(shù)的特點，大量檔案在歸檔時利用磁盤或光盤存儲，這種方式存在許多不足，使得檔案管理工作難以跟上現(xiàn)代化高速發(fā)展的步伐。

（三）檔案信息系統(tǒng)

在信息化條件下，旨在將檔案信息系統(tǒng)建設(shè)為能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)交換的機讀的目錄檔案系統(tǒng)。當(dāng)下我國的檔案信息系統(tǒng)有很多層次，但是大多都達不到檔案信息管理系統(tǒng)對規(guī)范性、專業(yè)性和開放性的要求。

三、信息化條件下檔案管理的問題和對策

（一）數(shù)字信息的檔案管理

數(shù)字信息量較大，其中一些數(shù)據(jù)被積累儲存在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫中，一些被定期銷毀，還有一些被轉(zhuǎn)移到臨時載體上。若檔案管理不能建立起良好的管理系統(tǒng)，可能會造成較大的損失。在以往的檔案管理過程中，已經(jīng)形成了以紙質(zhì)文件形式進行檔案管理的管理體系和業(yè)務(wù)流程，在文件歸檔到檔案系統(tǒng)當(dāng)中的時候，數(shù)字信息不能歸納到一般的檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，因為數(shù)字信息容易在周轉(zhuǎn)過程中缺失，導(dǎo)致電子文件在檔案管理過程中缺失。因此，為了解決數(shù)字信息的檔案管理過程中所出現(xiàn)的問題，可以采用“雙套制”策略。雙套制策略指的是對檔案信息用兩種不同的方式記錄并保存。電子檔案所占空間小、信息儲存量較大且能夠快速查找。因此充分考慮到電子檔案和紙質(zhì)檔案均為優(yōu)缺點并存的記錄方式，“雙套制”的檔案管理方式較符合現(xiàn)代信息化條件下檔案管理工作的要求。

（二）電子檔案的管理與存儲

信息化時代的到來，讓電子文件的數(shù)量也大大地增加，對非文本數(shù)據(jù)的整理和收集是檔案管理工作的一大重要內(nèi)容。電子檔案讓檔案管理從根本上擺脫傳統(tǒng)的手動式管理模式，減少了檔案管理工作人員的工作中的勞動量，同時提高了檔案管理工作的搜索效率，給人們帶來了極大的便捷，但是，檔案管理的電子文件真實性、存儲時期和規(guī)范性還需進一步加強。在建設(shè)檔案目錄中心和檔案數(shù)據(jù)庫的過程中，要利用法規(guī)對電子文件的格式進行規(guī)范化管理，盡量使檔案管理系統(tǒng)更加規(guī)范。同時應(yīng)當(dāng)對電子文件進行篩選，篩選出關(guān)鍵的信息進行歸檔，這樣可以避免人力和物力的浪費，收集一些不必要的信息。

四、信息化條件下的服務(wù)創(chuàng)新

（一）在網(wǎng)絡(luò)上建立起檔案信息查詢網(wǎng)站

目前，為了能夠讓人們更多地了解到企業(yè)和單位的最新發(fā)展情況，許多單位、企業(yè)等都開通了自己的網(wǎng)站;一些高校也利用網(wǎng)絡(luò)建立了本校的網(wǎng)站，將本校的師資信息、校園環(huán)境信息等發(fā)布在網(wǎng)站上，方便學(xué)生等對高校的了解。與此同時，這些網(wǎng)站不僅發(fā)布信息，還建立了專業(yè)的團隊對網(wǎng)站進行定期維護和更新，確保信息能夠更好地向人們展示。檔案館或者檔案室也應(yīng)該學(xué)習(xí)這種現(xiàn)代化的手段，積極地開通網(wǎng)站服務(wù)，使得檔案信息具備快速搜索查找功能，能夠給客戶提供更加便捷的服務(wù)。檔案管理工作可以借助網(wǎng)站實現(xiàn)規(guī)范化和專業(yè)化。

（二）開展檔案工作在線服務(wù)

當(dāng)今時代下，人們越來越注重時效性，因此，人們在利用檔案信息的過程中，也對時效性提出了要求。傳統(tǒng)的檔案信息的利用方式有許多不足之處，比如人們需要檔案管理工作人員查找某些信息的過程中，檔案管理工作人員往往需要在檔案室進行查找，再將檔案復(fù)印或者拍照，這種傳統(tǒng)的查找方式在時間和空間上有一定的限制，不具備較高的時效性，因此無法滿足人們的需求。此時，檔案管理工作必須改變查找手段，例如通過郵箱、郵件和窗口問答等方式為檔案信息查詢者提供網(wǎng)絡(luò)在線服務(wù)，提高檔案信息的時效性。

（三）創(chuàng)新服務(wù)

人們對檔案信息的需求日益增加，檔案室要根據(jù)時代的發(fā)展需要，對檔案服務(wù)機構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)要進行相應(yīng)地創(chuàng)新，為人們提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

五、結(jié)束語

在信息化條件下，檔案管理工作可以適當(dāng)借鑒國外較先進的檔案信息化管理工作體系，同時結(jié)合自身需求，建設(shè)出符合我國國情的檔案信息化管理體系，使檔案管理更科學(xué)，從而實現(xiàn)檔案資源的優(yōu)質(zhì)共享，為人們提供更好的服務(wù)。

（作者單位：山東省單縣高韋莊鎮(zhèn)人民政府社會服務(wù)中心）